文秘工作的职业特点1,辅助性；2从属性;3服务性;4综合性;5灵活性文秘工作人员的能力1口头表达能力；2书面表达能力;3办事能力；4应变能力;5心理调适能力;6洞察能力文秘工作人员的职业道德要求1忠于职守，敬业爱岗；2严守机密,求真务实；3恪守信用，严谨细致；4甘当助手,任劳任怨;5富有主动性和创新意识；值班工作的作用一是联系作用；二是过滤作用；三是应急作用；四是窗口作用；值班工作的任务1承接上级指示；2负责电话应对;3接待来访人员；4掌握领导的行踪;5承办临时事项；6确保机关安全;7编写值班材料；值班工作制度1岗位责任制度；2请求报告制度；3交接班制度;4保密制度;5安全防范制度印章的作用1权威作用；2代表作用;3凭信作用；印章的刻制1印章刻制的权限；2印章刻制的规格;3印章刻制的手续印章的颁发和使用1印章的颁发•印章刻制后，必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发•2印章的启用.启用新印章，必须在严格履行审批手续的基础上进行•3印章的使用•使用印章，一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不得擅自作主. 4印章的停用.因机构改革变动等原因停用印章，要及时发出印章停用通知，按通知要求停止使用，清查印章•然后报请领导审定印章的处理办法，做好停用印章的上交，清退，存档或销毁工作•印章的保管1印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管，更不可’齐抓可管:保管人因事外出，经批准交他人代管，不论时间长短，均需在印章档案卡片上登记清楚•2印章使用应在办公室内进行，不可带出办公室，以防丢失或被坏人利用•特殊情况需要拿出办公室时，保管人必须做到人不离章•3用印时，文秘人员应亲自盖章，不可由他人代劳•铅印或胶印文件套印时，保管人应到场监督• 4印章要定期清洗，保持清洁.5印章必须严加保管，严防丢失和被盗.领导交办事项的办理要求1领导交办事项的办理原则积极主动千方百计既要符合政策又要灵活变通件件有着落事事有回音(1)态度和蔼，协商解决，不要打着领导的旗发号施令；(2)坚持原则，按章办事，不要违法乱纪更不能为达到目的而不择手段.(3)一视同仁,不分亲疏,不要看人办事,有失公平.机要工作及其特点机要工作包括文书收发,文印工作,会议记录,领导批件办理和保密,档案工作等机要工作的特点:一是保密性.二是内部性.三是实务性.机要机构与机要人员从中央到地方的各级领导机关,都设有机要机构.中央,省,市设有机要局或处;县区级一般有机要室,也有叫机要科的;乡镇有机要员, 一般由文秘或文书兼任.机要机构属办公室领导,它的主要任务是办理本机关的机要工作,处理各项事务.由于机要工作的重要,对机要人员提出的特殊要求是:对党无限忠诚; 遵守纪律, 严守机密;任劳任怨,埋头苦干;谦虚诚朴,工作细心,不怕麻烦; 机警灵活,办事干练.机要文件的打印要求1 打印. 经过领导签发的机要文件送到微机室,必须进行登记,指定专人打字和校对.打好后, 需要存查的则输入电脑储存,不需要存查的则删除.然后将打好的文件送交文印室.一般说,机要文件的打字人员应与一般打字人员分开,防止泄密,要求打字员的政治素质更高些.2付印. 文印室接受机要文件也要登记,并注明付印时间和份数,规定专人承印, 与一般文件,资料分开,对印后的腊纸和废印文件都要当场销毁,防止散失,泄露机密.机要秘书的工作事项1 收到文电后,进行分类,编号,登记,填写办文单,送秘书长或办公室主要领导过目, 提出意见, 呈送有关领导阅示或传阅;2 根据领导的批示,将文电主要内容和领导指示转告有关方面,或请他们前来阅看文件,也可摘录其内容,并将办理情况报告有关领导;3 承办领导的电话事务,或领导交办的其他事务;4 替领导查阅资料,摘录有关信息等;5收存领导的讲话稿,清理领导身边的文件,资料,特别是机要文件,防散失;6 了解领导的日常活动和去向,便于有急事联系;7 有的机关机要要秘书负责掌管或兼管机关印章,负责做好监印工作.安全保卫工作的任务1 宣传教育, 增加法制观念,依靠群众做好防火,防贼,防谣,防特工作;2 加强内部治安管理, 同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争,查破案件;3 严密各项防范措施,保卫要害部门的案例;4 协助有关部门做好保密工作,同出卖,盗窃党和国家机密的行为作斗争;5 领导本机关本单们的警卫人员,保安人员,内保人员,以及消防队,护卫队和治安保卫组织;6 监督,考察在本单位的被依法判处管制,剥夺政治权利,缓刑,假释,监外执行的罪犯和被监视居住,取保候审的被告人.