广州某房地产公司行政管理制度

行政管理制度 目 录

一、目的 为了适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。 二、范围 适用于广州市房地产开发有限公司各部门及地盘。 三、行政管理制度 1、公文管理 1.1 收文 A、政府部门及有关单位发来的公文收到后，均由行政人事部进行分类，挂号文件进行登记编号（格式见附件一），属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理；属于公司文件，经行政人事部做收文处理（格式见附件二），由行政人事部负责送公司分管领导批阅。 B、根据批阅范围，由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理，并负责催阅、催办、催传。 C、发文要有记录，文件接收人需在发文登记表（见附件三）签名。 D、为缩短传阅时间，提高传阅速度和避免丢失，文件送到后，公司各领导和部门经理要及时阅看，阅签后退行政人事部，公文不得自传递，以防丢失和延时误事。 E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文签上。 F、传阅文件，阅后要签名并注明阅文日期。 G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。 H、发公司的重要公文（与公司全局有关的）均应将有关原件送行政人事部，复印一份由部门办理或留存。

1.2 发文 A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后，由有关部门负责拟稿，草拟文件必须用拟稿纸书写，文稿形成后，由主管副总经理签发。 B、已经主管副总经理签发的文件底稿，由行政人事部进行登记，统一编号后打印。 C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对，盖章后发出。 D、以部门名义发文，由文件起草部门校对、复印，盖章后发出。 1.3 发文注意事项 A、以公司名义发文，要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。 B、拟发传真，须用公司的传真纸书写，按格式填写有关栏目，书写力求字迹工整、言简意明。 C、复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，一般只发有关部门，节约开支。

1.4 公文种类 A、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 B、通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 C、通知：适用于批转下级单位的公文；转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项；员工的职务任免、聘用和会议。 D、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 E、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 F、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 G、批复：适用于答复下级单位请求事项。 H、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。 I、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。

1.5 公文格式 公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。 A、发文字号，凡以公司名义制发的公文，其发文号统一由行政人事部编排。 B、公文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中：“绝密”、“机密”公文应标明份数、序号。 C、紧急文件分别标明“特急”、“急件”。 D、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 E、公文如有附件，应当在正文后，成文时间之前注明附件顺序和名称。 F、公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。 G、公文的成文时间，经领导人签发的日期为准。 H、文字从左至右横写、横排，统一用简体字，题目用黑体，正文用仿宋体。 I、公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm，宽210mm），左侧装订。以公司名义发文，要采用公司信笺，并加盖印章。

1.6 行文规则 A、各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。 B、向下级的重要行文，应当同时抄送直接上级。 C、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。 D、“报告”中不得夹带请示事项。 E、草拟公文做到： ⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。 ⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日。 ⑶用词用字准确、规范，文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称。 ⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名，草拟、修改和签批公文，不得用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。 F、公文中的数字，除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 G、属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文；部门的发文，一般只需抄报主管领导，避免滥送。

1.7 公文办理 A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 B、需要办理的公文，行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。 C、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。 D、公文送领导签发之前，应由行政人事部进行审核，审核的重点是：是否需要行文，是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。 E、传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全；利用计算机、传真机等传秘密公文，必须采用加密装置，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

1.8 公文立卷、归档及销毁 A、公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 B、公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要保证档案的齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。 C、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应进行登记，由二个监销，保证不丢失、不漏销。

2、印章管理 2.1 印章的制发 A、广州××房地产开发有限公司、部门、地盘的印章由公司行政人事部统一制发。 B、财务、物资等其他各种类型的专用印章由各部门统一规格归口刻制。 C、制发印章须经公司总经理批准，行政人事部在颁发印章时，应留有印模并由使用部门签收。

2.2 印章的使用与保管 A、使用印章要事先填写行政人事部统一印制的公司印章使用登记表（见附件四），部门主管签署后报公司领导批准。一般性事务可持本部门主管签署的登记表直接与行政人事部主管联系。 B、凡公司总经理、副总经理已签署的文件、合约、标书等，如需用印，视同领导同意，可直接与行政人事部联系。 C、遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经公司领导批准。如未使用，须退回行政人事部。 D、非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。必须携带外出时，需由经办人填写填写公司印章使用登记表，并按时归还。 E、行政人事部为公司印章的管理部门，一定要严格用印章制度，认真履行登记签批手续，不得擅自扩大使用范围；印章要有专人保管，不得随意转交他人。

2.3 印章的销毁 A、因更名、损毁、遗失等原因需刻制新的印章的，应及时与行政人事部联系，按照管理程序办理。 B、需销毁印章的应交回行政人事部，并由二人办理登记备案。

3、档案管理 3.1 目的 明确公司档案管理原则，建立完善准确的档案系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

3.2 定义 档案是指公司在经营活动中形成的，具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料，如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。

3.3 原则 企业档案是企业不可缺少的资源，对企业的有效运作与决策，对维护企业的经济利益，保护企业的合法权益，具有法律凭证作用。根据本公司实际情况，公司的企业档案，按照集中管理的原则，由公司行政人事部管理，各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作，由保证档案的完整、准确和安全。 A、地盘保管一般短期资料，对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，地盘应复制留底后，将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后，须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记，附上清单，一并上交公司的行政人事部。 B、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。 C、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。 D、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。 3.4 档案分类 通常是，工程、地产、物资方面的档案资料，以项目为主进行分类；文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。 根据公司目前和以后发展的业务情况，现将档案资料分为五大类。 A、文书类 B、财务类 C、工程施工类 D、物资类 E、地产类

3.5 各档案分类如下 A、文书类 ⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。 ⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。 ⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。 ⑷有关机构颁发的业务文件。 ⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。 ⑹公司领导的重要讲话、批示，以及公司的请示报告与批复等。 ⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等（包括底片）的原件。 B、财务类 ⑴本公司财务制度。 ⑵各种会计凭证（单证、记帐、汇总等）。 ⑶会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐）。 ⑷会计报表（帐务指标快报、年度决算报表）。 ⑸各类清册（会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）。 C、工程施工类 ⑴开工申请。 ⑵工程保险文件。