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ERP采购流程实例

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用友U8采购业务流程描述 流程编号 CG-001 流程名称 ERP采购业务流程 目录  1. 流程简介 .......................................................... 错误!未定义书签。  2. 流程涉及的部门及职责 .............................................. 错误!未定义书签。  3. 流程依据的管理制度、工作标准及体系文件 ............................ 错误!未定义书签。  4. 业务流程图 ........................................................ 错误!未定义书签。  6. 报表及表单 ........................................................ 错误!未定义书签。  7. 流程存在问题和改进建议 ............................................ 错误!未定义书签。

文档修改记录 版本 版本描述 编写人 最后修改日期 第一稿 采购流程标准说明书 丁云鹏 第二稿 终 稿

文档签署 职责 姓名 签署 日期 关键用户 孙霞 关键用户 流程负责人 孙霞 流程负责人 项目经理 ***  1. 流程简介 正文：宋体，小四，段前0行，段后0磅，行间距1.5倍。 1) 流程内容 采购业务流程及说明 2) 运作原则： 流程和职责明确严谨，正常业务和特殊业务均涵盖，可以有效处理现在即将来可能遇到的业务情况。 3) 流程的起止点 起点：采购业务的订货阶段 止点：采购到货完毕并支付完毕后，及必要的售后事宜终结。 4) 术语解释 I/P:该环节的职责人向系统内输入信息的行为和内容 O/P:在该环节系统输出的行为和内容 系统内：指在UFIDA系统内流程 系统外：指非UFIDA流程 5)

 2. 流程涉及的部门及职责 1) 流程主管部门及职责 采购部：负责整个采购业务的实施、设计本部门内向系统输入相关信息，对负责的信息和业务进行审核和传递，向相关参与部门提供相应的协助和合作

2) 流程参与部门及职责 使用部门：向采购提报采购申请，并提供必要的信息 财务部：对流程中所负责的业务进行审核、记账、支付等支持 质检部、设计中心：负责对采购流程中的品质符合性进行检验和监督  3. 流程依据的管理制度、工作标准及体系文件 表1流程依据的制度、标准及体系 编号 制度、标准及体系名称 :CG-01《采购业务总流程》 **公司家纺采购体系

 4. 业务流程图 4.1 采购总流程图

图1 4.2 采购总流程说明 表1流程说明 序号 部门及岗位 步骤 步骤说明 时间（及时或按需） 备注

01 使用部门采购申报员 采购申请单 申报采购计划（I/P：申购物资信息（须参照《仓库物资现存量》）） 按需 系统内 02 各审核主管 审核采购单 核实是否应该请购 及时 (系统外)（采购申请单到03) 03 采购计划员 采购申请汇总 （根据使用部门传过来的采购申请单）将不同的物资选择不同的供应商进行采购 及时 系统外

04 采购业务员 报价单 询价议价 (系统外)（报价

单作为合同附件） 05 采购业务员 是否签订合同 判断是否签订合同 (系统外)

06 采购部业务员 拟定采购合同 拟定采购合同 系统外 07 相关领导 合同审批 合同审批流程 (系统外)通过08，不通过06 08 指定采购员 采购订单 填写采购订单 (系统内) (I/P。

O/P采购订单输出给供应商) (订单变更流程) 09 仓库管理员 报检单 (需要的进行,不需要直接填写采购入库单)报检或自检 (系统外)(O/P:

质检部、设计中心) 10 仓库保管员 审核 审核是否合格 （系统外）合格填写采购入库单，不合格走退货处理流程 11 仓库保管员 采购入库单 填写采购入库单 (系统内)O/P采购入库单输出给财务部 (如果异常退货流程，正常走入库流程) 12 供应商 采购发票 开具发票 供应商开票 16 采购会计 采购发票 填写采购发票 (系统内)采购发票O/P给财务部 17 采购会计 采购结算单 采购结算 (系统内)采购结算单O/P给财务部