机关保卫工作的范围,重点党政机关特别是高级领导机关,是政治经济工作的指挥中心,是领导人民进行社会主义经济建设的司令部,因而保卫党政领导的安全有其重要的意义.由于机关单位的层次不同,其安全保卫工作的重点和范围有很大差别.省以上机关的高级领导,属于安全保卫的重点范围.根据省市县机关的一般情况,保卫工作的范围大体如下:1 文件资料和机要室;2 机关的档案室等;3 印章的保管室;4 会计室;5 办公设备;6 物库,油库, 车医库;7武器弹药;8水,电,煤气,消防,通讯等系统;9高级领导的办公室,会议室和接待室;10某些重要或秘密会议的会场;11 机关住宅区;12 机关附属的宾馆,招待所.宴请活动的工作程序1 准备宴请活动;2 确定宴请时间, 地点;3 宴请的通知方式;4 定菜;5 现场布置危急事件的特点1 突发性;2 偶然性;3 意外性;4 危害性;祝贺,颁奖事务的工作内容祝贺和颁奖通常紧密地联系在一起.贺奖是对获奖集体或个人的一种奖励,是对已取得成绩的肯定,同时也为其他集体和个人提供了学习的榜样,奖励人们努力向上,积极工作.可以鼓舞士气,推动工作,促进物质文明和精神文明建设.筹备组织贺奖活动包括筹备工作,布置会场,举行仪式三方面内容.祝贺,颁奖的程序: 1 与会人员进场;2 贺奖仪式开始;3宣读贺奖的有关决定,贺词;4 颁发奖品;5 有关人员致词;6 授勋活动;信息的概念:信息有广义和狭义之分.广义的信息,是对各种事物运动特征的客观描述;狭义的信息,是指通过一定物质载体反映了出来的新的有用知识.信息的特征: 一是客观性;二是无限性;三是时效性;四是共享性;五是可传输性;六是可加工性; 七是可扩散性;八是可塑性;信息工作的特点: 1 服务性;2 综合性;3 针对性;4 适时性; 信息工作的要求:1敏锐;2 准确;3及时;4全面;5适用;6经济;信息工作的主要制度: 一是信息专报制度;二是信息报送数量定额制度;三是紧急信息报送制度;四是信息稿件送审制度; 五是信息采用通报制度;六是信息专题分析制度;七是信息业务培训制度;八是信息工作奖惩制度;信息获取的范围: 1 上级信息;2 内部信息;3 社会信息;4 同业信息;5 历史信息;6 国际信息;信息获取的渠道: 1信息网络渠道;2文书渠道;3书刊渠道;4调查渠道;5会议渠道;6信访渠道;7 科研渠道;8 档案渠道;信息获取的方法: 1 网络查询法;2 文字阅读法;3 收看收听法;4 会议记录法;5 相互交流法;6 专题调查法;7 随时观察法;8 索取求购法;信息加工的方法: 一是归纳法;二是浓缩法; 三是纵深法; 四是扩充法; 五是对比法; 六是转换法七是图表法;2 八是剪接法;信息简报的编写信息简报是记载信息的文字材料.它具有 '新,深,实,短'四个显著特点.文秘人员编写信息应当符合以下要求:1 标题醒目;2 主题集中;3 内容新鲜;4 结构简单;5 篇幅简短;6 语言简洁;信息的深加工信息的深加工,是在对信息进行初加工的基础上,深入进行研究,开发出高层次,高质量的信息在加工中使信息增值,更好地为领导决策服务.经过深加工的信息,应当达到不仅基本事实完整准确，来龙去脉清楚明白，而且原因剖析深刻，走向判断准确，所提建议可行，符合领导的要求，对领导的决策参考价值大•信息提供的对象文秘机构信息提供的对象具有多元性：首先是为本级领导机关提供信息•对本级领导工作服务为本级领导了解情况，正确决策，指导工作提供信息•其次是为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况，正确决策，指导工作，必须依靠下级机关为其提供充足，准确，真实，有用的信息.