采购管理程序-公司

东莞市道滘首科电机厂 程序文件

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22 采购管理程序

1、 目的和范围：

1.1 规定采购控制以及选择、评价和重新选择供应商的内容和方法，确保采购产品符合规定的要求。 1.2 适用于本公司所需原物料﹑辅料、半成品及仪器设备等采购作业。与产品品质无直接关系的采购活动不受本过程控制。

2、 引用文件：

2.1 SK-QP-13 《 文件管理程序 》

2.2 SK-QP-14 《 记录管理程序 》

2.3 SK-QP-19 《 基础设施管理程序 》

2.4 SK-QP-20 《 模具/工装管理程序 》

2.5 SK-QP-23 《 供应商管理程序 》

2.6 SK-QP-26 《 检验和试验管理程序 》

2.7 SK-QP-30 《 不合格品管理程序 》

3、 定义：

3.1 供方：为公司提供产品、服务、协作加工单位的供应商。

3.2 MRB﹝物料评审委员会﹞:由业务部、工程部、品质部、采购部、资材部负责人组成，以会签形式或会议形式对不良物料进行评审，以决定处理方式。

4、 职责：

4.1 工程部负责生产所需采购物资技术标准的制定，（主要是建立BOM清单）。

4.2 资材部计划与物控负责生产主物料采购申请的提出、交货跟催及收发作业。

4.3 资材部采购员负责物资采购的计划安排与实施及对合格供货商的管理。

4.4 资材部各仓务负责具体返厂物料的收货、点数、签收、出仓、入帐工作。 ①、过程（过程名称）

采购管理过程

③、资源（什么方式进行—材料/设备/装置）

运输工具、产品标识、传真/电话、电脑、应用软件

④、执行（谁进行—能力/技能/知识/培训）

供应商、采购员、仓管员、检验员

⑥、输入（要求是什么）

合格供应商清单、采购合同、项目进度计划、初始材料（或BOM）清单、请购单、采购信息

⑥、输出（交付是什么）

订货单、收/退货记录、按时交

付满足采购要求的产品、供应商

评价表、检验记录、收款凭证„

②、方法（如何做—指导书/程序/技术）

采购管理程序、文件管理程序、记录管理程序、检验和试验程序、不合格品管理程序、供应商管理程序、基础设施管理程序„„ ⑤、衡量指标（什么准则—测量/评估）

准时率或交付率为95%、合格率为97%

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22 采购管理程序

4.5 相关部门根据生产需求，提出物料采购申请。采购申请应填写清楚，需求日期及申请人，批准人。

4.6 品质部负责对采购与生产品质有关物资的验证，有权判定“收退”决策的提出。

4.7 总经理(或其代理人)负责对采购“报价单”的批准。

5、 程序细则：

5.1 采购文件

5.5.1 采购文件一般以技术图纸、技术文件、采购协议书、采购订单等形式体现。

5.5.2 采购文件应清楚地说明对采购物资的要求。

5.5.3 采购文件在发放前需由部门经理、厂务经理或总经理批准方可生效。

5.5.4 本公司发给供应商的受控文件的更改应与本公司同步进行，采购部负责将受控文件更改的信息通知并送抵供应商，确保供应商已销毁作废的文件。

5.2 采购协议书

需要时，采购部应与供货商签定 “采购协议书”(对贵重物品，必须与供应商签定 “采购协议书”)。采购协议书的内容可包括质量验收要求、交付方式、结算方式、违约责任以及对供货商有产品、程序、过程、设备、人员、材质COC证明、质量体系的要求等内容。采购协议书必须由总经理同合格供应商签定，加盖双方公章后生效。

5.3 采购计划

5.3.1 采购部根据资材部提供的“原材料订购申请单”资料制定 “订购单”，经部门经理审核、副总批准后实施。在制作订购单时，必须了解该 “原材料订购核查单”表中所列的生产订单的注意事项、要求及产品的包装要求等。

5.3.2 临时采购的物资，相关部门填写 “请购单”，经厂务经理或总经理核准后，交予采购部实施。若不能如期采购回厂的，采购部一定要通知申请部门知晓。

5.3.3 公司规定：所有采购申请计划未获得权限人员的批准不得实施。授权人员口头承诺的采购申请在事后应补齐申请手续。所有未经批准的采购物资在实施后公司不给予报销申请，由购买人员自己承担采购费用的处理。

