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档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
第1篇第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
（二）依法管理原则：档案管理必须依法进行，严格执行国家档案管理的法律法规和标准。
（三）规范管理原则：档案管理应规范化、标准化，确保档案的质量和利用效率。
（四）保密原则：档案管理必须严格遵守国家保密规定，确保档案信息安全。
第四条本单位档案管理部门负责组织实施本规定，并对档案管理进行监督检查。
第二章档案收集与整理第五条档案收集范围：（一）本单位产生的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
（二）上级机关、其他单位发来的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
（三）涉及本单位业务的各类合同、协议、证书、报表、统计数据等。
第六条档案收集要求：（一）档案收集应全面、准确、及时。
（二）档案收集应保持档案的原始性、完整性。
（三）档案收集应确保档案的真实性、可靠性。
第七条档案整理要求：（一）档案整理应遵循档案分类、编目、装订等规范。
（二）档案整理应保持档案的系统性、连续性。
（三）档案整理应便于检索和利用。
第八条档案整理程序：（一）对收集到的档案进行分类、鉴定、整理。
（二）编制档案目录、索引。
（三）对整理好的档案进行编号、装订。
第三章档案保存与保护第九条档案保存期限分为永久、长期、短期三种。
第十条永久保存的档案范围：（一）国家法律法规和政策性文件。
（二）本单位制定的规章制度、发展规划、重要会议纪要等。
（三）本单位涉及国家安全、重大利益、重大决策、重要活动的档案。
（四）本单位重要合同、协议、证书、报表、统计数据等。
第十一条长期保存的档案范围：（一）本单位一般性文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
深圳市城建档案整理规范第一条为规范城建档案的整理工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范，结合本市实际，制定本规范。
第二条本规范适用于本市城建档案的整理及接收进馆工作。
第三条建设单位应当做好工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件材料的收集、组卷归档工作，组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、收集和组卷归档工作，并对上述单位移交的工程档案进行汇总和统一编号编目。
第四条勘察、设计、施工、监理等单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后向建设单位移交。
第五条建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并向建设单位移交；各分包单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后及时向总包单位移交。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程档案并向建设单位移交。
第六条归档文件的质量要求（一）归档的工程文件应当为原件。
（二）工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（三）工程文件的内容必须真实、完整、准确，与工程实际相符合。
（四）工程文件应当采用耐久性强的书写材料，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（五）工程文件中文字材料幅面尺寸规格应当为A4幅面（297mm×210mm），图纸应当采用国家标准图幅。
（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应当是新图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（七）所有竣工图均应当加盖竣工图章，竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，并签署完备。
竣工图章应当使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。
（八）利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文件的整理单位。
3.4档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
关于进一步规范全市档案收集整理归档工作的通知各乡（镇）、市直党政机关及群团组织：根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的规定，为保护档案、资料的齐全和完整，便于档案的安全保管，防止档案资料的遗失与损毁，为进一步规范全市档案的收集、整理、归档工作，现将档案收集工作、档案整理规则及档案管理制度予以印发，请准照执行。
卫辉市档案局2018年8月10日档案收集工作收集工作就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续把散存在机关内各部门和个人手中的文件材料加以清交、聚集的工作。
一、收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
二、收集工作的基本原则齐全完整是收集工作的基本原则。
齐全是对整体而言,把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来,谓之齐全。
完整是对个体而言,把一份文件的正件与附件、印件与底稿等,不缺件、不少一页地都收集起来,谓之完整。
齐全完整要始终贯穿整个收集工作以至整个立卷归档工作全过程。
为保证这一原则的贯彻落实,必须注意抓好以下几项工作。
1.全面收集收集文件要有整体意识,即不论是本机关制发的,还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的;不管是单位保存的,还是单位领导或各部门以及个人存放的;不管是文字材料,还是图纸、报表、声像材料;不管是现实的,还是以往的,只要是在机关工作活动中形成和使用的文件材料,都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。
2.重点收集在全面收集的同时,还要注意重点收集。
从机构方面讲,本机关的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。
从个人方面讲,单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。
从文件内容讲,记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料是收集的重点。
