企业信息化对内部控制的影响

总第５６４期　第１期　管理观察　

Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　ＯｂＳｅｒｖｅｒ　２０１５年１月　

上旬出版　

企业信息化对内部控制的影响　高新东　（山西财经大学，山西　太原０３０００６）　

摘要：伴随着信息化技术的深入发展，企业的经营和管理模式发生了较大变化，内部控制的目标、　范围及各构成要素都将呈现出新的特征，从而给企业内部控制系统带来了新的风险。企业要想在现代信　息化环境下提高企业的经济效益，获得竞争优势，必须防范信息化带来的新风险，必然需要及时调整传　统的内部控制程序和制度。　关键词：信息化内部控制影响　

１．企业信息化对内部控制的影响　根据ＣＯＳＯ委员会制定的《企业内部控制基本规范》，　企业内部控制包括五大要素：内部控制环境、风险评估、　控制活动、信息与沟通、监督。随着计算机网络技术、　现代通信技术的飞速发展，企业不得不应对全球信息化　的环境，企业不论是对外部环境的适应，还是企业自身　发展的需要，信息化环境都将对企业的内部控制产生重　大影响，包括企业的经营环境、组织结构、经营管理理　念等，进而对企业内部控制的目标、范围以及各项要素　产生了深刻影响。我们从内部控制的五个方面具体来分　析信息化带来的影响。　１．１企业信息化对内部环境的影响　内部环境是企业内部控制存在的土壤，是企业内　部控制框架的一部分。内部环境的好坏直接影响着其　他因素作用的发挥。内部环境构成要素多样，包括：　企业的组织架构、权利与职责分配、发展战略、人力　资源与企业文化。企业信息化首先对企业的发展战略　产生了影响，信息化环境产生海量的数据，面对海量　数据，企业的领导者、决策者在制定企业发展战略时，　必须在充分筛选、分析数据的基础上进行战略规划，　在进行企业战略规划时，信息战略规划也必须纳入战　略发展中；其次，企业信息化对企业的组织构架也产　生了影响，信息化使得董事会、监事会、高级管理人　更加及时、全面地获取企业的全部信息，这将有利于　董事会、高级管理人员做出正确合理地企业战略规划，　实时地对企业经营活动进行监控，高级管理人员可以　更好地履行受托责任，减少经理人的舞弊行为；信息　化使得企业的组织结构更加扁平化，以前企业经营信　息都是随着组织机构层层汇报，经理人获得的信息大　部分来自于中层领导，这样大大减少了信息的及时性，　会影响管理者及时作出决策，信息化条件使得企业所有　的信息一体化，实时地在整个组织架构中传递，信息技　术给予不同的管理者不同的权限，他们可以随时获得所　需的会计信息：另外，信息化环境对企业管理者的素质　提出了高要求，海量信息可供选择，管理者不仅具备迅　速捕捉、使用信息的能力，而且必须深刻理解信息技　术的重要性以及存在的风险。　１．２对风险评估的影响　风险意味着不确定性，所有的企业都会遭遇风险，　风险是广泛存在的，企业信息技术环境下，业务流程　实现了自动化，在业务流程中，人为的错误或者舞弊　的风险大大降低了，但是在这个过程中，传统的业务　流程被改变，信息技术在控制活动中起到了重要和决　定性的作用，增加了与信息技术相关的风险。比如：与　传统的内部控制下分散处理每笔业务或交易不同，在信　息化环境下，信息系统集成将数据和程序集中储存起来，　这必然给企业带来了较大的信息安全隐患，面临数据被　非法篡改、盗取、删除、病毒入侵、未经授权违规操　作等导致系统故障甚至崩溃的风险。所以企业风险评　估，不仅要考虑传统的评估对象，还要评估信息技术　的可靠性、安全性。　１．３对控制活动的影响　信息技术提供的控制手段多样，使得内控更加灵活　