4.3 普通采购申请审批流程

图2 4.4 普通采购申请审批流程说明 表2流程说明 序号 部门及岗位 步骤 步骤说明 时间（及时或按需） 备注

01 申报部门主管 审核 申报部门主管审核采购申请单 按需 系统外 02 采购主管 审核 采购主管审核的采购申请单 系统外 03 总经理 审核 总经理审核的采购申请单 系统外 4.5采购订单变更流程 采购订单变更流程（TY-CG-01-02）

供应商采购主管采购员开始提出变更申请订单变更变更后的采购订单

审核变更后的采购订单通过

不通过

图3 4.6采购订单变更流程说明 表3流程说明 序号 部门及岗位 步骤 步骤说明 时间（及时或按需） 备注

01 采购员 提出变更申请 提出变更申请进行订单变更 按需 系统外 02 采购员 变更后的采购订单 变更后的采购订单 系统内 03 采购主管 审核 审核变更后的采购订单 (系统外)不通过则返回02，通过则将（系统内）变更后的采购订单传给供应商 4.7 采购退货流程

图4 4.8 采购退货流程说明 表4流程说明 序号 部门及岗位 步骤 步骤说明 时间（及时或按需） 备注

01 采购业务员 采购退货单 提出退货申请 填写采购退货单 按需 系统内 02 采购业务员 采购退货单 打印采购退货单 系统内 03 采购主管审核 审核 审核打印的采购退货单 系统外 04 仓库管理员 红字入库单 审核通过仓库管理员参照采购退货单生成红字入库单 (系统内)O/P红字入库单同时给供应商和财务课 05 供应商 红字发票 开具红字发票 (系统外)红字入库单输出给供应商判断是否已开票。否，流程结束。是06。 06 采购会计 I/P采购红字发票 填写采购红字发票 系统内

07 财务部 系统外 系统外 进入付款流程 4.9采购开票流程

图5 4.10采购开票流程说明

表5流程说明 序号 部门及岗位 步骤 步骤说明 时间（及时或按需） 备注

01 采购员 采购开票通知 下达开票通知 系统外 03 财务部 审核 审核是否可以开票 系统外,不通过返回01） 04 供应商 采购增值税发票/ 采购普通发票/ 运输发票 供应商开具采购发票 系统外

05 采购员 审核 核对发票开具正否正确 (系统外)(不通过返回04，审核通过06) 06 采购主管 复核 复核采购发票 （系统外）（审核不通过返回05，审核通过07） 07 采购会计 I/P 采购增值税发票/采购普通发票/ 运输发票 采购发票录入 系统内

08 财务部往来会计 采购发票挂账 (系统内)(通过09，不通过07) 10 财务部付款 应付账款 (付款流程) 4.11 正常采购结算流程 图6 4.12 正常采购结算流程说明 表6流程说明 序号 部门及岗位 步骤 步骤说明 时间（及时或按需） 备注

01 供应商 采购发票/运输发票 开具发票 系统外 02 采购会计 系统采购发票、运输发票 系统内开局发票 系统内 03 仓库保管员 采购入库单 办理入库 系统内 04 采购会计 采购结算单 采购结算 系统内

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仓储采购ERP操作流程

仓储采购ERP操作流程

仓储采购ERP操作流程仓储采购流程介绍：一：工单备料当我们拿到需要备料工单时，在主窗口下左侧树状菜单选择“工单/委外子系统”\表单模块\“录入备料单”，点[新建]图标按钮，并设置[扫描工单]图标按钮处于启用状态，如下图所示：开启扫描工单状态接下来就是扫描所有需要备料的工单，如下图：扫描好备料单后请关闭“扫描工单”图标按钮，然后按“生成用料统计表”图标按钮，如果ERP发现有品号库存数量不足会有提示框出现，如下图：以下是生成用料统计表示例图：生成用料统计表显示红色表示库存不足，需要生成请购单。

为了保证品号库存数量不会被重复备料，所以必须将当前所备料用量调拨至备料仓内（因为备料仓内库存数不会再次被当着有效库存数参与计算），要调拨至备料仓请按[生成备料调整表]图标按钮，如下图：生成备料调整单生成备料调整表之后请做保存动作。