档案室照片档案的收集一、照片的归档制度建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。
照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。
需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。
这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。
档案馆档案整理规范及要求(1)郑州市项目档案整理规范及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。
如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。
1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
齐全：齐全是对整体而言。
对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。
完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。
准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。
系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。
2、归档的文件应为原件。
确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。
3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。
5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。
不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。
四、归档时间1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。
2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。
3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。
5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。
设备开条箱文件即时归档。
设备文件由代建单位负责收集、整理。
五、归档份数1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。
在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。
本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。
并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
七、归档手续档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表一、工程准备阶段二、监理文件三、施工文件1、建筑安装工程（1）土建部分（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（3）室外工程2、市政基础设施工程四、竣工图五、竣工验收文件建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1 项目建议书永久∨2 项目建议书审批意见及前期工作通知书永久∨3 可行性研究报告及附件永久∨4 可行性研究报告审批意见永久∨5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久∨6 专家建议文件永久∨7 调查资料及项目评估研究材料长期∨二建设用地、征地、拆迁文件1 选址申请及选址规划意见通知书永久∨2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久∨3 拆迁安置意见、协议、方案等长期∨4 建设用地规划许可证及其附件永久∨5 划拨建设用地文件永久∨6 国有土地使用证永久∨三勘察、测绘、设计文件1 工程地质勘察报告永久永久∨2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久∨3 建设用地钉桩通知单（书）永久∨4 地形测量和拨地测量成果报告永久永久∨5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期∨6 初步设计图纸和说明长期长期7 技术设计图纸和说明长期长期8 审定设计方案通知书及审查意见长期长期∨9 有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久∨10 施工图及其说明长期长期11 设计计算书长期长期12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期∨四招投标文件1 勘察设计招投标文件长期2 勘察设计承包合同长期长期∨3 施工招投标文件长期4 施工承包合同长期长期∨5 工程监理招标文件长期6 监理委托合同长期∨五开工审批文件归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆1 建设项目列入年度计划的申报文件永久∨2 建设项目列入年度计划的批文或年度计划项目表永久∨3 规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4 建设工程规划许可证及其附件永久∨5 建设工程开工审查表永久6 建设工程施工许可证永久∨7 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期∨8 工程质量监督手续长期∨六财务文件1 工程投资估算材料短期2 工程设计概算材料短期3 施工图预算材料短期4 施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1 工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期∨2 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期∨3 工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期∨监理文件1 监理规划①监理规划长期短期∨②监理实施细则长期短期∨③监理部总控制计划等长期短期2 监理月报中的有关质量问题长期长期∨3 监理会议纪要中的有关质量问题长期长期∨4 进度控制①工程开工／复工审批表长期长期∨②工程开工／复工暂停令长期长期∨5 质量控制①不合格项目通知长期长期∨②质量事故报告及处理意见长期长期6 造价控制①预付款报审与支付短期②月付款报审与支付短期③设计变更、洽商费用报审与签认长期④工程竣工决算审核意见书长期∨7 