员工人事档案材料清单

公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。

在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。

____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

尊敬的档案管理部门：您好！我是XXX，现因工作、学习或其他原因，需要将本人的人事档案归还至原籍所在地的人才市场或原工作单位。

特此向贵部门提出档案归还申请，请您予以支持。

本人档案原存放于贵部门，档案编号为XXXXXX。

在贵部门的精心保管下，我的个人档案资料完整、准确，为此表示衷心的感谢！鉴于当前实际情况，我需将档案归还至原籍所在地的人才市场或原工作单位，以便更好地办理相关手续。

一、申请档案归还的原因：1. 工作调动：本人因工作原因，需将档案转移到新单位，以便新单位能够全面了解我的工作经历和业绩，为我个人发展提供更多机会。

2. 继续教育：本人计划攻读在职研究生，需要将档案转移到培养单位，以便办理报名、录取等手续。

3. 户籍迁移：本人计划将户籍迁回原籍，需要将档案归还至原籍所在地的人才市场，以便办理相关手续。

4. 其他原因：如有其他需要归档的事宜，请及时告知，我会积极配合办理。

二、归档材料清单：1. 人事档案原件及复印件。

2. 身份证原件及复印件。

3. 户口本原件及复印件。

4. 学历、学位证书原件及复印件。

5. 相关资格证书、荣誉证书原件及复印件。

6. 其他与档案相关的材料。

三、归档方式及时间：1. 归档方式：本人可亲自到贵部门办理归档手续，也可委托他人代为办理。

如需邮寄，请务必使用ems或顺丰快递，并确保档案材料的安全。

2. 归档时间：为确保档案材料及时归档，本人承诺在收到贵部门通知后的5个工作日内，将档案材料送达贵部门。

四、承诺及感谢：1. 本人在申请档案归档过程中，保证所提供的材料真实、完整、准确，如有虚假信息，本人愿意承担相应法律责任。

2. 感谢贵部门在档案管理工作中所付出的努力，本人将珍惜这份珍贵的档案资料，继续努力，为社会作出贡献。

敬请贵部门予以审批，并给予支持。

如有任何问题，请随时与本人联系，电话：XXX-XXXX-XXXX。

此致敬礼！申请人：XXX申请日期：XXXX年XX月XX日。

工龄认定材料清单
1.劳动合同：劳动合同是证明雇员与雇主之间存在劳动关系的重要文件。

请提供最近一份劳动合同的复印件，以证明您与公司之间的雇佣关系。

2.社保缴纳证明：请提供公司为您缴纳社会保险的证明文件，包括社
保卡、社保缴纳明细等。

这些文件可以证明您在公司工作期间，公司为您
缴纳了社会保险。

3.工资单：请提供近一年的工资单，以证明您在公司工作期间的工资
水平。

工资单上需要包含您的姓名、工资及福利明细等信息。

4.职位变动证明：如有职位变动，例如从普通员工晋升为主管或经理，需要提供相关证明文件，如晋升通知函、工资调整函等。

5.离职证明：如曾离职并在重新入职，请提供上一家公司出具的离职
证明。

离职证明需要包括离职日期、离职原因等信息。

6.公司工作证明：请提供公司出具的工作证明，包括您在公司的职位、工作时间、工作内容等信息。

7.公司人事档案：向公司的人力资源部索取您的人事档案，以证明您
在公司的工作时间。

9.薪资调整通知函：如曾经历过薪资调整，请提供相应的薪资调整通
知函。

10.工作评定表：如公司有工作评定表或绩效考核表，请提供最近一
份的复印件，以证明您在公司的工作表现。

11.劳动仲裁或劳动争议处理决定书：如果您与公司之间发生了劳动争议，并最终向劳动仲裁或法院提交申请的，可以提供相关的仲裁或决定书，用以证明您与公司之间的劳动关系。

人事档案建档流程人事档案建档是企业日常人事管理工作的一个重要环节，它需要严格按照流程规范操作，以保障企业信息的安全性和准确性。

本文将介绍人事档案建档的流程。

一、前期准备工作1.确定建档人员：企业人事档案建档需要有专人负责，这个人可以是企业的人事专员或是管理员。

建档人员需要了解建档的相关知识，有一定的备案处理经验和规范意识。

2.确定建档资料：建档人员需要在制定建档流程前，先确定需要建档的人员资料，将需要留存的信息列出清单，包括个人基本信息、照片、学历证书、工作履历、劳动合同等。

3.确定档案存放位置：档案存放位置需要选择一个安全、干燥、通风、防火、防潮、防盗的地方，例如专门的人事部门或人事管理室。

同时要规范企业内部档案管理制度，制定档案归还、维护等各项规定。

二、建档流程1.收集资料：企业需要对新员工进行资料收集，包括个人基本信息、学历证书、籍贯、身份证明、离职手续、劳动合同等，资料收集完成后由建档人员进行核查和整理，放入工作台存储盒子内，统一编号。

2.建档：收集完毕的员工资料将根据企业规定进行建档，建档人员先核对资料的完整性和准确性，确认无误后将材料按照档案编号依次装订好，归档。

3.档案保管：建档完成后，建档人员需要在电子人事系统中输入相应信息，并将建档信息通过电子邮件或内部通知的方式通知有关人员，保管好归档的员工资料，按照规范进行定期维护和更新。

4.档案使用：企业人事档案建档的资料是为内部员工服务的，相关人员需要提前预约使用档案，准备好资料，按照公司规定填写申请表，由上级领导或人事管理人员批准后进行查阅，未经批准的人员不得查阅或取走档案。

5.档案更新：员工信息随时间的推移，会发生变动，例如调入其他部门、职位变动、升职等，建档人员需要及时更新档案，确保档案信息的准确性和及时性。

三、归还、销毁1.归还：员工离职时，企业需要进行资料归还，归还人员宜提前向离职员工进行沟通。

离职员工本人需前往人事部门进行归还，企业需要进行档案的核查、归还有关材料，带归档人员进行档案交接确认。