关于城建档案有关业务统一口径的意见(工程资料移档案馆交必看)
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1页脚内容 关于城建档案有关业务统一口径的意见
为规范本局城建档案业务监督、指导、验收和接收进馆工作，保证工程文件和工程档案质量，现将有关业务问题统一口径意见综述如下，请各有关单位和本局各处（室、中心）遵照执行。
一、 工程档案验收、移交审查过程中常见问题处理
1、工程档案预约验收时，监督指导处业务人员（下称业务人员）发现该项目未进行档案报建登记如何处理？
业务人员应要求项目建设单位到我局设在市建设局的报建窗口补办档案报建登记手续，补办登记手续完成后，予以安排验收。
2、移交未经验收或没有“移交意见书”的工程档案，被接收利用部接收人员（下称接收人员）指引到监督指导处补办有关手续的，如何处理？
未经验收的项目总投资在1000万元以上的建筑工程、500万元以上的市政工程，业务人员应告之移交单位办理档案验收手续；未经验收的其他项目，业务人员应及时审查，并出具《深圳市建设工程档案验收意见书》，整理合格的，可直接出具《深圳市建设工程档案移交意见书》；没有进行档案报建登记的，应按照上一条处理。已经验收但没有出具“移交意见书”的工程档案，有关业务人员应及时审查，并出具《深圳市建设工程档案移交意见书》。 页眉内容
2页脚内容 3、工程档案移交前的移交审查由何人负责？移交审核人超过一个工作周不能上班时，能否委托其他业务人员审核？
工程档案移交前的移交审查由该项目验收组长负责，并由其出具《深圳市建设工程档案移交意见书》；移交审核人超过一个工作周不能上班且移交档案单位急需办理有关手续时，可委托参与该项目验收的其他业务人员代其审查，并由受托业务人员出具《深圳市建设工程档案移交意见书》。
4、何谓缺件、复印件或复写件，移交审查发现档案中存在缺件、复印件或复写件时，如何处理？
缺件是指按照工程文件形成规律和归档范围要求应该有的档案文件但档案文件形成单位在归档时没有提供；复印件是指档案文件原件的复制件、复印件，包括：重新加盖印章、重新签字和填写的档案文件原件的复制件和复印件，加盖原材料供货单位公章的材料合格证和检验报告除外；档案文件有多联时，第一联为原件，其他联为复写件。
发现缺件时，业务人员应责成建设单位或责任单位填报缺失档案原因说明和《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）；缺失原件但有复印件时，业务人员应责成建设单位或责任单位在复印件上加盖文件形成单位的“复印件复核章”，没有加盖文件形成单位“复印件复核章”的复印件视为缺件，建设单位页眉内容
3页脚内容 或责任单位需填报《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）；复写件应换回原件归档，不能换回原件的视为复印件。《深圳市缺失建设工程档案责任承诺书》（附缺失建设工程档案清单和建设单位法人证明材料）附在移交书后面一并移交进馆。归档档案中存在缺件、复印件或复写件时，业务人员应在《深圳市建设工程档案移交意见书》上说明处理意见，接收人员按照处理意见办理。
5、工程档案指导、验收、移交审查过程中形成的业务文件那些应当与档案一并归档？
《深圳市建设工程档案移交意见书》应附在工程档案移交书后一并归档，其他业务文件不必随档案归档。
二、 工程档案接收过程中常见程序问题处理
1、移交工程档案没有《深圳市建设工程档案移交意见书》，能否接收进馆？
接收人员不予办理接收进馆手续，并指引移交单位到监督指导处办理相关手续。
2、移交单位对抽查整改意见有异议时，如何处理？
移交单位可向监督指导处申请复议，移交单位和接收人员应按照复议意见处理。
3、接收人员抽查档案时，发现重要工程文件材料归档不全或有复印件和复写件且无相关说明的，应如何处理？ 页眉内容
4页脚内容 重要工程文件材料指项目建设前期、工程竣工验收、施工管理过程中形成的涉及项目建设程序审查、审批、验收的档案文件。接收人员抽查档案时，发现重要工程文件材料归档不全或有复印件和复写件且无相关说明的，应先予以受理，随后交监督指导处相关业务人员处理。
4、档案移交人员没有档案人员上岗证，能否办理档案移交？
应予以办理档案移交进馆手续，并告知其尽快报名参
加档案业务培训，取得上岗证书。
5、非建设单位移交档案时没有工程档案移交委托书，
能否办理档案移交？
原则上不予办理移交进馆手续，但现场能与建设单位取
得联系并征得其口头委托，且移交书签章齐全时，应予以办理移交进馆手续。
6、移交单位报送A类档案时未带相应B类档案移交书
和移交目录、分流管理工程档案信息备案表、加盖建设单位公章的委托保存B类档案合同书复印件（B类档案委托保存时）时，能否办理档案移交？
移交单位报送施工或监理单位的A类档案时，应提供相
应B类档案移交书和移交目录，否则不予办理移交进馆手续。移交单位报送项目建设前期和工程竣工验收A类档案时，应提供相应B类档案移交书和移交目录、分流管理工程档案信页眉内容
5页脚内容 息备案表、加盖建设单位公章的委托保存B类档案合同书复印件（B类档案委托保存时），否则不予办理接收进馆手续。
7、移交单位报送档案时未带相应电子文件档案（包括竣工图电子文件和甲方监理纸质文件的电子扫描文件）时，能否办理档案移交？
不予办理移交进馆手续，但提供了我局文档服务中心委托补制单的应予以办理移交进馆手续。
8、何谓工程竣工验收日期，工程档案移交超期如何处理？
