EXCEL讲义汇总

EXCEL讲义 前言 EXCEL简介（略） 注意与WORD在表格处理上的区别

第一章 EXCEL基础操作 一、启动和退出EXCEL 1、启动EXCEL 方法一：开始菜单 方法二：桌面EXCEL图标 方法三：直接双击EXCEL文件（.xls） 2、退出EXCEL 方法一：单击EXCEL标题栏右端的关闭按钮（注意关闭当前文档与关闭EXCEL的区别） 方法二：点击菜单 文件→退出 方法三：快捷键 alt + F4 ★小技巧：快速关闭所有打开的Excel文件 按住“Shift”键不放，然后用鼠标单击“文件”菜单，此时“文件”菜单下的“关闭”命令就变为“关闭所有文件”命令。选择此命令后，Excel就会根据打开的Excel文件的新建和修改状态弹出相应的消息框。

二、EXCEL工作界面  标题栏  菜单栏  工具栏  编辑栏和名称框  工作表编辑区（单元格） 工作表的基本单位是单元格，其名称由列标和行号组成，列标在前，行号在后。行号由1，2，3……组成，共65536行，列标由A，B，C……组成，共256列 单击某个单元格，其框线变成粗黑线，则该单元格称为当前单元格或活动单元格，当前单元格的地址（名称）显示在名称框中，而内容显示在当前单元格和编辑栏中 ★ 小技巧：如何去掉网格线 执行菜单 工具→选项→视图，找到“网格线”，取消选择即可 网格线一般情况下在打印时是不会打印出来的，要想打印出来，可执行菜单文件→页面设置→工作表，将“网格线”打上对勾即可  滚动条  工作表标签  状态栏 用于显示当前命令或操作的有关信息，如在为单元格输入数据时，状态栏显示“输入”，完成输入后，状态栏显示“就绪”

注意：要区分工作簿与工作表 工作簿是一个EXCEL文件（扩展名为XLS），其中可以包含一个或多个工作表。一个新的工作簿默认有3个工作表，分别命名为sheet1、sheet2、sheet3。（工作表的默认数可以改变， 点击菜单 工具→选项→常规→新工作簿内的工作表数，最多255个）工作表的标签名可以修改。用户可以把多个内容相关的工作表放在一个工作簿中 工作表就是一张表格，由含有数据的行和列组成，单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表

三、工作簿的操作 1、新建工作簿 方法一：每次启动EXCEL，自动创建一个新工作簿 方法二：单击常用工具栏的“新建“按钮 方法三：点击菜单 文件→新建（可以使用向导模板） 方法四：快捷键ctrl+n 2、保存工作簿 方法一：单击常用工具栏的“保存“按钮 方法二：点击菜单 文件→保存 方法三：快捷键 ctrl+s 注意：保存时可以加密、设置自动保存时间间隔 3、打开工作簿 方法一：双击要打开的XLS文件 方法二：单击常用工具栏的“打开“按钮 方法三：点击菜单 文件→打开 方法四：在文件菜单中单击最近使用过的文件（默认为4个） 注意：EXCEL允许同时打开多个工作簿

四、工作表的操作 1、选定工作表 选定单个工作表，单击相应的工作表标签 选定多个相邻的工作表，单击第一个工作表标签，然后按住shift键单击最后一个工作表标签 选定多个非相邻工作表，单击第一个工作表标签，然后按住ctrl键单击其他工作表标签 2、插入工作表 方法一：在工作表标签处右击鼠标，选“插入” 方法二：执行菜单“插入/工作表” 注意：均是在当前工作表之前插入 如果要插入多张工作表，则同时选定与待插工作表相同数目的工作表标签，然后执行上面操作即可 3、移动或复制工作表 (1) 在同一工作簿中移动（或复制）工作表 单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住ctrl键）工作表标签到目标位置即可。 (2) 在不同工作簿间移动（或复制）工作表 打开源工作簿和目标工作簿 在源工作簿中要移动（或复制）的工作表标签处右击鼠标，选“移动（或复制）工作表”，出现“移动（或复制）工作表”对话框 在“工作簿”处选目标工作簿，在“下列选定工作表之前”处选定在目标工作簿中的插 入位置 单击“确定”（若复制，则需选中“建立副本”） 注意：在不同的工作簿之间移动或复制，两个工作簿必须都打开 4、隐藏工作表 执行菜单 格式→工作表→隐藏 取消隐藏：格式→工作表→取消隐藏 5、保护工作表 执行菜单 工具→保护→保护工作表 ★小技巧：工作表保护的口令忘记了怎么办？ 如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定工作表，选择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。 6、删除工作表 方法一：在要删除的工作表标签处右击鼠标，选“删除” 方法二：执行菜单 编辑→删除工作表 7、重命名工作表 方法一：双击要改名的工作表标签，输入新名字即可 方法二：右键单击，在快捷菜单中选“重命名”

五、单元格的选择 单元格区域指的是由多个相邻的单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格名称、冒号和右下角单元格名称组成，如B2：F6 1、选定单个单元格 直接单击 2、选定连续的单元格区域 方法一：用鼠标直接圈选 方法二：单击要选定区域的左上角单元格，按住shift键，再单击要选定区域的右下角单元格（适合于面积区域选择） 3、选定不连续的单元格区域 按住ctrl键，使用鼠标拖动 4、选定整行（列）单元格 单击行号或列标即可。 沿行号或列标拖动鼠标，可选择相邻的多行或多列。或先选定第一行（列），按住shift键，再选定最后一行（列） 按住ctrl键再点击其它的行号或列标，可选择非相邻的多行或多列 5、全选单元格 单击“全表选择”框（工作表第0行第0列）

