浅谈会计电算化条件下的企业内部控制

２０１０年第６期　东瞧晨舛ｌ枝　２４７　

会计电算化条件下的企业内部控制制度　

高文蕊　

（山东省煤田地质局第四勘探队，山东潍坊２６１２０６）　

摘要随着电子信息技术的普及，实行会计电算化管理的企业越来越多，文章就如何建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度进行　了初步探讨。　

关键词　会计电算化　内部控制　内容　制度建设　中图分类号Ｆ２７５　文献标识码Ａ　

Ａｂｓｔｒａｃｔ　Ｗｉｔｈ　ｔｈｅ　ｐｏｐｕｌａｒｉｔｙ　ｏｆｅｌａｃｔｒｏｎｉｃ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ，ｉｍｐｌｅｍｅｎｔａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｃｏｍｐｕｔｅｒｉｚｅｄ　ａｃｃｏｕｎｔｉｎｇ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ｍｏｒｅ　ａｎｄ　ｍｏｒｅ　ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ　ｔｈｅ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｏｎ　ｈｏｗ　ｔｏ　ｅｓｔａｂｌｉｓｈ　ａ　ｓｅｔ　ｏｆ　ｃｏｍｐｕｔｅｒｉｚｅｄ　ａｃｃｏｕｎｔｉｎｇ　ｓｙｓｔｅｍ　ｆｏｒ　ｔｈｅ　ｉｎｔｅｒｎａｌ　ｃｏｎｔｒｏｌ　ｓｙｓｔｅｍ　ｗａｓ　ｄｉｓｃｕｓｓｅｄ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ　Ａｃｃｏｕｎｔｉｎｇ　Ｉｎｔｅｒｎａｌ　Ｃｏｎｔｒｏｌ　

１　企业内部控制环境发生变化　

大中型企业的会计部门组成人员从原来由财务、　

会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计　

算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成，小　

型企业则增加了会计部门操作计算机处理系统的任　

务。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，　

还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完　

成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划　

等。　

随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时　

处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端　

机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理　

的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机　

＋收稿日期：２０１０—０４—２７　作者简介：高文蕊，山东省煤田地质局第四勘探队财务科。会计师。　上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的　