5.4 询﹑比﹑议价

5.4.1 采购人员接到已批准的请购单据后，如判定属长期采购项目者，应依据最新核定之交易条件进行采购作业。

5.4.2 如属非长期采购项目或现有“报价单”之价格条件不合格或供应商主动要求调整价格条件者，应由采购人员选择具有信誉﹑能力及经验的厂商﹐ 进行询﹑比﹑议价作业，原则上尽可能多比价，以争取有利价格及条件。

5.4.3 询价时要求供应商提供书面之“报价单”以利进行议价。

5.4.4 议价后采购人员应将议价结果填记在“价格表”上经部门经理签核后，呈总经理审批后发出。

5.5 采购执行

5.5.1 采购部必须从 “合格供应商名册”中选择合适供应商，向其发出 “采购订单”及有关资料。采购订单应写明物资名称、型号/规格、数量、交货期等内容。必要时亦包括组织所接受的设计、试验、考核、检验和有关指导书的要求以及要求供应商对下一层供应商按本组织采购文件要求的描述。

5.5.2 实施采购的人员可在授权的范围内以电话订货等适当的方式订购物资，并进行询价、议价、比价作业。

5.5.3 负责采购的人员应做好采购物资的进度跟踪工作。供应商有交期或进度延误情形将影响客户订单出货交期时﹐采购人员必须及时通知部门经理，由部门经理对进行生产计划和出货排程变更；资材部需将生产计划与出货排程变更及时知会业务部，由业务部就变更事项与客户联络处理。

5.6 例外采购

所有物资必须从合格供应商处采购。但因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，可实行例外采购，但需对供应商按《供应商管理程序》进行控制。

5.7 物料特采

5.7.1 采购人员接到物料将被判退或物料存在不良信息时，应及时考虑物料供应及生产需求状况，依“IQC来料检验报告”提出特采申请。物料特采申请由采购人员提出并组织MRB会签确认。

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5.7.2 特采物料如需进行筛选或重工时，会签部门应在“IQC来料检验报告”上说明其作业方法；品质部对特采提出

的作业方法进行确认；生产部门应依会签之意见，说明其在实际作业中对应之方案；“IQC来料检验报告”经会签后，交总经理核准或经会签3/4人员同意后，特采方可成立。公司总经理授权：会签3/4人员同意后即代表总经理意见。

5.7.3 特采成立后，相关部门应依特采批示执行，若在过程中再次出现异常应及时向品质部反映。

5.7.4 IQC接收到经过签核的“IQC来料检验报告”后，对特采单之内容进行确认，并于特采之物料上贴特采标签，标签需注明检验者、检验日期和特采单号。

5.7.5 对于特采之物料使用时，生产部和IPQC应对其进行重点管控。( 注: 当进料无承认书或检验指导书供IQC作为检验依据时，则由采购人员会同工程部提供检验参数以供检验 )

5.8 采购事项的变更

当采购的需求有变化时，相关部门应及时通知资材部采购人员，以便进行核实及后续的跟进；采购人员在收到信息后，应及时跟进相应的处置工作。

5.9 采购物资的验证

5.9.1 当需要在供应商货源处对所采购的产品进行验证时，应在采购订单或采购协议书中就验证的安排和产品的放行办法作出说明。

5.9.2 当顾客要求在本公司或供应商处对供应商的产品进行验证时，采购与业务应予以协助，顾客的验证不能免除公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。

5.9.3 采购物资到厂后，由品质部IQC进行来料检验或验证，并做好相关信息的及时反馈。

5.9.4 本公司在利用随进料附档的检测报告来验证采购的产品时，其报告中的数据按适用的技术条件必须是可接受的。对于环保原材料及化工用料，采购人员与品质部必须周期性地对其进行外部检测验证。

5.10 外包过程控制

5.10.1 本公司的外包过程包括电镀外发加工，部分设备设施的委外修理及部分监视和测量装置的委外校验等。

5.10.2 外包加工必须在合格供应商范围内进行。

5.10.3 外包应规定质量要求、验收标准和方法、交货日期、地点、加工价格等，应形成文件。对一些特殊要求应明确与供应商达成一致并下达书面“控制计划”，确保依“控制计划”内的技术状态要求执行，当供应商有申请对“控制计划”内的要求进行更改时，采购部应及时汇报于相关部门审核。在未得到核准前不得更改。

5.10.4 品质部应对外包过程进行监督控制。对供应商实施过程中技术状态的管理应依本公司技术状态管理要求执行。

5.10.5 外包加工产品返厂应按《检验和试验管理程序》的规定实施检验。