《办公室培训讲义》PPT课件

04
信息安全
信息安全的危害
阐述信息泄露、非法侵入、病毒感染等危害 。
信息安全的起因
分析人为泄露、系统漏洞、网络钓鱼等起因 。
信息安全措施
介绍加密技术、防火墙、定期备份等信息安 全措施。
应急处理
教导员工在信息安全问题发生时的应急处理 方法，如报告上级、恢复数据等。
节能环保与可持续发展
01
节能环保与可持 续发展的意义
办公室的重要性
01
02
03
提高工作效率
办公室能够提供良好的工 作环境和条件，有利于提 高工作人员的工作效率和 生产力。
体现企业形象
办公室的布局和环境能够 体现企业的形象和文化， 对来访者和合作伙伴产生 第一印象。
促进团队合作
办公室是员工之间进行交 流和合作的重要场所，有 助于增强团队合作和凝聚 力。
教导员工在火灾发生时的应急处理方法， 如使用灭火器、报警等。
防盗安全
01
盗窃的危害
阐述盗窃对企业形象、员工利益和 财产安全的危害。
防盗措施
介绍保安制度、门禁系统、巡查制 度等防盗措施。
03
02
盗窃的起因
分析内外勾结、强行闯入等盗窃起 因。
应急处理
教导员工在盗窃发生时的应急处理 方法，如保护现场、报警等。
运动健身
适当参加体育锻炼，增强身体素质和免疫力。
保健知识
了解常见职业病和健康问题，掌握相应的保健知识，预防和减轻职 业病的发生。
05
办公室安全与防范
防火安全
火灾的危害
火灾的起因
阐述火灾对人身安全、财产安全和环境安 全的危害。
分析电气、明火、化学反应等火灾起因。
防火措施

为上级分忧， 为同事解难， 为全员服务。
政务、后勤、 宣传等方面的事务
2、掌管政务
3、做好服务
办公室工作综述 Office work
四 办公室工作的主要特点
政策性强
要吃准
事务繁杂
要清理
工作标准高
要严格
业务跨度大
要学习
工作强度大
要调节
被动大于主动
要服从
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
办公室工作综述 Office work
2023最新整理收集 do something
办公室工作综述
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
E
附 件
附件应当另面编排 ，并在版记之前， 与公文正文一起装 订。”附件“二字 及附件顺序号用３ 号黑体字顶格编排 在版心左上角第一 行。附件标题居中 编排在版心第三行 。附件顺序号和附 件标题应当与附件 说明的表述一致。 如附件与正文不能 一起装订，应当在 附件左上角第一行 顶格编排公文的发 文字号并在其后标 注”附件“二字及 顺序号。
上下长、中间短的沙漏形
中共西宁市委关于认真 学习贯彻党的
十七届六中全会精神的通知
办公室工作综述 Office work
（2）主送机关
一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导 致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）

■抄送在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送” 二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一 个抄送机关名称后标句号。请示件不得抄送请示单位的负责人及相关部门， 不得抄送下级单位，不得抄送上级单位负责人。
版记格式规范
■印发机关与印发日期占一行，编排在末条分隔线之上；印发机关用 公司法定名称加“综合部”或“办公室”（以印发文件的部门名称为准）， 后加印发二字。印发日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年、月、日数 字用半角输入，年份标全称，月、日不编虚位。印发机关名称过长时可压 缩字距；印发日期以公文的打印日期为准。（分公司要特别注意版记的使 用，完整的上行文，必须要有版记）
二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批 办、传阅、承办、催办等。
三是文件的管理，如平时归卷、年终立卷、查阅、归档等。
公文处理的基本要求
根据《条例》第五条规定要求，“公文处理工作 应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密 的原则” ，做到准确、及时、安全、保密。
1. 及时、迅速，不拖拉、不积压。 在制文、办文上实行“一二三四”制度。一是收 文要日清、日结、日分发；二是核稿、拟办不过两天； 三是签发、批办不过三天；四是打印、发出不过四天。 2. 准确、周密，办文要保证质量。 3. 集中、统一，办文要力求规范。 4. 安全、保密，确保不丢不失。 机要文件在做到“四个一”，即进出一个口、拆 封一只手、登记一本账、传阅一个点。
■附件
主体格式规范
■公文标题用2号方正小标宋简体，分一行或多行居中编排在红色 分隔线下空二行位置；回行时要做到词意完整，排列应使用梯形。
■主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格；主送 机关名称后标全角冒号；上行文原则上只主送一个上级机关。 （一般情况下，分公司上报的文件，主送机关不能是部门）

