项目档案管理规范
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1 / 23 《软件项目档案管理细则》
一、建档目的：
为统一规范公司项目文档编号、归档、调档、查阅，特制定本管理制度。
二、职责
（一）部门职责
1、技术安全部为公司项目档案的管理部门，负责对公司的项目档案资料实行统一收集、整理、归档、借阅及增补管理。
2、项目立项后项目开发进度受技术安全部进行全程跟踪，直至软件生命周期结束。若出现阶段性资料不完整，则项目不可进入下一阶段，各部门主管负责提供本项目各阶段所需备份的相关资料，档案管理员进行审核，合格的资料将被作为有效文件收录归档，档案管理员有权退回不合格文件至原部门并要求资料提供者进行修改。在交接有效文件时，各部门主管须填写《资料归档登记表》，并与档案管理员共同签字确认。（《项目资料备份登记表》详见附件三）
3、技术安全部成员须遵纪守法、忠于职守，严格履行公司《保密协议》和《*****天鼎项目档案管理细则》，保守公司技术、客户信息、档案内容等商业机密。
4、技术安全部成员如出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。
（二）人员职责：
部门 职责 备注
总 助 1、负责审查整个项目归档资料的完整性
2、负责项目文件查阅、借出、增补的初步审批
3、负责监督档案管理员的备档工作
销售部主管 1、负责项目前期客户资料收集与整理；
2、负责审核并移交前期备档阶段的相关文档、编制目录和移交归档
3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》
程序部主管 1、负责项目前期客户资料、需求的收集与整理；
2、负责审核并移交前期备档阶段的相关文档、编制目录和移交归档
3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》
美工部主管 1、负责项目前期客户资料收集与整理；
2、负责审核并移交《页面确认单》
3、负责审核并移交界面设计稿源文件及界面切图源文件
4、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》
测试部主管 1、负责审核并移交《测试资料》
2、负责审核并移交《培训资料》
3、负责定期跟踪客户服务，审核并移交作为补充备档的《客户服务确认单》
档案管理员 1、负责审核各部门提交材料的完整性
2、负责项目档案的生成及日常管理（借阅）
3、负责项目档案的后期追加补充
档案备份员 1、协助档案管理员在封装阶段的刻盘
2、对项目光盘进行定期版本管理及维护 2 / 23 三、项目备份流程:
项目档案管理保持与项目开展同步原则，依据项目进度，结合各环节特点，制定项目归档计划。
（一）工作流程图：
技术安全部档案负责人进行整理归档
后期档案动态管理 退回原部门修改 收集各部门在项目各节点需存档的资料
交技术安全部
送 达
各部门项目负责人填写《项目资料归档登记表》，技术安全部档案负责人员签字确认。
形成档案 建 档 根据商务部提供的《合同》
各部门提供项目需存档的资料
N
Y
更新档案，重新刻盘 刻盘并封装
技术安全部检查，清点资料是否完整
各部门项目负责人提交《用户服务确认单》并再次填写《项目资料归档登记表》，技术安全部档案负责人员签字确认。 技术安全部检查，清点资料是否完整
退回原部门修改 N
Y 送 达 交技术安全部 3 / 23 （二）具体流程说明
序号 阶段 内容
1 建档前 注：即项目启动前期，需要备份材料。
程序部提供：《项目调研报告》、《项目设计方案》
销售部提供：《项目实施方案及报价》，经客户确认，达成《合同》。
2 建档 依据《合同》,确认立项，销售部提供：《客户项目基本资料》。
3 收集 在项目启动会后，档案管理员需收集各部门在立项前及项目开展过程中所产生的需备份资料，并审核相关资料的完整性，（具体文档参考四）
4 归档 按不同客户（客户分为A、B、C级别），不同项目、不同时间、不同部门分类整理资料
5 封装 刻盘并封存至档案盒中。
6 管理 如后期继续为该客户提供服务，则各部门将产生《用户服务确认单》或《需求变更说明书》，技术安全部应在审核资料完整性后，及时补充完善项目档案。
四、项目备份具体措施
（一）项目备份清单
项目档案类别与项目研发类别一一对应（《项目分类备份清单》，详见附件一） 序号 部门 备份类别 备档阶段 具体内容
1 销售部 电子资料 建档前 《调研报告》、《项目实施方案》、《项目报价》
建档 《客户项目基本资料信息》
纸质资料 建档 《合同》、《客户项目基本资料信息》
收集、归档 《需求验收单》
补充、归档 《需求变更文档》《需求变更验收单》、《客户服务验收单》
2 美工部 电子资料 收集、备档 界面效果图源文件、界面效果切图
