秘书实务1

二、秘书的分类
从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照
不同的标准，可以对秘书做出不同的分类，如表
1-1所示。
表1-1 秘书的分类
秘书分类的依据
秘书所承担的职责 范围大小和工作任务轻 重的不同
秘书所供职的组织 需要秘书具备的专业知 识加以分类
分类结果
初级秘书 中级秘书
高级秘书
商务秘书 医务秘书 政务秘书
某一 职能部门 项具体职
能部门的 业务工作
职能
全局范围内 提供辅助服务、 人事沟通、综合 协调
分工专管某 项业务
工作性质 地 位
全局性
承上启
下，联系左 右，沟通各 方的枢纽
承担某 局部性 项业务职责
（三）秘书机构的设置原则
秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体 制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图1-2）。
作 的要求
秘书只有在办文、办事、办会的工作中 才能实现其作用，体现其价值，真正做到为 领导服务。
一、秘书工作概述
秘书工作是以为领导者的工作运转和决策 服务为宗旨，在办文、办会、办事方面从事参 谋性、助理性的工作。秘书工作最凝练的概括 是“办文”、“办会”、“办事”。
以“办文”、“办会”、“办事”为线索， 可以 使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识（见 图1-10）。
级） 一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公
厅
三、公司企业的秘书部门
公司企业中的秘书部门是公司企业内部的 行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置 的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。 由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种 多样，大体有四种形式，如表1-3所示。
表1-3 公司企业的秘书部门的种类

第一章 秘书概述
第四节 秘书工作入门
二、秘书的见习
1、秘书开始职业生涯的基本要求 ❖ 精心打造良好的第一印象 ❖ 尽快适应和融入企业文化 ❖ 勤奋工作，尽心竭力
第一章 秘书概述
第四节 秘书工作入门
二、秘书见习
2、具体措施 ❖全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、 目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数 字 ❖多方了解新上司的情况 ❖了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职责和技能 ❖加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制 ❖在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各 种技能，以适应现代办公技术不断进步的新形势
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽•A •德弗里斯
通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子 系统，准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合 作； 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； 分析问题，选用重要的决策技巧； ❖ 寻求深造和事业发展的机会。
秘书实务第1章
2021年8月28日星期六
第一章 绪论
第一节 秘书与秘书工作
2、秘书的定义
国际： ❖国际秘书联合会：秘书应是上司的一位特殊助手， 她们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上 司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动 显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力 范围内作出决定。 ❖欧洲职业秘书联合会 ：对其上司的活动和工作范 围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能 在一定范围内作出决定和发出指示，并在做生意的 场合代表她的上司。

本章节既保留了中国传统伦理中的 礼仪精神，又扩大了传统的礼仪范围，加入 现代社会的人际应对，融合中外礼节、行为 设计等更符合现代社会需要的礼仪内容。
采用项目分解式教学强化秘书礼仪各专
项技能，将实践教学贯穿于整个培养过程， 避免孤立、形式化地设置实践教学环节。以 学生为主体的实践教学过程，特别是创新实 验和综合实训（虚拟案例和模拟项目），能 活跃学生的思维，发挥学生的学习主动性， 创新思想。运用讨论式、团队协作式、朋辈 评估式等教学方法，采用案例分析与情景模 拟、小品表演等技能训练形式进行实训。在 实训教学中，可以借鉴现代企业的员工培训 的方法，改变以往的以教师为中心的教学方 法,要求学生既掌握理论又会熟练操作。
思考与训练
1、小王应聘秘书职位，由公司人事副总面试。小 王特意理发，擦了不少摩丝，借了全套名牌西 服、皮鞋和一只名牌皮包……。结果，没有被 录用。他想不出是为什么？你替小王想想？
2、甲公司与乙公司的合作协商，进行之中，公司 委派年轻能干的小钱继续商谈下一步的事宜。 但不久对方电话要求他们换人，否则合作告吹。 原来，小钱在商谈是仰靠在沙发上，跷着二郎 腿，不是玩弄手机，就是东张西望。
二、教材分析
教材选用：中国人民大学出版社 谭一平编著 《现代职业秘书实务》
课程教学模块体系具体如下： • 职业认知模块：了解秘书从业环境、秘书素
养与可持续性发展（秘书职业生涯规划）。 • 办会模块：掌握会议组织与管理的知识与技
能。 • 办事模块：掌握秘书事务管理的知识与技能。 • 办文模块：掌握文书拟写与处理的基本常识
项目模块实训体系
一大知识基础：礼仪基础知识，包括礼仪的
内涵、原则、特征、意义，礼仪修养等。
四大能力模块：秘书基本能力，包括礼仪形

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不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需 要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻 女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。 他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花 瓶式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们更 合适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。 伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递给盖茨： “这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少 后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐 怕„„” 不等伍德说完，盖茨已看完了这份应聘 资料，丢下句“就是她了”后扬长而去。
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“垃圾”事件
露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司的 每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自 然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、 记账、接订单、采购、打印文件等工作，这引得 周围好多人的羡慕。
然而，此时的她却有了新的苦恼。每天早上9 点左右，清洁工会进入微软公司进行清理工作。 有一天，一位软件工程师突然从办公室里嚷着冲 出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。 露宝莫名其妙地问：“没看见什么程序呀！” 经 过仔细询问，方知是清洁工误把这位软件工程师 放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给 扔了。这位工程师懊恼不已，那可是他的灵感之 作呀。
• 这件事后，露宝定了制度：在微软公司的办公室， 清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的东 西一律不准移动。 可是问题又来了，程序设计师把喝完饮料的空 罐随手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰。 过不多久，办公室里空罐堆积如山。露宝又得向 清洁工解释：哪些东西是有用的，不可以碰；哪 些东西是垃圾，应该清除。
从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、 文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。
行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书