论建筑工程施工中的协调管理
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论建筑工程施工中的协调管理
建筑工程施工管理,从大的方面讲,可归纳为“四控
三管一协调”,这四控即:进度控制、质量控制、安全控制、
成本控制;三管即:信息管理、档案资料管理、合同管理理;
而这一协调就是协调管理。在工程项目的施工管理中,项目
管理者往往重视“四控三管”在项目管理中的作用,而协调
管理者作为项目管理的一部分,很容易受到项目管理者的忽
视,但在实际操作时,与各个相关方的协调却发挥着十分重
要的作用,尤其是与近外层相关方的协调更是协调协调管理
工作中的重中之重。
1 协调管理的主要特点
1.1 协调的范围广
协调管理的范围包括内部关系的协调、近外层关系的协
调和远外层关系的协调。其中,内部关系包括项目经理内部
关系、项目经理部与企业的关系、项目经理与作业层的关系;
近外层关系是指与项目部有直接和间接合同的关系,包括与
建设单位、监理单位、设计单位、物资单位、分包单位以及
银行、保险公司等之间的关系;外层关系是指与项目部虽无
直接和间接全同关系,包括项目部与政府、交通、环保、卫
生、绿化等部门的关系。
通常情况下,近外层关系的协调是协调管理的重点。
1.2 协调的要素多
一是人际关系的协调,通常包括项目经理部内部人际关
系协调以及与关联单位的人际关系的协调,协调对象主要是
相关工作结合的过程中人与人之间在管理工作中联系和矛
盾。
二是组织关系的协调,通常包括项目经理部与企业管理
层以及与分包单位、劳务作业层之间的关系。
三是供求关系协调,通常包括企业物资供应部门、建设
单位物资供应部门与项目经理部之间的关系协调,各生产要
素供需单位之间的协调。
四是协作配合之间的关系协调,通常包括项目经理部内
部各部门之间、上下级之间、管理层与作业层之间以及与各
近外层协作单位之间的协调。
1.3 协调的阶段性强
建设工程通常具有很强的阶段性,对于工程总承包项目
通常可分为勘探、设计、采购、施工、运营等不同阶段,每
个阶段又可以划分为若干时期,例如在施工阶段就可以分为
准备期、施工期、收尾期等,在各个不同的时期,协调管理
工作的内容是不一样的,协调的重点也是不同的
1.4 协调的难度大
由于协调管理的性质多种多样,所涉及到的关系千头万
绪,有项目与目标因素之间的协调;项目各子系统内部、子
系统之间、子系统与环境之间的协调;各专业技术方面的协
调;各种管理方法、管理过程的协调;项目实施过程的协调;
各种管理职能方面的协调;项目参与者之间的协调等,因而
协调管理工作的难度比其他任何一种协调难度都大。
2 协调管理中容易出现的问题
2.1 项目部内部混乱
主要表现在:由于总体目标不明,各职能部门之间的兴
趣和目标不同,有各自的打算和做法,有些甚至是对立的;
由于缺乏沟通和必要的宣传,项目部内部士气不够,面对项
目实施过程中遇到的一些挫折和危机,容易失去斗志;由于
信息不畅、指挥不灵,项目实施过程中出现各种混乱现象,
人们对合同、各种指令和责任书理解不一或不能理解,因而
在实施过各中各自为政,使项目失控;项目部内部没有和谐
的工作扭氛围,对工作没有应有的争执和讨论,人们不敢和
不习惯将问题提出来讨论和研究,从而酿成隐患。
2.2 与外部关系不理顺
主要表现在:项目经理部的工作得不到建设单位、监理
单位、设计单位等近外层关系单位的支持,有时甚至是对立
的;项目经理部不召开协调会议或者在协调会议上不讨论重
要的协调事务,而偏离议题,或者是正常的协调节器会议经
常被打断和干扰,达不到应有的效果;项目部内部、项目部
与远外层、项目部与近外层三个层次之间的信息沟通不畅,
以至于信息得不到正确传递,影响了项目的正常运作,甚至
是相互之间主产生的些抱怨;项目经理部得到企业职能部门
