迎接外部审核注意事项

迎接外审需准备与注意事项1.SHIP,SPARTICU1ARS2.CREW1IST3.SSP&CERTIF1CATE4.SSP上船接受记录（检查是否有回执）5.在VHF记录本上补充前10港与MARTISE的通话记录，目的是从martise那里获得保安等级的信息,外审时若询问保安等级的来源则回答是用VHF与martise 联系得到的6.SSO要准备好被培训的证据，作为熟悉ISPS规则的证据（由公司做）7.出具租船人的相关资料（由公司发船）8.保安设备维护保养表格中加入锁、手电、手电电池的保养记录（可以填入others栏或加附页）保安设备维护保养记录按照新的表格记录9.驾驶台外面与后甲板所有的可以转动的照明灯注意活络，防止检查时不能转动10.烟囱门（D层后甲板）要焊锁扣上锁11.检查全船的内部广播喇叭的音量，不能关闭12.物料保存与门的锁闭检查表（抵港检查，见表格SeCIIrityinSPeCtioiI）13.注意登记船上的危险品，按照表格记录好14.各船员一定要熟悉自己在各种保安演习情况下的职责，抽查率很高15.船上的SSP草本在外审的时候一定注意不能出示给审核官员看16.限制区域的标识注意粉刷准确，不能漏刷也不能到处都刷17.根据SSP中的培训要求制作一个培训、演习、演练计划18.尽快与船长或公司联系想办法得到船舶租船人的信息19.SSO要熟悉各种记录在船的保存期限（SSP都有记录）20.船员记录（recordforseaman）参照SSP中的表格21.SSO自己制定演习、演练年度计划与培训计划（自SSP上船之日起）22.十港记录按照SECURITYRECORD1OGBOOK格式记录23.在没有PFSO或所靠港口保安等级不明（此类信息要及时与CSO及其他可能的渠道进行询问并记录）的情况下，提高保安措施，（比如：增加照明、加强保安巡逻、控制人员登轮等）这些情况及措施必须要有记录，以备检查。

外审注意事项
1．守时，了解审核日程；安排与审核人员相同的人数且熟悉公司运作的全程陪同审核员进行审核，带领路线要正确，一个部门快审核完成前，通知下一个部门准备。

2．各部门管理人员要清楚本部门的职责，员工要清楚自己的岗位职责。

3．当审核员问自己问题时不要紧张，要以平常心对待，尽可能快速回答问题时，回答问题时要吐词清楚，简明扼要、适切回答审核员的问题，如审核员问到不知道或不是权责范围内的问题时，应婉转礼貌地告诉审核员这不是自己所负责的，然后由陪同人员跟审核员解释或找相关负责人来回答。

4．回答要有根据，审核员认可所答的问题后，不可以延伸，发展该问题；要注意礼貌，不要傲慢或过度谦卑，不要催促审核员；
5．尽量避免闲聊，若有需要时，应尽量避免谈及与品质作业有关的不要主动提出缺失，避免“言多必失”。

6．将审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，确保各部门的资料可随时找到，在提供资料给审核员时，审核员要什么，就提供什么给他，若审核员未问到，无须主动提供信息，不要将没有要求提供的也全部提供给他，这样会让审核员发现其它的问题,正确的做法应是需要什么就提供什么，先给公司陪同人员看，如陪同人员发现问题，应重新提供其它的记录审核员。

7．当审核员发现问题时，不要与评审员争辨，将审核员所提及之缺点或建议事项时要随时记下来（记清楚），并及时与金英沟通，能尽快整改的尽量在外审的末次会议前完成整改。

8．生产计划可作适当的调整，使生产顺畅，生产完整产品。

9．文明礼貌、工衣、厂牌的着装要求，体现公司的精神面貌。

4
4. 回符问题时应避矢出现整掘现＞1?
•
不1■装懂： ♦ 说别人的审；
・ 所说的不符合事实二
、品质部
• 1•产品隨址拧制il 划＜QC 11程艮I )•检代示务是否识别 “符殊待性”并标识〜 • 2•足否制定返匸作业折示/ ・3•客诉□改售、追溯 ・4•檢総员闵前资硕认定资糾《培训及测试记录〉: • 5•对生产部门、供&商发岀的对第廿是否收回并有效关闭・ ■ 6•现有供曲商质垦、交期.价恪及服务定朗评分表： ・7 •各检购1二序的怆査插示书足否受:挖文件•足否放宜在对应的 脸验匸位： ・8 ■检査记录衣足否与实际相一致。