时代经贸　２０１　３年５月　总第２７７期　

会计电算化环境下企业内部控制问题浅析　

朱飞　（北京工商大学嘉华学院财务与管理系，北京１０１　１　１８）　【摘要】在会计电算化环境下，整个会计工作的集合关系、职能分权以及企业数据管理方式等都发生了改变。这一改变使得原本已较成熟的企业内部控制开　始变革并日渐显现出其局限性，迫切需要对企业内部控制进行调整，以适应新的情况。本文分析了会计电算化环境下企业内部控制的变化，指出内部控制存在　的问题，并给出相应的改进建议。　【关键词】会计电算化；内部控制；对策　内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全、　完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，　保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调　整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。　电算化会计是将计算机等现代话的电子信息技术真正应用到会　计中的一次革命。它从一开始简单的数字计算逐渐发展为全面的信　息核算，从而进一步发展到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，　它使原始的手工会计人员从繁重的手工核算报表等工作中解脱出来，　大大提升了工作效率，并且其科学性也得到认可。采用会计电算化　以来，会计相关人员的工作内容、会计工作的职能划分、责权关　系、稽核关系及会计文档的管理形式都产生一系列的变化，尤其　是对企业内部控制的影响最为强烈。　一、会计电算化对内部控制的影响　１．内部控制对象改变　传统会计手工记账的条件下，整个会计工作的核心因素是人，　换言之，控制实施会计活动的主体就是人。在这种环境下，内部控　制的主要方式就是职权的划分，以达到内部互相牵制互相监督的作　用。不仅如此，对于会计业务处理的关键性环节中，相应的稽查制　度和审查方法相继诞生，例如：账账核对、账实核对、账证相符的　原则，以及各级审查签字盖章的制度和措施，可以说这是一种人对　人进行的相互控制。会计信息化后，会计软件的使用使得账务处理　由人对人的控制变更为人与计算机的配合与控制。　２．会计信息安全程度的改变　手工记账时期，企业的一切经济业务均记录与纸上，录入各　项凭证和账簿中，如果遇到任何修改都清晰可见，再加上审核环　节层层把关，真实性与安全性相对较高。而在会计电算化下，会　计人员只需录入原始的信息数据，其他程序则由计算机来完成，　并且将数据存储在磁介质中。这种条件下会计信息的可靠性和安　全系数都会有所折扣，因为人ｑＪ＊于数据的修剪无迹可寻，使得　更改数据变得相对容易了许多。因此数据的安全性问题成为内部　控制中的一个非常重要的问题。　３．原始手工会计的内控方法失效于会计电算化　手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手　工会计主要采用结构控制方法，包括设置相互牵制和制约的会计　岗位，通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。　比如，总账、明细账、日记账分别记录，结果相互验证：通过对账　和内部审计进行账证核对。账账核对，保证记账的明确；为防止　滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生，采用多联套写凭　证或预先编码方式等。而在电算化环境中账账核对已失去意义，　对输入凭证的审核成为控制的重点，人员分工要通过系统的授权　管理才能实现，数据处理流程要由计算机系统来控制等等，计算　机会计系统内部控制的内容更为广泛，技术要求也更高。　４．会计环境的复杂化　２１世纪是信息化时代，计算机及网络的应用遍布全球，方便　我们生活的同时，也为会计系统带来了更多麻烦。为了能够确保　会计电算化环境下会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠　性，真正达到企业进行内部控制的目的，企业会计的内部控制的　范围逐渐扩张，内容页逐步丰富。例如：网络安全与病毒防杀、　系统授权、硬件和软件的维护与管理、系统管理人员与维护人员　的岗位责任制度，以及相互的牵制制度等，一步步都迈向信息化　条件下内部控制所必须面对的处境。　二、会计电算化环境下企业内部控制存在的问题　１．磁性介质修改无痕化、账簿体系牵制低效化　手工会计中记录会计信息的各种凭证、账簿、报表具有较好的直观　性和明确的勾稽关系。各不相同的笔迹也能作为内部控制的手段。但是　面对电算化的环境下，点和此信号则更多的被运用和采纳。