的支持,无法获得必需的资源和不定期服务,与外界又不能
进行正常的信息沟通,迫使项目经理部花费大量的时间和精
力处理各种突发矛盾和问题,降低了工作效率。
3 做好项目协调管理工作
3.1 把协调管理工作作为项目管理的基础
对于工程项目来说,由于建筑工程的特殊性,协调管理
工作尤为重要。要通过学习和不断教育,使项目部管理人员
充分认识到协调工作的重要性:协调工作是做好其他一切工
作的基础,没有和谐的工作环境什么事也做不成。
3.2 加强管理部门之间的沟通
协调管理最好的手段和方法是沟通,沟通是解决项目实
施过程中各种障碍的最基本的方法,事实证明也是最有效的
一种手段。任何组织争执只有通过沟通才能实现,通过沟通
不但可以解决各种协调问题,如技术、过程、逻辑、管理方
法和程序中的矛盾、困难和不一致,而且还可以解决相关人
员心理行为的障碍和争执。
3.3 科学地控制管理中的争执
协调要讲究技巧,特别是对于争执的处理更要讲究艺
术,必须使争执得到有效的管理和控制。对项目实施过程中
出现的问题应酬多协商、少争执,通过详细的协商平衡和满
足各方面的利益,从而过到项目目标的最优解决;通常情况
下对于不影响项目管理大局的争执,应采取策略引导争执者
或者说服双方向对方做适当妥协或非原则性让步,避免争执
扩大化;对于涉及双方共同利益的争执可采取互迁互让,加
大合作面形成利益互补或利益共同体,从而化解争执。
3.4 具体问题具体分析
在协调管理过程中必须坚持具体问题具体分析的原则,
对于每一个需要协调的问题都必须先分清它的性质、类型、
主次等要素,然后制定出最合适、最有效的解决途径。如,
对于内部人际关系的协调主要应依靠各项规章制度,通过做
好思想政治工作、加强教育培训、提高人员素质等方法来实
现;对于项目经理部与企业管理层之间的管理协调,应严格
执行《项目管理目标责任书》;对于项目经理部与作业层之
间关系的协调,应严格履行《劳务分包合同》和执行《项目
管理实施规划》;对于项目经理内部供求关系的协调,必须
依靠编制和严格实施资源需求计划,并充分发挥物资供应部
门调度系统和调度人员的作用,加强调度工作。
3.5 注重项目的动态管理
项目的协调工作贯穿于项目管理的全过程,但是,由于
工程项目的实施是分阶段实行的,项目各阶段所在的问题都
有所不同,因而在协调管理过程中还必须根据各阶段的实际
情况抓好协调的重点,如在项目实施初期主要是进行供求关
系的协调,项目后期的协调重点则是合同与法律法规约束关
系的协调,这就要求协调工作应根据项目的推进,适时、准
确地把握各种关系的发展,及时有效地进行沟通,化解各种
矛盾、解决各种争执,从而提高项目运行的效率。
3.6 提高项目管理人员素质
任何工作都是由人来完成的,人的素质决定了工作质
量,协调管理工作也不例外。一方面要对项目部所有管理人
员进行必要的培训和教育,使他们充分了解协调管理工作的
重要性,掌握协调工作的方法和技巧;另一方面应在项目经
理部配备专职协调管理工作人员,并指定一名项目副经理专
门负责此项工作,才能取得理想的效果。
3.7 加强项目的信息化管理
信息技术的发展为项目管理带来了新的手段和方法,在
项目管理的所有要素中,协调管理工作最需要信息的支撑.
因此,项目经理部必须充分利用现有的信息化技术,在项目
部内部建立信息网络,确保所有需要协调的信息能够及进流
通,使协调管理工作及时、高效,从而提高整个项目管理工
作的效率和效益。
综上所述,施工中协调工作,既牵涉面广又非常琐碎。
要想顺利完成一个建设项目,除了能承担基本职责外,项目
管理都还应具备一系列技能。他们应当懂得如何激励员工的
士气,如何取得客户的信任;同时,他们还应具有坚强的领
导能力、培养员工的能力,良好的沟通能力和人际交往能力,
以及处理和解决问题的能力,做好每一部分的工作,才有可
能把问题、隐患消灭在萌芽状态,保证工程顺利进行。