办公室文秘培训课件

行政文秘发型的基本特点 自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、 无雕琢之意的发型。
选择发型的原则 1）需要考虑发质 2）需要考虑脸型 3）需要考虑身材
行政文秘发型选择的注意事项
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（二）头发的保养
做到常梳理、少烫发、慎染发、防损 伤、适时洗发。
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行政文秘
年
能
轻
干
貌
会
美
说
身
不
体
贪
好
功
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第二讲
职业形象设计
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课程安排
行政文秘专业形象设计 行政文秘的专业仪态
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谁是合适的行政文秘人选？
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行政文秘的服饰设计
行政文秘服饰的基本要求 女性行政人员的服装 男性行政人员的服装
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行政文秘服饰的基本要求
与环境、身份相协调 与体形相协调 行政文秘穿着注意事项
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（一）与环境、身份相协调
在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动
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（二）与体型相协调
（1）颜色
体形瘦小者、纤细者
反应迅速。
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小测试：你适合做文秘吗？（表三）
序
检测内容
号
15 有组织观念和团队精神。
良一差
般
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。
17 能参与企业具体项目的开展。

1993年7月，邓小平在京接受加拿大记者保 罗·杰克逊采访，说“古往今来，中国有许多人才 是秘书出身”，并称：“从秘书中培养党政高级干 部，不失为我们拔擢人才的一条捷径”。博闻强记 的邓小平还引了不少古今先例：“西汉文学家司ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 迁曾任中书令，就
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是皇帝的秘书；《新唐书》的作者欧阳修做过翰 林学士；三国时文学家祢衡做过江夏太守黄祖的 秘书。近代中国第一个政治秘书是孙中山的秘书 宋庆龄。我们中共最早的秘书是毛泽东，负责管 理文件，1926年改为秘书处编制，他是我的前任。 周恩来、任弼时、邓颖超都做过译电员；杨尚昆 长期担任中央办公厅主任，他自称是‘中央领导 的秘书’；陈伯达、胡乔木在延安时当过毛泽东 的秘书，邓力群当过刘少奇的秘书，宋平当过周 恩来的秘书，姚依林当过陈云秘书，袁木当过纪 登奎秘书，雷宇当过任仲夷秘书……”
• 《瞭望》文章：秘书提拔“路径隐患”
由于提拔路径不规范，使一些缺乏领导能力或带“病” 的秘书被提拔重用，这已成为现行组织人事制度的灰色带
自今年9月初被协助调查以来，谢亚龙从“失踪”到 被采取强制措施，最终在一个月后的国庆长假期间，央视 《新闻联播》播出了他正式被批捕的消息。
现年55岁的谢亚龙，曾担任过中国田径运动管理中心 主任、中国足协副主席、中体产业公司董事长。他主管足 球期间，除捞钱外，也使中国足球完成了从盛极到衰极的 完败，其创造的诸多“奇迹”中，包括刷新了中国足球在 世界杯、奥运会这样的顶级赛事上，战绩最差、最耻辱的 新纪录！
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陈伯达与李真，是两个截然不同的有罪 错秘书集团的代表人物。他们犯罪在不同领域， 可以说明秘书阶层在共和国不同历史阶段“落马” 的某种共性：当其掌控资源集中于政治思想领域 时，政治权力欲的腐蚀力极强；当其掌控资源集 中于经济领域时，利益上的巨大诱惑使李真等人 彻底失控。

承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？

高级秘书、助理/行政人员 综合技能提升训练
主讲：敦平
升级版
课程总览
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第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
课程回顾
第一部分 职业素质篇
一、秘书、助理/行政人员职业特性与素质要求 二、秘书、助理/行政人员的职业生涯规划 三、秘书、助理/行政人员商务礼仪规范
第一部分 职业素养篇
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待礼仪
礼仪知识
形象的作用：
个人角度：
1、提供…… 2、增加个人…… 3、促进社会交往，改善…… 4、衡量个人……水准高低和有无……的尺度
企业角度： 良好的企业形象是一个企业的无形资产
1、塑造业形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
初级秘书、助理 行政人员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件； 接待……； 其它事务性的简单工作；
初级：具备的能力
• 观察能力 • 一定的口头表达能力 • 操作能力 • 沟通能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书、助理 行政人员：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高级：具备的能力
• 沟通能力 • 协调能力 • 组织能力 • 观察能力 • 口头表达能力 • 操作能力 • 领悟能力 • 写作能力 • 编辑校对能力 • 审美能力

