08项目合同管理办法
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用心、精心、决心、匠心
呕心沥血整理word1 项目合同管理办法
1 适用范围
本办法明确了合同管理的职责、内容、方法及要求。适用于公司、项目部、专业公司签订的工程施工合同、内部分包合同、对外分包合同、采购合同、租赁合同的管理。
2 工作职责
2.1 经营管理处是工程施工合同、对外分包合同的主管部门，负责合同的管理、指导、监督工作。
2.2 物资装备处负责物资采购合同、设备租赁合同的管理、指导、监督工作。
2.3 工程管理处负责车辆租赁合同的管理、指导、监督工作。
2.4 项目部是公司合同实施的主体，代表公司履行合同；是内部分包合同的主管单位，负责内部分包合同的管理、指导、监督工作。
2.5 专业公司负责自揽工程合同、自揽工程对外分包合同的管理、指导、监督工作。
3 管理内容
3.1 合同管理原则
——严格执行《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规；
——签约人必须是公司法定代表人授权，持有《签订经济合同委托代理证明书》；
——合同必须在实施前签订；
——合同文本宜使用国家标准示范文本，特殊情况有特殊要求时，应确保合同内容齐全，条款内容符合法律法规要求；
——合同签订前必须经有关部门会审、主管领导审批；
——必须盖公司相关主管部门合同专用章。
3.2 工程施工合同的管理
3.2.1 投标阶段的管理
3.2.1.1 标书评审：在收到招标文件后5日内由市场开发处或项目部、专业公司经营部门组织对投标项目的风险程度进行评估，形成评审结论，填写“标书评审表”（SC0101）。
3.2.1.2 合同初稿会审：市场开发处或项目部、专业公司经营部门组织经营管理、工程管理、技术、安全、质量、供应、财务、审计、法律事务等部门对合同稿的合法性、公正性进行会审，填写“工程合同会审表”(SC0102)，经主管领导审定后，正式签订合同。
3.2.2 合同签订
3.2.2.1 工程施工合同的签订由市场开发处或授权项目部、专业公司负责，签约人必须经公司法定代表人授权，持有《签订经济合同委托代理证明书》，其他人或部门无权对外签订工程施工合同。
3.2.2.2 工程施工合同签订的依据：
——《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规；
——中央及地方政府批准的项目建设文件；
——招、投标文件；
——双方在招投标过程中答疑文件、澄清会纪要及谈判纪要等。
3.2.2.3 合同文本宜使用国家标准合同示范文本，如顾客对合同文本有特殊要求时，应确保合同内容齐全，条款内容符合法律法规要求，保证公司利益不受损害，杜绝出现无效条款或无效合同。
3.2.2.4 工程施工合同必须在工程开工前签订。确因客观原因，开工前无法签订合同的，应先与顾客签订协议书。
3.2.2.5 工程施工合同签订统一加盖公司“工程合同专用章”，不得以行政章代替。加盖公司用心、精心、决心、匠心
呕心沥血整理word2 “工程合同专用章”时，必须符合合同管理程序文件要求。
3.2.3 工程施工合同实施阶段的管理
3.2.3.1 合同发放
——由市场开发处签订的合同，合同签订后，市场开发处将合同正本、副本、标书评审记录、合同初稿会审记录交经营管理处。经营管理处将合同文本或电子版合同文件发放到有关管理部门，合同正本由经营管理处登记发项目部，工程竣工后项目部将合同正本、竣工合同执行情况表（jy0102表）一并报送经营管理处，由经营管理处将合同正本交公司档案室存档。
——授权项目部签订的合同及授权专业公司签订的合同，在合同签订后7日内由项目部或专业公司将合同正本、副本、合同初稿会审记录、交底记录交市场开发处，市场开发处转交经营管理处。发放存档程序同前。
——专业公司自行承揽工程施工合同参照以上办法管理，公司存档。
3.2.3.2 合同交底
a) 对工期较长、涉及专业或部门较多的施工合同必须进行合同交底。以明确合同的工程范围、特点、工期、质量、HSE要求，承包、结算、支付方式，双方责任、权利、义务以及合同执行过程中注意事项等。
b) 市场开发处签订的合同，在合同签订后10日内，由经营管理处会同市场开发处向相关处室、项目部、专业公司进行交底。由项目经营部门组织向项目各部门和参建专业公司进行现场二次交底。
c) 授权项目部签订的合同交底由项目经营部门负责，项目各部门和参建专业公司参加。
d) 专业公司签订的合同，合同交底由其经营部门负责，有关科室及施工作业单位参加。
e) 所有合同交底都要填写“合同交底记录”(SC0103)，并交经营管理处存挡。
f) 需进行目标成本测定的施工合同，市场开发处要专题对经营管理处进行详细的合同价格交底，需准备书面资料，在合同签订后7日内完成。
3.2.3.3 合同变更、争议的管理
a) 项目部、专业公司经营部门应与顾客保持有关合同事宜的联络和接口，负责解决合同未尽事宜或合同履行中出现的一般性争议。