作者简介：高新东（１９９０－）男，籍贯：山西朔州，研究方向：审计．　企业管理　及高效，内部控制的预防、检查与控制的功能同时增强　了。控制活动从过去主要对人的控制转变为现阶段的人　机共同控制，从企业内控制转变为远程控制，由单方面　控制转变为多方互动式控制。比如，信息系统会根据员　工的职务及职责要求为员工设置个人信息系统的查询修　改权限，建立比较严格的授权审批制度，在这种严格的　体系之下，才能保证具有相应权限的人执行相应的任务。　在控制活动中，信息化对内部控制范围产生影响，主要　体现在以下三个方面：第一，在信息化环境下，随着企　业对信息以及信息系统的日渐依赖要求企业内部控制不　仅要加强有形资产的保护，而且还要对企业的数据和信　息资源、信息系统等无形资产实施重点保护；第二，在　信息化环境下，虚拟企业、供应链管理出现，内部控制　的范围扩展到供应链的各个环节，内部控制的范围扩大；　第三，在信息化环境下，通过把内部控制的思想和理念　和用技术手段贯穿到企业信息系统中，发挥实时监控和　提前预警控制的功能和作用，使得内部控制不是简单地　事后控制，而是事前预防、事中监督与事后控制相结合　的全程控制转变。　１．４对信息与沟通的影响　沟通是信息传递的手段，只有通过沟通，管理者才　能获取所需要的信息。企业在使用信息技术以前，信息　的传递速度慢，很容易出现错误，信息传递的效率很低，　这样会影响信息传递的质量。在使用信息技术后，企业　各部门的信息沟通效率越来越高，大量的企业财务会计　信息、政策信息、经营信息等都被集中起来，并处于不　断更新和维护之中，企业的管理者、员工、客户可以随　时随地通过信息系统获取各自所需要的信息，使信息沟　通更加方便快捷。　１．５对监督的影响　由于信息本身具有防范、监控风险的能力，便于及　时了解系统运行各环节存在的问题，信息技术环境下可　以对部分的控制点进行及时监控。如果系统运行效率低　下，企业就可以及时检测到并对信息系统进行调整修改，　减少无形中信息系统对企业营运造成的损失。但是，信　息化环境需要对信息系统本身的漏洞进行重点监控，比　如，对命令的授权批准不再是由有权限的管理者亲自签　字盖章，而是系统自动审批判断，满足条件则授权，这　样就给操作留下空间。　１．６信息化对内部控制目标产生影响　ＣＯＳ０框架下的内部控制的四大目标包括：促进企业　实现发展战略目标，提高经营的效率效果，提高财务报　告的可靠性、资产安全，保证经营遵循相关法律法规。　在信息化环境下，不仅要求企业以利润最大化为目标，　还应将信息这个无形的资源也纳入为企业价值的一部分。　因而对知识的管理和保护、技术的研发与革新等都应成　为企业内部控制的具体目标内容。对于报告的可靠性目　标，可靠性已经不再是唯一的信息质量要求，企业除了　要保证信息的可靠性，还应采取相应的控制措施以确保　信息的相关性、及时性。企业的信息化，利用先进的信　息技术可以对企业资产的购置、使用、处置等各个环节　进行有效控制，以实现资产的安全；随着时间的推移，　国家的各项法律法规、政策制度，尤其是信息技术、信　息系统等方面的法律制度将更加曰趋完善，企业所要遵　循的法律法规也变得更为广泛，企业对相关法规的遵循　性要求也将变得越来越严格。　