工程竣工验收日期是指，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位签署的《竣工验收报告》中的日期。根据《深圳市建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》有关规定，工程竣工验收合格后,建设单位应当在三个月内向城建档案管理部门移交工程竣工档案。接收人员发现工程档案移交超期时，不应拒绝办理接收档案进馆手续，但应及时通报监督指导处，由业务人员处理。
三、纸质档案常见整理问题处理
1、归档档案中有旧的施工表格如何处理？
深建字[2006]82号文规定，自2006年5月1日起，我市建筑工程统一采用新的《深圳市建筑工程施工统一用表（深圳版）》。业务人员在建筑工程档案业务指导中发现在此日期之后的施工文件中，仍采用了旧的施工用表，应责成文页眉内容
6页脚内容 件形成单位及时改正；业务人员审查档案、接收人员抽查建筑工程档案时，发现在此日期之后的施工文件中，仍采用了旧的施工用表，应责成文件形成单位下次改正，予以办理相关手续。
2、归档档案移交目录为旧目录如何处理？
深建字[2006]82号文颁布后，我局于2006年5月1日启用了深圳市建筑工程文件新的归档目录。业务人员审查档案、接收人员抽查档案时，发现在此日期之后完工的建筑项目工程档案仍采用了旧的归档目录时，应责成归档单位整改，不予办理相关手续。
3、何谓签章不全，发现签章不全的工程文件材料如何处理？
工程文件材料签章不全是指，签字人与盖章人名字不符、签字人不符合有关法规规定的资质要求、盖章人只盖章但没有签字或只签字未盖章。验收人员审查档案、接收人员抽查档案时，发现工程文件材料存在签章不全情况时，应责成归档单位整改，不予办理相关手续。
4、移交档案所编页号出现漏号、重号时，如何处理？
每卷档案中漏号、重号超过5页时，接收人员应责成移
交单位重新编号；少于5页的，可要求移交单位在移交现场采取补救措施。著录时发现编号问题，由著录人员采取补救措施。补救的办法是：漏号的编号方法，“漏编页前页编号+-+页眉内容
7页脚内容 漏编页顺序号”，如页号150和151之间漏打3页编号，则漏编页号依次为150-1、150-2、150-3；重号的编号方法，改重号页号为“重号页编号+-+重号页顺序号”，如有3页编号为150，则重号的2页页号修改为150-1、150-2。漏号、重号的补救措施应在备考表中加以说明，并告知该档案移交人员下次改正。
6、未按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）编档案页号的，如何处理？
按照GB/T50328-2001规定，整理档案时每卷单独编号，页号从“1”开始，自然顺序数字编号，用黑色碳素墨水打印；页号编写位置：单面在右下角；双面的正面页号在右下角、背面左下角；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。移交档案如果装订整理均符合要求，只是页号位置不当（如正面右上角、背面左上角）或采用了多位数字号，接收人员应予以接收进馆，但应告知移交人员下次改正。对需要重新整理的档案，接收人员应一并要求移交人员按照国标规定重新编号。
7、归档的工程档案文件材料中需要有关人员签字的，
能否用签字人私章代替？
可以，但必须出具监管部门批准刻制该私章的证明文
件，且应与相应的文件材料一并归档。
8、施工用表中明确要求加盖单位公章的，能否用项目 页眉内容
8页脚内容 部章代替？
不能。出现代替情况，业务人员和接收人员应视其为签
章不全，责成移交单位整改，不予办理相关手续。
9、竣工图必须加盖设计院“出图专用章”和“注册建
筑、结构工程师资质章”吗？
不必要，但必须加盖竣工图章，且竣工图章应签字完备。
10、重新绘制的竣工图，其图签栏需要保留原设计单位
相关信息吗？
应完整保留原设计施工图纸上的设计单位所有信息。
11、设计变更图能否作为竣工图归档？
不能。
12、对已装订成册的文件材料或竣工图纸，归档时如何处理？
可以直接归档移交，但如果已装订成册的文件材料或竣工图纸没有页号的，应按照要求编页号。接收人员接收此类档案时，不应要求移交单位将其拆开重新整理；如果因为太厚无法装入档案盒，可以直接上架排列。
13、按照行业标准归档的工程档案，如何处理？
行业工程档案施工用表、归档范围和卷内目录可以由建设单位自行制定，但应报监督指导处备案，但卷内目录格式、案卷封皮填写、档案盒规格应符合《建设工程归档整理规范》（GB/T50328-2001）和我局有关规范。套打的案卷封皮或页眉内容
9页脚内容 用打印纸粘贴形成的案卷封皮，必须保证美观、平整，整套档案的格式和字体应保持一致。
14、在市政工程施工统一用表和新的归档规范未出台前，市政工程档案如何归档？
施工用表继续沿用《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表使用指南》中的统一用表，表格不全时，由业务人员与建设单位协商解决，并以监督指导处审批的文件为准；归档范围按照《深圳市市政工程竣工档案归档内容》（深城档字[2001]20号）执行（2006年9月，我局已经按照该标准印刷《市政基础设施工程档案卷内目录》，有关单位可参照执行）。归档文件卷内目录格式执行新标准。
15、移交档案如何正确填写案卷封皮，填写不正确的如
何处理？
案卷封皮上必填项有：案卷题名、编制单位、编制日期、
共 卷、第 卷，禁填项有：档号、档案馆代码、密级、保管期限、以及卷脊上的所有内容。填写“案卷题名”时，工程项目名称书写在第一行，分部工程名称书写在第二行，文件类别书写在第三行（文件类别指：项目前期准备阶段文件、监理文件、施工文件、工程竣工文件、竣工图）。工程项目名称应与报建登记名称一致，工程竣工名称发生变更时，应在报建登记名称后填写工程竣工名称，加上小括号；文件类类别、分部工程名称书写应与归档目录名称一致。“编制单位”