就越加自命不凡。——邓拓 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。——爱尔兰 13、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。——老子 14、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。——歌德 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。——迈克尔·F·斯特利
各类文秘公文写作培训
26、机遇对于有准备的头脑有特别的 亲和力 。 27、自信是人格的核心。
28、目标的坚定是性格中最必要的力 量泉源 之一， 也是成 功的利 器之一 。没有 它，天 才也会 在矛盾 无定的 迷径中 ，徒劳 无功。- -查士 德斐尔 爵士。 29、困难就是机遇。--温斯顿．丘吉 尔。 30、我奋斗，所以我快乐。--格林斯 潘。

一个专案组当中统一进行。这样做的好处是：分工 明确，力量相对集中，有利于查办工作的系统展开 。（一般适用于以往的政府、机关工作）
2）指定专人负责督办工作：有些部门人员不多，难以 成立专案组，一般是指定人员专管或兼管查办工作 。有时是个人具体查办某件或几件事项，有时是几 个人共同查办某些事项。查处完毕，即可转入其他 需督办的工作。
目录
一、引言 二、值班管理 三、工作督办 四、信息传递 五：办文要准，办事要稳，情况要 实，主意要慎；切忌丢三落四，粗心大意，马马虎虎， 心中无数。
文秘工作的迅速原则：工作的快慢、效率的高低，往 往直接影响到全局的工作进展，关系到全局工作的正 常运行；工作当中，所有文件都有时限，对于要办的 文件愈急，就愈要尽快地把文件或相关资料送到阅办 人手中，应体现出工作及时、高效、尽可能缩短办文 办事的时限，不拖泥带水，并快速利用电脑实行办公 自动化管理。
二、值班制度与组织 1、值班制度是要求值班人员共同遵守的规程和行为 准则，是保证做好值班工作必不可少的措施。 2、值班工作具有明显的岗位责任性质，必须建立 严格的值班制度。 3、值班制度应根据本部门或本单位的工作性质和具 体情况制订，一般有如下内容： 1）值班人员的职责与权限； 2）各项值班工作的程序，值班人员应遵守的规 定，交接班时间和方法等。
往能够起到举一反三、普遍指导的作用。这是由于 查办的文件或事项具有典型性，而能起到突破一 点，指导全盘的作用。 E、广泛性。查办问题的范围和涉及面较广，凡属管辖 范围内发生的问题，不论是哪一方面，只要领导认 为需要查办，督办者便可以去查办。 5、 督办工作的作用 1）督办工作是部门文职人员的一项重要任务。 没有 督办系统，决策就缺少顺利实现的保障，很多工作 在执行过程中往往流于形式，虎头蛇尾。