第二章 工作表的数据输入 单元格是EXCEL工作簿的最小组成单位，在同一时刻，只有一个单元格为活动单元格，它的地址或名称将出现在名称框中。 EXCEL允许用户向单元格输入中、英文文本、数字或公式与函数。在输入或编辑时当前活动单元格的内容同时显示在编辑栏中。 1、输入数据的步骤 方法一：单击单元格，输入数据，按回车 方法二：单击单元格，在编辑栏中输入，单击“√”确认 方法三：双击单元格，出现插入点后再输入数据，按回车 注意：后两种方法适合于修改数据时使用 按回车后活动单元格自动移至下一行，若要改变方向，可点击 工具→选项→编辑→方向 进行调整 ★小技巧：如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定这些单元格，然后输入数据，按ctrl+回车，即可向这些单元格同时输入相同的数据 ★小技巧：在单元格里输入回车，这时Enter键的功能不是在单元格内换行，而是在单元格间移动。我们可以在要换行的地方单击鼠标，按 ALT+ENTER 键来换行。 ★小技巧：欧元符号€可以按住alt键，再按数字键区的0128即可。 2、输入文本数据 文本在单元格内左对齐 3、输入数字数据 所有数字在单元格中右对齐 应注意如下规则：  位数较长时自动以科学记数法表示，如输入3410000时会自动显示3.41e+6  可使用千位分隔符“ ，”  分数应使用整数加分数的形式，以避免将输入的数字视作日期，如“1/2”应输入“0 1/2”  若将数字做为文本是，则在其前加” ‘ “(必须为半角)，如编号”0001”，应输入” ‘0001”，身份证号”370102200303082426”，应输入” ‘370102200303082426” 4、输入日期和时间 时间和日期在单元格内右对齐 使用日期和时间时应注意如下规则：  格式：使用“/”或“-”分隔日期，使用“：”分隔时间；若要在同一单元格中输入日期和时间，可用空格分隔。如“2003-3-8 12：03：08”  时间以24小时制显示，如果要以12小时制显示，则在时间后留一空格，再输入AM或PM（或A、P），表示上午或下午  输入当天日期，按 ctrl+； 输入当时的时间，按ctrl+shift+；

二、提高输入效率方案 1、记忆式键入 如果用户在单元格内重复键入前面单元格内容的前几个字符，EXCEL会猜测用户正在键入的重复信息并帮用户完成所输入的文字 点击 工具→选项→编辑，取消“记忆式键入”复选框的选择即可 2、选择列表（按alt +↓快捷键） 只要用鼠标右键单击某一列的一个空单元格，选择“选择列表”命令，在该单元格下面会出现这一列中已经输入的内容列表，可以从中选择一个，而不必再重输一遍了。 3、自动填充功能 当相邻单元格要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用EXCEL的智能填充功能实现快速输入 (1) 在一行或列中复制数据 方法一：选定要复制数据的单元格，拖动单元格的填充柄至所有要填充的单元格，松开左键即可 方法二：点击菜单 编辑→填充（向下、向右、向上、向左） (2) 以序列数据填充 某些特殊数据在相邻单元格中将按序列增长而非简单的复制，如星期、月份、季度，或有规律的数字（如1，2，3……等）。 操作步骤： 1) 在单元格中输入数据序列中的起始值（若为数字序列时，要输入前两个单元格的值，以说明序列的依据或步长，或者按ctrl拖动，可使数字以1递增），如“一月”、“1、7” 2) 选定该单元格或单元格区域 3) 拖动填充柄至目标单元格即可 注意：  向下、向右拖递增，向上、向左拖递减  要指定序列类型，如等差或等比序列，可按住右键拖动填充柄至目标区域，松开时在快捷菜单中选择相应的命令即可。  日期数据拖动时以天为单位递增(按ctrl键则不递增)

三、数据有效性 用户在输入数据前可以首先限定取值范围，在输错时系统可以自动提醒禁止用户输入错误的数据 方法： 选择目标单元格 执行 数据→有效数据，出现“数据有效性”对话框 设置有效数据条件、输入信息提示、出错警告等

四、批注 给一些特殊数值或公式的单元格添加批注，能使用户更容易记忆、理解相应单元格的信息 1、插入批注 选中要加批注的单元格，执行菜单 插入→批注 2、查看批注 将鼠标指针指向目标单元格，批注信息会自动显示 3、编辑批注 右键单击目标单元格，选“编辑批注” 4、删除批注 右键单击目标单元格，选“删除批注”

第三章 工作表的编辑 一、移动与复制单元格数据 方法一：拖动鼠标法 选定要移动或复制的单元格区域 将鼠标指针移动所选区域边线上，然后拖动（按ctrl键复制）到目标区域即可 注意： 在拖动时，同时按住shift键可进行插入式移动，按住ctrl+shift键可进行插入式复制（此时在目标位置显示大“I”型光标） 若拖到的目标单元格内有内容，则提示“是否替换目标单元格内容？”