TS16949文件管理程序

文件管理程序 1.目的 对公司内与质量、环境管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门或岗位及时得到使用有 有效版本的文件，防止误用失效或作废文件。 2.范围 适用于与质量、环境管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。 3.职责 3.1总经理负责质量、环境手册的批准、发布。 3.2 管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。 3.3 文控中心负责文件的归口管理及组织对现有体系文件的定期评审。 3.4各部门负责相关文件的编制、修改、使用和保管。 4.定义 4.1 受控文件：在质量、环境管理体系运行过程中起沟通意图、统一行动重要作用的信息及其承载媒体，对其编制、评审、批准、编号、发放、使用、更改、更改状态标识、回收、作废、处置等应进行控制。 4.2 非受控文件：指只具有参考性功能的，作为资料性质的文件，对其只进行发放登记， 不作更改等其他跟踪控制。 5.工作程序 5.1文件的分类 5.1.1 按文件的性质分类 a) 手册（包括形成文件的方针和目标的声明）； b) ISO/TS16949技术规范与ISO14001要求形成文件的程序及公司为了确保其质量、环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所形成的程序文件（包括质量计划）； c) 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所形成的文件，包括作业指导书、操作规程、图样、样板、技术文件等,亦即公司的三阶文件； d) 实施质量、环境管理体系所形成的文件要求的记录的空白表单；即四阶文件。 e) 外来文件（包括法律法规、标准及顾客提供的图样和技术文件、样板等）。 5.1.2 按文件载体分类 a) 纸张性文件； b) 非纸张性文件。5.2 文件的编号/记录的空白表单表码 5.2.1手册和程序文件的编号（环境文件编号时不用部门代码） XX – XX – XX

5.2.2 三阶文件的编号（环境三阶文件编号时不用部门代码） XX – XX – XX

5.2.3 文件编号的说明 a) 类别代号的意义 ——质量手册类别代号为QM； ——环境手册类别代号为EM； ——质量程序文件类别代号为QP； ——环境程序文件类别代号为EP； ——质量三阶文件类别代号为QI； ——环境三阶文件类别代号为EI； ——质量记录的空白表单的类别代号为QE.； ——环境记录的空白表单的类别代号为EE。 注：ROHS管理手册是对ROHS的一个总要求，是环境管理体系的一部分，其编号为EI-099 b) 流水号的意义 ——质量手册为01 ——环境手册为001 ——程序文件的编号按程序文件所描述的要求在ISO/TS16949技术规范、环境管理规范中出现的先后顺序流水，为01~99； c) 部门代码 三阶文件按着使用部门及文件类别予以分类 （1）部门代码规定如下： 总经理室——GM 业务部 ——SD PMC部——PMC 生产部 ——PD采购部

流水号 制定部门代码 类别代码

流水号 制定部门代码 类别代码 ——BD 品管部——QC 工程部——RD 人事行政部——HR 文控中心——DC 项目部——PM 财务部——FD 五金部——WJ IT部——IT (2) 三阶文件编号应按制定部门及其在用文件发布的先后顺序流水编号； (3) 记录的空白表单表码编排形单同三阶文件编号类似。 （d）版本/修改次数 (1)文件版本变更依A0,B0,C0,……，X0,Y0,Z0执行；但文件只是局部修改时，只对所修改页改变修改次数，如:A0改变为A1….A2…，若对文件进行大规模修改或修订多次则应换版，如有A/5变换B/0。 (2)记录的空白表单有变动,则由A版直接变更为B版…依次类推C版….X,Y,Z. 5.2.4 相关CAR的编号原则 (1) 客户投诉/退货处理CAR编号原则为 XXX-XXXX-XX

(2) 供应商8D报告/纠正预防通知单编号原则XXX-XXXX-XX (3) 内部质量体系纠正预防报告编码原则 CAR-XX-XX (4) 工程变更处理单编号原则 ECN-XXX-XX

