大数据时代高校档案资源体系建设的思考

Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ａｒｃｈｉｖａｌ　Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　Ｓｙｓｔｅｍ　Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ：Ｒｅｆｌｅｃｔｉｏｎｓ　ｉｎ　ｔｈｅ　Ｅｒａ　ｏｆ　Ｍａｓｓｉｖｅ　Ｄａｔａ　大数据时代高校档案资源体系建设的思考　

文／周美兰Ｚｈｏｕ　Ｍｅｉ－Ｌａｎ　

摘要：大数据时代的“大档案”观、“大服务”观对高校档案资源体系的建设提出了更高的要求。目前，高校传统的档案资源体　系因其本身存在的问题，已局限了档案工作的发展。因此，高校应根据大数据的特点，以数字档案资源建设为核心，构建现代化　的档案资源体系，建设适应大数据时代的“大档案”。　关键词：大数据；高校档案；体系建设　中图分类号：Ｇ２７３．５　文献标识码：Ａ　文章编号：１００５－９６５２（２０１５）Ｏ１—００６８—０４　

云计算、物联网、社交网络、移动互联网等新技　术、新服务使得数据种类和规模日益剧增，人类社会　正式进入大数据时代。高校档案工作当如何应对大数　据带来的发展机遇和挑战？笔者从高校档案资源体系　建设的角度进行思考和研究。　

一、

大数据的内涵　

在业内，大数据并没有统一的定义。大数据是一　个相对的概念，并没有严格的标准限定多大规模的数　据集合才算是大数据。“大数据”虽本指“规模很大　的数据（集合）”　，但是，大数据并非大量数据简单、　无意义的存储与堆积，　“大数据”与“大规模数据”　的重要差别是数据间的关联性，这也是大数据得以应　用的基础。“大数据”与“大规模数据”最大差别是　在大数据中快速获得有价值信息并进行集成，具有对　数据对象进行动态处理的技术。大数据技术是发掘和　展现大数据价值的重要工具。因此，　“大数据”应是　数据对象、技术与应用三者的统一，是“数据、技　术、应用”三位一体共同发展。其特点是：数据体量　６８　山西档案　巨大；数据类型繁多；价值密度低、商业价值高；时　效速度快　。　二、大数据时代高校档案资源体系科学　构建的重要性和迫切性　英国的维托克・迈尔一舍恩伯格在所著《大数据时　代》中说“大数据的核心就是预测”　，大数据丰富　我们的智慧，服务于新发明、新发展。因此，大数据　时代的档案工作者要树立“大档案”的工作理念，要　掌握大量的数据，要具备轻松获取更多数据的能力。　当前高校在教学改革、教学水平评估、联合办　学、机构调整、学校合并、学校更名、发展校办产业　以及编史修志等复杂多样的工作中，既产生着大量的　应归档的文件材料，同时又迫切需要利用大量的档案　资源解决遇到的种种问题。如何多角度、多层次地把　高校档案本源性静态信息转化为档案利用所需要的动　态信息？如何使档案信息资源不仅为本校服务，也能　快捷地为社会服务？如何早日实现高校档案信息在内　外网上传递，实现档案信息资源社会共享？这些都需　要高校建设好能够适应大数据时代特点和需求的档案　资源体系，实现高校档案工作的现代化发展。　三、高校档案资源体系建设的现状及存　在的问题　大数据时代，“大档案”、“大服务”、“智慧　档案”等成为档案工作的新发展、新特点，传统的档　案资源体系因其本身存在的问题，在很大的程度上局　限了档案工作的发展。　（一）实体资源为主，数字资源不足　大数据环境下，各高校仍是传统介质的实体档案　资源占据主要地位，数字档案资源相对比较匮乏，两　者的结构比重严重失衡，档案资源结构不科学、不合　理。而且馆藏资源也主要是结构化信息，如纸质文　本、光盘资源、数据库资源等。在大数据时代，基于　大数据技术与理念，档案资源将更加宽泛，不仅包括　结构化信息，还包括半结构化、非结构化信息。因　此，高校档案馆不仅需要做好传统介质档案的收集、　整理、数字化工作，更是要做好对数字档案资源的建　设，收藏与组织并重，加强增量电子档案的管理，并　将互联网上繁杂的、海量的非结构化的档案信息加以　鉴别、整合，使之结构化、体系化、信息单元固化　，　真正建立全覆盖的档案资源体系。　（二）信息资源分散，共享程度低　各高校档案馆在进行信息化建设时，一直以来都　是单兵作战，各自为政，没有统筹规划、统一标准，　自成体系，造成数据库异构现象普遍，档案信息资源　分散孤立，难以共享，出现大量“信息孤岛”，使得　网络资源的整体利用率较低，严重影响大数据时代公　众对档案数据利用的需求。要改变此现状，各高校要　注重合作交流，协同发展，对信息资源建设作出整体　规划，实行统一的技术标准，消灭“信息孤岛”，实　现信息资源的集约化管理，达到互联互通、资源共享　的目的。　（三）重藏轻用，深度挖掘不够　当前，各高校档案馆处于一种“资源中心”模　式，将馆藏转化为内容的能力不够，只注重资源接收　进馆及存量档案的数字化工作，缺乏综合数据挖掘和　深度整合，使得最有价值的档案资源处于休眠状态，　档案馆在大数据时代处于边缘化状态。数字资源建设　和数字资源服务是不能割裂的，虽然档案馆资源建设　的首要任务是收藏资源，但资源的价值在于利用，资　源建设的根本目的在于服务，在资源建设上要树立　“藏用并重”的意识。而且“大数据的核心就是挖掘　出庞大的数据库独有的价值”。因此，大数据时代，　各高校档案资源建设应改变“重藏轻用”的固有传统　观念，树立“藏用并重”、“藏以致用”的意识，完　成大数据时代技术上的变革，融入计算机服务的时　代，激活休眠状态的档案资源，通过对档案资源数据　的深度挖掘、数据分析总结，展现数据价值　，创造出　新知识、新价值，以求大知识、大科技、大发展。　