因此，许　多不法分子可以趁机进行舞弊行为，影响信号的接受等，从而对企业　的信息管理造成巨大影响，从而使得企业内部稽核难度加大。　２．电算系统脆弱化、差错发生频繁化　网络支付以及远程的信息传输，都将面对网络的大环境。　这无疑增加了信息被拦截，被篡改的风险，也因此，会计信息系　统更加迫切的需要多重保护功能辅助、协调进行会计信息的管理　以及业务往来、信息传送。许多关键性信息一旦遭遇拦截或被篡　改，将会对企业造成极大地影响，带来巨大的损失。　３．无法保障会计信息的完整性、安全性　手工会计系统的内部控制以人工控制实现。会计电算化系统的　内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多　应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取　决于应用程序。如程序发生差错，由于人们对程序的依赖性以及程序　运行的重复性，增加了差错反复发生的可能性，使得失效控制长期不　被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。　４．会计电算化与人工会计同步进行，违背了电算化会计的初衷　会计电算化代替传统会计，很大程度上是电算化会计效率　高，准确度大且运用较广泛的诱因造成的。如今却又一部分企业　选择运用电算化会计的同时附加传统手工会计，做到两类会计完　成记账后的张张核对，在这过程中，电算化会计必然只能迁就传　统会计人工记录的缓慢过程，导致了整个会计周期依旧较长，没　有起到其应有的效果和作用。　三、完善会计电算化条件下的企业内部控制　１．加强系统安全与网络的安全控制　会计电算化要求整个外部环境的良好稳定。如果突然断电或者　网络不安全，都有可能危害到会计电算化条件下的信息管理，对企　业造成巨大损失。加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人　员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方　面入手。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。　针对这些方面，可采用一些安全技术来进行辅助。网络传输介　质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传　输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网　络及外部网络传输中的安全性。　２．加强内部审计管理　内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化　内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是人与计算机　携手作战，所以对于内部审计的要求会更高、更严肃。我认为，　内部审计必须包括以下几个方面：　（１）定期检查会计资料，进行　审计工作，查看是否符合会计法的相关规定，是否存在违法或不　合理的现象；　（２）作为审计部门，要确保持有数据域企业上缴报　表数据的一致性，并适当进行账账核对等工作：　（３）审计部门应　该对于企业数据的保存进行监督，确保其安全性、合法性，防范　不必要的损失出现；　（４）对于企业会计电算化的整个系统进行评　估审核，检测运行各个环节是否存在漏洞。　３．加强会计流程控制和会计档案管理　由于不同子系统所处理的业务不同。所以处理中的控制内容　和方法也不一样。账务处理系统的主要控制有处理流程控制、数　据修改控制、数据备份和恢复控制、结账控制等。例如：会计数据　一般要按输入一复核一登账一结账一打印报表等流程进行处理，　这是一个严格的工序。会计核算软件必须能自动识别凭证数据所　处的加工步骤，以便严格控制这个流程。　在实行会计电算化之后，随着存储介质的改变，对会汁档　案管理的要求也比较严格，同时，对会计档案的概念也就有所发　展。在会计电算化情况下，除了打印输出的账、证、表以外，整　个系统开发形成的全套文档资料都属于会计档案的范畴，另外，　对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。　参考文献：　【１Ｊ１王婷．我国企业内部控制问题研究——信息化环境下的改进与完善口）］．对外经济贸　易大学，２０１０　ｆ２］戴颖．论电算化会计系统的内部控制卟中国对外贸易（英文版），２０１１．　［３］董丹丹．会计信息系统的内部控制分析　】中国新技术新产品，２０１１．　［４］刘芳．会计电算化内部控制存在的问题及对策Ⅱ］．商业经济，２０１０．　作者简介：朱飞（１９７９一），女，湖南邵阳人，北京工商大学嘉华学院财务与管　理系教师，研究方向：财务会计。　・８３・