当月此供应商产生的投诉流水号 当月此客户客诉产生的流水号 客诉发生的年份及月份 客户代码

投诉发生的年份及月份 供应商代码

审核发生的不符合项流水号 不符合项职责部门代码

变更日期+当日变更流水号 客户代码 (5) 生产异常处理单 / 材料异常反应处理 / 物料报废单等异常处理 类报告编码原则 XX-XXX-XXX

5.2.5 技术文件和图样的编号由顾客要求转化而来的图样及技术文件，编号按三阶文件编号规定执行。 5.2.6 外来文件的编号规定 外来文件若有编号，则采用其原编号，若无编号，则按三阶文件的形式编号，但应将QI改为QO； 5.3文件的编写与审批 5.3.1 管理手册由文控中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 5.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准 5.3.3 其他文件分别由相关部门编写，部门主管审批，重大项目由主管领导批准。 5.3.4 应确保文件的正确、清晰、协调、易于检索和识别。 注：具体的文件格单见三阶文件《文件编写规范》 5.4 文件的发放与使用 5.4.1 文件发放时应办理登记手续，在“文件发放/回收记录表”上签字领用，进行管理。 5.4.2 公司内发放的质量、环境管理体系文件为“受控文件”，在文件的封面或适当的位置盖“受控文件”印章（技术文件、图纸盖保密专用受控章，具体见5.5章节），注明分发号。 a ) 向顾客提供的文件为非受控文件，盖“仅供参考”章；

发生异常之流水号 异常发生的年份及月份

发现 / 提出异常部门代码 5

.7.1

质量、环境手册部 门 分发号 备 注 部 门 分发号 备 注 文控中心 01 原版文件及电脑文件 财务部 13 总经理室 02 电脑文件分享 计划组 09-1 管理者代表 03 电脑文件分享 外发组 09-2 人事行政部 04 材料仓 09-3 采购部 05 成品仓 09-4 品 管 部 06 CNC车间 10-1 工 程 部 07 精细弹簧 10-2 国内业务部 08-1 加工车间 10-3 海外业务部 08-2 重型弹簧 10-4 PMC部 09 26T车间 10-5 生产部 10 包 装 组 10-6 项目部 11 TS车间 10-7 IT部 12 PE 组 10-8 五金部 14

注：某部门不止领用一份文件，则其分发号为部门分发号后画一短线，其后按分发的份数用1，2，3……表明所领取的文件份数及受控序列号。 5.4.3当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、供应商、认证机构等）而需申请领用时，由申请者填写“文件和资料领用申请单”，经其部门主管审核及管理者代表批准后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料，分发号不变，并收回相应旧文件和资料；丢失补发的文件应给予新的分发号，并注明己丢失的文件和资料的分发号失效；文控中心作好相应发放签收记录。 5.4.4提供给认证机构和供方的文件公司依内部受控文件管理 5.4.5 对于需要在相关部门内传阅的文件，文控中心在分发时就要附“文件已阅签名单”发至部门，要求部门将文件给相关人员进行传阅，并签名，“文件已阅签名单”需在一个星期内给回文控中心。 5.4.6 严禁私自复印受控文件，盖有红色“受控文件“章的文件为有效文件，影印本为无效文件，一旦在使用区域内发现无效文件，由文件管理部门收回销毁 5.4.7 严禁私自将公司文件以任何形单带出公司，一经发现则做出相应的责任追究。 5.5 保密文件的级别区分 5.5.1保密文件等级区分详细说明 (1) 三级保密文件是指一般性的公司已公开的技术性文件，例如：一般性弹簧尺寸图纸、弹簧、五金生产制作标准等; 及程序文件的更改，由文控中心进行，填写“文件发行/变更申请单”， 经总经理或管理者代表批准后实施。 5.7.2 其他文件更改时，由相应主管填写“文件发行/变更申请单”经原审批人员审核批准；若由其他人员审批，需得到审批所需的有关背景资料。 5.7.3 文件更改时，应按规定做好记录，更改后的原稿及相应的“文件发行/变更申请单”应交至文控中心保存，由文控中心按原发放清单进行发放，适用时收回相应作废文件，在“文件发放回收记录表”上作相应记录。 5.7.4 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，在“文件发行/变更申请单”上注明。 5.8 文件的保存及销毁 5.8.1 与管理体系有关的文件应分类存放在干燥、通风、安全的地方。 5.8.2各部门应指定专人负责文件的标识保存，以便存取和查阅。 5.8.3 文控中心负责编制并及时更新“文件最新状况一览表”，以反应版本最新状况。 5.8.4 作废文件由文件管理部门收集后，按规定统一销毁，其原稿加盖“逾期文件”章并注 明该文件的作废时间，与有效受控文件隔离保存。 5.8.5 若因特殊原因保存过时的文件，应办理保留手续，在文件上加盖“逾期文件”章并注 明该文件的作废时间，单独存放；不需保留的作废文件，由该文件管理部门收集后统 一销毁。 5.8.6 作废文件的保存期限严格按照ISO9001/TS16949/ISO14001体系要求及相关法律法规 要求对不同类型的文件进行分类处置管理。 5.9 外来文件的控制 5.9.1 外来文件主要包括：与产品有关的法律法规、与产品和过程有关的标准和规范、来自 顾客或供方的标准、图样、验收规则等。