再次是为下级机关和基层单位提供信息•本级领导机关对下级机关和基层单位负有指导工作的责任，因此，为下级机关和基层单位提供信息的责任，通过提供信息指导基层工作•信息提供的要求：一是针对性；二是多样性；三是适时性；四是保密性；信息提供的方式：1简报递送；2电报递送;3传真递送；4网络传送;5电话报送;6音像制品递送；信息存储的意义1有利于充分利用信息资源；2有利于开发深层次的信息；3有利于提高文秘人员的工作效率；信息存储的要求：1认真筛选；2科学分类；3系统完整；4坚持不懈；5便于检索；信息存储的方1计算机存储；2信息简报存储；3多媒体存储；4信息资料存储；5缩微胶片存储；调研的概念调研是调查研究的简称，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查，了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动•调研工作的概念指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现•文秘人员调研的意义调查研究是文秘工作的重要内容和方法，是文秘人员应当具备的基本功•其意义表现为：1调研是做好文秘工作的基础2调研是发挥文秘人员参谋作用的基本途径3调研是锻炼文秘人员能力的重要方法文秘人员调研的特点：1奉命性；2非常规性；3补缺性；文秘人员调研的原则：文秘人员调研除了要坚持唯物辩证法的一般原理外，还要遵循以下原则：1点上调研与面上调研相结合；2定性调研与定量调研相结合；3直接调研与间接调研相结合；4信息与调研相结合；选择的原则：1针对性原则•即所调研的问题要有实际意义，应领导决策之需，解工作实践之急；2 创新性原则•即选题要有新意，要尽量选择别人没有研究过或研究不多，不深的课题；3可行性原则•即选题要考虑调查研究的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题.调研工作中如何占有相关材料确定调研课题后，还须围绕课题做好知识和材料的准备•一是有关调查课题的党的方针政策和国家的法律法令，以及有关的上级指示，规定等，这是进行调查必须掌握的指导思想和依据；二是有关调查内容的理论,经验,动向,搞经济问题调查,要学经济理论,搞思想调查,要学政治工作学,教育学,心理学方面的理论,学习报刊理论文章和经验报道,了解有关学术动态,丰富思想,开阔视野;三是学习有关业务知识,调查对象从事的专业要初步学习了解,调查涉及的专业知识尽可能学习,以免调查深入不进去,甚至讲外行话.调查的方式和方法:根据调查的范围和对象不同,一般可分为四种调查方式:一是全面调查; 二是重点调查;三是典型调查;四是抽样调查调查方法多种多样,主要有以下几种:一是个别交谈法; 二是开调查会;三是现场观察法;四是问卷调查法;五是文献调查法;六是统计调查法;七是专家调查法,等等.研究的重要意义:研究是对调查所获材料的综合分析过程,目的是产生认识上的深化和升华,探求事物的本质和规律,制定解决问题的方案.研究是调查的发展和深化,是对客观事物的理性认识阶段.研究是一种创造性的思维活动,直接关系到调研成果质量的高低研究的方法:研究的方法很多,主要有比较法,分类法,类比法,归纳法,演绎法,分析法,综合法,抽象法,等等.这些方法即相互独立,又相互渗透,相互补充.调研成果的转化: 除了可通过向领导者口头汇报,形成调研报告和简报刊载等方式提供转化外还可以通过以下途径转化到工作实践中去: 一是以文转化;二是以会转化;三是以信息转化;四是以宣传转化.会议的概念:是指有组织,有领导地召集人们商议事情的活动.它体现了会议的四个基本条件:有组织,有领导,商议事情,集会.会议工作的概念: 是指文秘机构对会议的筹备,组织和保障工作.会议类型:按会议的规模分,有小型会议,中型会议和大型会议按会议的性质划分,有规定性会议,日常性会议,专业性会议,纪念性会议和座谈性会议按会议的形式划分,有集中性会议和分散性会议会议的功能:1 决策功能;2 指挥功能;3 沟通功能;4 协调功能;5 动员功能;6 显示功能;会议工作的任务:1会议组织工作;2会议文书工作;3 会议组织联络工作;4 会议后勤服务工作;5 会议的接待服务工作;6 会议选举工作;7 会议的保密和安全保卫工作;会议工作的原则:1 充分准备;2 严密组织;3 周到服务;4 勤俭节约;5 安全保密;6 提高效率;会议准备期间,文秘人员主要有哪些工作?（一）制定会议预案.主要内容有:一是会议名称;二是会议主题;三是会议时间和地点;四是会议规模;五是参加人员;六是会议议程和日程;七是会议的组织领导;八是会议的日程安排;九是与会人员的食宿安排;十是会议经费预算和开支办法.（二）组建会议机构（三）发送会议通知（四）准备会议文件：开幕词；闭幕词；工作报告交流材料；领导者讲话；会议须知.