跟单员工作职责
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跟单员工作职责
一、目的:为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门
职责说明书。
二、适用范围: 跟单部跟单员。
三、定义:
1. 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
2 .跟单员:跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人都是跟单员。
四、工作内容:
外贸业务跟单(了解基本外贸知识:谈判,报价,接单,签合同等等;基础外语及函电往来);产品采购跟单(业务跟进,懂营销,懂产品。物料,性能,使用);生产过程跟单(生产进度跟进.懂生产,懂管理,懂沟通。);货物运输跟单(出货跟进.货物运输知识:运输工具,方法,配柜及了解报关知识)及客户联络跟踪(客户接待:了解对客户的管理,懂国际礼仪知识)
1.寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。
2.设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
3.传播信息:将企业产品的信息传播出去。
4.推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
5.提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。
6.收集信息:收集市场信息,进行市场考察。
7.分配产能:产能紧张时先安排主要客户。
8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审
9.计算报价单
10. 验签订单
11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货
12.负责出口单证、物流、以及跟单工作中涉及的各项内容
13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作
14.目录,样品的寄送与登记
15.客户档案的管理
16.客户来访接待
17.经理交办事项的处理
18.与相关部门(供应商、出口运输以及与货代,船公司)的业务联系
跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。
五、工作流程:跟单员工作流程关联图:客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——供应商——生产计划——(库存查询)(出货传票)——供应商——进料——仓库——出库
要点:接单与审单;进出口货物的基本程序(外贸业务主要就是进行货物的进出,货物的出口有二种形式,一种通过外贸公司出口,另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有:接单,跟进生产,出货跟踪,制单结汇等)
﹙一﹚、接单:接单也即合同的签定,订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任
何载明双方当事人名称,标的物的质量,数量,价格,交货和支付等交易条件的书面文件,包括买卖双方为达成交易而交换的信件,电报或电传,都足以构成书面合同。
1.下单方式:客户下单的方式有:通过电话,Fax, Email或书面合同等方式。
2.接单的途径:交易会,出访,出国参展,邀请客户来访,利用我们的网站,等等。
3.接单的形式:在出口贸易中,跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是:
(1)合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。
(2)确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的产品。而合同用的比较正规。客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
4.接单的程序:接单的程序可分为询盘,发盘,还盘和接受四个环节。
(1)询盘:(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘:(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。(3)还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
﹙二﹚、审单:即审核合同报价
1.审单内容:确认产品名称,规格,质量,数量,单价,价格条款,总额,付款方式,包装要求,交货期,交货方式。
2.审单方法:
(1)产品名称,规格:审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?
(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中,货物的品质不仅是主要交易条件,也是我们跟单员进行审单的首要条件。
(3)数量:应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增
减幅度。
(4)单价,总额的审查:
a.客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错?新客户下单,要查看我们给他的报价。
b.通常我们以美元为结算货币。
(5)价格条款的审查:出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:
FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)
C&F (Freight or Carriage Paid to…..)运费付至指定目地的交货
CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格
(6)付款方式审查:
a. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。
b. 支付的货币能否接受?(我们以美元为结算货币)
(7)包装要求的审查:
a.工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?
b.客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?
c.客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签,说明书)内包装:普合,白合,彩合,吸塑外包装:纸箱,木箱,桶装,编织袋。最主要是唛头印刷。
(8)交货期的审查(1)跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装车、船送达。交货期分:国内(以天计算);国外交货期一般应规定一个期限,而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周,3周,或一个月,二个月,一个季度或更长。
(9)交货方式的审查:运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。
3.直接批量订单金额大于人民币4万元的,营销部先安排打样,样板交客户确认后才能下单生产。
4.合同评审完成和工程问客(EQ)确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在24小时内回传合
同/订单或者邮件回复客户。
﹙三﹚、发单:即安排适合的供应报价,确认交期!符合条款后,签订《购货合同》,经部门经理审批后安排生产。
﹙四﹚、订单生产进度跟踪:已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!如有异常,须及时通知经理,会影响交期的要提前知会客户。
﹙五﹚、准备报商检,报关
﹙六﹚、准备出货。出货事宜,是之前要与客人商量好的,货出哪里?如果使用的TT,一般要求在出货之前,货款全部收到才发货。
﹙七﹚、通知客人货已经发送。
﹙八﹚、如果是信用证,就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。
﹙九﹚、合同或订单的更改:
1.客户落单后或生产过程中,客户提出对订单的内容要求进行修改时,由营销部与客户协商确