分包资质①分包单位资质材料长期②供货单位资质材料长期③试验等单位资质材料长期归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆8 监理通知①有关进度控制的监理通知长期长期②有关质量控制的监理通知长期长期③有关造价控制的监理通知长期长期9 合同与其他事项管理①工程延期报告及审批永久长期∨②费用索赔报告及审批长期长期③合同争议、违约报告及处理意见永久长期∨④合同变更材料长期长期∨10 监理工作总结①专题总结长期短期②月报总结长期短期③工程竣工总结长期长期∨④质量评价意见报告长期长期∨施工文件一建筑安装工程(一) 土建（建筑与结构）工程1 施工技术准备文件①施工组织设计长期②技术交底长期长期③图纸会审记录长期长期长期∨④施工预算的编制和审查短期短期⑤施工日志短期短期2 施工现场准备①控制网设置资料长期长期∨②工程定位测量资料长期长期∨③基槽开挖线测量资料长期长期∨④施工安全措施短期短期⑤施工环保措施短期短期3 地基处理记录①地基钎控记录和钎探平面布点图永久长期∨②验槽记录和地基处理记录永久长期∨③桩基施工记录永久长期∨④试桩记录长期长期∨4 工程图纸变更记录①设计会议会审记录永久长期长期∨②设计变更记录永久长期长期∨③工程洽商记录永久长期长期∨5 施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告①砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、长期∨归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆防腐材料、轻集料试验汇总表②砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期∨③砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期∨④预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期∨⑤工程物质选样送审表短期⑥进场物质批次汇总表短期⑦工程物质进场报验表短期6 施工试验记录①土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期∨②土壤（素土、灰土）击实试验报告长期∨③砂浆配合比通知单长期④砂浆（试块）抗压强度试验报告长期∨⑤混凝土配合比通知单长期⑥混凝土（试块）抗压强度试验报告长期∨⑦混凝土抗渗试验报告长期∨⑧商品混凝土出厂合格证、复试报告长期∨⑨钢筋接头（焊接）试验报告∨⑩防水工程试水检查记录⑾楼地在、屋面坡度检查记录⑿土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期∨7 隐蔽工程检查记录①基础和主体结构钢筋工程长期长期∨②钢结构工程长期长期∨③防水工程长期长期∨④高程控制长期长期∨8 施工记录①工程定痊测量检查记录永久长期∨②预检工程检查记录短期③冬施混凝土搅拌测温记录短期④冬施混凝土养护测温记录短期⑤烟道、垃圾道检查记录短期⑥沉降观测记录长期∨⑦结构吊装记录长期⑧现场施工预应力记录长期∨⑨工程竣工测量长期长期∨⑩新型建筑材料长期长期∨施工新技术长期长期∨归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆9 工程质量事故处理记录永久∨10 工程质量检验记录①检验批质量验收记录长期长期长期②分项工程质量验收记录长期长期长期③基础、主体工程验收记录永久长期长期∨④幕墙工程验收记录永久长期长期∨⑤分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期∨(二) 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1 一般施工记录①施工组织设计长期长期②技术交底短期③施工日志短期2 图纸变更记录①图纸会审永久长期∨②设计变更永久长期∨③工程洽商永久长期∨3 设备、产品质量检查、安装记录①设备、产品质量合格证、质量保证书长期∨②设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期③设备安装记录长期长期∨④设备试运行记录长期∨⑤设备明细表长期∨4 预检记录短期5 隐蔽工程检查记录长期长期∨6 施工试验记录①电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期∨②楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期∨③变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期∨④给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期∨⑤电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期∨⑥电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告长期∨7 质量事故处理记录永久长期归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆8 工程质量检验记录①检验批质量验收记录长期长期长期②检验批质量验收记录长期长期长期③分部（子分部）工程质量验收记录永久长期长期∨(三) 室外工程1 室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期∨2 室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件长期∨二市政基础设施工程(一) 施工技术准备1 施工组织设计短期短期2 技术交底长期长期3 图纸会审记录长期长期∨4 施工预算的编制和审查短期短期(二) 施工现场准备1 工程定位测量资料长期长期∨2 工程定位测量复核记录长期长期∨3 导线点、水准点测量复核记录长期长期∨4 工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期∨5 施工安全措施短期短期6 施工环保措施短期短期(三) 设计变更、洽商记录1 设计变更通知单长期长期∨2 洽商记录长期长期∨(四) 原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告1 砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表长期∨2 砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告长期∨3 水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表长期∨4 水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告长期∨5 混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表长期∨归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆6 混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料长期∨7 厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表长期∨8 厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明长期∨9 设备开箱报告短期(五) 施工试验记录1 砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表长期∨2 道路压实度、强度试验记录①回填土、路床压实度试验及土质的最大干密谋和最佳含水量试验报告长期∨②石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告长期∨③道路基层混合料强度试验记录长期∨④道路面层压实度试验记录长期∨3 混凝土试块强度试验记录①混凝土配合比通知单短期②混凝土试块强度试验报告长期∨③混凝土试块抗渗、抗冻试验报告长期∨④混凝土试块强度统计、评定记录长期∨4 砂浆试块强度试验记录①砂浆配合比通知单短期②砂浆试块强度试验报告长期∨③砂浆试块强度统计评定记录长期∨5 钢筋（材）焊、连接试验报告长期∨6 钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录长期7 桩基础试（检）验报告长期∨8 工程物质选样送审记录短期9 进场物质批批次汇总记录短期10 工程物质进场报验记录短期(六) 施工记录1 地基与基槽验收记录①地基钎探记录及钎探位置图长期长期∨②地基与基槽验收记录长期长期∨③地基处理记录及示意图长期长期∨2 桩基施工记录①桩基位置颊示意图长期长期∨归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆②打桩记录长期长期∨③钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录长期长期∨④钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录长期长期∨3 构件设备安装和调试记录①钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期∨②厂（场）、站工程大型设备安装调试记录长期长期∨4 预应力张拉记录①预应力张拉记录表长期∨②预应力张拉孔道压浆记录长期∨③孔位示意图长期∨5 沉井工程下沉观测记录长期∨6 混凝土浇灌记录长期7 管道、箱涵等工程项目推进记录长期∨8 构筑特沉降观测记录长期∨9 施工测温记录长期10 预制安装水池壁缠绕钢丝应力测定记录长期∨(七) 预检记录1 模板预检记录2 大型构件和设备安装前预检记录短期3 设备安装位置检查记录短期4 管道安装检查记录短期5 补偿器冷拉及安装情况记录短期6 支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录短期7 供水、供热、供气管道吹破（冲）洗记录短期8 保温、防腐、油漆等检查记录短期(八) 隐蔽工程质量检查（验收）记录长期长期∨(九) 隐蔽工程质量检查评定记录1 工序工程质量评定记录长期长期2 部位工程质量评定记录长期长期3 分部工程质量评定记录长期长期∨(十) 功能性试验记录1 道路工程的弯沉试验记录长期∨2 桥梁工程的动、静载试验记录长期∨3 无压力管道的严密性试验记录长期∨4 压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录长期∨5 水池满水试验长期∨6 消化池气密性试验长期∨7 电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期∨8 电气照明、动力试运行记录长期∨归 档 文 件建设单位 施工单位 设计单位 监理单位 城建档案馆 9 供热管网、燃气管网等管网试运行记录 长期 ∨ 10 燃气储罐总体试验记录 长期 ∨ 11电讯、宽带网等试运行记录长期 ∨ (十一) 质量事故及处理记录 1 工程质量事故报告 永久 长期 ∨ 2工程质量事故处理记录永久 长期 ∨ (十二) 竣工测量资料 1 建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久 长期 ∨ 2地下管线工程竣工测量记录 永久长期 ∨ 竣 工 图一 建筑安装工程竣工图 (一) 综合竣工图 1 综合图∨ ① 总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等） 永久 长期 ∨ ② 竖向布置图永久 长期 ∨ ③ 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 永久 长期 ∨ ④ 电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图 永久 长期 ∨ ⑤ 设计总说明书 永久 长期 ∨ 2 室外专业图 ① 室外给水 永久 长期 ∨ ② 室外雨水 永久 长期 ∨ ③ 室外污水 永久 长期 ∨ ④ 室外热力 永久 长期 ∨ ⑤ 室外燃气 永久 长期 ∨ ⑥ 室外电讯 永久 长期 ∨ ⑦ 室外电力 永久 长期 ∨ ⑧ 室外电视 永久 长期 ∨ ⑨ 室外建筑小品 永久 长期 ∨ ⑩ 室外消防 永久 长期 ∨ 室外照明 永久 长期 ∨室外水景 永久 长期 ∨ 室外道路 永久 长期 ∨室外绿化 永久 长期 ∨ (二) 专业竣工图 1 建筑竣工图 永久 长期 ∨ 2 结构竣工图永久 长期 ∨ 3 装修装饰工程竣工图 永久 长期 ∨ 4 电气工种智能化工程竣工图 永久 长期 ∨ 5 给排水工程消防工程竣工图永久长期∨ 11 12 1314归档文件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆6 采暖通风空调工程竣工图永久长期∨7 燃气工程竣工图永久长期∨二市政基础设施工程竣工图1 道路工程永久长期∨2 桥梁工程永久长期∨3 广场工程永久长期∨4 隧道工程永久长期∨5 铁路、公路、航空、水运等交通工程永久长期∨6 地下铁道等轨道交通工程永久长期∨7 地下人防工程永久长期∨8 水利防灾工程永久长期∨9 排水工程永久长期∨10 供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程永久长期∨11 高压架空输电线工程永久长期∨12 污水处理、垃圾处理处置工程永久长期∨13 场、厂、站工程永久长期∨竣工验收文件一工程竣工总结1 工程概况表永久∨2 工程竣工总结永久∨二竣工验收记录(一) 建筑安装工程1 单位（子单位）工种质量验工验收记录永久长期∨2 竣工验收证明书永久长期∨3 竣工验收报告永久长期∨4 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久∨5 工程质量保修书永久长期∨(二) 市政基础设施工程1 单位工程质量评定表及报验单永久长期∨2 竣工验收证明书永久长期∨3 竣工验收报告永久长期∨4 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久长期∨5 工程质量保修书永久长期∨三财务文件1 决算文件2 交付使用财产总表和财产明细表永久长期∨四声像、缩徽、电子档案1 声像档案①工程照片永久∨②录音、录像材料永久∨11。