（五）布置会场：1主席台的布置；2会场的布置;3装饰性布置;4附属性布置；（六）人员编组（七）制作会议证件（八）安排食宿和车辆（九）会前检查（十）接站与报到会议的召开期间，文秘人员主要有哪些工作会议召开期间的文秘工作，基本要求是组织严密，服务周到，确保安全•主要有以下几个环节： 1会场签到；2会间调度；3会议设备的操作与维护；4会议记录；5会议简报；6会议选举；7会议总结；8后勤保障.会议选举，文秘人员要做好选举的组织工作1宣布参加选举的人数和选举的内容；2通过会议选举办法；3通过监票人，总监票人名单；4核实出席会议参加选举的人数；5检查票箱；6分发选票；7填写选票；8宣布投票顺序和进行投票；9 开箱清点选票；10报告收回选票数，宣布选举是否有效；11进行计票；12宣布选举结果.会议结束后，文秘人员主要有哪些工作：1印发会议纪要；2清理会议文件；3组织代表离开；4 搞好宣传报道；5会议工作总结；6会后催办工作接待工作是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待，联系洽谈，参观浏览等服务性活动•接待工作的作用：1展示形象的重要窗口；2牵线搭桥的主要形式；3获取信息的有效渠道接待的类型：1按接待对象的国别划分，可分为内宾接待和外宾接待两种•2按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待，平级来访接待，下级来访接待和群众来访接待接待工作的原则：1热情大方；2细致周到；3确保安全；4俭省节约；5内外有别如何做好接待的准备工作接待前的准备工作是搞好整个接待工作的重要组成部分，如果没有充分的准备，就难以使整个接待工作顺利进行•因此，在宾客到达前，文秘人员应对整个接待工作做好充分的准备•一般包括心理准备，信息准备，接待方案准备布置与检查四个方面•接待实施的一般程序1迎接及安排来宾的生活；2看望及商定活动日程；3礼仪性会见与宴请；4 按日程开展活动；5送别；6小结接待实施的具体要求1接待上级机关来宾的要求：上级机关领导来了解情况或视察工作时，要请本单位的领导亲自出面接待•如果领导让文秘人员介绍某些情况时，可就是而论，一般不要对整个工作的是非优劣作出评价，问题应由本单位领导去谈•假如领导主要征求意见，文秘人员应直言不讳，讲出自己的看法•如果本单位领导不在，而上级领导要求你介绍情况或询问某些问题时，文秘人员要实事求是地汇报，不了解或了解得不够准确的事，就直说不清楚，不能含糊其词，更不能凭估计和想象汇报•对上级领导交界的任务，要原原本本地记下来，并问清楚具体要求，待本单位领导归来后，将情况及时准确地汇报•上级机关普通工作人员来本单位进行工作访问时，通常应由本单位领导出面介绍情况，以示尊重•如属一般业务问题，可由业务部门负责接待，但事后要向领导汇报•文秘人员应安排领导到住所看望•2接待平级机关来宾的要求：平级机关，单位的领导来访，一般应由本单位领导出面接待•如果本单位领导不在或有事不能分身，经领导委托，文秘部门领导或工作人员可出面接待，并向来宾作出解释，以求得谅解•如果来宾是参观学习，了解情况，应实事求是地介绍；如果是业务联系，可由对口部门负责人接待，重要业务问题，要向主管领导汇报•在接待这些单位来宾时，要注意互通有无，互相交流情况，不仅要将本单位的情况向对方作介绍，而且要主动了解对方的先进经验和最新信息，通过接待，掌握各兄弟单位和业务联系单位的工作情况，作为信息材料，及时整理出来，供单位领导参考•3接待本系统来宾的要求：本系统下属单位人员来访的目的，一般有两种情况：一是汇报请示工作，二是反映问题•这些单位来人，除领导点名找来以外，一般由机关各部门负责接待•对来汇报工作的，文秘人员应详细记录汇报的内容，有不清楚的地方，一定要问清楚•若来人当时回答不了，可以让其回去了解情况后再补充汇报•如果汇报的情况参考价值较大，要向来人索要书面材料，或请其回去整理，将书面材料报来•对来请示解决问题的，属于文秘部门职权范围内的事，可按照有关规定答复和处理；凡是新问题，都要请示领导后再作答复；如果是重要问题，还要对方写成书面请示，经有关领导批示后答复•对来反映问题的，一般由文秘部门负责接待，然后视问题的性质和解决的途径，及时与有关职能部门联系，忙给予答复和解决•重大问题要及时向领导报告•如属于申述或检举揭发性质，文秘人员还要为来人保密•如果来人指名要直接向某领导报告，文秘人员可先向领导通报来人的基本情况，经领导同意后，约好会见的具体地点和时间，下属单位来人，无论是汇报工作，还是反映问题，都是信息反馈的重要渠道，文秘人员都应热情接待，并记录整理好资料，及时呈领