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《企业档案工作规范》

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ICS 01.140.20
A 14
备案号

DA

中华人民共和国档案行业标准
DA/T 42—2009

企业档案工作规范
Specifications on business archives work

2009- - 发布 2009- - 实施
国家档案局 发布
2


DA/T 42 - 2009
目 次
前言

1 范围
2 规范性引用文件
3 术语和定义
4 档案工作总则
5 档案工作组织
5.1 组织系统建设
5.2 企业管理职责
5.3 企业部门职责
5.4 档案部门职责
5.5 档案人员要求

6 档案工作制度
6.1 工作规章
6.2 管理制度
6.3 业务规范
7 档案业务工作

7.1 文件的形成、积累
7.2 文件立卷整理与归档
7.3 档案收集工作
7.4 档案整理工作
7.5 档案保管工作
7.6 档案鉴定工作
7.7 档案统计工作
7.8 档案利用工作

8 档案信息化建设
8.1 档案信息化目标与原则
8.2 电子文件的归档
8.3 传统载体档案数字化
8.4 电子档案的保管
8.5 档案网络化服务
8.6 档案管理系统软件

9 档案工作设施设备
9.1 档案库房
9.2 业务技术用房
9.3 阅览及陈列室
9.4 档案装具
9.5 保护设备

附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表
附录B（资料性附录）表格样式
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DA/T 42 - 2009
前 言

为规范企业档案工作，使之更好地服务于企业生产、研发、经营活动和管理工作，根
据国家有关法规和标准，制订《企业档案工作规范》。本标准是企业开展档案工作的基本规
范，企业应结合实际实施。

本标准的附录A和附录B为资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司，天津市、山西省、辽宁省、
上海市、江苏省、湖北省、广东省、广西壮族自治区、重庆市、青岛市档案局业务指导处。

本标准主要起草人：李和平、李晓明、王岚、吕炎生、黄绪臣、张庆一、杨永和、黄
和、欧阳旭明、钟伦清、周兴才、何素君、王剑峰、姜延溪、张向军、高雪红
4

DA/T 42 - 2009
企业档案工作规范

1 范围
本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案
信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。

2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，
其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据
本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，
其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705 文书档案案卷格式
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 17678．1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 1 档案工作基本术语
DA/T 12 全宗卷规范
DA/T 13 档号编制规则
DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T 31 纸质档案数字化技术规范
DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则
DA/T ？？缩微胶片档案数字化技术规范
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
ISO 15489.1 信息与文献——文件管理:通则
ISO 15489.2 信息与文献——文件管理:指南
劳力字〔1992〕33号 企业职工档案管理工作规定
档发字〔1998〕6号 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法
财会字〔1998〕32号 会计档案管理办法
档发字〔2002〕5号 企业档案管理规定
档发〔2004〕4号 国有企业文件材料归档办法

3 术语和定义
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DA/T 1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1
企业档案 business records
企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2
企业档案工作 business archival work
企业履行档案管理职责的行为和活动。
3.3
电子档案 electronic records
具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
3.4
档案信息化 archives informationization
运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供
利用服务的管理过程和工作方式。

4 档案工作总则
4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生
产、经营和管理活动的基础性管理工作。

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一
标准。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用
现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展
提供有效服务。

4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5 档案工作组织
5.1 组织系统建设
5.1.1 档案工作领导
企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，
确定档案部门的负责人。
5.1.2 档案机构设置
企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型
企业应设立档案馆。
5.1.3 档案人员配备
企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目
应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。
5.1.4档案工作体系
企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的
企业档案工作体系。
5.2 企业管理职责
5.2.1企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，
将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

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二级企业档案管理制度规范

二级企业档案管理制度规范

第一章总则第一条为规范二级企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于二级企业内部档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条二级企业档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保档案工作的合法性。

