高校档案质量评估方法与指标设计

熊　

口开封教育学院馆员陈迎霞　

摘要本文从档案质量评估的含义、进行档案质量评估的依据、评估指标体系的设计及评估的实施方法等几个方面对高　校档案质量评估做一些阐述。　关键词档案质量评估指标　

随着人们对档案信息资源的依赖性日益增强，对档案质量控　

制及评估的研究也愈来愈重视。但因管理角度的不同，人们对档案　

质量评价的界定也不尽相同。本文参照相关学科关于质量评估成　

果，运用定量评价的方法，从档案质量评估的含义、进行档案质量　

评估的依据、评估指标体系的设计及评估的实施方法等几个方面　

对高校档案质量评估做一些阐述。　

一、质量评估的含义与意义　

所谓质量评估，即运用一定的标准对管理工作进行测量、检　

查、总结和价值判断。高校档案质量评估即运用一定的标准对高校　

档案，包括已保存在档案馆（室）和尚未移交到档案馆（室）仍保存　

在各院、系、处、室的档案，进行测量、检查、总结和价值判断。质量　

评估是一种有效的管理方法，高校档案的管理也应采用这种方法。　

“档案质量的好坏直接关系到档案本身的利用价值，因此，提　

高档案质量及档案管理质量是档案工作应该永远追求的目标。”［１１　

实行高校档案质量评估的意义在于它是提高档案质量，促进高校　

档案工作发展，加速档案信息资源开发利用，服务和谐社会建设的　

重要环节。没有高质量的档案，高校档案工作服务和谐社会建设的　

根本目的就难以实现；高校档案部门围绕档案管理而开展的收集、　

整理、保管、统计、编研等一系列工作就会劳而无功，失去意义。同　

时高校档案质量管理也是高校教学与学科建设的重要内容。提高　

高校档案的质量，在高校档案管理系统中建立和采用高校档案质　

量评估方法，及时了解高校档案材料的价值状态、自然寿命和保管　

状态不仅对搞好高校档案管理，开发档案信息资源有积极的作用，　

同时会对全面加强高校综合管理，推进学科建设，促使教学与科研　

成果转化为社会生产力产生积极的影响。　

二、高校档案质量评估的基本依据　

高校档案的质量目标应以档案管理的目标为依据，即以“集中　

统一地管理档案，维护档案的完整、准确、系统、安全，实现档案的　

有效利用”这一档案工作的总目标为基本依据。因为无论是高校档　

案的宏观管理还是某一类档案的微观管理，其目的都是为了实现　

高校档案的有效利用。而“集中统一地管理档案，维护档案的完整、　

准确、系统、安全”，正是实现高校档案有效利用的手段和条件。　

通常来说，目标总带有某种程度的原则性、抽象性和笼统性，　

很难直接作为评估的依据。没有规范化的高校档案工作，依照目标　

直接进行测评将是困难重重的。因此，要正确、顺利地进行评估，必　

须建立具体的标准或评估工作规范。规范的制订必须遵循一定的　

原则：首先，必须从高校工作和高校档案管理的实际出发，使规范　

既有科学性又具有可行性。其次，应具有先进性。再次，为了使它尽　

可能为人们所直接参照，又应具有可测性。只有具备可行『生、先进　性和可测性的规范，在质量评估工作中才能产生积极的效果。　