２．信息化环境下优化企业内部控制的建议　２．１加强会计信息化制度建设，保障数据安全　在设计公司会计信息化相关管理制度时，一方面要　严格参照我国有关会计信息化的法规制度，另一方面也　要充分考虑公司内部的具体情况。会计信息化相关管理　制度应涵盖对信息化岗位相应责任的定义、信息化相关　的一系列操作规程以及对计算机软件、硬件、所储存的　数据进行管理的制度。在信息化处理会计业务的过程中　严格做好记录和备查工作，记录所有上机操作的情况，　记录针对信息系统软、硬件异常采取的维护活动。当查　询和修改计算机中存储的机密文件时，应将所有登录情　况进行记录，以备后查，记录的内容包括登录名、登录　日期、修改结果等。　２．２做好会计数据备份和会计档案保管方面的管理　工作　在设置备份计划时，不仅要利用信息化财务软件所　具有的自动备份功能，而且要定期做好会计数据的手工　备份工作，将备份的数据另行保存，并且应将记账凭证、　现金日记账、银行存款日记账和总分类账在内的一系列　账表打印归档。对于会计档案的管理，应从会计档案的　立卷、归档、保管到调阅和销毁形成一系列科学的管理　制度，指定专人负责管理，做好会计档案的防压、防尘、　防光和防腐等保护工作。　‘　２．３促进业务流程与信息系统的融合　业务流程与信息系统的融合不仅仅是将原有流程实　现自动化，而是要借助先进的信息技术对原有的业务工　作流程进行再设计和改造，使业务工作流程和信息系统　实现高度整合，提高整个企业营运效率。同时在此基础　总第５６４期　第ｌ期　管理观察　

Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ　Ｏｂｓｅｒｖｅｒ　２Ｏｌ５年１月　

上旬出版　

药品生产企业新版Ｇ　Ｍ　Ｐ文件管理系统编写研究　石庆丽　（山东方明药业集团股份有限公司，山东菏泽２７４５００）　

摘要：本文根据新版ＧＭＰ文件管理的要求，　而提出符合新ＧＭＰ要求的具体的文件管理方法，　些看法。　

分析了文件管理对于药品生产企业的重要性，从　并对文件系统编写过程中可能遇到的问题提出一　

关键词：　药品生产企业　新版ＧＭＰ文件管理系统编写　

药品生产企业都应有一个专门的文件管理员进行文　件的编写和归档管理，以此体现文件管理的重要性。文　件的管理和编写是药品生产企业的必备要素。　ＧＭＰｌｌ　是国内所有药品生产企业必须遵守的基本准　则。新版ＧＭＰ文件章节强调了良好的文件是质量保证系　统的基本要素，细化了文件管理原则，明确了文件管理　的范围。一个制药企业能否良好运行，不能仅仅依靠厂房、　设施、设备等硬件方面的改进，还必须重视软件的管理。　企业必须做到一切工作文件化，文件是企业的行为准则，　文件是企业的“法律”，反对抄袭、照搬硬套和执行文　件走过场或视文件为装饰品的做法，我们不仅仅应该关　注文件的符合性，更应该关注文件的有效性。我们药品　生产企业要做好软件管理的基础，建立一个合理、规范、　完整的文件系统，使药品生产管理的各个环节都有章可　循。　

１．文件管理对于药品生产企业的重要性：　药品生产企业实施ＧＭＰ，硬件是基础，软件是保证，　人员是关键。从目前的实际情况来看，我国许多药品生　产企业在硬件建设方面普遍投入不足，人员素质还未能　得到全面提高。因此，软件的完善就显得尤为重要。从　资源应用角度考虑，ＧＭＰ牵涉到的这三个基本方面，比　较容易改进的是软件和人员，而改进成本最低、效率最　高的则是软件。由此可知，软件的完善，尤其是文件系　统的完善，是我国制药企业进行ＧＭＰ建设的首要任务。　建立一个完善的文件系统的主要目的是：　第一，明确文件的范畴。第一百五十八条指出“本规　范所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、　报告等”。以往很多企业对于各类文件区别对待，如质量　标准、工艺规程不按照文件管理方法进行管理，记录、报　告编制随意，部分类别文件不经质量管理部门审核等情况。　

上搭建良好的信息沟通平台，使企业各部门信息资源及　时共享，以确保企业管理层能够科学、及时地做出相关　决策。　２．４构建信息系统绩效评价指标，加强对信息系统　的评价与监督　对构建信息系统绩效评价指标，应注意以下几点：　首先要在Ｑ公司战略目标的基础上从生产、销售、财务、　供应商、客户和员工等多重角度对信息化工作的关键因　素做出分析；其次要对企业各部门信息化工作的实施情　况进行全面分析，细化部门层面信息化工作的关键因素，　确定各部门信息化工作的绩效考评指标；最后要保证绩　效考评指标得到各部门的认同和接受，以及评价范围的　全面覆盖。