第1章秘书学概述.pptx

• 3.不管是公共场合还是在家里，都不谈论工作上 的事情。
• 4.对于特别重要的文件，看完合起来，下班锁起 来，过期的碎纸机销毁。
保密不是封闭
• 1.对于一些公共信息，不能说“不知 道”“无可奉告”。如电话、地址。
• 2.回答机密问题，语言要婉转，不可断然拒 绝。
• 3.慎言慎行，自我修炼，提高情商。
为经理提供决策环境，不能代替经理决策。
案例讨论2.2
北环饭店总经理交代办公室耿秘书：搜集先进个人 典型材料。耿去第一分店时，受到分店领导和群众 热情接待。他有点陶醉了，他要的材料要分店秘书 给他写，同时，对下面工作中存在的一些问题，他 也表示不满。回来后，马上向总经理反映了第一分 店的情况。可是，当他再次来到第一分店时，领导 和群众对他却敬而远之，甚至有些冷漠，耿秘书有 些莫名其妙，他认为向领导如实反映下面情况，是 秘书的责任，为什么会造成这样的结果呢？
秘书是为领导人创造最佳决策环境的人2 。
案例讨论2.1
• 某天，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室， 让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会 收到你这样的来信，尽管我们之间交情很深， 但事到如今，我不得不终止交易，并按照惯 例，我要将这件事情公布于众！经理口述完 毕后，命令秘书即刻把信打印寄走。
后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。回来后， 一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也 要讲清基层同志的态度和所采取的措施。
最合适的选择——D
• 理由： • 1.秘书要自己亲力亲为，写稿是本职工作。 • 2.秘书不能以“二首长”自居，指手画脚是一种
越权行为。 • 3.秘书要“上传下达，下情上述”，但是原原本

二、秘书的类别与层次



按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 党务秘书 行政秘书 军事秘书 司法秘书 外交秘书 新闻秘书 教学秘书 科研秘书等。
二、秘书的类别与层次






按照秘书人员所从事的工作内容划分 1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事 务的秘书人员。 2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员， 即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处 理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其 职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速 政策的贯彻落实。 5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电 话总机、电传、传真等）的秘书人员。 6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人 员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。
秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。 但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。
三、秘书的职业特征


1.服务性：
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持 一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞 职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）
各种秘书的定义





(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载 《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪： 《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期） （7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面 处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代 秘书学》） （8）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为 党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管 理与综合服务的人员。

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案例分析之一
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要 他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不 讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只 能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。” 他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那 么，秘书应采取何种态度呢？这是里有四个答案：
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２.综合性
一方面是指秘书辅助决策的 全功能性，另一方面是指秘书辅 助决策活动范围的广泛性。
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３.全过程性
秘书的辅助决策活动贯穿于 领导决策过程的始终，并且随 着决策阶段的循环而呈现动态 的发展。
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三、秘书辅佐决策的方式
１.决策前服务式辅佐 ２.决策形成中协助式辅佐 ３.决策执行中协调式辅佐 ４.决策效果评估中鉴诫式辅佐
１.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出 办公室，去打字、投邮。
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２.认为这项在董事长盛怒下所作的决定，
对公司、对董事长本身都没有好处，倒不如擅自
主张，把这封信“压下来”，不必去打字，更谈
不上投邮。
３.“董事长，何必为了一时之气，得罪往
来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提
出这样的建议。
②分支说
（张金安等《秘书学概论》）
③综合、实践说
（陈合宜《秘书学》）
２.秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，
是一门综合性的应用学科。
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（二）秘书学的研究对象 １.几种不同的看法 ①秘书工作说 ②对象多元说 ③辅助管理说 ２.秘书学研究的对象 （1）秘书学研究的对象是秘书工作规律 及其在实践中的应用。

由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。
（二）省、市、县级的秘书机构
省、自治区、直辖市的党政人大政协都有秘 书组织
市、地区和县、县级市都分别有自己的秘书 组织
其特点是机构大，层次多，分工细，且事关 重大。
（三）基层单位的秘书部门
是指县级以下机关的秘书部门，其特点是只 设办公机构，而不设秘书机构，且事务繁 杂。
高级秘书的七大高人之处：
第一高：综合素质要求更高 第二高：责权更重 第三高：薪水更高 第四高：表达能力更高 第五高：发展愿望更高 第六高：道德水平要求更高 第七高：成就感更高
思考： 1.高级秘书“高”在何处？ 2.怎样才能成为一名高级秘书？
（五）中级秘书
中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项 组织领导活动的基础性工作。中级秘书筹备操办各种 会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外的沟 通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工 作的开展，均有着不可替代的作用。
秘书部门负责人的主要职责（见图1-1）。
秘书部门负责人
定义 职能
是指各级政府、企事业单位的办 公厅（室）的负责人，即办公室 主任、秘书处长、秘书科长
—充当领导身边的参谋助手 —全面管理机关日常事务 —组织指挥秘书班子办文办会办 事以及完成领导交办的事项
—在上下级之间、职能部门之间 发挥综合协调作用 —是领导身边的高级助手 —机关日常事务的具体组织者设 计者推动者
鉴定考试中的秘书等级
“国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障 部 职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，目前共 分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三级秘书、
二级秘书（见图1）。
鉴定考试中的秘书等级
另外，教育部考试中心中英教育测量交流中心的 “剑桥办公管理国际证书考试”分有初级、中级和高