探析提高建筑企业办公室管理的有效策略
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观察管理问题 ・Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｗｏｒｌｄ－管理世界 杨明 巢湖 南诚济建筑安装有限责任公司 摘要：企业办公室是建筑企业经营运作的枢纽中心，是建筑企业沟通内外、承上启下、经营决策之地，应将其管理 摆在重要位置之上。本文分析了建筑企业办公室管理的内涵及职责，针对办公室管理工作存在的问题提出了优化 办公室管理的有效策略。 关键词：建筑企业办公室管理问题策略 前言 办公室管理水平对建筑企业工作的顺 利进行有着直接的影响，提高办公室管理水 平，不仅能有效提高建筑企业的管理水平和 管理质量，还能促进建筑企业健康稳定的发 展。 一、浅析建筑企业办公室管理 的主要含义 （一）办公室管理，指的是通过建筑企 业办公室工作人员对办公室各项行政事务 进行管理，包括领导活动管理、办公接待、信 息管理、危机管理及突发事件应急处理等， 为经营者提供参谋与协作，使办公室各项事 务的决策、控制、执行与信息反馈都能得到 有效处理，从而确保建筑企业稳定运作。 （二）简介建筑企业办公室管理的职责 作为建筑企业的重要内部组织枢纽， 办公室管理工作～直是建筑企业开展内部 管理的重点。建筑企业办公室管理工作的方 面较多，并且工作内容相对复杂与繁琐，涉 及的职能与岗位责任很多。首先，办公室管 理工作负责对建筑企业的日常管理工作的 处理。建筑企业的日常管理工作主要包括了 对公文的处理、行政事务性工作、会议的筹 备等其他方面的管理工作。办公室的工作人 员要负责对于建筑企业内部各个部门进行 协调，并且积极地组织各项活动，通过提高 各个部门之间的交流效果，更好地提高建筑 企业的凝聚力和内部管理制度的落实效果， 更好地将建筑企业管理者所制定的任务目 标进行实现。其次，建筑企业的办公室也负 责了相应的辅助决策的工作。建筑企业的办 公室在开展管理工作中，对于一些所需的信 息进行收集和掌握，并且经过汇总来上交给 分管各项工作的主要领导，为领导进行有关 决策提供科学的依据。办公室的工作人员在 领导进行决策时，也要做好备选方案的制定 和对相应的决策进行公布与记录。最后，办 公室还要对于一些突发情况与问题进行及 时地处理。对于一些临时的任务和特殊事 件，办公室的工作人员要进行及时地协调和 解决，并且保证自身的工作的灵活性。 二、分析办公室管理工作存在 的问题 （一）管理认知不充分。办公室管理工 作是一项集服务、参谋和管理为一体的综合 性工作，因此，对于办公室管理人员而言准 确定好位十分重要，只有定位好自己，才能 更好地做好各项本职工作，促进建筑企业更 好的发展。但在实际工作中，办公室的管理 者存在眷‘错位”或“越位”的现象，使得彼此 都处于一种很尴尬的局面．该管的不管，不 该管的却在插手管，这种尴尬的局面，让办 公室的日常管理陷入无序化，形成“内耗”。 与此同时，也会造成办公室与其他职能部门 相处不融洽、不和谐，形成部门间“壁垒”，不 利于办公室日常工作的开展，破坏建筑企业 发展的大好局面。 （二）管理制度不完善。办公室管理创 新的出发点就是提高工作效率，规范程序。 但部分建筑企业办公室在管理工作方面还 不太规范化，如工作中无方法和思路、目标 不明确以及职责不清晰等，这样使得工作人 员的负荷加重，对建筑企业的整体形象产 生了严重的影响，不利于管理工作效率的提 高。为了保证建筑企业的整体形象，促进建 筑企业办公工作室的高效运行，必须要完善 制度建设，使管理规范化。 （三）工作人员综合素质不高。但很多 建筑企业的办公室人员的组织结构不科学， 岗位设计不够合理。一部分工作人员自身 不具有足够的办公室岗位工作能力，并且开 展相关工作中态度不端正，工作效率相对较 低。再加上一部分员工自身创新意识不足， 难以对办公室工作进行有效地创新与改进， 整体思想意识上也存在一定的缺失。 三、提出优化办公室管理的有 效策略 （一）提高对管理的认知 办公室管理 工作是建筑企业运营管理的中枢机构，担负 着重要的职责和任务，结合建筑企业的实际 情况，个人要做好办公室工作准确定位，把 握方寸十分关键，具体而言，一是要正确地 认识办公室管理工作的职责，认清自己的职 责范围才能更好地开展各项工作，才能准确 的定位自我：二是严格遵守各项工作准绳。 把握方寸，就是要严格遵守各项工作纪律， 办公室管理工作常常牵涉到诸多领域，处理 各项工作任务的时候，把握好分寸才能有所 为，有所不为，拿捏的力度才会准确，这是办 公室管理工作的重点。 （二）完善管理制度。规范的管理工作 需要有规范的管理制度作为支撑，制定科学 的内部管理制度，是办公室管理工作开展 的一个关键指标。办公室管理制度中，对于 办公室工作的流程、目标、职能等要进行明 确的细化，并且根据不同岗位落实相应的权 责。只有办公室的工作人员清楚自身的责任 与权力．才能更好地完成自身的本职工作， 提高管理工作的效率。办公室管理工作所涉 及的内容和方面较多，管理过程较为繁琐。 一个科学、高效的管理流程，可以有效地减 少工作中的失误，提高工作效率。 （三）提高工作人员的综合素质。由于 办公室的工作的特点和性质，决定了办公室 管理人员必须要具备较高的素质，同时在知 识结构方面，必须要不断地更新，不断的补 充新的知识，这样才能适应社会经济的发 展。首先，让办公室员工充分认识到办公室 工作对于素质和技能要求的迫切性，建立相 应的考核机制，通过考核手段和方式，激励 员工自主学习，形成一种讲学习、重学习的 思想传递，让办公室员工在学习的过程中， 提高素质，提升技能，不断适应岗位的新要 求。最后，结合建筑企业的实际，适当引进专 业技术性高、素质高的行政专业技术人才， 通过引入人才，提高办公室管理的工作效 率。 四、结束语 总之，随着社会主义市场经济的发展， 建筑企业开始不断发展壮大，办公室作为综 合性的管理服务部门，是建筑企业中不可缺 少的组成部分。 参考文献： 【１】马东亮．新时期建筑企业办公室管理实 践思考【Ｊ】。中小建筑企业管理与科技（中旬 刊），２０１５，０４：３． 【２】朱焱．优化建筑企业办公室管理的途径探 索【Ｊ１．中小建筑企业管理与科技（上旬：ＦＩｊ）， ２０１５，０５：８２－８３． 消费导刊・２０１ ５年１１月：ＦＩＪ
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