决议建议书-FI-客户、供应商主数据维护

备件主数据维护管理办法备件主数据是 ERP 系统中备件管理、备件供应的集成信息，是进行备件物料管理的基本条件，为了保证及时、准确地采集和维护备件主数据，满足 ERP 系统正常运行和备件业务运转对数据的需求，特制定本办法。

本办法中主数据是指 ERP 系统(SAP/R3)中支持系统有效运行的备件静态数据，主要包括：物料主数据、供应商主数据、货源清单、采购信息记录。

备件主数据维护原则：一、：相同的主数据在系统中要求有惟一编码，惟一的描述，避免存在数据冗余；二、：主数据信息保持完整，要能够满足相关部门的业务运作需求；三、主数据要符合相应的编码规则和技术规范，能够清晰准确地表达主数据的含义；四、主数据申请维护过程中，要充分体现时效性原则，提高工作效率，及时满足申请部门的需求。

本办法合用于 xxERP 项目上线的总公司、 xx 公司、xx 公司有关部门和生产厂。

备件应用主数据内容：一、模块内主数据( MMBJ 模块)：货源清单、采购信息记录、二、跨模块主数据( MM；MMBJ；SD 模块)：物料主数据、供应商主数据。

备件模块内和跨模块主数据由 XX 总公司设备部备件处负责组织采集相关信息，并进行系统维护。

模块内主数据信息采集维护职责分工：一、货源清单由设备部备件处计划科负责组织采集相关信息，并进行系统维护；二、采购信息记录由设备部备件处价格科负责组织采集相关信息，并进行系统维护。

跨模块主数据信息采集维护职责分工：一、物料主数据由设备部备件处计划科负责组织采集基本视图、分类视图、销售视图、采购视图、库存视图、财务成本视图中的相关信息。

二、供应商主数据由设备部备件处质量管理科负责组织采集采购视图中供应商的相关信息；备件物料主数据维护工作流程：一、各单位备件员根据生产现场备件变化情况，做以下主数据维护工作：(一)对新投产设备、更新改造设备增加的新的备件项目；对在用设备发生的备件项目，按标准机械备件、非标准机械备件(其中：天车备件、皮带机备件、偶合器要与其它非标专用件分开)、小型机械备件、电气备件、计控备件、机车备件、汽车备件、生产工具专业(以下简称各专业)分别提出新增备件物料主数据项目明细；(二)对新投产设备、更新改造设备增加的新的备件项目，在采集物料主数据时，要避免同一物料，多个图纸编号造成的物料不惟一性；(三)新维护的物料项目，必须保证属于备件专业管理范畴且专业划分清晰，同时要做初步询价；(四)新采集的备件物料主数据，物料要严格按照专业要求描述，并要通过 ERP 系统中 MM03 事物代码的查询，保证物料的惟一性，避免重复编码；(五)物料类别码是“61”、“80”、“81”的备件，按照各单位非标准机械备件、生产工具编码规则进行编码；(六)各单位备件员按照专业组织物料主数据采集工作，并按专业输入“备件物料主数据采集维护模板”(附表 1-1 )同时按专业填写“备件物料主数据维护申请表”(附表 2 )，经设备科长审批盖设备科章后，报设备厂长审批签字，加盖厂公章，于每月 10 日至 18 日，报总公司设备部备件处；二、总公司设备部备件处接到“备件物料主数据维护申请”和“备件物料主数据采集维护模板”后，做以下工作：(一)各专业计划员要对新物料是否属于备件专业管理范畴进行严格审核，同时要对新物料的专业分类、描述、物料组、采购组、装用量、备件属性、修复属性、使用寿命；非标准机械备件、生产工具的分量、材质等各字段的填写内容是否完整、准确进行审查；(二)各专业计划员要通过 ERP 系统中 MM03 事物代码逐项进行查询，保证新采集的物料的惟一性，避免同一物料多种描述，多个编码；(三)物料类别码是“60”、“62”、“63”、“64”、“65”、“66”的备件，专业计划员按照物料编码规则进行统一编码；物料类别码是“61”、“80”、“81”的备件，专业计划员依据各单位非标备件编码规则对新物料的编码进行审核；(四)数据维护员依据专业计划员审查后的“备件物料主数据采集维护模板”(附表 1-1 )，在 ERP 系统中进行检测，确认物料主数据是否符合要求，如果物料主数据存在问题，数据维护员在“备件物料主数据维护申请表”上填写意见返给相关专业计划员，专业计划员及时与需用单位备件员核实，并将最终确认需要维护的“备件物料主数据采集维护模板”及“备件物料主数据采集维护申请表”转数据维护员；(五)数据维护员对最终核实确认后的“备件物料主数据收集维护模板”，在 ERP 系统中重新检测，直至符合要求；(六)数据维护员将检测合格的“备件物料主数据采集维护模板”内容，进行系统主数据维护；对 ERP 系统中已有的物料主数据，当发现物料描述不许确、同一物料多个编码、专业分类不许确等问题时，各单位备件员要即时与设备部备件处沟通，由备件处计划员、数据维护员查询物料在 ERP 系统中状态，共同确定处理方案。

