浅析档案信息数据库的建设

浅谈图书馆档案管理数字化建设摘要：图书馆档案是图书馆管理的重要组成部分，在十二五期间，图书馆网络实现三网融合势在必行，因此必须做好图书馆档案数字化准备。

图书馆档案数字化建设基础有三：前期的调研工作和配套的文件管理程序；形成一定规模的数字化档案数据库；人才因素。

数字化配套设施主要包括设备体系和管理系统。

关键词：图书馆；档案；数字化21世纪是信息数字化的全新时代,信息技术的发展和互联网技术应用,图书馆档案正在以数字化的形式收集、存储,用有序的数字化模式管理已是必然趋势。

图书馆档案是人们在图书馆工作实践中直接形成的具有保存、参考价值并按一定规律保存起来以备查考的原始文件资料。

它包括上级领导对图书馆工作的指示和要求、图书馆工作规划和总结、重要会议和活动的记录、日常业务工作、各种统计记录、人员情况等原始材料,是图书馆各个历史时期的客观反映,是图书馆事业发展的历史凭据。

图书馆档案数字化建设是将现有的各种载体的图书馆档案，通过与计算机硬件、软件相结合，实现其数字化存储的过程。

图书馆档案数字化将为图书馆资料网络化管理奠定基础，为图书馆档案信息化建设奠定基础。

一、图书馆档案数字化建设的内在理念1、确保保存“记忆”功能的实现所谓“记忆”就是对“历史”的保存。

图书馆部门是为读者实现信息输入的专业部门，随着图书馆信息素养教育的广泛开展，数字素养能够突出地表现21世纪的数字化潮流和数字图书馆的发展需要，当代数字文化、数字素养、数字目录学、数字化管理的可持续与图书馆相关服务体系有着十分重要的现实意义。

在“十二五”期间，图书馆事业面临着转型超越和持续发展，加快全面数字化建设，是图书馆的生存之本。

在此期间，图书馆既要重视数字资源和新资源、新媒体的揭示报道、知识管理与有效利用等，也要重视纸质资源的书目控制、导读与深度开发，还要特别重视文献遗产的数字化保护，利用信息技术保存与利用民族文献遗产，建设图书馆数字化和知识化服务平台，促进图书馆的资源建设与知识服务。

当今社会,以计算机为核心的现代信息技术已广泛应用于各个领域,并引发了社会生产和生活方式的巨大变革。

将计算机技术应用于档案管理,是档案工作顺应时代发展的必然选择。

而建立档案机读目录数据库则是利用计算机技术管理档案的第一步,也是档案信息化的基础。

一、档案目录数据库的设计档案机读目录是指通过对档案案卷或文件内容、形式进行加工、处理,利用计算机档案管理系统进行录入,转化成机读数据,所形成的档案二次文献信息。

它能够被计算机识别读出,用以检索档案案卷或文件内容。

建立档案机读目录的目的是实现计算机检索,为此,必须将著录条目信息有组织地存入计算机系统。

数据库是存储档案目录信息的最佳选择,数据库按照一定的数据模型,将具有相互联系的结构化信息以特定的方式存储起来,构成数据集合。

档案目录数据库的设计有两个方面:一是确定档案著录条目信息数据格式;二是选择数据库管理系统。

(一)确定档案著录条目信息数据格式确定档案著录条目信息的数据格式,就是在设计档案目录数据库时,具体规定著录项目和各项目的著录格式。

《档案著录规则》和《机读目录格式》以标准形式规定了档案著录项目,其中有正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词等必要项目,其余为选择项目,这意味着不同的档案目录系统在可选项目上可能不同。

同时,CNMARC并未硬性规定著录项目的数据格式,数据格式弹性较大。

此外,由于档案检索通常只是档案管理系统的一个功能模块,《档案著录规则》中所规定的记录项目只是整个档案数据库数据的一部分,完整的条目信息可能包括更多的记录项,如全宗名称、全宗号、归档时间、利用人次等。

这些可变因素,必须审慎选定,因为它们关系到能否与其他数据库或网络兼容并交换目录信息。

由于计算机信息管理具有“一次输入,多次输出”的特点,笔者认为,档案机读目录数据库信息项目应尽量齐全,尽可能包含档案中所有具有检索意义和能反映档案性质和内容的信息,以满足计算机日常管理、检索、统计、利用等要求。

1档案信息化建设中存在的问题1.1传统思维定势与认识上的误区制约了信息化建设工作的顺利开展1)指导思想脱离实际,没有结合工作实际,与本单位的信息化发展水平脱节,不考虑档案利用的需求,将信息化建设视为一种政绩、形象,或者被动应付,按上级档案部门的要求完成任务,为信息化而信息化,不同程度地存在重建设轻管理、重形式轻内容的现象。

