图书馆藏书搬迁三步曲

2009年9月第10卷　第3期 长沙铁道学院学报(社会科学版) Sep .2009Vol .10　No .3　图书馆藏书搬迁三步曲3潘桂芳(桂林师范高等专科学校图书馆,广西桂林541001)摘　要:结合本馆藏书搬迁工作实践,介绍了图书馆藏书搬迁工作中的三个步骤,即:调查分析、架位确定和组织实施三个阶段。

关键词:图书馆;藏书搬迁;步骤 近年来,伴随着高等教育的跨越式发展,高校办学规模迅速扩大,作为办学基础设施之一的图书馆也步入了新馆建设的高峰期。

2008年,我校分校区新图书馆落成了。

摆在我们面前的是如何高效地完成图书馆的搬迁任务,使搬迁对读者的影响降到最低。

为了又好又快地完成藏书搬迁,本馆制定了周密的藏书搬迁工作计划,按照调查、定位和实施三步圆满完成了藏书搬迁工作。

一、藏书搬迁第一步———调查为了藏书搬迁工作一步到位,使新馆藏书结构合理,适应学校教学和科研工作需要,在调查阶段,须对两个校区所有库存图书进行清点,并熟练掌握藏书分布结构。

(一)彻底清点藏书在搬迁之前,将两个校区所有库存图书实数与财产帐进行核对。

具体做法是由采编室工作人员利用馆藏目录自动化管理系统,按照典藏地点对各库存图书按种类、册数进行统计,把统计出的数据(理论数)以表格形式报给相关文献服务部门。

各文献服务部门自定统计截止时间,利用流通系统对本库借出文献按种类、册数进行统计,并以表格形式打印出来。

紧接着闭库1-2天,对本库书架上的图书进行整理、剔旧,对错架、乱架图书归类,然后按图书种类、册数进行全面清点。

将统计出的库存图书数量与借出图书数量按种类、册数相加得出本库实际藏书总数(实际数)。

这个实际数据应与采编室统计出的理论数据减去剔旧图书所得的数据相一致。

(二)熟悉藏书分布由于旧馆馆舍面积有限,各类图书存放比较零乱,所以,在搬迁前,必须对各库室藏书分布结构进行全面调查,按照两个校区的专业设置确定各库需要搬迁到新馆的图书种类,弄清楚需要搬迁的各类图书目前在什么架位上、有多少册、书脊总长度多少、单面书架占用空间多大等情况,仔细观察图书排架是否太满,还是正好。

通过熟悉各库藏书分布结构,做好需要搬迁图书情况记录,为新馆藏书结构调整和布局提供依据。

二、藏书搬迁第二步———定位藏书的搬迁不仅仅是图书资料的简单迁移,它实际上是一次馆藏合理布局、改善管理和促进文献建设的机遇。

新馆藏书的布局、定位要从学校现期、长期发展规模及学科、专业建设出发,结合新馆舍的库房结构和使用面积大小等实际情况,合理对藏书布局和定位,形成本馆的馆藏特色和风格。

(一)合理布局当前学校图书馆的藏书基本实现“藏、借、阅”一体化的管理模式,这就要求新馆藏书结构不但要体现“藏、借、阅”合为一体的布局,而且还要充分体现出人性化特征,即:读者能快捷、方便、准确地找到所需要的文献信息。

因此,在规划书库时,依据调查阶段理论和实际统计出来的馆藏文献量,结合学校学科、专业建设以及读者需求的多样性,将文献检索台设在新馆一楼,电子阅览室设在二楼,期刊阅览室设在三楼,图书借阅室设在四楼,过报、样本书和工具书阅览室设在五楼。

由于新馆各楼层藏书空间较大,如果将所有书刊资料按序存放在一起,读者查找文献范围太大,找书会有困难。

为了进一步方便读者查找文献信息,满足读者对馆藏文献的不同需求,提高文献的利用价值,又将新馆藏书空间较大的书库合理地划分为若干独立藏书区,划分的原则是相近类的书刊构成一个藏书区,某专业的图书构成一个专业藏书区。

