秘书实务

1、发文办理:从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并办决策及实施提供服务的人员。

1、收文办理:指对收到的公文的办理进程,包括签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办等程序。

1、秘书的分类:(1)按秘书来源与服务对象(职业性质)划分:公务秘书,私人秘书(2)按业务范围分类:通行秘书,行为秘书(3)按工作岗位分:综合秘书,专项秘书(文字秘书、机要秘书、事务秘书)(4)按辅助对象分:集体秘书、个人秘书

2、秘书部门:就是辅助领导部门进行决策,管理。推进领导工作并协助领导协调各项职能部门进行有效工作的综合部门。

2、秘书实务的含义:从秘书学科体系的角度来瞧,秘书实务就是秘书学科的一门分支学科;

从秘书工作的职能角度来瞧,秘书实务就是指秘书工作中具体办理事务的职能。

2、秘书实务的目的:(1)推动管理信息环流(2)实现秘书工作职能(3)提高领导管理效率

3、秘书工作的含义:指秘书部门与秘书人员辅助领导与组织开展决策与管理的各项实践活动

3、秘书工作职能:辅助决策,处理信息,协调关系,办理事务

4、办事,办文,办会的原则方法:功力扎实,工作落实;综合考虑,系统筹划;形式多样,主攻明确;于总结,勇于创新

5、秘书工作的本质属性:贴近领导核心,辅助领导工作;不在领导职位,

参谋领导之政;没有领导权力,隐含领导权力;贯彻领导意图,反映群

众利益

6、秘书工作的宗旨:就就是为领导与上司的决策与管理顺畅地贯彻实施创造与谐的环境

7、秘书工作的特点:机要性;辅助性;综合性

8、秘书工作的作用:协调作用;信息作用;形象作用;参谋助手作用

9、职业道德修养:忠于职守,热爱本职;服从领导,当好参谋;兢兢业业,任劳任怨;谦虚谨慎,办事公

道;实事求就是,热情服务;遵纪守法,廉洁奉公;恪守信用,严守机密;转变观念,勇

于创新;善于协调,严于管理;刻苦学习,提高素质

10、沟通的类型:按照组织管理系统与沟通体制的规范程度,可分为正式沟通与非正式沟通

根据沟通中信息的传播方向可以将沟通分为下行沟通,上行沟通,平

行沟通以及斜向沟通

11、沟通的基本原则:实事求就是,把握分寸;为人谦逊,说话委婉;主动交往,保持距离;察言观色,遵守规则

12、协调的范围与方法:1)对上关系的协调:及时发现问题,维护领导成员的威信与形象,维护领导层内部的团结,

2)对下关系的协调:深入基层调查研究,及时传递给领导,制定标准的办法

3)上下双方关系的协调:文字协调法,信息沟通法,政策对照法

13、会议的功能:决策指挥作用,组织协调作用,动员教育作用,信息交流作用

14、秘书在会前要做充分的筹划准备工作:1)明确要点:明确领导开会的目的,任务,内容,中心议题,参加人员,会议地点,会期;

2)准备议题:不讨论事先无准备的议题;

3)安排会议议程:科学统筹地安排好会议议程;

4)通知开会:口头通知,电话通知,书面通知,不请人转捎口

信

5)会场准备:会场大小要与与会人数相适应(会场宁略小而勿

失于大),会场布置要与会议主题、性质一致,秘书要在会议

召开前检查,请勿打扰,会场座位的不同排列;布置分工,

分头落实;

15、秘书在会中的组织与服务工作:签到与检查会场;集中精力,做好会议记录;服务性工作(随时接听电话,接待来人,为各位倒水、递烟缸,适时挂图等,适当为领导准备文字材料);协助会议按议程进行并形成会议果

16、秘书在会后的善后与落实工作:及时清理会议室;及时整理有关会议材料;及时下发,催办,补发;

归档(重点做好会议缺席部门或人员的落实工作)

17、拨打电话:妥善整理,备齐资料;正确拨打电话号码;确认对方公司,部门名称;自报公司名称及本人姓名;准确说出要找的人的姓名;寒暄,讲述事情;确认复述通话要点;道别,挂断电话

18,接听电话:准备记录;听到铃声,马上接电话(三声原则);自报家门;确认对方;商谈有关事项;复述,确认要点;道别,挂断电话;请上司批

阅

19、秘书通话的要求:熟悉常用电话号码;陈述清楚,通话简短;言语礼貌;行为文明;注意保密;保持警惕;做好电话记录;稿件的传输;办理

及时

20、保密工作:1)、种类:按性质(国家秘密,商业秘密,组织内部秘密);按秘密等级(绝密级,机密级,秘密级,内部级);按秘密的存在方式(文献类,物体类,声像类,电子类;口头类,技术类)

2)、秘书部门的保密工作:文件保密,会议保密,新闻宣传保密,通讯保密,办公设备保密

21、值班工作:1)、主要任务:办理临时事项,接待临时来访人员,处理来电来函,安排值班人员,掌握领导日程安排及外出情况,协调安全保卫工作

2)、要求:坚守值班岗位,认真处理事务,遵守制度,做好值班记录22、印章的管理:专人负责(确保安全,防止污损);用印程序(填写用印申请单);注意印章的位置

23、公告与通告的区别:(1)从制发者的级别来瞧,公告高于通告;(2)从公布的内容与告知事项的重要程度来瞧,公告高于通告;(3)从公布的范围来瞧,公告大于通告;(4)从文字长

短程度瞧,公告一般短于通告。

24、通知与通报的区别:1、告知的范围不同;2、告知的