2)对信息化工作认识深度不够。

对信息化工作存在过高的期望,在建设过程中面面俱到、全面实施,希望毕其功于一役,或者盲目追求系统的完善,但由于目标不切实际,要求过高,最后还是限于经费、人手与时间,达不到预期的效果。

或对其复杂性估计不足,不能充分认识到档案信息化建设是一项涉及各种数据库、网络建设和应用系统开发等方面复杂的系统工程。

3)将信息工作与基础业务工作割裂开来,重信息化建设轻基础性工作。

一些人以为只要借助网络等计算机技术,做好信息化工作就可以解决档案工作的所有问题。

由此而忽视了档案基础业务的建设。

殊不知,业务工作是信息化工作的基础,没有扎实、规范、标准的基础工作,不认认真真地做好档案的收集、整理、开发和利用工作,信息化工作则无从谈起,也无异于空中楼阁。

1.2缺乏统一标准和规范,法律法规不完善档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。

但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性,软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

同时,在日常档案管理中只有根据其来源,才能形成相应的法律责任。

而在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。

原本清晰的法律责任界限变得模糊,缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值,相关法律条例的制定迫在眉睫。

浅谈档案信息化建设作者：刘英来源：《科学导报·学术》2019年第43期如今，信息化发展日新月异，面对强大的社会信息互联网络热潮，对于拥有社会信息资源重要组成部分的档案工作，加强档案信息互联网络的研究和建设，以满足社会日益增长的档案信息需求，确保档案事业健康持续地发展，将有着十分重要而深远的意义。

一、档案信息化建设的重要性档案信息化指的是档案工作的现代化，就是通过现代通信技术和设备，将众多档案管理的计算机联接在一起，组成庞大的多媒体信息互联网络，实现档案信息资源的高度共享。

这是社会发展的客观需要，也是档案工作发展的必然趋势。

1、必须面对的新挑战。

进入新世纪新时代，档案工作已由封闭状态向开放性转变，档案馆服务的对象也由单纯为政府工作查考服务转向为政府宏观调拨和科学决策为主，并为广大杜会公众服务上来。

为适应时代和社会发展的需要，档案馆工作的重心应从过去的档案实体管理转移到档案信息管理上来，要把静态性的档案信息用先进的网络设施传输出去，使之服务于社会，服务于现代化建设，实现其社会价值和经济价值。

这就要求档案以较高的信息存贮、处理和输出速度，高质量地为社会服务，以满足政府和社会公众不受时间和空间的限制而快速获取和沟通所需求的档案信息。

2、信息社会发展的迫切要求和机遇。

信息资源作为杜会生产的主要资源，它的开发和利用成为生产力发展的重要体现，而人们的人力和时间也更多地花在计算机的交谈和处理上。

日新月异的网络技术体现出信息交流的快速性、傳播和联系的广泛性、用户交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服务的多样性等特点，这对传统的信息交流形式产生了革命性的影响，同时也对拥有社会重要信息资源的档案部门提出了严峻的挑战。

因此，档案信息只有踏上网络化的快车，才能适应信息网络时代的潮流，推进档案事业的健康发展。

二、档案信息化建设的优越牲1、方便档案的利用和开发。

档案信息网络是一种管理系统，使档案信息的远距离传输成为现实。

档案信息化建设的六项基本内容和目标下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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数字化档案室建设方案随着信息技术的高速发展，数字化档案室已经成为越来越多机构和组织的必需品。

数字化档案室不仅可以提高档案管理的效率和安全性，还能够方便用户的查阅和利用。

本文将就数字化档案室的建设方案进行讨论，并提出一些建议。

一、建设背景和意义随着信息时代的到来，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代社会对档案管理的需求。