如:将三楼期刊阅览室划分为现刊区和过刊区,四楼图书借阅室划分为文学、计算机、社会科学、自然科学藏书区,形成了同一书库不同类别的藏书区,各类藏书一目了然。

(二)架位确定藏书搬迁前必须解决好搬迁的准确位置,位置解决好了,藏书搬迁就有了目标。

藏书位置的确定包括两个方面,即藏书空间大小和架位的确定。

因为新馆面积是旧馆面积的两倍多,所订购的新书架基本能满足搬迁图书存放要求,所以旧馆藏书拥挤、架距窄的问题在新馆得到了彻底解决。

宽敞、明亮的新馆有效地解决了藏书空间的问题,但摆在本馆面前的最大困难是藏书架位的确定,这主要有三个方面的因素:其一是原有的各类藏书分别存放在两个校区的不同书库;其二是还有相当一部分图书借出尚未归还;其三是购书经费逐年增加,每年新购入图书量远远大于剔旧图书量。

针对这些问题,本馆根据近三年学校正处在迎评创建阶段,图书经费投入比往年多,各类图书年均进书量创历史最高,以此作为图书馆今后五年新增藏书量有较高参考价值。

在此基础上,又对调查收集到的图书册数、种类、原有架位数、书脊平均长度和排架记录等大量数据和信息进行分析,并结合新馆藏书空间大小和新书架(双柱双面6层、每层隔板90cm )数量等元素,经过多次测算,认为新馆书架每层存放现有图书占位在2/3(60cm )处为宜,预留1/3(30cm )作为今后五年文献发展空间,并以此为标准,确定各类图书在新馆所需的架位数。

下面以G 类藏书为例说明架位预测方法:3收稿日期5作者简介潘桂芳(66),女,广西荔浦人,图书馆馆长。

472:2009-0-18:19-从调查统计可知,需要搬迁的G类藏书有2.3万册,分别存放在社会、自然和综合书库。

为了提高架位预测的准确度,按照《中图法》将需要搬迁的G类藏书划分为若干类目:G0、G1、G2、G3、G4、G51、G61、G62、G63……。

其中,初等教育类(G62)藏书有486种,总计1463册,被分为41个小类,书脊平均厚度约为1.35cm,共占用单面书架24层,排架稍微拥挤,架距较窄。

按照新馆书架布局,架距在120-140cm之间,每层搁板存放图书占位在2/3(60cm)处,可计算出G62类图书在新馆需要单面书架33层搁板存放,即5.5组单面书架位。

根据此计算方法,逐一测算出G类中其他类目藏书所需的架位,所有类目的架位之和为存放G类藏书的架位。

(三)确定搬迁方法藏书搬运是一项繁重复杂的工作,广泛采用的方法有两种:一种是打包运输,操作程序为图书下架→打包→标上记号→贴上标签→运输→上架→整架→开放。

另一种是不打包运输,操作程序为图书下架→装箱(带序号)→运输→上架→整架→开放。

三、藏书搬迁第三步———实施高校图书馆是学生的第二教学课堂,读者不可一日无图书馆。

节约读者的时间也是图书馆工作的五大定律之一,越是在困难时期越要做好读者服务工作。

因此,为了不影响师生借阅图书资料,在组织实施搬迁阶段,制定了周密的搬迁计划,明确搬迁责任,合理安排各书库图书的搬迁工作。

按照边搬迁边开放、先易后难、循序渐进、安全高效的原则,分库、分类逐步将图书搬迁到新馆,做到开放和搬迁两不误。

(一)科学分工为了使藏书搬迁工作有条不紊,保证按时、按质完成藏书搬迁任务,根据学校和本馆工作实际,按照领导带头、人人参与、合理安排、安全高效的原则,制定了详细地搬迁工作方案,成立了以校分管领导为组长、馆长为副组长的搬迁工作领导小组,下设藏书调拨、文献搬迁、综合服务三个工作小组,各部门主任担任小组组长,各工作小组分工明确,责任到人。

藏书调拨组由采编室和熟悉馆藏、精通业务的工作人员组成,负责藏书布局、架位预定和文献调整工作;文献搬迁组由书库工作人员组成,负责藏书的调查、搬迁和整理工作;综合服务组由馆长办公室工作人员组成,负责协调和后勤保障工作。