溷囫圜蜜　÷　

会计电算化条件下企业加强内部控制的探讨ｌ　

李淑明　

一、内部控制的概念　

我国《独立审计具体准则第９号一内部控制与审计风险》　

对内部控制的定义、目标和局限性做出了较为全面地阐述一　

“被审单位为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和　

完整，防止、发现、纠正错误和舞弊，保证会计资料真实、合法　

和完整而制定和实施的政策与程序”。２００１年财政部颁布的　

《内部会计控制一基本规范（试行）》认为，所谓内部控制是指　

单位为了保护资产的安全、完整，提高会计信息质量，确保有　

关法律法规和规章制度及单位经营管理方针政策的贯彻执　

行，避免或降低各种风险，提高经营管理效率，实现单位经营　

管理目标而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。　

二、会计电算化对企业内部控制的影响　

１．改变了会计核算环境。会计电算化的应用，会计人员内　

部结构发生了变化，由原来的财务主管、专业会计人员增加了　

计算机系统网络维护和数据管理人员。会计电算化处理方式　

的改变消除了原来的纯手工记账，只需在计算机系统软件的　

引导下录入原始数据进行会计分录，计算机自动完成借贷平　

衡、记账、汇总、各种数据分析、各类账表等。财务部门不但可　

以利用计算机完成所有会计业务，还能完成更为复杂原来没　

有的工作，如项目的决策和规划等，许多环节可以合并到计算　

机统一执行。　

２．改变了控制方式。手工会计系统中，内部控制的方式主　

要是人员的内部牵制制度。授权、批准控制是一种常见的、基　

础的内部控制。对于一项经济业务的每个环节都要经过某些　

具有相应权限人员的签章，自然形成了层层复核、道道把关，　

具有严格的审核复查机制。但在电算化会计信息系统中，大部　

分处理由计算机完成，审查、复核等控制被削弱，甚至消失了，　内部控制由单一的制度控制转变为制度控制和程序控制。　

３．影响了会计资料储存介质与会计档案的保管。在手工会　计处理方法下，反映会计处理过程的各种原始凭证、记账凭　

证、总账、明细账、工作底稿等会计基本资料都是以纸质的形　

经济论坛　民蕾科技　’２’　０’　０　。‘９。。。。。￣。。。。。’。’’。。３。。。。Ｍ。——　浅议会计电算化的内部控制及措施　王海彤车慧君　（哈尔滨住房公积金管理中心，黑龙江哈尔滨１５００００）　摘要：会计电算化为实施会计控制提供了诸多便利，同时也对会计控制提出了严峻的挑战，所以，加强对电算化会计的控制及其白控能力十　分必要。从一般的组织特点和控制论的观点出发，讨论如何在电算化环境下建立有效的企业内部控制。　关键词：组织：内部控制；会计电算化　ｌ概述　电算化环境下的内部控制是指企业在对原有的手工会计系统再改造，为　了企业经营的有效性和财产完整，为了保证有数据处理功能所产生的信息具　有准确性、完整性、及时性、有效性和经济性以及保证数据处理功能本身具有　有效性，企业运用计算机技术和与之相符的组织管理手段制定的各项规章制　度、组织措施、管理方法、业务处理手段及其他为防止可能发生的风险而采取　的—切措施。　随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对计算机产生的各种数　。因此建立一整套适合会计电算化系统的　内部控制制度就显得尤为重要。　控制在组织中的作用。应用控制是对电算化会计系统具体数据处理活动　所进行的控制（如图）。　目标　再　管理计划　／／　●Ｉ一一　环　／／，／　收集分析｛　一　计　的　资料，　控制系统　存储　境　例行决策●一一一　●　，　＼、　＼　皋入过程　指示，命令　＼＼　ｌ运行系统　实施信息　反馈信息　拉制子系统与其他部分的关系　组织是—　坍放系统，控制子系统是保证组织达成目标的不可缺少的部　分。组织中的高层领导首先根据组织所面临的内外部环境来设置组织目标。　计划子系统是根据目标和环境状况而制定的管理计划，这些计划一方面下达　给运行系统，付诸实施；另一方面，要送到控制系统储存起来，以供将来与实　际绩效进行比较。运行系统的所有相关投人、运行过程以及产品信息要反馈　给控制系统。控制系统在收集了这些资料以及外部环境的资料后进行分析，　并同所储存的计划进行比较，最后决定是更正运行活动还是提出修改计划。　控制系统向计翅ｊ系统提出的报告有时还会导致目标的变化。　２会计电算化环境下内部控制中存－在的间距　第一，组织结构设汁不合理造成控制漏洞。手工环境下的会计系统中几　乎每个步骤都是＾与人的直接交流，电算化系统则是—个人机交互系统，很　多步　有机器程序自动完成，要保证业务顺利进行，就要注重计算机的因素。　