四、大数据时代高校档案资源体系建设　的实施策略　大数据时代，数据成为一种重要资源，强化“以　数据为导向”的决策制定机制，各行业各单位都积极　拥抱“大数据时代”。作为高校档案管理工作者，我　们就要在大数据的背景下发散性地思考我们的工作，　不仅要考虑校内数据的联系，还要考虑学校内外数据　的联系，并在这些联系当中建立新的联系“数据一信　息一知识一智慧”。要树立“大档案”工作思路，充　分运用现代化装备和数字化手段，整合全社会档案资　源，突破发展瓶颈，加速建设档案和数据两大资源体　系，以应对大数据时代“大档案”建设要求的挑战。　因此，高校应以数字档案资源建设为核心，构建　现代化的档案资源体系，建设适应大数据时代的“大　档案”。主要从以下几个方面努力：　（一）扩大数据总量　大数据时代，可以说“谁拥有了大数据，谁就占　有了制高点”。因此，要树立新的资源观，扩大资源　总量，重视数据积累，加强数字资源建设，这是大数　据时代档案资源体系建设的重中之重。　１．加强实体资源的建设　首先，要解放思想，打破归档范围和归档时限的　局限，加大对有收藏价值、有社会需求的资料收集，　大力增加馆藏资源总量。其次，要完善档案门类，丰　

