附录17食品检验资料档案管理制度

一、目的为加强食品监管工作，确保食品安全，维护消费者健康权益，根据《中华人民共和国食品安全法》及相关法律法规，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于各级食品安全监管部门对食品生产、经营、流通、消费等环节的监管工作。

三、档案管理内容（一）企业基本信息档案1. 食品生产企业、经营单位名称、地址、法定代表人或负责人、联系电话等基本信息；2. 食品生产许可证、经营许可证等相关证照；3. 企业生产、经营规模、主要产品、质量管理体系等基本情况。

（二）食品安全监管档案1. 食品安全风险监测、评估报告；2. 食品安全抽检、检验结果报告；3. 食品安全事故报告、调查处理结果；4. 食品安全监管执法案件卷宗；5. 食品安全宣传、培训、科普活动记录。

（三）食品安全信用档案1. 食品生产经营企业信用等级评定结果；2. 食品生产经营企业信用等级动态调整情况；3. 食品生产经营企业不良信用记录；4. 食品生产经营企业信用修复、退出等情况。

四、档案管理要求（一）档案收集1. 食品安全监管部门应按照规定及时收集、整理相关档案材料；2. 档案收集应全面、真实、准确，确保档案的完整性。

（二）档案整理1. 档案整理应遵循档案管理规范，确保档案的整洁、有序；2. 档案分类应明确，便于查阅、利用。

（三）档案保管1. 食品安全监管部门应建立健全档案保管制度，确保档案安全；2. 档案保管应采取防潮、防霉、防虫、防火等措施，延长档案使用寿命；3. 档案保管应设置专兼职档案管理员，负责档案的日常管理工作。

（四）档案利用1. 食品安全监管部门应依法、依规提供档案查询、复制等服务；2. 档案利用应严格保密，未经批准不得擅自公开、传播档案信息。

五、监督检查（一）各级食品安全监管部门应定期对食品监管档案管理工作进行检查，发现问题及时整改；（二）对违反本制度的行为，依法依规进行处理。

六、附则本制度自发布之日起施行，由各级食品安全监管部门负责解释。

第一章总则第一条为加强食品厂档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本厂实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于食品厂内部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条食品厂档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续；2. 准确性原则：保证档案内容的真实、可靠、准确；3. 安全性原则：确保档案的实体安全和信息安全；4. 有效性原则：提高档案的利用率和效益；5. 规范性原则：严格按照国家档案管理的法律法规和标准执行。

第二章档案分类与编号第四条食品厂档案分为以下类别：1. 机构、人事档案；2. 财务档案；3. 生产档案；4. 质量档案；5. 市场营销档案；6. 生产经营活动档案；7. 科技档案；8. 教育培训档案；9. 其他档案。

第五条档案编号采用“类别+年度+流水号”的形式，如：财2019-0001。

第三章档案收集与整理1. 全面性：收集应覆盖食品厂各类档案，确保档案的完整性；2. 准确性：收集的档案应真实、准确、完整；3. 及时性：档案收集应及时，确保档案的时效性；4. 合法性：档案收集应遵守国家法律法规，不得侵犯他人合法权益。

第七条档案整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案类别进行分类整理；2. 编号：对每份档案进行编号；3. 摘要：对档案内容进行简要摘要；4. 保管：按照档案保管要求进行保管。

第四章档案保管第八条档案保管应遵循以下要求：1. 保管条件：确保档案库房通风、干燥、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 介质管理：对纸质、电子、照片等不同介质的档案分别进行保管；3. 保密：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密；4. 定期检查：定期对档案进行清理、检查，确保档案的安全和完整。

第五章档案利用第九条档案利用应遵循以下要求：1. 依法利用：严格按照国家档案管理的法律法规和标准进行档案利用；2. 审核制度：利用档案前，需经档案管理部门审核批准；3. 保密制度：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制利用范围；4. 责任制度：利用档案的人员应承担相应的责任。

第一章总则第一条为加强本厂档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本厂实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本厂所有档案的管理，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。

第三条档案管理工作应遵循真实性、准确性、完整性、系统性和安全性的原则。

第四条本厂设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第二章档案分类与编号第五条档案分为以下类别：（一）文书档案：包括厂部文件、部门文件、会议记录、合同、协议等。

（二）技术档案：包括产品设计、生产工艺、设备维修、质量检测等。

（三）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿等。

（四）人事档案：包括员工入职、离职、工资、福利、培训等。

（五）声像档案：包括照片、录音、录像等。

第六条档案编号采用统一编号制度，分为类别编号、年份编号和流水编号。

第三章档案收集与整理第七条档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性和连续性。

第八条档案收集范围：（一）各类文件、资料、图纸等。

（二）各类合同、协议、会议记录等。

（三）各类技术文件、工艺流程、设备参数等。

（四）各类财务报表、凭证、账簿等。

（五）各类人事档案、员工信息等。

第九条档案整理应按照分类、编号、装订、编目等程序进行。

第十条档案整理要求：（一）分类清晰，便于查找。

（二）编号规范，便于检索。

（三）装订整齐，便于保管。

（四）编目详细，便于利用。

第四章档案保管与利用第十一条档案保管应确保档案的安全、完整和保密。

第十二条档案保管要求：（一）存放环境应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗。

（二）档案柜、架应保持整洁，档案存放有序。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

（四）重要档案应采取特殊保管措施。

第十三条档案利用应按照规定程序进行，确保档案的完整性和保密性。

第十四条档案利用要求：（一）查阅档案需填写查阅申请，经批准后方可查阅。

检验资料档案管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

(1)归档范围主要为工程和设备档案资料。

a.工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

b.设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料，是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。

档案员接收归档本公司的各类设备资料。

主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。

(2)档案保密制度a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。

b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。