1公司记录控制程序-模板
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3.3EHS部为监督、管理各部门环境、职业健康安全管理体系范围内记录控制情况的归口部门。
3.4计量理化中心为监督、管理各部门测量管理体系范围内记录控制情况的归口部门。
3.5流程IT部信息档案中心负责公司项目、生产、技术、设备档案等记录的最终存档、查阅等工作。
4管理内容与要求
4.1记录的范围和形式
4.1.1记录的范围
图纸类型说明
备注
4.2.2新编制的记录样式，按《文件控制程序》规定，审批人审批与之相对应的记录。
4.2.3样式的更改审批权限同4.2.2规定。
4.3记录样式的发放与回收式的发放与管理。
4.3.2记录编制部门对更改的记录样式应同时收回或限期使用旧样式。
4.4记录的管理
记录控制程序
1范围
本程序适用于与管理体系有关的所有记录，以对质量、测量、环境和职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，提供管理体系有效运行的证据，实现管理活动的可追溯性。
2规范性引用文件
无
3职责
3.1各部门负责控制本部门范围内的记录。
3.2质量管理部为监督、管理各部门质量管理体系范围内记录控制情况的归口部门。
b）从信息档案中心借阅记录，借阅人应填写《档案利用效果登记表》并到期归还，具体执行《档案管理办法》；
c)所有记录的原件一律不准借给公司以外的单位、个人；复印件外借应由记录形成部门负责人签字认可再经分管领导批准后办理借阅手续；
d)合同有要求时，记录可提供给客户或其代表查阅或复印,由提供部门按照公司借阅手续办理。
4.5外来记录的控制
4.5.1相关方投诉、建议以及相关方质量不符合记录，由相应责任部门予以管理。
4.5.2供应商提供的材质检验记录，由采购部门移交相关部门管理。
4.5.3顾客投诉记录，由营销公司及各事业部质量部门进行管理。
4.5.4检测等其它相关方的记录由对应部门保存。
4.6记录的保存期限
4.6.1内部审核报告、管理评审报告保存期限为3年，第二方审核报告保存期为5年。
d)项目运行期间，记录由部门保存，项目竣工验收后，原始记录交流程IT部信息档案中心保存；
e)流程IT部信息档案中心按照规定的期限要求保存记录。归档的记录应标识清楚，便于存取和检索，应提供适宜的环境，以免在保存期内损坏、变质和丢失。
4.4.3查阅、借阅
a)查阅其他部门记录，应获得记录归属部门负责人批准，对于机密资料应由分管领导批准，外单位和个人私用不得查阅其他部门记录；
4.4.2收集、归档、贮存、保护
a)各部门由专人负责收集、整理记录，并按规定时间进行整理、归档；
b)纸张记录按类别做好名称、部门、日期标识，保存在适当的存储设施中，便于查阅，并注意做好防虫、防潮等工作；
c)采用其他载体形式的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘（其他如硬盘、光盘、服务器等），应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失，必要时可复制备份，并在规定的保存期限内检查一次，注意安全保密；
4.4.1填写要求
a)记录填写应用黑色、蓝黑色墨水或中性签字笔，不得用红色笔迹、圆珠笔或铅笔，记录的字迹应清晰；
b)应有填写人的签名和日期及相关人员的审核、批准事项；
c)记录按要求正确填写，且不应随意涂改；
d)如有错误，应用划线（如“划线”）的方式进行更正并签名，每页中的修改记录不得超出2处，同时注明修改日期。
4.7.3公司各部门自行保管的无保存价值的各类记录，经过鉴定确需销毁，由各部门制作《档案销毁清册》，登记所销毁资料的时间、数量及主要内容等。销毁清册一式两份，一份本部门保存，另一份报送信息档案中心审阅存档。
5 记录
5.1《档案利用效果登记表》
5.2《档案销毁审批表》
5.3《档案销毁清册》
附 录A
（规范性附录）
记录表格
表A.1
档案利用效果登记表
姓名
利用
部门
利用
日期
归还日期
利用档案内容
利用
目的
利用
效果
2016-12-xx启用
表A.2
档案销毁审批表
注：本页中的销毁人、监销人均由信息档案中心填写。
表A.3
档案销毁清册
序 号
档 号
题名（文件名、图名）
文（图）号
项目编号
项目名称
年度
卷（件）数
页数
原保管期限
已保管期限
记录是记载所实施的过程活动或取得成果的客观证据，记录既包括了公司的内部记录，也包括接收的外部记录。
4.1.2记录的形式
纸张形式有卡片、表格、图表、报告等，电子版形式有工程项目、产品图纸、控制程序及说明、源程序代码、工具软件等。
4.2记录样式的编制和审批
4.2.1各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案。编制时应按《管理标准编写管理办法》给记录样式唯一的编号，记录样式确定后报信息档案中心备案。
4.6.2与产品有关的记录、报告的保存期限，按《文件材料归档办法》中的规定执行。
4.6.3 其他记录的保存期限由部门负责人批准生效。
4.7记录的处理
4.7.1已超过保存期或无查考价值的记录，可做销毁处理。