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工作载体－龙江妇女
省妇联唯一工作刊
旨在指导妇女工作、指导女性生活
妇女工作者的良师益友，妇女工作的 宣传平台
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需求稿件－龙江妇女
党政重视妇女工作
妇女理论研究
各地亮点特色创新工作
妇联主席的工作视点
妇女干部的人生感悟
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工作载体－黑龙江妇女网
这是办公室工作基本要求中的首要一条
一、综合、调研、信息、督查要准确 二、办文、办事、办会要准确
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二、办公室工作的特点和基本要求
基本要求：
✓及时
及时是办公室工作的最基本的要求。 要提高工作效率，克服拖拉、散慢的作风；要建 立科学的工作制度，减少环节，简化程序；要改善 工作手段，促进办公自动化。
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重点工作－－调研工作
成果转化：
一是推动立法。 二是推动政策出台。 三是推动重点难点问题解决。
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重点工作－－信息工作
一抓 机制建设
组织机制－建立网络 责任机制－任务到人 通报机制－季度通报 表彰机制－年终表彰
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重点工作－－信息工作
办公室工作人员时刻要有应对和完成突如其
来的情况和工作的准备，在被动中争取主动。
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二、办公室工作的特点和基本要求
特点：
✓综合性
办公室属于综合部门 一 熟悉各部门的业务 二 要用全局的眼光观察和思考问题，有较
强的综合能力。
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二、办公室工作的特点和基本要求

1 草稿
2 定稿
3 正本
4 副本
5 存本
可分为一稿、 二稿……修改 稿、讨论稿、 征求意见稿等。
即最后完成稿， 是印制正本的 依据。
有标准格式并 签署或盖章的 稿本。
是正本的副本 或复制本，主 要供参阅、备 查用。
指留存的正本， 备查考用。
四、公文拟制的基本规则
（一）角度问题
为谁说
01
把握受谁之命、受什么命这两个主要问题。
组织传阅与催办查办
1
组织传阅
2
催办
3
查办
五、公文办理的基本流程
（二）收文办理流程
办毕公文的处置
1
立卷归档
2
清退
3
销毁
4
暂存
六、公文的一般格式
公文分为版头、主体、版记三个部分。 由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、 印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等组成。
六、公文的一般格式
公文正文用3号仿宋体字。 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注（汉 字加顿号，数字加圆点）； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般每面排22行，每行排28个字。
六、公文的一般格式
需要在公文中注明公文内容以外的要求，使用公文附注，一般在公文落 款印章的左下方，用圆括号标注。
请示性公文应当在附注注明联系人和联系电话，通知、函通常也参照标 注。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
要素不全
01
随意省略发文机关。
没有版头（发文机关标识）的公文（包括上行文、下行文）均不得省略发文机关。

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国际型人才需要具备的能力
1995年3月，对海外生产企业进行了[与生产技术有关的问卷 调查]，有44人作答。
调查内容包括日本派出的生产技术支援、当地技术人员、派 驻当地的日本技术人员、计算机活用等17项内容。
调查结果反映出各种问题点！ 特别是，派驻当地的日本技术人员需要具备与生产技术有关
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三现・三即主义 三现主义＝现场、现实、现物 三即主义＝即时、即处、即应
（当时、当场、立即改善）
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推进改革的方法
改革并非易事，但谁都能做。
【推进改革的方法】 第１ 分析现状。 第２ 收集、整理相关信息，找出改善的潜力。 第３ 做出具有独创性的改革方案。
（通常不少于3个方案） 第４ 客观地进行评价，确定执行方案。 第５ 制定具体的执行计划予以实施。
尝试反复管理业务，使之电脑化，再将电脑网络化， 在通用的数据库下工作！
高度活用ＥＸＣＥＬ、ＷＯＲＤ、PowerPoint等商业 软件！特别是EXCEL中的表格分析、汇总、对比等功 能，以及图形表示的功能。
活用计算机网络、电子邮件！ 活用图画和动画等，直观形象化！
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改善技法活用能力
如果没有较高的改善能力就无法实现高度的改善和改革等， 因此办公室人员必须具备灵活运用改善技法的能力。
还有，索尼亦被称为21世纪的理想公司，其出类拔 萃的技术开发能力以及独特的人事制度等值得学习 之处颇多。
请大家也好好研究一下超优良企业的最佳做法
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ＧＥ（通用）总经理的主要经营口号
第一、第二战略＝对市场占有率非第1或第2位的事业， 或重组或关闭或转卖
速度＝改革、决策要迅速进行 预演＝建立组织，逐步扩大变化的范围 延伸＝尽最大的能力去努力，进而将目标设在更高的

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语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
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着装
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要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
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小组讨论
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早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
来源 缓急 版本
保存期限
7
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
规范
索引 专门化 专业化 程序化
8
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
9
第二部分
5S是什么
10
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
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5S是什么
演 变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
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5S是什么
▪ 5S是一种管理 ▪ 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 ▪ 每日坚持5S管理，一点一滴持续
的改善

