排序、筛选、分类汇总、合并计算举例

巧用excel分类汇总对表格累计数据进行排序
前面我们学习了排序，但标准的排序功能针对的是一列数据，如果在一个表格里同一个姓名有多条记录，如何将数据进行累计，按累计后的数据进行排序呢？
目标：表格分类汇总后，按汇总数量降序排列，并给汇总数量填充颜色
操作方法：
汇总数据
选中表格，打开分类汇总窗口，选择分类字段“姓名”，勾选汇总项“采购数量”。

排序数据
点击确定，表格中的数据依据姓名对采购数量进行了分类汇总，点击左侧分级显示标识“2”，即仅显示出汇总数据。

移动鼠标到采购数量列任意一个单元格上，点击鼠标右键，选择“排序-降序”。

点击确定后，表格中采购数量降序排列。

汇总数量标记颜色
选中采购数量列，这里的选择包含了隐藏的明细数据，打开定位条件窗口，勾选“可见单元格”。

点击确定后，表格重新进行了选择，即只选择了我们看的见的行，隐藏的数据行不再被选择。

点击菜单栏上“开始-字体-填充颜色”，选择合适的填充色。

点击左侧分级显示“3”，显示出表格的明细数据，现在的表格按汇总数量进行了降序排列，汇总行还标记了颜色。

以上，你都学会了吗？有问题欢迎大家留言讨论。

• 数值计数函数： COUNTA(value1,value2,value3, ……) 参数可为任何数据类型，可以是空字符（即空格 键所产生的字符），但不包括空白单元格；参数 为引用时，空白单元格被忽略，而逻辑值、文字、 错误值会被统计。
• 条件函数： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 在参数中第一个是判断条件，第二个是条件为真 时返回的值，第三个是条件为假时返回的值。此 函数可嵌套使用，最多可达5层
对日期和时间的规定
• 日期可用斜杠或减号分隔，时间用冒号 分隔。Excel中将日期和时间视为数字处 理。其优点在于可进行数学运算 • 组合键应用：
– 当前日期CTRL+； – 当前时间CTRL+：
（三）数据的成批填充
• • • • 相同数据填充 等差序列填充 第比序列填充 自动填充
相同数据填充
单元格引用类型
单元格作为一个整体以单元格地址的 描述形式参与运算称为单元格引用。
• 相对引用：对由列标加行号构成的相
对地址的引用就是相对引用，在引用 中随目标地址的变化而变化。如A3、 E5、C4
• 绝对引用：对列标、行号前都加“$”符号构成的 绝对地址的引用称为绝对引用，在引用中不会随目 标地址变化。如$B$4、$D$2 • 混合引用：相对地址和绝对地址的混合使用构成混 合地址，对混合地址的引用称为混合引用。如$E2、 D$3
EXCEL-电子表格 主要内容
一、基础知识 二、数据处理 三、公式与函数
一、基础知识
（一）Excel窗口、概念 （二）数据输入 （三）数据的成批填充 （四）工作表操作 （五）图表
1）Excel应用窗口
工具栏

类别
(多项)
求和项:净销售额 行标签
华东 安徽 低 中 高 江苏 山东 低 高 中
华南 总计
列标签
零售
批发 总计
9811 24881 34692 4859 5861 10720 8218 2311 10529 648 1396 2044
8805 25193 33998 744 18671 19415 16402 1748 18150 1790 38989 40779 51277 119050 170327
另一种是利用数据透视表直接从数据库中查询 并汇总数据。
20
【例3-3】利用Excel获取外部数据功能， 获取ABC公司2010年的销售数据，使用 Excel数据透视表功能，制作如图3-7所示 的分类汇总表，并制作如图3-30所示的数 据透视图。
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第一步，获得数据列表。 空白工作薄-数据-获取外部数据-自其他来源
03版：编辑—定位—定位18 条件—可见单元格
数据透视表汇总数据 数据透视表的灵活性 数据透视图的灵活性 利用数据透视表生成时间序列 统计各销量组销售次数的频率分布 计算百分比 多重区域数据的合并汇总
19
利用数据透视表进行汇总有两种方法：
一种是先将数据导入Excel成为数据列表，再 对数据列表进行汇总；
39
产品名称 (全部)
年
(全部)
月
(全部)
行标签 1-10 11-20 21-30 31-40 41-50 51-60 61-70 71-80 81-90 91-100 101-110 111-120 121-130 总计
计数项:数量 28.28% 29.49% 19.19% 9.92% 5.75% 3.34% 1.76% 0.88% 0.28% 0.51% 0.14% 0.37% 0.09%

（2）在“开始”选项卡中的“编辑”选项区中单击“排序 和筛选”按钮，弹出其下拉菜单，如图6.2.1所示。
（3）当用户选择“升序”或“降序”命令，将会弹出如图 6.2.2所示的提示框，提示用户是否调整选中字母列对应的数据。
图6.2.1 排序和筛选下拉菜单
图6.2.2 提示框
（4）单击“排序”按钮，则可按照所选排序方式进行排序。 如图6.2.3所示为按字母Z～A的顺序降序排序后的效果。
图6.4.4 设置后的“分类汇总”对话框
图6.4.5 分类汇总后的表格
为数据清单添加自动分类汇总时，Excel自动将数据清单分级
显示（在工作表左侧出现分级显示符号
），以便用户根据
需要查看其结构。例如，只显示分类汇总和总计的汇总，可单击
行数值旁的分级显示符号
中的符号 ，如图6.4.6所示。或
者单击 和 符号来显示或隐藏单个分类汇总的明细数据行。
6.2 数据排序
数据排序是按照一定的规则对数据进行整理和重新排列，从 而为数据的进一步处理做好准备。Excel 2007为用户提供多种数 据清单的排序方法，允许按一列、多列和行进行排序，也允许用 用户自己定义的规则进行排序。
6.2.1 常规排序 按常规排序可以将数据清单中的列标记作为关键字进行排序， 其具体操作步骤如下： （1）选中要进行排序的列中的任意一个单元格。
技巧：在使用Excel进行排序时，无论是按升序还是按降序 排列，空白单元格总是被排在最后，其他单元格中的数据在两种 排序方式中显示的顺序相反。
图6.2.5 “排序”对话框
图6.2.6 按出生年月先后排序
6.3 筛选数据
筛选数据可显示满足指定条件的行，并隐藏不希望显示的行。 筛选数据之后，对于筛选过的数据子集，不用重新排列或移动就 可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表或打印。Excel 2007提供了两种筛选数据的方法，即自动筛选和高级筛选。使用 自动筛选可以创建按列表值、按格式和按条件3种筛选类型。