纸质资料 收集、归档 《页面确认单》
3 程序部 电子资料 收集、备档 项目源代码、项目数据库、项目数据字典
纸质资料 收集、归档 必要文档：
《整体项目开发计划》、《项目需求文档》、《需求确认书》、《详细设计说明书》、《数据库设计报告》、《客户验收单》
非必要文档：
《项目调研报告》、《项目设计方案》、《界面原型图》、
注：程序部的文档是根据项目级别划分的
补充、归档 《维护登记表》
4 测试部 电子资料 测试 收集、备档 《项目测试计划书》、《项目测试用例》、《项目测试总结报告》
培训 收集、备档 《项目培训计划》、《用户使用手册》或《用户使用视频》、《用户使用说明书》、《培训总结报告》
纸质资料 测试 收集、归档 《项目测试总结报告》
培训 收集、归档 《培训总结报告》、《项目培训计划》、
补充 收集、归档 《客户服务验收单》 4 / 23 （二）备档资料规范
各部门主管及时提供项目各阶段所需备档资料，备档资料即电子资料。档案管理员负责审核，合格资料作为有效文件收录归档，并通知部门主管开启项目下一阶段，同时双方在《项目资料备份登记表》签字确认，并填写交接时间。
1、目录规范：
1）一级目录——“客户名称简写”如：消防
2）二级目录——“客户名称简写”-“项目名称简写”-“年”如：消防-内网-2014
3）三级目录——“部门名称简写”+“备份”如：程序备份
4）四级目录——“客户名称拼音简写”-“项目名称拼音简写”-“资料类型简写”+“部门编号”-“年月”-“版本号”
如：XF-NW-DM2-2014.05
2、内容组成：
1）设计备份：界面源文件、界面切图
2）程序备份：项目代码、项目数据库、项目数据字典
3）文档：各部门文档
4）视频：使用视频
补充说明：“目录规范”与“内容组成”均为档案管理员在备档时，实际生成路径。
3、命名规则：
部门 命名规则 备注
销售部 1、一级目录：
即各部门提交备档的文件夹或压缩包。
“客户名称简写”-“项目名称简写”-“部门名称”-“年月日”
如：消防-内网-程序-20140527
2、二级目录：
即文件夹或压缩包中的文档或文件夹，命名规则：
文档：“客户名称拼音简写”-“项目名称拼音简写”-“资料类型简写”-“部门编号”-“文档名称简写”
文件夹：“客户名称拼音简写”-“项目名称拼音简写”-“资料类型简写”-“部门编号”
如：XF-NW-WD2-需求分析 XF-NW-SJ3 XF-NW-QT3 XF-NW-DB2
3、补充文本清单：
各部门主管在提供压缩包的同时附带一份文本文档，详列压缩包内容，便于管理员核对。
如：消防-内网-程序-20140527：1、DD 2、DB 3、DM 4、《需求验收单》
档案管理员核对后双方签字确认。 部门编号：
销售部——1
程序部——2
设计部——3
测试部——4
程序部 文件类型简写：
文档-WD
效果图-SJ
切图-QT
源代码-DM
数据库-DB
数据字典-DD 设计部
测试部 如图： 5 / 23 4、补充说明
1）备份资料命名规则、编号规则均由档案管理员统一制定；
2）项目立项后，各部门主管应主动遵守备档资料规范，及时审核移交各阶段相关备档文件，便于档案管理员统一开展备档工作。
（三）归档资料规范管理
1、整理
1）归档资料:各部门主管负责审核并移交项目进程各阶段产生的相关文档，档案管理员审核确认资料完整性后填写《项目归档清单》和《项目归档索引表》，并将纸质资料归入档案盒中保存。（①《项目归档清单》，详见附件四 ②《项目归档索引表》，详见附件六）
2）备档资料保存：电子资料汇总后，由档案备份员刻录光盘，档案管理员填写《项目备档光盘索引表》。（《项目光盘索引表》，详见附件七）
2、档案盒规格：
1、档案盒竖向标签：标注该档案盒的主题
2、档案盒横向标签：标注该档案盒的自身信息（《档案盒规格》，详见附件八）
3、档案盒背面索引：记录该档案盒中内容明细，若单个项目独占一盒，此处为《项目归档清单》，若多项目同在一盒，此处则为《项目归档索引表》（《项目归档所引表》，详见附件六）
3、核对
档案管理员应根据各部门主管提供的补充文本清单，进行核对，确认移交项目资料与清单一致后签字确认并注明归档日期。
（四）增补管理：
1、增补材料
项目后期，档案管理员需要根据项目具体情况对档案内容进行增补，增补材料由项目经理及时形成文件并移交档案管理员，内容包括系统交付阶段客户变更需求产生：《需求变更文档》、《需求变更验收单》；以及系统维护阶段产生的：《客户服务验收单》、《维护登记表》。
2、增补管理：
1）项目后期的产生的额外备档文件，须经部门主管审核、总助阅，移交双方在《资料归档登记表》上签字方可增补归档，增补文档按一般文件归档来管理。
2）档案管理员必须列明文件增补的时间；
3）档案管理员负责在规定时间内督促相关人员增补文件、催交及归档工作；
五、调阅管理
调阅范围采取分级查阅，统一审批管理，原则上不得借离公司。