数字化档案室的建设可以有效地提升档案管理的效率和可靠性，方便用户的查阅和利用。

数字化档案室的建设对于提高工作效率、节约空间、保护档案安全等方面具有重要意义。

二、数字化档案室建设的目标1. 提高档案管理的效率：将纸质档案数字化可以减少档案的存储和检索时间，提高工作效率。

2. 增强档案的安全性：数字化档案可以进行权限管理，保证档案只被授权人员访问，有效防止档案丢失和损毁。

3. 便于查阅和利用：数字化档案可以通过电子方式进行全文搜索和检索，提供便捷的档案查阅方式。

4. 节约空间和资源：数字化档案可以减少纸张的使用，节约档案室的存储空间，在一定程度上降低档案管理成本。

三、1. 档案数字化的流程和技术(1) 档案扫描：将纸质档案进行扫描，转化为数字化文件。

(2) OCR技术：采用光学字符识别技术，将扫描得到的图片转化为可编辑的文本文件。

(3) 文件格式转换：将文本文件转化为符合要求的文件格式，如PDF、Word等。

(4) 数据归档：将数字化文件按照一定的组织结构进行分类和标记，方便后续的查阅和检索。

2. 档案数据库的建设(1) 数据库选择：选择适合的数据库管理系统，如MySQL、Oracle等。

(2) 数据库设计：根据档案特点和管理需求，设计合适的数据库结构和数据表。

(3) 数据导入：将数字化文件导入数据库，并建立索引以便于快速搜索和检索。

(4) 数据备份和恢复：定期对数据库进行备份，以防止数据丢失和损坏。

3. 档案管理系统的选用和定制(1) 系统选择：根据具体需求选择适合的档案管理系统，如文档管理系统、电子档案管理系统等。

档案信息资源开发利用方法及途径的探讨
档案信息资源是指保留在档案机构中的各种档案资料，具有非常重要的历史、文化、
学术和法律价值。

开发和利用档案信息资源有助于保护和传承历史文化遗产，促进学术研
究和社会发展。

本文将探讨档案信息资源开发利用的方法及途径。

一、建设数字化档案馆
数字化档案馆是将纸质档案数字化，建设具有检索、存储、传播等功能的虚拟档案馆。

通过将档案资料数字化，可以有效提高档案信息的利用率和综合价值。

数字化档案馆可以
通过网络技术让更多的人能够方便地浏览和查询档案信息，同时也可以保护纸质档案的原件，防止因长时间的使用和保管而导致的损坏和丢失。

二、建立档案数据库
建立档案数据库是指将档案信息以数据的形式进行整理、分类和存储。

通过建立档案
数据库，可以方便用户进行检索和查找所需要的档案信息。

档案数据库还可以实现档案信
息的统计与分析，为学术研究和社会决策提供参考依据。

三、开展档案数字化保护
四、加强档案信息的推广与利用
档案信息的推广与利用是指通过各种渠道和途径宣传档案信息资源的重要性，并促进
广大市民和学术界对档案信息的利用。

可以通过举办档案展览、组织学术研讨会、出版档
案工具书等方式，将档案信息资源推广到社会各个领域，提高档案信息的利用价值。

区档案馆档案信息化建设工作情况报告区档案馆档案信息化建设工作情况报告一、工作概述区档案馆一直以来致力于推进档案信息化建设工作，以提高档案管理效率、优化服务质量，并逐步实现数字档案的全面管理与利用。

本报告旨在全面总结区档案馆档案信息化建设工作的进展和成效，同时对未来的发展方向进行展望。

二、建设情况1. 档案数字化区档案馆通过对纸质档案的扫描和数字化处理，已完成了大部分纸质档案的数字化工作。

通过建立数字档案管理系统，实现了档案电子化的集约管理和利用。

各部门及时将电子档案上传至系统，实现了多级权限的管理和统一的查询和下载功能，提高了档案信息的共享和利用效率。

2. 档案管理系统建设区档案馆联合专业软件公司开发了一套适应自身需求的档案管理系统。

该系统实现了对档案的全生命周期管理，包括档案的采集、整理、编目、归档、查询、共享和保护等功能。

通过系统的搭建和使用，档案管理工作的规范化和标准化得到了有力支持，提高了工作的科学性和规范性。

3. 数据库建设为了提供更便捷的档案查询与利用方式，区档案馆建设了一套全面、准确、可靠的档案数据库。

通过对各个部门的档案进行数据录入和整理，数据库实现了对档案信息的全面汇总和归类，大大提高了档案查询的精确度和效率。

4. 整合资源共享区档案馆在档案信息化建设过程中积极与其他单位进行资源共享。

与市档案馆、图书馆以及开发区内其他机构建立了数据共享与合作机制，共享了各自的数字档案信息和数据库资源。

这种合作为区档案馆提供了更多的档案信息和文献资料，同时也为其他机构提供了便利和支持。

三、成效评估1. 提高了工作效率档案信息化建设的推进使得区档案馆的工作效率得到了显著提升。

通过数字化处理，实现了档案的快速检索和定位，极大地节约了工作人员的时间成本。

同时，档案管理系统的使用也使得档案管理工作更加规范，减少了操作上的差错和纰漏。

2. 加强了信息安全保障数字化档案的存储和管理更具有可控性和安全性。

区档案馆采用了多重备份和加密措施，以确保档案信息的安全和可靠。