通过纸牌的练习掌握鼠标的使用方法 掌握键盘分区
第二节
[学习内容] 键盘上常用的功能键的作用
[学习重点] 键盘上常用的功能键的作用
常用功能键[一]
ESC：取消键（例如：打开“开始” 菜单，按ESC可取消）
tab 跳格键/制表位 ： ＣapsLock:大小写字母转换键 Ｓhift:上档键
操作方法：用食指连续的击打鼠标的左键两次 作用:打开对象
右击:
操作方法：用中指点按鼠标的右键 作用：选中对象的同时弹出快捷菜单
悬停：
操作方法：将鼠标悬于对象上方，不发出任何的鼠标动作 作用：出现该对象的提示
拖动：
操作方法：用左键点按住对象后拽至目标地后松手 作用：可改变对象的位置
作业：
在D盘下新建文件夹：”练习” 在“d:\练习”下新建两个文件夹，名称
名称分别为：“平面”、“网页” 将“d:\练习\平面”改名为：“办公文秘” 将“d:\练习\网页”删除
课堂小结
我的电脑的界面 创建文件夹： 文件夹重命名： 选定文件、文件夹 剪切文件夹/移动文件夹（ctrl+XCTRL+v) 复制文件夹 删除文件夹：
[学习重点] 设置桌面属性
什么是桌面
刚刚打开电脑后显示的屏幕为桌面
桌面的划分
任务栏 开始菜单 快速启动按钮 日期时间提示栏
桌面背景 图标
设置桌面属性
右击桌面空白处属 性
桌面属性对话框
确定与应用的差别在于：确定 在应用效果的同时关闭对话框， 而“应用”在应用效果的同时 并不关闭对话框。 取消：将取消掉本次操作
办公文秘
第一节
[学习内容] 办公文秘学习的内容 电脑的外部构成 鼠标的使用 键盘的指法

考核内容 消防设施
完好率 安全隐患
整改率 安全事故
发生率 安全培训 计划完成率
权重 目标值 20% 30%
衡量标准 数据来源 考核分数
办公室危机处理
一、工作中我们遇到较难处理的危机事件？ 二、搬家后员工抗议有甲醛，如何解决？
三、会务管理
1、会议的重要性
2、会议的组织与管理： ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理
会议的苏格拉底法
控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准
会议控制
会议筹备工作
开始
会 议 前 准 备 工 作 流 程 ：
结束
位次礼仪
会议座次礼仪
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会议不同于会客。会客人数少，会议则人数较多。
大型会议：参与者多，规模大。分主席台和群众席。 1、主席团座次 练习：按职位高低安排8位和10位主席台就坐人员
沟通的漏斗
避免沟通漏斗方法
指令不能有效执行的真正原因..
理解什么是沟通？
现场游戏 小故事
与不同对象的沟通、协调方法
三个方向的沟通
上司
没有胆量
沟通者
清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面， 使工作人员觉得整洁、卫生；
修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都 自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯，做到“以司为家、以司为荣”。
人最需要的地盘有2个
现场演练—如何要求下属做好5S
安全及保密工作
安全：
人事信息、人事档案、 薪酬信息、人事报表……
办公室布置的原则
一、方便 二、……整洁 三、……统一 四、安全
办公布局考虑因素
1、人数、面积 2、部室…… 3、部门间…… 4、办公室间隔方式 5、办公室布局 6、位置安排 7、常用办公设施设备

＊保持环境整洁。
＊推行健康运动
＊举办康乐活动。
2.安全管理
＊ 防盗 ＊ 防火
＊ 防止意外伤亡
◇办公用品管理
1.文具
笔、墨、尺、订书机、广告色、油彩、粉 笔、
胶水（带）、信封、邮票等。
2.小工具
清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工 具、
各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。
3.纸张
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
信纸、复印纸、打印纸、复写纸、
◇办公用品管理的原则
建立完善的管理制度 保证工作的需要 讲求节约，物尽其用 及时更新装备，提高工作水平
第二节 通讯工作
电话作为现代通讯工具，在组织的管 理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每
天通过电话进行大量的对内、对外联络工
作，可见电话是组织展示工作效率、社会
形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼
（1）用精力最佳时间干最重要的工作。
着多种含义： （3）弹性安排，留有余地
（４）到车间进行实地检查或指。 转接的电话挂通后，应立即挂断，不应再听。 ◆督查工作的范围和原则
第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教
学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、
实验室等等。
第二种：是指某一类职业人员或某一 级职务人员的办公场所。如：教师、 护士、厂长、院长办公室等。
办公室的含义 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。
对等远候道 。而来的客人，秘书应随车提前到车站、码头或机场迎送，一般以提前10到20分钟等候，以示对客人的尊敬，绝不可迟到让客人
列为督查项目要填写“督促检查登记单”
——办公室是一个常用而普通的名词，却有 第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。