根据高校档案质量管理的基本要求，为实行科学管理提供业　

务准则和考核依据，必须建立高校档案的内容规范、文件整理或组　

卷规范、外观质量规范。档案内容规范：包括归档范围、必备文件种　

类、文件格式等，着重体现真实性与完整性要求。“首先，要确保每　

份文件材料内容的真卖牲。真实性是档案的根本特征，是档案权威　

性和公信力的根本所在。其次，每份文件材料载体和形式上的规范　

性。包括对文件内容记录的材料选定，规格、体例、格式以及文件材　

料的法定盖章、签字和其他－Ｔ－￣．等的规范标准。做到各种记录使用　

材料标准、操作规范、手续完备，以符合档案材料的严肃性和保管　

安全性要求。”日文件整理或组卷规范可对材料的整理与组卷、排列　

方式、要求，文件编目的格式、要求等作出规定，着重体现系统性要　

求。外观质量规范则可对载体的外表、形式特征，制成材料的质量　

要求等作出规定，着重体现准确与安全的要求。这样，高校档案的　

质量管理才有具体的目标，评估才有依据。　

三、高校档案质量评估指标系统的设计　

高校档案质量的评估实际上就是运用高校档案质量管理标准　

觎范）对高校档案进行检查、测量、总结、评定。它是通过系统收集　

高校档案质量信息，对高校档案质量作出判断的过程。为此，必须　

确定所需收集的质量信息，建立评价基准，即只有确定高校档案质　

量评价指标并由各项评价指标组成指标系统，方可使检查、测量工　

作有的放矢，使高校档案质量评估建立在科学的基础上。　

指标是评估的具体内容，指标及由各类指标组成的指标系统，　

既对评估工作具有检查、测量的作用，又对管理工作具有导向作　

用。因此，在确定指标时必须注意内容与目标、规范的一致性，在整　

体上有完备性，不可有偏废。在具体项目的设置上要注意各类指标　

在内容上不能存在等同和包含关系，要具有相对独立性；此外又需　

符合可测性与可比性的要求。这样使确定的指标和指标系统，成为　

通过实际观察、检查可进行直接或间接测量的、反映档案质量共性　

的、可以进行科学比较的、能全面反映被考核对象状况的、对管理　

工作具有指导作用的具体评估内容。以对档案完整Ｉ生评估指标的　

设计为例，假如以“高校工作全过程的真实记录”为指标，就不够具　

体，过于笼统，难以通过实际观察进行测量。以“归档范围内容齐　

全”为指标，则又脱离了各种不同类型、不同专业教学活动、不同科　

研课题的实际，使不同的档案无以适从，无法进行科学比较。以“案　

卷数量”作为指标，那又可能导致在收集整理工作中不顾材料保存　

价值，有文必档，滥竽充数，不顾材料之间相互联系、追求数量等不　

良现象的出现。因此，高校档案质量评估指标系统的设计必须符合　

一致性、完备『生、独立性、可测性和可比性的要求。这样，才能使评　

兰２００８　囝　１

下半月■＿　维普资讯 http://www.cqvip.com 摘要本文讨论了高校档案资源系统的组成要素，在深入探讨各要素间相互作用的基础上，建立起了档案资源系统模型图。　关键词档案资源　系统模型　

