01.第一讲 重点建设项目档案工作知识讲座

第一讲重点建设项目档案工作知识讲座黄志康第一节重点建设项目档案工作的内容及基本要求重点建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆建、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料。

这些档案既是重点建设项目的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，更是国家档案的重要组成部分；既为本项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又为国家长远的经济建设服务。

一、重点建设项目档案的内容和特点（一）重点建设项目档案的内容重点建设项目档案的内容主要包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、工艺设备文件、涉外文件、财务文件、科研课题文件材料、竣工文件。

监理档案可以分为综合管理类、组织协调类、质量控制类、进度控制类、造价控制类、综合记录报告类和验收总结类。

（二）重点建设项目档案的特点——成套性。

建设项目档案反映了建设项目活动的全过程，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的程序和专业技术内容相衔接，构成了一个建设项目完整的成套性整体。

——专业性。

建设项目档案是其专业技术活动的真实记录，包括了工程勘察、设计、施工、地质、设备安装、电气仪表、水文、气象、测绘、科研等，是专业技术人员智慧和劳动成果的结晶。

——动态性。

从项目的提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态，体现在反复修改、反复利用，只有到了验收，才能相对稳定，而这时作为重点建设项目档案工作也就基本完成了。

二、重点建设项目档案工作的性质和原则（一）重点建设项目档案工作的性质——是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作。

它有自己独立的对象，特定的工作内容和专门的工作方法，既负责工程档案的收集、保管，又要负责整个工程档案的业务指导。

——是实现工程建设科学管理的技术基础工作，是实现工程建设科学组织和管理不可缺少的技术保障性工作。

——是一项专业性管理工作，而且是工程建设中不可缺少的重要环节。

（二）重点建设项目档案工作的原则一要按照《档案法》的规定，坚持建设项目档案工作集中统一领导、分级管理的原则。

这是我国档案工作的基本原则，重点建设项目档案工作毫无例外地要遵循这一原则。

二要保证项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用；保证满足竣工后的生产、运行、维修、改扩建需要。

三、做好重点建设项目档案工作的基本要求（一）要熟知国家关于重点建设项目档案工作的有关文件主要有：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《重点建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1998]4号)、《建设项目(工程)验收办法》(国档发[1992]8号)、《国家重点建设项目档案管理登记办法》(档发字[1997]15号)、《城市建设档案归属与流向暂行办法》(档发字[1997]20号)以及国家建委《关于颁发“编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定”的通知》(82)建施字50号和《建设项目文件归档要求和档案整理规范》等文件。

国家发改委、国家档案局《国家重大建设项目档案验收办法》。

1999年国务院办公厅制发的《关于加强基础设施工程质量管理的通知》（国办发[1999]16号）“（二十四）加强项目档案工作。

所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案。

从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档，项目档案管理单位和档案管理人员要严格履行职责。

对失职的单位和人员，要依法严肃处理。

”（二）建立健全重点建设项目档案工作的规章制度加强档案工作的依法管理，既是重点建设项目管理工作的重要内容，也是协调档案工作与其他工作关系的依据，更是做好档案工作的重要保障。

一般来讲，国家重点建设项目工作计划性强，管理科学，组织严密，程序规范，这为档案工作依法治档提供了良好的条件，同时也要求档案工作必须规范、科学，才能纳入工程建设的科学管理之中，使档案工作与工程建设同步进行。

一个重点建设项目，有诸多行业和系统的队伍参加建设，各自都习惯按本行业、本系统、本地区的规定和标准管理档案和编制竣工图，工程完工后，各方交上的档案就会标准不一，分类混乱，排列不清。

有了重点建设项目档案工作的规章制度，就可以使项目档案工作摆脱被动局面，防止出现“摁倒葫芦瓢起来”的现象。

规章制度在整个工程档案工作中起到“四两拨千斤”的作用。

1985年、1992年和2002年国家档案局和发改委三次召开全国重点建设项目档案工作座谈会，先后制发了《重点建设项目档案资料管理暂行规定》和《建设项目(工程)档案验收办法》等法规性文件。

就要有人对工程档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案形成的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行。

从头做起，还要注意严把合同签订关。

自全面实行招投标制以来，合同就成为约束双方的法律依据，档案部门要积极参与合同、协议等的签订，把档案的内容纳入合同中，这样才有保证。

——建立档案管理网络是保证档案完整、准确、系统的重要措施。

重点建设项目大都是规模大、周期长、点多线长，且施工队伍流动性强，这给档案的收集归档工作带来一定的困难。

针对这种情况，建立档案管理网络是很必要和适用的。

一是档案工作人员网络：按照建设项目布局和档案工作自身的特点，布网建点设人，以点接线，以线联网，明确档案人员的职责、归档范围和归档时间等；二是重要档案资料流向网络：对重要档案资料的状况及其流向追踪管理，既使工程技术人员、施工人员调动、变更，也可以做到“人在档案在，人走档案留”。