如果没有严密的组织结构，没有对电算化过程中的组织特点进行充分分析，　就会出现控制漏洞。第二，人员职责划分不够明确。有些企业由于人员紧缩，　或者出于资金的考虑，少设了某些职位，或者重叠设计了某些职位，遨Ｉ都违背　了组织设计的基本原则。第三，不注重＾员￣ｉＪｌｌ。电算化系统是动态的，电算　化技术是高速发展的，他要求组织的各个方面根据企业和环境的实际情况不　断改进。这里—个很重要的方面就是人员素质的提高。第四，电算化环境下的　资料安全性问题。电算化系统的资料多为电子介质存储，电子系统的崩溃也　会造成数据的丢失，网络黑客的攻击更是隐患之一。一旦出现这些问题，损失　将是无法挽回的。　３运　化内部控制问题　发挥作用。在实务中，企业更多关注的是总体控制，这也是比较容易人手并且　可以取得效果的控制方法。具体来讲，包括以下几个方面：　３．１保证控制系统的独立性。在组织中，控制系统必须具有足够的权限和在　企业中合理的位置，才能够有效地收集各种资料，发出控制信息，监督企业各　个部分的运行。如果不能得到足够的资料，甚至不能对某些确实需要监督的　部门进行有效的检查，那么，这种内部控制是不能够发挥作用的。　内部控制所涉及的范围是整个企业，在具体的操作中，要保证控制系统　的独立性，这就需要领导高度重视并给予足够的权限，这是内部控制能够充　分发挥作用的前提条件。　３２设计合理、动态的组织结构。—个企业中的会计信息系统通常包括程序　设计、维护和管理、会计数据采集、整理、审核和保管以及运行操作等。管理人　员的分工以及各会ｉ十职能的分割必须符合以下要求：一是业务审批与计算机　操作分离；二是输＾资料准备和计算机操作分离；三是输出文件处理与计算　机操作分离；四是程序编写修改与计算机操作分离；五是程序和数据文件的　保管与计算机操作分离。　对于—个具体的企业，其自身的情况是在不断变化的，这就要求其内部　的组织处在—个不断地适应环境的动态状态下。对于—个小规模的企业，他　很可能没有专门的财务软件的设计人员，但是仍然少不了专门的系统维护人　员，随着规模的扩大，每个分工都将有专人任职　生相应的变化。总的来讲，就是要通过建立适当的组织机构和职责分工制度，　使那些互不兼容的职责分另　不同的人员或部门来承担，已防止错误与舞弊　的发生。　３３加强人员：培训。计算机会计系统在开发阶段就要对使甩该系统的有关人　员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的　可能性。在电算化系统运行过程中，仍然要定期或不定期的对相关　员培训。　比如，当系统升级时，要发放技术资料，聘请技术人员，举办培训班。　要在组织中建立不断学习的观念，保证人员的先进性，使得各种先进的　技术和管理方法能够及时运用，这对于改善电算化内部控制的软环境。并最　终建立—个有效的内控机制很有意义。　３４重视系统管理员的作用。会计信息系统是—个复杂的人机系统，它需要　运用复杂的信息技术、会计知识。他首先　轻　有一支　潆　计算机技术，又精　通会计业务的队伍，在这支队五中，最重要的组成人员是系统维护与管理人　员，即系统管理员。他们的职责是要保证系统正常运行，解决系统运行中出现　的这样或那样的问题。　系统管理员负责单位会计电算化的具体技术管理工作，包括会计软件系　统所涉及到的软件、硬件的使用、管理和维护等，他不同于会计主管。会计主　管负责组织和管理本单位会计电算化工作，确定会计人员的岗位安排、分工　权限，总体负责单位会计电算化的资料安全、保密工作，本部门工作进度、系　统的稳定和可靠、资料的安全、协调计算机及会计软件系统的运行工作。对二　者分工上的不同，应该有明确的认识。　在—般情况下，会计主管和系统管理员应由两个人分别担当。尤其是对　网络条件下的会计软件，从软件的规模、对电算化工作的强度与会计业务的　工作量Ｅ都要求有专门的系统管理员负责。当然，在单　哙计人员不多，会计　业务量不大，会计软件为单机运行时，会计主管与系统管理员是—个人的情　况也是允许的。无论从会｝　工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲，　会计主管都是本单位的业务总负责人，系统管理员应服从会计主管的工作安　排。系统管理员的权限并不是“无限大”的，其所作的各项工作都应对会计主　管负责。　３３加强数据档案资料的管理。在电算化会计系统中，数据的存储、传输多以　电子形式进行，这使得数据一旦发生丢失或被修改时，可以找到的数据轨迹　很少甚至没有，并且，电子数据介质有其自身的物理特殊性，它的保护不同于　纸制的账簿。　完善的档案管理控制主要包括：制定切实可　对于电算化系统的控制而言，应用控制主要依赖于计算机软件的程序来　行；使用完善的标签和索引方法，以便于使用和查询；设立　（下转１５３页）