析经典管理理论中的“档案”要素——兼及档案作为管理要素的“双元价值”分析
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口覃 兆 刿
管 口 着在知识的基础 上 行使控
制。 ＿ 在我看来 ， ”ｌ 这种知识首先表现为 关于组织 的记录和保存一 “ 案” 档 一 档 ， 案便 是这样一 种 以信息 为其用 以＿ 丁具
和国家也并非有 了文字之后的产物 。 因 此 ，档案也并 非只是对于文件 的保管 ， 因为“ 纪念品 、 委托品 、 契约 和判决书等 等， 都是古代档案管理的对 象。 Ｉ 而建 ”６ 立 在稳定 社会 基础之 上的先 进官僚 体 制则把 档案管理放在更加重要 的位置 。
自于罗马人创造 的方法 。 ［ 所以 ， ”７ 无论
１ 埃 默 森 、法 约尔 的管 理 法则 ：
“ 久记 录” “ 理机 器” 永 与 管 哈灵顿 － 默森是美国早期 的科学 埃
管理研究工作者 ， １０年起就 同泰勒 从 ９３ （ 后来被 称 为“ 科学 管理之 父” 有 着 紧 ）
想、 古典组织理论 和行为管理思想 。为 了导出其管理学说与 “ 档案” 的关 系， 我 们可能 需要耐 心地 了解其对 管理理 论 的特殊贡献 ， 然后 才能发现“ 档案 ” 这一 因素在其学说 中的关联和意义 。
为其体（ 即愚所谓“ 档案双元价值 ” ） 的
管理 文明 的产 物 ， 能很 好地实现 “ 恰 在 知识的基础上行使控制” 的管理 目标 。 现代 管理思想 的精髓 很 多基 于古 代管理实践的规律性认识 。 在古代埃及 ， 宰相便集 “ 最高法官 、 档案大臣 ” 等职于一 身。１ 世纪的意 ３ 大利 ，已经有 人注意 到副本 制 的记 账
密 的联系 ， 独立发展 了科学管理 的许 并
多原理 ， 被管理界 和企业界公认 为效率 研究 的鼻祖和传播效率主义的先驱。
是 中国古时所谓 的“ 簿书” “ 案” 十 或 档 。 五世纪 ，一个 叫卢卡 ・ 帕西 奥利的人强 调 了复式记账系统 ， 建议 “ 备忘录 、 日记 账和分类账要编上号码并注 明 日期 、 所
（ｅｒｅ Ｅｔｎ Ｍ ｙ ，８ ０－１ ４ ）他们 Ｇ ｏｇ ・ ｌ ・ ａｏ １８ － ９ ９， ｏ
我 同意这样 的观点 ， 档案保 存 即“
用［ １ 。这是我所 找到 的经 典管理 大师 最早 在管理 学说 中通 过“ 记录 ” 间接地 涉及到文档 的句 子。
作为职业 也许 和社会 群体具 有 同样 长 的历史 ” 也就是说 ， ， 档案并非有了阶级
法， 而这种 以记录控制 为 目的的“ ” 账 就
古 希腊人 创造 了城邦 一级 的文件 制作 和保藏 系统 ， 亚历 山大 人从 波斯人那里
继承了巴 比伦的档案管理法 ， 罗马帝 国 则开发 了堪称 “ 国性 ” 全 的档案 管理 系 统 ，成 为今天 国家 档案管 理设施 的原 型。罗马人还 首创 档案登记 系统（ 当文 件 在使用 时可 以跟踪 它们 的流 动 ）后 ， 经德 、 英传播 到世界。 以有 的学者说 ， 所 “ 在今天 的美 国 ，计算 机档案管理软件 已经取代了手工登记 ， 但原理上还是来
必 然 会 核 查 卅 来 予 以 更 正 。 ”４可 见 ， ｌ
到了管理 被视 为科学 的时 代 ，档 “
案” 还有被提 及吗？那些影响人类管理 实践 的经 典管理 思想 中对 “ 案” 档 有过 专门的议论或者受益于 “ 档案 ” 如果 吗？ 有 ，档案” 一因素对 于他们 的学说又 “ 这 有着怎样 的意义呢？ 为此 ， 文要谈几 个在管理思想史 本 中极负盛名的人物 ，一个是 哈灵顿 ・ 埃 默森 （ａｒ ｇｏ ｍ ｒｏ ，８ ３ １３ ） Ｈ ｒｎ ｔ Ｅ ｅｓｎ １ ５— ９ １ ｉ ｎ ，