网络纵向到底，横向到边，覆盖整个项目档案工作，疏而不漏。

——项目参建各方要密切配合，相互支持，共同做好档案工作。

重点建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以，做好档案工作不只是档案人员的事情，可以说，一组完整、准确、系统的档案，是参加工程建设各路大军共同努力的结果。

工程的管理者、技术人员对做好建设项目的档案工作起了积极的推动作用。

随着社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点建设项目在投资、管理、建设等方面发生了一些变化：投资多元化，管理法制化，施工程序化。

对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题，需要我们进行积极的探索和研究，使管理制度既适应档案工作的自身规律，又适应社会主义市场经济的要求，既符合我国国情又兼容国外先进经验。

重点建设项目档案工作需要建立的制度包括：归档范围、分类标准、保管期限、领导责任制、岗位责任制、利用档案制度、竣工文件编制要求、档案移交办法等。

（三）采取措施，确保项目档案完整、准确、系统这里所指档案的“完整”是指其齐全有序；“准确”是指其真实可靠，准确非常重要，如果档案的准确性出了问题，带来的损失是巨大的；“系统”是指其有机联系。

有了完整、准确、系统的档案，才能为工程建设和领导决策提供可靠的依据。

维护档案的完整、准确、系统，是对重点建设项目档案工作最基本的、也是最重要的要求。

应该着重解决好以下几个问题：——积累、收集档案工作要从头做起。

重点建设项目档案是随着项目的建设逐渐形成的。

要从工程项目的开头开始积累、收集档案。

积累是基础，要早抓、勤抓，回忆录式的档案是不能作为工程建设各项需要的依据。

从头做起，强调的是从项目的提出、论证初和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体。

档案人员应经常深入现场，进行及时的指导，向他们宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们自觉地注意手中形成的档案是否完整。

档案人员也要加强与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案工作。

（四）加大对重点建设项目档案工作的指导力度对不少第一次接触重点建设项目档案工作的档案人员来讲，往往在工程建设初期，不知如何组织开展工作，致使一些非常珍贵的档案损坏、散失，有的没有按照规范收集整理档案，等到项目验收时才进行突击整理，浪费了人力、物力，影响了档案的质量。

为此，重点建设项目主管部门应主动与项目所在地档案行政管理部门加强联系，共同做好指导与监督，既要在工程验收时对档案工作把好关，更应注意在平时服好务。

在工程建设初期，就要深入现场，帮助指导，使档案工作一开始就步入正轨，少走弯路。

还要加强培训重点建设项目档案人员，增强做好档案工作的责任感，提高业务水平。

（五）认真做好项目档案的预验收工作做好项目档案验收工作是保证项目档案质量的重要步骤。

重点建设项目正式验收大都规格高、活动多、时间紧，在正式验收前，要组织预验收小组，按照国家档案局的有关规定和要求，认认真真地进行抽查，发现问题，及时查漏补缺，纠错改误。

档案验收的重点分两个方面：第一是项目档案工作。

包括：(1)领导重视与否、档案人员素质如何，这是做好档案工作的保障；(2)规章制度是不是健全，执行情况怎样；(3)档案工作是否与工程建设同步进行，特别是一开始就纳入项目建设。

第二是项目档案的完整情况。

包括：(1)前期档案收集情况；(2)检查隐蔽工程的档案，这些部位容易被施工单位做手脚或偷工减料；(3)还有竣工图、新产生的档案，如监理档案、合同档案等。

（六）做好重点建设项目电子文件和电子档案的管理工作随着计算机的普遍应用和外国工程承包商的增多以及CAD技术的推广，许多项目的文件和图纸往来是在网上实现的，电子文件的归档和电子档案的管理已经日益迫切提到工作的议程。

这些电子文件的形成、归档和管理是一个系统工程，档案部门要积极探索电子档案的管理办法，对电子文件的形成、归档、安全保管等环节进行监督和指导，明确电子文件的归档范围、归档时间以及有关部门的职责。

当前要认真贯彻国家标准((CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，选择适用软件，保证存档光盘的真实准确；凡具有重要保存价值的电子文件，必须要有相应的纸质文件一并归档。

第二节重点建设项目档案工作的组织与责任建设单位(业主、项目法人)作为重点项目建设的法人主体，是项目建设的组织核心；重点项目档案工作是项目建设中的一项重要工作，同其他工作一样，也必须以建设单位为组织核心。

因此，做好重点项目档案工作，关键取决于建设单位的组织管理。

只有建设单位做好各参建单位的组织、协调和管理工作，明确他们各自在建设项目档案工作中的责任，相互积极配合，才能保证整个项目档案工作的顺利进行。

一、建设单位在档案工作中的责任建设单位在项目档案管理中，需要重点做好两个方面的工作：一是项目档案工作的监督与指导；二是项目档案的收集、整理与移交。

项目档案工作的监督与指导包括以下几个方面：第一，落实项目档案工作领导人责任制。

按照项目所属关系，把项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制进行监督；将项目文件的收集和管理纳入项目建设工程计划，纳入各承办机构、有关部门的职责范围和岗位责任制，并采取相应的检查、考核措施。