综合办公室规范管理的几个问题
一、事务性程序
1、来人接待
来人到电梯门口后保安主动询问找何部门、何人，并填写《来客登记表》。
（1）如拜会董事长、总经理将该人员领至综合办，综合办人员核实后先到董事长、总经理办公室汇报后直接领至董事长、总经理室，如需要由综合办人员做好服务工作，访客离开后保安做好送离，并将访客离开情况告知办公室，办公室文员清理董事长、总经理室卫生，流程结束。
（2）如拜访其他部门，保安指明位置后即可。
（3）董事长到办公室保安必须提醒办公室人员一到。
2、办公用品采购、库存、发放管理
（1）实行集中采购由专人负责,定期计划批量采购，即：每月29日前各部门向综合办公室提报所需办公用品计划，由办公室负责同意采购。（若临时急需采购办公用品由申请人填写《办公用品申请单》，经综合办负责人审批后可采购）。
(2)采购办公用品要由专人做好入库登记，写明入库日期、品种、数量、价格，并由专人保管。
（3）各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，发放人员要进行核对并做好分发登记，写明分发日期、品种、数量、领取人。
3、设备设施绿色植物维修维护
（1）计算机由使用人负责妥善保管，如遇软件、硬件等故障要请专业技术人员进行维修。
（2）复印机、传真机、电话等公共办公设施，使用人员按照规定操作使用，自觉爱护。并由专人负责定期检查，排除故障。如遇故障要请专业技术人员进行维修。
（3）办公室内绿色植物等定期浇水、施肥，请大家自觉爱护。
（4）以上设备设施绿色植物严禁人为破坏，一旦发现严肃处理。
4、卫生处理
（1）卫生区划分：综合办公室、接待室、顾问室、会议室安排值日表每日清晨清扫，特定区域进行卫生区划分，自觉维护，严禁乱扔、乱倒现行。
（3）个人卫生区域：资料文件摆放整齐，桌面整洁无灰尘、无杂物，周围地面干净。
（2）卫生监督：由督察部负责卫生监督，不定期进行卫生检查，发现卫生不清洁情况及时通知区域负责人进行处理，并作为卫生评比的重要依据。
5、晨会处理
（1）点名：7:50由办公室专人负责进行点名，未到者视迟到处理，便于考勤。
（2）大晨会：集团公司副总主持召开，安排当日各项工作，视需要做好记录。
（3）部门晨会：各部门视情况自行召开部门会议，视需要做好记录。
6、安全处理
（1）保安依托接待程序控制安全；晚班如何进行检查。
7、其他杂务处理
二、文件文字程序
1、文件流转
（1）红头文件：行文部门文件经部门负责人审批后将电子版传给办公室，办公室进行文字审核并加文件编号、红头等后打印装订，然后将《文件审批单》附在文件首页，审批单中文件名称、文件序列号、拟稿部门、拟稿人、文件主题由行文部门填写；文件审批单交办公室主任签批后请副总批示，副总批示完成转董事长批示；审批完成后文件交办公室发放并归档；文件发送需要分电子扫描版和纸质版；收文单位收文后按文件传阅范围附《文件传阅单》，要求传阅人员签字确认后归档；办公室对归档件完整性进行检查。
（2）行祥文件：行文部门文件经部门负责人审批后将电子版传给办公室，办公室进行文字审核并加行祥【201 】等后打印装订，然后将《文件审批单》附在文件首页，审批单中文件名称、文件序列号、拟稿部门、拟稿人、文件主题由行文部门填写；文件审批单交办公室主任签批后请副总批示，副总批示完成转董事长批示；审批完成后文件交办公室发放并归档；文件发送需要分电子扫描版和纸质版；收文单位收文后按文件传阅范围附《文件传阅单》，要求传阅人员签字确认后归档；办公室对归档件完整性进行检查。
2、办公室文字处理
（1）董事长、总经理文字处理：接董事长进行文字处理人员按董事长要求编写文稿初稿，编写完成后交办公室文字副主任核稿，核稿完成后由文字处理交董事长审阅、修订，文字处理人员修订完成交办公室文字副主任核稿，核稿完成后由文字处理人员交董事长审阅、修订，以此类推，直至定稿。
（2）办公室对其他部门和外部单位文字处理：接受任务的文字处理人员按要
去编写文件初稿，编写完成后交办公室文字副主任审阅、修改，修订完成交办公室主任审阅、修订后传给其他部门和外部单位。
（3）其他部门文字处理：
三、车辆管理
1、公司用车
2、个人驾公司车
3、私车公用
四、其他协助性工作
五、深挖岗位分工
部门岗位设置：办公室主任、办公室副主任、车队队长、董事长秘书、总经理秘书、文员、驾驶员、档案管理员、保安、食堂
1、专职工作
2、协助工作
3、临时工作