ｌｌ　一ｌｌ　黪＿一　富馆藏内容，优化馆藏结构，从而优化资源结构。　２．加速数字资源的建设　数字资源与实体资源是同等重要的馆藏资源，可　随着大数据时代的发展，数字资源将成为档案资源的　主体。我国的档案大数据管理还处在萌芽阶段，在数　据收集、使用和管理上都还存在相当的随意性，造成　大量数字资源的遗失，相对于实体资源，数字资源严　重不足。而实体资源也都睡在库房之中，能让用户利　用的非常少，档案馆不能提供充足的数字资源，就无　法满足大数据时代用户对信息的获取方式和阅读习　惯，形成社会大众与档案馆的鸿沟，弱化了档案的社　会影响力和生命力。因此，要加强数字资源建设，贯　彻“增量电子化，存量数字化”战略，需做好两个方　面的工作：一是传统介质档案的数字化，即存量数字　化。要加快传统介质档案的数字化工作，组建数字化　档案资源库。二是数字档案信息的收集和管理，即增　量电子化。要加强电子文件的收集归档，包括电子文　件、公务邮件、博客、微博、网页等，组织建设成多　种形式的数字资源，包括专题档案资源库、在线的档　案展览、档案教室，现行文件在线开放、在线档案论　坛、数字档案目录等。　（二）积极开放数据　大数据时代是一个数据开放的时代，为什么要开　放档案数据？一是数据增值需要。数据的增值在于整　合，数据需要跟其他的数据整合才能产生新的价值，　而数据自由整合的前提却是数据的充分开放。二是实　现“大服务”的需要。大数据时代档案服务发展方向　是社会化、多元化、开放性和先进性，以用户的个性　化需求为导向，强调网络化、智慧型的服务。需要加　快传统介质档案数字化进程，加快档案鉴定开放步　伐，利用计算机网络开展远程查询、利用服务，将开　放数据以可下载的电子格式放在互联网上，让使用方　自由使用，以满足大数据时代各类档案用户的利用需　要。可见，在大数据的时代，开放档案数据的意义，　不仅在于保障用户的知情权、推动信息公开、提高工　作效率，更在于让档案数据自由地流动起来，方便社　会和民众对档案资源的利用，以促进知识和经济创　新，推动知识和经济的发展。因此，高校档案馆要加　７０　ｌ山西档案　大档案鉴定开放力度，在保证档案安全的前提下，积　极开放档案数据，不断提高对海量数据的交换、整合　和分析的水平，增强知识挖掘、价值创造的能力，为　档案利用者提供“一站式”服务。　（三）整合数据资源　大数据时代，要建立全覆盖的档案资源体系，需　要全面地整合档案资源。资源整合是建设科学档案资　源体系的关键，资源整合可对档案资源空间布局和内　部结构进行优化调整，能够最大化地实现档案资源效　益，实现档案资源的社会共享。高校档案馆在继续做　好传统介质档案收集的基础上，要加强电子档案收集　和管理，加快馆藏实体档案资源数字化工作，做好档　案馆与学校各业务系统数据信息集成，加强数字化档　案的整合。　１．统一数字化资源的标准　大量异构的数据库形成“信息孤岛”，是资源整　合的瓶颈，确立标准化、规范化体系，建设高质量的　数字档案信息库，这是档案资源有效整合的前提和基　础。标准化体系建设可改变盲目建设、各自为政、　“信息孤岛”的现状，可保障数据资源的有序建设和　有效整合，主要包括元数据标准、数据交换格式规　范、电子文件归档管理规范、电子档案长期存储格式　规范、音视频档案管理规范、电子档案接收进馆标准　等。　２．建立共享档案数据资源库　信息不共享，大数据就无从谈起，信息共享是大　数据的基础。因此，要在充分考虑利用者需求的基础　上，以整合档案资源为目标，充分利用现代信息技　术，通过校园网络建立集中的、规范的、可供共享的　档案数据资源库，以满足大数据时代社会对高校档案　信息资源获取要求，解决社会需求与高校数字档案信　息资源分散性之间的矛盾。　３对结构化和非结构化档案数据合并管理　基于存储形式的数据类型包括结构化数据、半结　构化数据、非结构化数据。结构化数据即数据库，比　如财务系统、教务管理系统等；半结构化数据指邮　件、报表、ＨＴＭＬ、资源库等，比如邮件系统、档案　系统、教学资源库等；非结构化数据即视频、音频、