导或转职能部门研究处理•4无约接待的要求：对没有约定，临时来访的客人，文秘人员也应很有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理，倘若领导在开会，且会议即将结束，客人找领导面谈的问题并不复杂，就告诉客人在会客室等待；如果领导会议时间较长，或这天安排会见很紧凑，客人面谈的问题较复杂，则可以明确告诉客人，然后再有礼貌地询问客人是否可以安排另外一个时间见面；或根据领导的时间表找出一个空隙，主动提出一个确切的时间，征求客人的意见•如果领导刚好单独在办公室，完全可以会见临时来访的客人，此时文秘人员不要贸然将客人带进领导办公室而应问清来访意图后，请客人稍等，自己先请求领导，得到同意后才能请客人进办公室；如果领导不愿会见，并请你找借口予以挡驾，此时文秘人员可请示领导，是否可以派其他人代领导会见，经领导允许，并指定某人代替，文秘人员就礼貌，机智地请客人接受与某负责人会谈；如果客人坚非见领导不可，而且客人身份地位特殊，此时，文秘人员一方面要机敏地为领导挡驾，让他明白今天无论如何不行，一方面让他留下电话和会面时间，要求，表示禀告领导，待领导决定会立即通知他•假如领导交代要别择时间亲自会见，文秘人员就可以礼貌地与客人协商预约双方都感到方便的会见时间，并请客人留下电话，通讯地址•总从,在无约接待中，文秘人员一定要机敏，以消除领导可能遇到的困窘场面•外宾接待的注意事项：1严寒外事纪律；2坚持平等互利；3尊重来宾习惯；4讲究礼节礼貌；5注意仪容服饰；6树立时间观念；随从工作的类型和特点：类型:1调查研究型;2检查考核型;3处理问题型;4看望慰问型;5商务谈判型；6参加会议型；特点：1流动性大；2时限性强;3环境复杂;4情况多变;5工作要求高；随从工作的意义和要求：意义：1做好随从工作，有利于提高领导工作效率；2做好随从工作，有利于提高领导工作效率；3 作好随从工作，有利于锻炼文秘人员的才干；要求:1工作要主动；2办事要细心；3说话要谨慎；4不要帮倒忙；出差前，文秘人员的准备工作1思想准备；2组织准备；3资料准备；4物资准备；总之,出差准备工作即要周到细致，又要尽量从简•动身前，文秘人员还应仔细检查携带的物品，以防止遗漏•出差的途中，文秘人员的工:1周密安排领导活动；2热情接待来访人员；3认真做好各种记录；4 及时上传下达；5起草文字材料；6做好通联工作；出差结束，文秘人员的工作：1安排返程交通；2处理出差资料；3抓紧有关问题的落实；4清理经济账目通讯工作的作用1能够提高管理水平；2能够增加办事效率；3能够树立良好的组织形象；通讯工作的原则要做好文秘活动中的通讯工作，除必须掌握各种通讯工具的使用技术和方法外，还必须从总体上遵循通讯工作的若干基本原则•1及时原则；2准确原则；3安全原则；4经济原则；通话的程序和要求1打出电话①发话准备•拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告之的内容，然后进行拨号和通话②通话.接通电话后，要主动告知自己的情况，自报家门；然后问明对方的单位，姓名，职务等，对于要陈述的内容，应先打腹稿，有时还要列出通话要点，以免语言啰嗦，词不达意③结束通话•通话结束时，要有礼貌地与对方道别，然后挂上话机①接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容②拿起话筒后，应主动自报家门•③通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机•各种意外电话的处理1灾害电话：文秘人员凡接到灾害电话，一是要如实记录，如灾害发生的时间，地点，经过，后果，原因和措施；二是要即刻向领导报告，请领导者给予批示；三是要迅速传达领导的指示，并要求对方及时反馈有关信息2纠缠电话：一是要明确谢绝，但不要伤害对方感情；二是要佯称领导不在单位，或称’你的意见尚在研究’；三是可请对方留言，并表示可以转达•3匿名电话：一是要以礼相待，不可强行要求电话说出姓名；二是要记录对方通话的内容，及时向领导转达; 三是要设法了解对方的姓名和身份, 包括向领导打听.4推销电话: 一是要问清对方有何事情, 然后告诉对方此事需要请示领导, 不可回答'要' 与'不要' . 二是要根据领导的指示或单位规定,婉言谢绝, 或直接表示'不感兴趣'等.5恐吓电话: 一是要处之泰然, 平静地与之周旋, 但要保持高度警惕; 二是要利用现有的录音。