保存之后如果出现库存数量不足必须要先生成请购单后才可审核，若要生成请购单请安[生成请购单]图标按钮，在生成请购单时ERP会提示是否考虑当前库存量，如果选择“是”则表示只请购缺料数量，否则按需领用量全数请购生成后会有提示生成的请购单号和品号只数我们可以打开生成的请购单检查是否正确，如下图：如果没有错误，就可以审核备料单，在审核时会有以下提示：我们可以选择“是”继续审核我们可以打开相应的品号检查是否正确将库存数量调拨至备料仓内，如下图：审核后ERP会回写工单的状态码为“2:已备料”，防止重复备料状态码备好料后如果有需要请购用料必须走请购、采购流程二、请购单打开请购单，检查请购信息是否完整，需要检查以下项目：1：参考供应商是否为空2：需求日期是否为空3：采购人是否为空4：采购数量是否符合要求5：采购币种是否正确6：采购税种是否正确补充好后如下图：确认请购数据正确后要审核请购单据审核好单核据后，就可以生成采购单，请按[生成采购单]图标按钮，如下图：生成采购单这时ERP会有一个提示选择框：如果请购单中所有请购料都只有一家供应商的话可选择“否”直接生成采购单，如果有多家供应商建议选“是”进行批量生成多(按供应商区分)张采购单我们选择“是”弹出“从请购单生成采购单”工具窗口，如下图：开始生成采购单请设置好采购日期和采购单别，然后就可以按“开始处理”按钮生成采购单生成完成后会有如上图的提示信息，表示生成成功就可以关闭生成请购单工具三：采购单刚才我们用工具批量生成多张采购单，现在打开采购单检查一下是否正确请在主窗口下选择“采购管理子系统”\表单模块\“录入采购单”，如下图：我们按[打开]图标按钮或按F2功能键开窗选择我们刚才批量生成的采购单，在开窗选择区里我们可以按Ctrl+Q组合键启用批量选择功能，把刚才生成的采购单全部选择打钩，如下图：选择好后按“确定”按钮，返回采购单窗口，我们逐一检查每张采购单是否正确，如果都符合要求就可以使用“批量审核”功能菜单，在菜单栏上按“功能”菜单下的“批量审核”子菜单，如下图：批量审核选择“批量审核”菜单后会有一个提示，如下图：我们选择“是”即可开始批量审核采购单审核好后会有提示审核成功单据笔数如果提示正确表示单据全部审核好接下来就可以与供应商联系采购事项，通知供应商交货日期四、采购进货单当收到供应商货物时先对货物进行验收动作，发现有问题及时退回，最终确定收到货物的数量后我们要及时录入ERP，避免品号库存数据长期挂负数首先在主控窗口下选择“采购管理子系统”\表单管理\“录入采购进货单”，打开采购入库单窗口，按[新建]图标按钮，然后再开启“扫描采购单”图标按钮功能，如下图所示：抓取采购单资料如果有打印的采购单可以直接扫描收货时对应的采购单，如果没有采购单据供扫描，可以手动选择采购单，选择后按确定按钮，检查无误后审核采购进货单。

01、ERP采购操作手册(一般作业)

01、ERP采购操作手册(一般作业)

ERP采购操作手册(一般作业)目录一、维护［供应商信息］适用于新增供应商二、维护物料品号适用于新增物料品号三、录入［采购单］1.根据供应商订单自动转成采购单并到采购子系统中修订金额2.直接录入［采购单］四、录入［采购发票］1.验收货后申请付款：依审核确认后的请款单2.预付款：依审核确认后的预付请款单内 容：一、 维护［供应商信息］1、前提：判断是否是新增供应商2、查询方法：进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息-查询之供应商全称3、新增供应商信息(原系统中无此供应商信息)路径：进销存管理→采购管理子系统→供应商管理→录入供应商信息 依据：电子表单之《供应商基本信息表》 步骤：点击新增按钮录入供应商编号：依《供应商编码原则》，系统给予编码。