（二）集中管理：实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

（三）科学管理：运用现代管理手段，提高档案管理的效率和质量。

（四）服务至上：充分发挥档案的作用，为企业的各项工作提供有力支持。

第二章档案管理机构及职责第四条二级企业应设立档案管理机构，负责企业档案的全面管理工作。

第五条档案管理机构的主要职责：（一）贯彻执行国家档案法律法规，制定企业档案管理制度。

（二）负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

（三）组织实施档案的数字化、信息化建设。

（四）组织档案工作人员的培训、考核和奖惩。

（五）负责档案工作的监督检查和考核评估。

第六条二级企业各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。

第七条档案管理员的主要职责：（一）按照档案管理制度，对本部门产生的档案进行收集、整理和归档。

（二）保管好本部门档案，确保档案的完整、准确和安全。

（三）协助档案管理机构做好档案的鉴定、统计和利用工作。

（四）参加档案管理培训，提高档案管理水平。

第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：（一）企业内部形成的文件、资料、图表、照片等。

（二）与企业经营活动相关的合同、协议、凭证、报表等。

（三）企业内部管理制度、规划、总结、报告等。

（四）企业获得的荣誉、证书、奖牌等。

第九条档案整理要求：（一）按照档案分类标准，对档案进行分类、编目、归档。

（二）档案资料应齐全、完整，无破损、褪色现象。

（三）档案装订整齐、牢固，便于查阅。

（四）档案标签清晰、规范，便于检索。

第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠咬。

企业档案管理制度

企业档案管理制度

企业档案管理制度•相关推荐关于企业档案管理制度（精选6篇）在日新月异的现代社会中，制度使用的情况越来越多，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编帮大家整理的关于企业档案管理制度（精选6篇），仅供参考，大家一起来看看吧。

企业档案管理制度1档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理。

其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。

各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。

每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。

其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。

归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

广东省企业档案工作规范测评标准

广东省企业档案工作规范测评标准


目档案工作的负责人确定(2分);档案部门的负责人确定(2 责任人。档案部门单独设置的，必须明确
分)。
档案部门的负责人，如归属办公室等部门
的，需明确办公室哪位领导为档案室负责
人。
出公告，明确档案管理分工 事宜和管理人员架构
2档案机构设置(4分)
企业规模不企业规模和管理模式相适应的档案机构，或指 位，或办公室下属的档案室即可。规模大
。企业应保持档案人员相对稳定(1分)。
到工作的，要扣1分。
主要考核公司系统内部的档案业务活动 建立了以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼 （工作会议、业务培训、考察学习等）情 职档案人员为基础的企业档案工作体系。考核本单位、本系 况。偶尔为之者扣4分；近三年每年两次以 统（或行业）组织召开工作会议与业务学习情况（5分）。 上者，给3分；活动形式多样、效果好的，
次，在企业文件管理程序及归档标准的职 责和要求明确情况，及日常工作执行情况 。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不 给分；有一定明确要求、有初步效果的，
可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。
2归档文件的齐全准确和形成 质量实行形成者责任制(7分)
考核对各职能部门及项目文件形成者这个
企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件， 层次，在岗位职责方面的职责和要求明确
4资产与产权变动时档案的处 置工作(4分)
企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作（4分）。国 有企业应依照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 企业改制、承继、重组等情况下，依资产 》（档发字〔1998〕6号）和广东省档案局、省国资委、省 产权关系应予妥善处置档案。要求处置合 财政厅联合印发《广东省国有企业资产与产权变动档案处置 理、移交或接收手续完善，可以得3至4 工作规程》（粤档发〔2007〕6号）的要求进行，其他企业 分；否则，扣2分以上。 可参照。无该项处置需求的，核给2分。
企业档案管理制度范文(5篇)

企业档案管理制度范文(5篇)

企业档案管理制度范文一、目的为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《____档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

二、管理权限、职责1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。

2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。

5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。

三、归档范围与分类1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等)均属归档围。

2、公司文书档案设置____类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。

公司科技档案设置____类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。

公司声像档案、实物档案另行归档。

具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。

四、立卷归档要求1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。

2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。

外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为____年、____年。

凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。

对在一定时期内有利用价值的，应酌情列为定期(____年或____年)保管。

凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。