一、高校档案资源系统模型的组成要素　织外部的关系。由此可见，它是一个动态的协调过程，是一种有意　

１．专职人员要素。人员在一般人事管理上被称为人力资源，在　识、有计划的组织活动。　

企业是指一定范围内能够作为生产要素投入社会经济活动的全部　３．专业技术要素。在档案专业技术中，一般包括档案信息技　

劳动人口的总和。高校的档案人力资源有其自身的特点，它在组成　术、档案设备管理技术和档案业务技术等，档案专业技术在系统中　

上有两个部分：一是专门从事档案工作的人员，称为专职档案人　负责完成对设备的操作、维护、保养和检修等工作，控制着基础设　

员，属于档案系统内人员，在人事管理上归属于档案馆（室），其特　施管理中的各项技术指标以及库藏档案资源的标准化、规范化信　

点是人员相对固定，流动性不大；二是兼职档案人员，他们在人事　息管理。其中，档案信息技术是现代信息资源型档案专业技术的核　

隶属关系上不属于档案系统，工作地点也不在档案馆（室）内，档案　心，它的作用是利用现代办公设备和档案专业软件完成对高校档　

工作不是他们的主要工作，只是其工作的一项内容，只在学年的某　案数据库结构的标准化、规范化建设，实现高校档案资源的动态管　

一时段向档案馆（室）移交本单位、本部门形成的档案。高校兼职档　理，及时补充、更新、完善档案数据库的内容。　

案人员具有人员变动性较大的特点。　４．档案设备要素。进行档案的收集、整理、分类、管理和利用、　

２．档案组织要素。高校档案组织有它具体的特点，它总是围绕　服务等工作，需要配置与之相对应的专用设备。档案设备的配置是　

高校教学发展的总目标和阶段性计划进行设计的，是教学和科研　专业性、技术性、科学性很强的工作。在网络系统中，档案设备已经　

的辅助组织，这是它存在和发展的基础。有效地收集高校各职能部　成为“数字信息技术、载体、记录格式、软件、硬件等要素的有机集　

门在教学和科研中形成的各种活动信息，并整理成可供利用的档　合”［１］，是体现档案办公水平、办公效率和办公现代化程度的主要标　

案资源，提高档案系统的工作效率和效益成为档案组织追求的目　志，是高校开展档案业务的重要辅助设施。档案设备应当遵循实用　

标。同时，在追求功能最大化的基础上，它必须不断地完善组织结　性、先进性、绩效性的原则进行配置。其配置通常分为三个部分：一　

构，协调内部人与人的关系、人与物的关系，协调好组织内部与组　是库房设备配置，它包括通风调节设备、除湿设备、温湿度测试仪、　

估工作真正促进工作规范化，达到高校档案管理的基本要求，实现　定的各个评价指标分别定出权值和等级分值，然后对被考评的档案　

高校档案的根本目的。　逐项打分。打分后将评分值乘以该指标的权值就得该指标的得分　

根据“完整、准确、系统、安全”的原则要求，高校档案质量目标　值，将各个评价指标的得分值进行累加所得结果就是用加权评分法　

大体可包括这样几个方面：①材料内容要齐全，能反映高校活动的　ｉ￣．－５的该份（卷）档案质量评估总分。加权评分法在评分时分值因司　

过程与结果，能使教学与科研成果重复、再现；②材料内容要准确，　大，容易拉开档次和区别不同情况，这样得分就更切合实际一些。加　

应与工作实际和结果相～致；③材料分类、组合、排列要系统，应保　权评分法的关键是权值的确定，如果权值确定不当，就会得出不恰当　

持相互间的有机联系；④文件制成材料要适合，应有利于延长档案　的评价结果，并把质量管理引向不正确的方向。因此，权值的确定必　

的自然寿命。据此，在高校档案质量评估指标系统设计时，可以建　须采用合理的方法，一般可采用“两两相比珐”或“专家调变法”。　

立档案内容质量、文件印刷质量、文件案卷质量、制成材料质量等　上述两种评分法各有特点，加法评分法使用方便，但评定较　

四个指标，并且根据系统的层次性特点，对各项指标加以分解，使　粗，加权评分法计算比较麻烦，但评定较细致。因此，加法评分法，　

之具体化，形成若干评价因素，以便可以直接测量。　～般可在档案部门自己评估等小范围审查评价时使用，加权评分　

四、高校档案质量评估的方法　法则可在较大范围的检查、评Ｌ－－＇ｃ￣使用。　

综合评分法就是把定性问题定量化的一种常用方法，它是根　运用上述两种评分法进行档案质量评定的优越性，集中表现　

据人们对事物的认识，分出层次、等级，然后用数字的形式加以描　在：无论是使用加法评分法，还是使用加权评分法，都能使本来定性　

述，给人以量的概念。它用于高校档案质量评估中，就是对高校档　的档案质量评定，变成定量化的测定，使模糊的档案质量概念（优、　

案质量评估的每～评价指标制订出评分的等级规范，然后进行打　良、合格、不合格等）清晰地转为数量化。同时，通过对得分的分析，　

分，根据所得分数的总和来评价高校档案质量的优劣。具体使用时　不仅可以了解课题档案质量的优劣情况，还可以发现其中的问题所　

可有下列两种打分法：　在，以便及时采取措施。因此，运用这样的方法开展档案质量评估工　

１．力口法评分法。它是先对确定的高校档案质量评价指标分别定　作，是比较科学的，对提高档案工作管理水平无疑是有益的。　

出分值区间。然后对被考评的高校档案按评价指标逐项进行评分，　参考文献：　把各评价指标评分的总和作为评估总分。　喜　銎　嚣　翥兰Ｉ￣台ｂ世界ｌ，２００６２（　１）．（９）．