4.7.2对保管期限已满的记录，信息档案中心应组织有关人员进行鉴定。对已失去保存价值的记录，在征得公司有关部门同意后填写《档案销毁审批表》，报公司主管领导批准后，方可销毁。
3.4计量理化中心为监督、管理各部门测量管理体系范围内记录控制情况的归口部门。
3.5流程IT部信息档案中心负责公司项目、生产、技术、设备档案等记录的最终存档、查阅等工作。
4管理内容与要求
4.1记录的范围和形式
4.1.1记录的范围
图纸类型说明
备注
4.2.2新编制的记录样式，按《文件控制程序》规定，审批人审批与之相对应的记录。
4.2.3样式的更改审批权限同4.2.2规定。
4.3记录样式的发放与回收式的发放与管理。
4.3.2记录编制部门对更改的记录样式应同时收回或限期使用旧样式。
4.4记录的管理
记录控制程序
1范围
本程序适用于与管理体系有关的所有记录，以对质量、测量、环境和职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，提供管理体系有效运行的证据，实现管理活动的可追溯性。
2规范性引用文件
无
3职责
3.1各部门负责控制本部门范围内的记录。
3.2质量管理部为监督、管理各部门质量管理体系范围内记录控制情况的归口部门。
b）从信息档案中心借阅记录，借阅人应填写《档案利用效果登记表》并到期归还，具体执行《档案管理办法》；
c)所有记录的原件一律不准借给公司以外的单位、个人；复印件外借应由记录形成部门负责人签字认可再经分管领导批准后办理借阅手续；
d)合同有要求时，记录可提供给客户或其代表查阅或复印,由提供部门按照公司借阅手续办理。
4.5外来记录的控制
4.5.1相关方投诉、建议以及相关方质量不符合记录，由相应责任部门予以管理。
4.5.2供应商提供的材质检验记录，由采购部门移交相关部门管理。
4.5.3顾客投诉记录，由营销公司及各事业部质量部门进行管理。
4.5.4检测等其它相关方的记录由对应部门保存。
4.6记录的保存期限
4.6.1内部审核报告、管理评审报告保存期限为3年，第二方审核报告保存期为5年。
d)项目运行期间，记录由部门保存，项目竣工验收后，原始记录交流程IT部信息档案中心保存；
e)流程IT部信息档案中心按照规定的期限要求保存记录。归档的记录应标识清楚，便于存取和检索，应提供适宜的环境，以免在保存期内损坏、变质和丢失。
4.4.3查阅、借阅
a)查阅其他部门记录，应获得记录归属部门负责人批准，对于机密资料应由分管领导批准，外单位和个人私用不得查阅其他部门记录；
4.4.2收集、归档、贮存、保护
a)各部门由专人负责收集、整理记录，并按规定时间进行整理、归档；
b)纸张记录按类别做好名称、部门、日期标识，保存在适当的存储设施中，便于查阅，并注意做好防虫、防潮等工作；
c)采用其他载体形式的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘（其他如硬盘、光盘、服务器等），应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失，必要时可复制备份，并在规定的保存期限内检查一次，注意安全保密；
4.4.1填写要求
a)记录填写应用黑色、蓝黑色墨水或中性签字笔，不得用红色笔迹、圆珠笔或铅笔，记录的字迹应清晰；
b)应有填写人的签名和日期及相关人员的审核、批准事项；
c)记录按要求正确填写，且不应随意涂改；
d)如有错误，应用划线（如“划线”）的方式进行更正并签名，每页中的修改记录不得超出2处，同时注明修改日期。
4.7.3公司各部门自行保管的无保存价值的各类记录，经过鉴定确需销毁，由各部门制作《档案销毁清册》，登记所销毁资料的时间、数量及主要内容等。销毁清册一式两份，一份本部门保存，另一份报送信息档案中心审阅存档。
5 记录
5.1《档案利用效果登记表》
5.2《档案销毁审批表》
5.3《档案销毁清册》
附 录A
（规范性附录）
记录表格
表A.1
档案利用效果登记表
姓名
利用
部门
利用
日期
归还日期
利用档案内容
利用
目的
利用
效果
2016-12-xx启用
表A.2
档案销毁审批表
注：本页中的销毁人、监销人均由信息档案中心填写。
表A.3
档案销毁清册
序 号
档 号
题名（文件名、图名）
文（图）号
项目编号
项目名称
年度
卷（件）数
页数
原保管期限
已保管期限
记录是记载所实施的过程活动或取得成果的客观证据，记录既包括了公司的内部记录，也包括接收的外部记录。
4.1.2记录的形式
纸张形式有卡片、表格、图表、报告等，电子版形式有工程项目、产品图纸、控制程序及说明、源程序代码、工具软件等。
4.2记录样式的编制和审批
4.2.1各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案。编制时应按《管理标准编写管理办法》给记录样式唯一的编号，记录样式确定后报信息档案中心备案。
4.6.2与产品有关的记录、报告的保存期限，按《文件材料归档办法》中的规定执行。
4.6.3 其他记录的保存期限由部门负责人批准生效。
4.7记录的处理
4.7.1已超过保存期或无查考价值的记录，可做销毁处理。
4.7.2对保管期限已满的记录，信息档案中心应组织有关人员进行鉴定。对已失去保存价值的记录，在征得公司有关部门同意后填写《档案销毁审批表》，报公司主管领导批准后，方可销毁。