在搬迁过程中,继续开放的文献服务部门留1-2名馆员为读者提供服务,其余工作人员都参与到藏书搬迁工作中。

(二)人员培训藏书搬迁是一项时间紧、任务重、情况复杂的巨大工程,要保证工程的顺利完工,人是决定性的因素。

在藏书搬迁前,本馆就藏书搬迁的重要性和工作计划在馆员和读者中进行广泛的宣传,使广大师生在思想上形成共识,大家都来关心和支持图书馆藏书搬迁,为顺利完成藏书搬迁奠定思想基础。

另外,向全体馆员讲解藏书搬运的范围、工作内容、操作步骤和注意事项,使每个人都明确自已的工作职责。

通过宣传和培训,藏书搬迁工作不仅得到了学校领导人、财、物的支持,而且也得到了广大师生的关心和支持,读者都能按照图书馆各书库的开放时间进行有效学习。

(三)藏书搬迁书籍作为一种纸质印刷品,在搬迁工程中劳动强度大,容易出现磨损。

为保证藏书安全、快捷地搬移到新馆指定位置,需要对搬迁图书进行包装、标号、按类摆放,图书搬运过程中安排专人跟车,防止散失和损坏。

1.图书打包编号为了避免藏书在搬运过程中出现错乱和磨损,必须对藏书进行有规整的包装和合理的编号。

操作方法是将图书按大类划分好的类目顺序下架,依照分类号和种次号排序进行打包,每包标有分类号和包次号。

打包的标准按照书脊总长度来测量,即每次取书时书脊总长度不超过30cm,每两包连号图书书脊总长度不超过60cm,为占用新馆书架一层搁板2/3位置。

按照这个标准打包,不仅便于新馆图书排架,而且图书归架时简单易操作。

图书打包用的包装纸采用经济、实用的旧报纸和近几年购书时积攒下来的包装纸,用尼龙绳打“十”或者“井”字花捆扎成包。

2.确定搬家公司根据图书打包的进度,需要提前确定好搬家公司。

按照励行节约、反对浪费、保证工作的原则,采用询价招投标的方式来确定搬家公司。

首先编制好标书,明确规定藏书搬迁的范围、数量、时间、工作要求以及投标公司必须具备的资格。

其次邀请五家以上公司参与竞标,并免费提供标书。

最后请参与投标的公司在规定的时间内将投标书(用档案袋装好,在封口处贴上封条并加盖单位公章)送到指定地点。

3.图书搬运图书搬运是搬迁工作中劳动强度最大,工作最紧张阶段,必须科学组织,分工到位,否则就会出现手忙脚乱,不知所措,工作处于被动状态。

在完成前期工作的基础上,进一步明细搬运时间,按照边搬迁边开放、先易后难、循序渐进的原则,集中馆员和勤工助学学生的力量,一个书库一个书库的搬迁。

首先在一天内搬迁完现刊、过刊书库,第二天整理,第三天对读者开放。

其次按文学、社会科学、自然科学的顺序搬迁书库,每天搬迁一个书库,一周内对读者开放。

最后搬运工具书、旧书和过报库。

图书装运要注意按新馆的架位布局,依照分类号顺序装车,先上车的图书后下车,最后上车的图书最先下车,其分类号紧跟上一车图书的分类号。

指派专人在旧书库指挥工人按分类号顺序搬书,并登记出库包数。

每车还配有专人押车,卸车时指导工人按类下车,注意清点包数,与出库单核对,防止图书遗失。

工人一边卸书,馆内工作人员和学生一边按事先布置好的架位按各类图书包号从小到大的顺序上架,每两捆连号图书一层,对号入座。

这样,即不乱架,又节省时间,整个图书装运工作紧张有序,工作效率高。

4.检查整理藏书搬迁的最后一个工作环节是检查整理。

图书上架完毕,要全面检查每类图书摆放架位、排列顺序的准确性,确定无误后拆包、排架、整理,在书架两侧导读框内制作醒目的类目导读标记,使藏书排架规范化、标准化,图书要摆放整齐、美观,向读者展现一个崭新的图书馆。