躯挺，胸部挺起，腹部内收，腰部正直， 臀
部向内向上 腿并，两腿立直贴紧，脚跟靠拢脚成60度
叉手站姿
两手在腹前交叉，右手搭在左手上，直立， 男子可以两脚分开，距离不超过20厘米， 女子丁子步，身体重心可以在两脚间转换 （接待站姿）
背手站姿
双手在身后交叉，右手贴在左手外面，贴 在两臀中间，两脚可分开，可并（保卫人 员）
注意事项
在接收了他人的名片后，也要记住给别人 自己的名片，否则是无礼拒绝的意思。
双方同时递交名片时，应左手接，右手递。
索取名片不应直言相告，而应委婉的表达。 “今后如何向您请教？以后怎么与您联 系？” 反过来，不想给对方时，也应委 婉的表达：“对不起，我的名片正好用完 了。我忘记带名片了。”
电话礼仪
胡子：刮干净或修整齐，不留长胡子
嘴：牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫， 会客时不嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口
红。
脸：洁净。女性施粉适度，不留痕迹。
脖子：不戴过于华丽的项链或其他饰物。
手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂 鲜艳 指甲油，不戴过多的戒指。
仪表
一、着装TPO原则 TIME——时间、季节、时代 PLACE——地点、场合、职位 OBJECT——目的、对象
办公室礼仪培训教材 (PPT 72页)
2021年7月12日星期一
培训内 容
礼仪的概念 礼仪的核心 学习礼仪的意义及目 标 仪容仪表 举止礼仪 日常礼仪 办公室礼仪
什么是礼仪？
礼仪是是指在人际交往中，自始至终 地以一定的，约定俗成的程序、方式 来表现的律已、敬人的完整行为。
礼出于俗、俗化为礼 教养体现于细节、细节展现素质
点头的方式： 面带微笑，头部微微向下一点即可。

办公室业务工作培训
主讲：杨秀明
2015年5月14日
1
教育局办公室工作职责
综合协调局机关政务；负责文秘、会务、信 息、宣传、纪检监察、督办、机要、保密、接待、 精神文明、计划生育、后勤等工作；组织编写教育 年鉴和教育志；负责教育系统文书档案管理工作； 负责协调对外宣传、教育合作与交流工作。
2
办公室 工作目标
（三）餐桌排列:
2.单主人制
（隶属、非隶属）
主1
客1
客2
主2
主3
客3
房间朝向：面门
客4
？ 门
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（四）乘车座位:
司机 秘书 21
领导 1 32
司机 秘书 231
领导
1
342
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（五）引领者站位:
3 1 24
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分享： 心态决定状态 细节决定成败
50
谢谢大家！
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制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。
8
（一）公文的种类
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （常用） 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知
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三、应急管理
“生命线” ，必须及 时
信息报送
60分钟内，政府向上一级应急办和业 务主管部门书面报告； 在紧急特殊情况下，可先电话报告， 并在电话报告后20分钟以内报书面材 料。
学校：第一时间向当地政府报告，同 时向县教育局报告（局办公室、局 安全办）
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三、应急管理
标题（地名+事故类别）（不修饰）

紧急不重要
可以委托他人处理或暂 时搁置，如非必要的邮 件回复、一些可替代性
任务等。
不重要不紧急
尽量避免花费过多时间 ，如闲聊、无意义的网
络冲浪等。
工作计划制定和执行方法分享
01
02
03
04
明确目标
设定清晰、可衡量的工作计划 目标，确保工作方向正确。
制定计划
根据目标制定详细的工作计划 ，包括时间表、任务清单、优
记录参加会议的人员名单，包括姓名、职务等信 息，以便后续跟进和联系。
会议照片或视频
如有条件，可以拍摄会议照片或视频，作为会议 记录的补充。
会后跟进：会议纪要整理与发布
会议纪要整理
01
在会议结束后，及时整理会议纪要，包括会议主题、时间、地
点、参会人员、讨论内容和结果等。
会议纪要发布
02
将整理好的会议纪要发送给参会人员，并告知下一步行动计划
文档搜索与整理
利用文档管理软件或搜索引擎等工具，提高电子文档的查 找和整理效率。同时建立文档目录和索引等辅助手段，方 便快速定位和浏览所需文档。
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会议组织与记录要点
会议筹备：场地布置、设备检查等
1 2 3
场地布置
根据会议类型和规模选择合适的场地，并进行相 应的布置，如安排座位、摆放桌椅、设置讲台等 。
表达技巧
清晰、准确地传达自己的想法和观点，避免使用模糊或含糊不清 的语言。
反馈技巧
及时给予他人积极、建设性的反馈，促进沟通和合作。
领导力素质模型解读
领导力概念
阐述领导力的含义和重要性，以及领导力与管理的区别。
领导力素质模型
介绍领导力素质模型的构成，包括自我认知、人际关系、 团队协作、创新思维等方面。