一
记录” ］ 作为决策依据的事实资 ８ 是“
料” ９ 。＿他分析 了记 录作为一项效率原
则 的意义 以及记 录 的本 质 、 目的和 运
用， 还分析了记录怎样 帮助执行效率 和 提高质量 ， 认为记 录是一种减少 浪费的
重要工具 。【 当然 ， 】 与他差不多 同时代
“ 档案”方式借 以维 系事 物来源联系的 特质［］已成 为古代管理控 制措施的功 ５，
１１年 ， ９ ３ 埃默森出版的《 效率 的１ ２
项原则 》 书 ， 管理思 想史上 一个重 一 是 要 的里程碑 ， 中强调 了企业管理 的一 其 条非常重要 的原 则 ， 那就是企业必须有 “ 永久性 的记录 ” 。他在第 ８ 章第 ６ 项原 则 中指 出 ： “ 确 、及 时和永 久性 的 准
能认识基 础。
的泰勒也曾强调 ， 管理人员的“ 第一责
任” 就是主动将工人们实践积 累的传 统
经 验 “ 录下来 ”并 在生产 中加 以应 记
个 是 亨 利 － 约 尔 ｆｅ ｒ ａｏ 法 Ｈ ｎｉ ｙ ｌ Ｆ ， 韦伯ｆ ａ Ｍｘ Ｗｅｅ，８４ １２ ） 个是 Ｇ・ 梅奥 ｂ ｒ ６ － ９０ ，一 １ Ｅ・
在古代 东方还是西方 ，档案 ” “ 都在管理 实践中受到 了实际的重视 。
有交 易的文件 都要详尽 完备并 永久存 档” ， ］这种 “ 复式 记账 系统 ” 已类似 于
现代 管理 中的信息管理 系 统。到 １ 世 ８ 纪 ，人们有 ＿更具理 性 的分析 ，认 为 『 这种与 实践相 对应 的文档 记录得 以反 映“ 各种账户之 间存在相互 联系和相互 依存 的关 系 ， ……所发生 的任何 错误 也
分别代 表 了效 率 主义论 、一般 管理 思
＋ 本文 为２ｏ年 国家社会科 学规划基金项 目阶段性成 果之 一 ，项 目名称 ：价值 目标与伦理重 ｏ５ 《
构： 档案馆社会化服务 的功 能与效 能研 究》 Ｏ Ｂ Ｑ １ ） 主持人覃 兆刿。 （５ Ｔ Ｏ６ ，
口覃 兆 刿
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和国家也并非有 了文字之后的产物 。 因 此 ，档案也并 非只是对于文件 的保管 ， 因为“ 纪念品 、 委托品 、 契约 和判决书等 等， 都是古代档案管理的对 象。 Ｉ 而建 ”６ 立 在稳定 社会 基础之 上的先 进官僚 体 制则把 档案管理放在更加重要 的位置 。
自于罗马人创造 的方法 。 ［ 所以 ， ”７ 无论
１ 埃 默 森 、法 约尔 的管 理 法则 ：
“ 久记 录” “ 理机 器” 永 与 管 哈灵顿 － 默森是美国早期 的科学 埃
管理研究工作者 ， １０年起就 同泰勒 从 ９３ （ 后来被 称 为“ 科学 管理之 父” 有 着 紧 ）
想、 古典组织理论 和行为管理思想 。为 了导出其管理学说与 “ 档案” 的关 系， 我 们可能 需要耐 心地 了解其对 管理理 论 的特殊贡献 ， 然后 才能发现“ 档案 ” 这一 因素在其学说 中的关联和意义 。
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是 中国古时所谓 的“ 簿书” “ 案” 十 或 档 。 五世纪 ，一个 叫卢卡 ・ 帕西 奥利的人强 调 了复式记账系统 ， 建议 “ 备忘录 、 日记 账和分类账要编上号码并注 明 日期 、 所
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