录入供应商简称：一律为供应商全称前六位中文字，且此简称一经确定不得修改。

例：佳杰科技（上海）有限公司→佳杰科技上海录入总公司：维护集团公司类型的供应商，即需先设立一个集团公司信息，此集团公司下所属公司在建立信息时需在此选项与集团公司关联注意事项：黄色标注处为必录入项，绿色标注处为录入保存后不可修改项。

1.查询键2.录入查询条件图一：基本信息中录入简称、供应商全称、税号(15位码)、TEL/电话、手机、FAX 、商务/财务联系人，注册资金、交易币种（默认RMB ）图二：交易信息中录入初次交易时间、结算方式、付款条件（点选或按F2查询）、汇款银行、汇款账号图三：录入联系地址、账单地址图四：证照信息中录入组织机构代码(按供应商组织机构代码证上的号码，共9位码)二、查询物料品号非随单采购时，采购人员按照以下流程判断：前提：判断系统中是否有此物料品号路径：进销存管理→采购管理子系统→采购管理→录入采购单-品号查询点击品号或按F2品号信息查询依查询条件录入（若有原厂编码，可依原厂编码在货号中查询），查询系统中是否有此物料品号。

品名英文大小写查询方法见《ERP英文大小写查询技巧》系统中若无此物料品号，则填写《料号申请表》转至物控，由物控在系统中增加。

ERP流程图---采购核价流程

ERP流程图---采购核价流程

3.5采购将价格录入ERP后，采经理负责审核数据输入是否有误，若存在错误，退采购员修正，修正后重新提交。
3.6若无误，采购经理审核采购核价单。
4.流程结束。
作业流程说明：
1.流程定义：议价是指由供方、需方协商议定的价格。核价是指由价格委员会审核通过的最终价格。
2.举例说明：如一车间申报的电加热炉，需要采购部询价、议价、价格委员会评审核价后方可执行。
3.执行步骤：
3.1若有新厂商纳入公司供应商管理体系或已有的供应商采购价格有变更需求时执行此流程。
3.2询不低于3家厂商报价。
3.3根据厂商报价，采购部内部进行议价。
3.4判断和确认所议价价格是否超出采购部审核权限.若在权限范围内，则将议价后的价格录入至ERP系统；若超出权限范围，当工装、模具、设备及备件等大于5万元需提报公司价格委员会进行评审。若评审未通过，采购部需重新议价；若评审通过，需将评审通过后的价格录入ERP系统。
ERP分公司产品采购、入库、销售操作流程

ERP分公司产品采购、入库、销售操作流程


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《财务管理制度》、《分公司产品的销售管理精益控制流程》、《ERP 分公司产品入库操作 流程》、《销售业务 ERP 操作流程》。 营销中心、物流中心、制造中心、财务中心、各分公司。
合同评审表、采购合同、销售订单、采购订单、采购入库单、发货单、销售出库单
编制
XXX
3. 打印二份，物流、分公司各执一份； 4. PMC 专员持【采购订单】传递给分公司； 5. 分公司组织生产（连同一份采购订单）。
仓管员 产品入库
片区管理员 通知发货
发货员 发货
产品出库
仓管员
1. 分公司产品完工后，凭总公司的【采购订单】 号通知成品仓库进行入库，
2. 产品库仓管员参照【采购订单】号生成【采购 入库单】，并核对、保存、审核、打印，将‘供 应商联’交分公司；
编制
XXX
参考文献
用友 ERP-U8
生效日期 2010.09.30 修改日期
2011.01.01
采购订单
通知分公司 生产
物流 PMC
分公司
1. 由 PMC 专员参照【销售订单】生成【采购订 单】；产品价为销售订单（内合同）单价的 95%， 有内合同价的，必在【销售订单】边上注明；
2. 预到货日—【销售订单】里的预发货期提前 1 至 2 天；将销售订单上的项目、订货单位等 抄入<其他说明事项>日期 2010.09.31
分公司产品采购、入库、销售操作流程
XXXX 电气科技股份有限公司 ERP 系统
流程名称 分公司产品采购、入库、销售操作流程
编号
16
页数
1
步骤
责任人
操作说明
销售订单
营销中心