• 9•统il 万決的使用。

・10 •信恢性检测与产册环境檢测 • 11•检査员足否「解“特殊殊件”标识？ ・12•是否在进行外观检直时.育充足的照明、标准的样件？ ・13.甘件样板保存口 • 14•卞部门缄效目标及达成怙况
谋求带助工 对其他:
门或人员进行诋毀7 争论不休不札諛. 可館会导玫不好的结果 5•对文
件进行
清理和收起全部作废.不使用或与质量体系无关的文件的 记录：
使所有执各部n 管理利使用 的文件相对集 中在各
n ；
质：*
记录
4。

如何进行安全管理体系的外部审核准备在当今的商业环境中，安全管理体系的有效运行对于企业的可持续发展至关重要。

而外部审核则是对企业安全管理体系的一次重要检验，以确保其符合相关标准和法规的要求。

为了顺利通过外部审核，企业需要进行充分的准备工作。

下面，我们将详细探讨如何进行安全管理体系的外部审核准备。

一、理解审核标准和要求首先，企业需要深入理解将要接受审核的安全管理体系标准和要求。

这可能包括国际标准如 ISO 45001 职业健康安全管理体系，或者特定行业的标准和法规。

获取并仔细研究相关的标准文件、指南和解释，明确审核的重点和关键要求。

同时，与审核机构进行沟通也是非常重要的。

了解他们的审核流程、方法和重点关注的领域，以便能够有针对性地进行准备。

二、成立审核准备小组组建一个专门的审核准备小组，小组成员应包括来自不同部门的代表，如安全管理部门、生产部门、人力资源部门等。

这样可以确保准备工作涵盖企业的各个方面。

明确小组成员的职责和分工，制定详细的工作计划和时间表。

小组负责人应具备良好的组织协调能力和对安全管理体系的深入了解。

三、进行内部审核在外部审核之前，先进行全面的内部审核。

内部审核可以帮助企业发现自身存在的问题和不足，并及时进行整改。

制定内部审核计划，确定审核的范围、程序和方法。

审核员应具备相应的资质和经验，以确保审核的客观性和公正性。

在内部审核过程中，要对安全管理体系的各个要素进行详细的检查，包括安全政策、目标、程序、培训、应急响应等。

对发现的不符合项进行详细记录，并制定整改措施和时间表。

四、整理和完善文件资料文件资料是审核的重要依据，因此需要对相关文件进行整理和完善。

这包括安全管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格等。

确保文件的内容准确、清晰、完整，并与审核标准和企业的实际操作相一致。

对过期或不再适用的文件进行更新或废止。

同时，要注意文件的管理和保存，确保文件易于查找和查阅。

五、培训与沟通对企业员工进行培训，使他们了解审核的重要性以及与他们工作相关的安全管理要求。

各部门外审注意事项第一篇：各部门外审注意事项各部门外审注意事项办公室和人事行政部：审核员工的培训情况，是否制定培训计划，是否如期进行培训，是否有培训记录，是否对培训效果进行了评价，对于那些特殊工作岗位（电工、焊工、叉车工等是否持证上岗，具有特殊岗位上岗证，上岗证是否再有效期内；检查文件管理中心：文件的发放、回收、修改等过程的控制，是否有记录等。

采购部：主要审核合格供应商评价准则是否建立、是否建立《合格供应商一览表》及档案、是否按期对供应商进行评价、对采购的不合格品如何控制的，以及这些控制是否形成了记录；采购合同是否将产品的采购技术要求写入了合同中供方调查评定资料、合同供方名单、供方年度评审记录、采购计划、及计划的执行情况。

设备管理部（生产部）：主要审核设备的维修维护保养记录，所使用的各大计量器具是否定期检定，是否在检定有效期内使用，是否具备检定合格证书等。

生产计划、生产记录、报表、统计等，仓库管理必须做到物料标识清楚、先进先出，仓库物料区域结构图、相关表单记录证明。

销售部主要审核：对顾客订单的管理、对顾客需要的调查记录、对顾客满意度的调查与评价报告、销售过程中发现的不合格的处理与纠正、顾客名单、销售合同/订单、合同评审、发货记录、顾客满意调查。

（仓库管理：必须做到物料标识清楚、先进先出，仓库物料区域结构图、相关表单记录证明）。

生产车间：主要是针对现已建立的工作指导性文件（作业指导书、工艺卡、工艺规范、控制标准等）查相关生产记录，看是否按记录控制程序的要求做好记录，是否存在不符合项是否进行了纠正预防。

质检部：进料检验记录、过程产品/半成品检验记录、成品检验记录、量具检定计划、检定报告/证书。

不合格品控制，可以列举几个产品不合格品记录表单，可根据你的不合格品管控作业程序开展管理评审与内审的相关资料查阅，然后就是上一年外审是否存在不符合项，若有则审核员在本年度会继续跟踪企业的纠正工作。

技术部：涉及内容包括肯定包括技术研发，比如质量管理，设备管理等的。