b) 如合同履行中出现重大变更或出现有可能影响合同顺利履约的重大事项，项目部、专业公司应立即书面报告经营管理处、市场开发处，以便公司采取必要的应对措施。项目部、专业公司应积极与顾客沟通，采用相应的对策。对于重大变更，项目部、专业公司与顾客签订补充协议时，应及时向市场开发处、经营管理处反馈变更内容，得到批准后，按合同签订前的要求做好会审，并盖公司“工程合同专用章”后，交市场开发处转经营管理处发放、存档。
3.2.4 施工合同索赔管理
3.2.4.1 管理要求
a) 索赔管理是合同管理的重要组成部分。
b) 项目部、专业公司在开工前，要组织管理人员学习合同文件，树立合同意识、风险意识和索赔意识。
c) 组建索赔管理小组，由负责项目费用控制的经理和有关部门责任人员组成。
d) 建立索赔资料管理制度，明确责任人员收集整理索赔资料的责任分工。
e) 由项目费用控制经理组织责任人员进行风险分析、风险评估，提出防范措施。
f) 索赔的依据、证据要充分，计价要合理，按程序办理。
g) 严格履行合同，确保工程进度、工程质量，为索赔创造条件。项目经营管理部门应及时将合同执行情况信息反馈表报经营管理处（见合同执行情况信息反馈表jy0101）。
3.2.4.2 索赔依据：施工合同，招标文件，来往函件，会议记录等现场实际情况的资料。
3.2.4.3 索赔程序
a) 按合同约定的时间，提出索赔要求。 用心、精心、决心、匠心
呕心沥血整理word3 b) 准备索赔资料，计算索赔费用，计算工期延长天数，收集索赔证据，编制索赔报告。
3.2.4.4 工期索赔和费用索赔
a) 工期索赔：因甲方原因，未能履行合同规定条款或不可抗力影响，造成不能按期完工，要求实施工期索赔。
b) 费用索赔：因甲方原因，我方采取必要措施保证合同履行所增加的费用。
3.2.4.5 索赔资料的管理：
报价资料——投标报价部门
图纸提供时间——项目技术部门
施工方案变更情况——项目技术部门
主要设备供货时间——项目物资装备部门
主要材料到货时间——项目物资装备部门
开竣工日期——项目工程管理部门
会议记录、信函——项目综合办公室
其它索赔资料的管理由项目经理协调。
3.2.4.6 索赔费用计算
项目经营管理部门依据索赔内容、合同条款组织有关部门进行费用计算。
3.2.4.7 严格按合同条款履行合同，避免甲方反索赔。
3.2.5 合同终结的管理
经营管理处、项目部、专业公司应及时总结合同执行情况，及时填写竣工合同执行情况表(jy0102)，与顾客有关部门保持联系，收集并反馈顾客对合同执行情况的评价，负责进行顾客满意度调查及顾客回访，并填写记录表(jy0201、jy0202)。
3.2.6 其它管理
3.2.6.1 机关有关处室、项目部、专业公司要建立合同管理台账，保存评审、交底、竣工合同执行情况等记录。
3.2.6.2 进外省市施工的相关手续由项目部负责办理，市场开发处负责提供所需的资质、证明文件。
3.3 内部工程分包合同的管理（详见《项目内部分包管理办法》）
3.4 合同专用章管理
3.4.1 合同专用章由公司负责刻制、发放、公司相关业务主管部门统一管理使用。特殊情况下，项目部与公司签订授权使用协议书，公司可授权项目部使用合同专用章。
3.4.2 “中国石化集团第四建设公司工程合同专用章”仅限于建设工程施工合同的签订，由市场开发处保管使用；“中国石化集团第四建设公司分包合同专用章”仅限于对外分包工程合同的签订，由经营管理处保管使用；“中国石化集团第四建设公司物资装备处合同专用章”仅限于物资采购合同、租赁合同的签订，由物资装备处保管使用。
3.4.3 禁止对审查不合格的合同，没有法人代表或法人授权代表签字的合同，加盖合同专用章，禁止以行政公章代替合同专用章对外签订合同，特殊情况需外借，报经主管领导批准后才能外借。
3.4.4 公司合同专用章终止使用、报废、遗失或被盗，应及时报告办公室。
3.5 项目部合同档案的管理
3.5.1 项目部经营管理部门对所有合同都要存档、建立台账。
3.5.2 工程施工合同签订后的档案管理详见工程施工合同管理有关条款。
3.5.3 对外分包工程合同，需提供合同一份（正本），报经营管理处备案，其余由项目部或专业公司发至有关部门、单位。
3.5.4 内部分包工程合同，需提供合同一份（正本），报经营管理处备案，其余由项目部发至有关部门、单位。
3.5.5 物资采购、设备租赁合同，需提供合同一份（正本），报物资装备处备案，其余由项目部发至有关有部门、单位。 用心、精心、决心、匠心
呕心沥血整理word4 3.5.6 车辆租赁合同需提供合同一份（正本），报工程管理处备案，其余由项目部发至有关有部门、单位。 用心、精心、决心、匠心
呕心沥血整理word5 标 书 评 审 表
SC0101
投标工程项目名称 建设规模
招标单位名称
工程项目业主名称
招标联系电话 传真或E-mail
投标截止时间 开标时间
投标单位名称
标书评审方式 会签 □
标书评审主办单位
评 审
协 办
单 位 工程管理部门 经营管理部门
技术管理部门 安全管理部门
物资装备管理部门 财务管理部门
审计部门 法律事务部门
质量管理部门
主要评审内容 1 公司的业绩是否满足招标书要求
2 公司的资质是否满足招标书要求
3 公司的施工资源是否满足招标书要求
4 合同付款、结算方式的相关条款
5 合同索赔、反索赔、仲裁法律方面的条款
6 合同中的一些特殊条款
7 招标方、承包方的责任划分条款等
8 其他
评审
结论 主持评审人： 年 月
日