主数据维护流程规章制度说明主数据维护流程规章制度说明⽬录主数据维护流程规章制度说明 (1)⽬的 (2)责任 (2)适⽤范围 (2)术语和定义 (2)主数据维护管理流程 (2)制度说明简介 (2)1⽤户权限维护 (3)1.1权限维护流程 (3)1.2表格填写说明 (3)2职责维护 (3)2.1 职责维护流程 (3)2.2表格填写说明 (3)2.3注意事项 (3)3物料数据维护 (4)3.1物料维护流程 (4)3.2注意事项 (4)3.3表格填写说明 (4)4供应商维护 (4)4.1供应商维护流程 (4)4.2表格填写说明 (5)5 审批链维护 (6)5.1审批链维护流程 (6)5.2表格填写说明 (6)6 关键⽤户 (6)7⾮深圳地区维护补充说明 (7)8表格更新说明 (7)9附录 (7)9.1⽤户权限维护申请表 (7)9.2职责维护申请表 (9)9.3物料维护Excel表 (10)9.4供应商维护申请表 (10)9.5审批链维护申请表 (10)⽬的规范主数据维护的流程和表格填写说明，确保ERP主数据的准确性以及所有数据维护都有源可溯，所有主数据维护都将依照此规章制度执⾏。

责任所有涉及ERP主数据维护的⽤户，遵守此规章流程申请将数据维护到ERP系统中。

适⽤范围所有需要提交ERP数据维护的⽣产、⾏政、财务、采购及流程信息化的同事。

术语和定义⽆主数据维护管理流程制度说明简介主数据维护流程规章制度旨在规范主数据维护的流程，确保ERP主数据的准确性以及所有数据维护都有源可溯，所有主数据维护都将依照此规章制度执⾏。

此规章制度将分别说明各个主数据的流程和表格填写规范等。

1、⽤户权限维护2、职责维护3、物料数据维护4、供应商维护5、审批链维护1⽤户权限维护1.1权限维护流程1、下载物料维护申请表格，严格按照表格要求填写。

2、表格填写完成后，需要直属主管签字确认，然后再需要关键⽤户签字审核权限申请是否合理。

3、直属主管和关键⽤户签字确认后，将表格交给主数据维护⼈员，主数据⼈员最后审核表格填写是否规范，然后进⾏权限维护。

客户主数据维护流程
BPD_SD101
BPD_SD101 -2008
前言
随着SAP项目的推进，需对原有业务流程进行梳理。

项目组根据ERP的原则，结合公司的现状，制订本流程。

本流程描述未来在SAP中处理业务的详细流程定义，其中所涉及的SAP功能已得到项目组成员的接受。

客户主数据维护流程
1 范围
本流程适用于供应商主数据中以下两个部分业务：
——客户主数据的建立
——客户数据的修改及维护
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

3 定义
1.存在业务数据的客户不能进行删除，只能作冻结处理。

2.对已维护但无业务的客户可先进行冻结，有业务时再取消冻结。

3.正确维护客户的货币类型、收付条款、统驭科目。

4 业务流程所带来的相关改变
由业务部门提供客户资料，财务部进行维护。

可以更好的控制供应商增减及变更。

同时提高供客户数据的准确性。

BPD_SD101 -2008 5 客户主数据维护流程
BPD_SD101 -2008 40客户主数据
BPD_SD101 -2008 5 业务流程的详细步骤
BPD_SD101 -2008
附录 A
（规范性附录）。

供应商主数据1.供应商主数据的概念供应商主数据用于物料管理MM和财务管理FI模块，主要用于采购、发票确认以及付款等业务中，集中存储并可以在相应组织级别上维护和使用。

2.供应商主数据的结构3.供应商主数据屏幕字段的属性控制3.1. 属性值级优先顺序隐藏>显示>必输>可选3.2. 影响因素（1）供应商账户组（2）事务代码（3）采购组织4.供应商主数据的关键字段4.1. 科目组（1）号码范围（2）是否一次性供应商（3）供应商屏幕字段属性（4）业务合作伙伴方案4.2. 贸易伙伴贸易伙伴中的值为公司，出具合并报表。

4.3. 总部4.4. 客户及结算客户实际业务中，某外部公司既是本公司的客户，又是本公司供应商，往来账需要将此外部公司应收和应付对冲（SAP中的清账）。

如果没有启用既是客户又是供应商功能，就需要在FI中做转账凭证；如果启用此功能，F-44或F-32清账时，应收和应付就可以直接对请，此时需要分别在供应商和客户主数据中进行以下维护：1.供应商主数据（1）客户字段维护客户主数据（2）勾选结算客户2.客户主数据（1）供应商字段维护供应商主数据（2）勾选结算供应商4.5. 检查双重发票勾选勾选供应商公司代码层数据中的检查双重发票，在发票校验时，系统会检查以下6个项目，若都相同时系统消息提示有相同发票。

消息号：M8 462请检查是否发票已按后勤发票凭证编号&输入，该消息号属性可配置。

（1）供应商（2）货币（3）公司代码（4）发票总金额（5）发票日期（6）参考凭证4.6. 工厂STO业务中供应商对应的发货工厂。

5. 一次性供应商6. 供应商的业务合作伙伴6.1. 供应商的业务合作伙伴（1）定义供应商合作伙伴方案（2）将合作伙伴分配给合作伙伴方案（3）将合作伙伴方案分配给账户组6.2. 采购订单的业务合作伙伴（1）定义采购订单合作伙伴方案（2）将合作伙伴分配给合作伙伴方案（3）将合作伙伴方案分配给采购订单类型7. 供应商主数据的透视表8. 供应商主数据的维护袁江吕2017年8月23日。