项目付款审批制度及考核标准

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项目付款审批制度及考核标准
一总则
1.1目的:杜绝错付、超付,以确保工程进度、控制成本。

1.2 适用范围:本制度适用于集团、区域公司等所有的项目(改/扩/建)工程款(预付款、进度款、结算款)、设备(材料)款、设计款、保修金及无文本合同付款(如规费、水费、电费、通信费、燃气费、墙改基金等,特别是政府收费项目)审核审批以及台账的登记工作。

二付款审核细则
(一)审核《付款申请单》
由项目工程技术部审核施工单位/供货单位所提报的《付款申请单》以及所附资料,若发现资料不符合要求即退回并说明所缺资料、内容。

1)进度款申请必须资料
1.1 通用资料
a)预算书封面 b)目录 c)汇总表 d)工程量清单 e)工程量计算式
1.2 施工单位(工程类)申请必须增加资料
a)进度款申请报告 b)进度款申请计算书 c)当月(当期)完成形象进度 d)现场验收报告 e)所涉及的补充协议、公函(含扣款公函)
1.3 供货单位(甲供材、设备)申请必须增加资料
a)付款申请 b)所涉及的补充协议、公函(含扣款公函) c)材料、设备现场验收单 d)材料、设备供货单 e)材料、设备三方移交单
2)其他款项申请必须资料
按照合同/协议相应条款进行申请并附所需资料。

(二)核查相应的款项
1、按照合同条款,仔细审核每项付款;
2、深入工地现场,了解工程进展,在付款时做到心中有数;
3、与申请付款单位、项目主管工程师保持良好沟通;
4、及时做好台账,严格核对已付款,杜绝超付;
5、加快各部门审批程序,做好解释工作,对财务提出的各种工程进展问题,做到有问必答;
6、合理安排每笔付款,做到急事急办,绝不拖延时间、影响工期;
7、做好发放支票、收齐发票工作。

1)部门岗位职责
1.1 工程技术部
1.1.1 资金计划编制
工程技术部负责所属项目付款请款资金计划的编制,并报区域公司经营班子审批。

编制时间: 每月20日前根据当月度工程完工情况及当月的工程计划进行编制,每月末进行修改,不得增补资金计划。

若因特殊因素需要增补资金计划,需在OA 提报申请,经区域公司经营班子审批同意后方可增补。

1.1.2 付款审核
a) 工程文员收到申请单位提交的资料,进行初步审核,如因格式、资料不全等达不到申请要求,2个工作日内退回并说明理由,直到修改完善。

完善后工程文员将申请资料全部扫描并上挂EAS系统;一份申请资料由工程文员归档保管,一份转交预算部流转审核;
b)工程技术部或专业工程师3个工作日内,并对工程形象进度、质量等进行确认,并将确认结果扫描并上挂EAS系统;
c)与申请单位对已经发生的变更/签证/公函进行确认,特别是扣款公函必须补充完整;扫描确认结果并上挂EAS;
d)专业工程师及负责人3个工作日内在EAS上签署意见(包括形象进度意见、质量意见);
e)请注意:进度款验收单是公司内部资料,做内部流转使用,不得转交施工单位,签字时标明仅用作申请进度款使用。

1.2 预算部
预算部工作人员应严格执行合同条款、企业规定和管理程序,仔细审核已付款情况,即时做好台账,加强各流转部门的信息传递,合理安排付款时间,保证工程进度。

a)对工程技术部确认的形象进度进行现场复核;
b)根据提交的形象进度,进行当月(当期)工程量核算;
c)根据合同条款确认截止当月(当期)末累计完成工程量、截止上月(上期)末累计完成工程量、当月(当期)完成工程量,并据此计算相应款项;
d)进行最后款项汇总计算,扫描签字版的工程造价审核资料并上挂EAS系统;
e)专业工程师10个工作日完成并在EAS签署审批意见;负责人3个工作日内在EAS上签署意见;
f)及时完成台账更新。

1.3 财务管理部
a)前期已付款;
b)本次应扣代垫款;
c)本次应付金额;
d)核查所附资料是否符合要求;
e)3个工作日内在EAS上签署审批意见;
f)及时完成台账更新。

三审批流程
(一)标准EAS封面表格手工会签单应与EAS流程同步进行签字确认,并签认具体审核意见。

(二)EAS流程节点为:区域工程部文员---区域工程部对应专业工程师---区域工程部负责人--区域预算部对应专业工程师---区域预算部负责人---区域财务管理部工程会计---区域财务管理部负责人---区域总经理—抄送成本控制管理部四各类款项数目的审核
(一)工程预付款数目的审核:预付款=合同金额*预付比例;
(二)工程进度款数目的审核:由施工单位编制上报,工程技术部专业工程师签署意见的《形象进度表》、《现场验收表》经预算部审核,双方确认,并核对有关合同条款无误后按下列公式计算:工程进度款=∑当月(当期)末累计完成工程量*综合单价-截止上月(上期)累计完成工程款+∑当月(当期)完成补充协议工程款+∑当月(当期)应付应扣公函费用;
(三)工程结算款审核:根据通过公司已审批的工程结算;
工程结算款=结算总价-保修金-已支付款项-扣款+垫付
(四)保修款数目的审核,可参考在合同规定的,待保修期期满后,经物业公
司核实无质量问题需维修时方可办理;
保修款=保修金-待维修费用
(五)设备款数目的审核:支付材料设备款时,主办人必须附上《材料、设备现场验收单》、《材料、设备供货单》、《材料、设备三方移交单单》及相应材料、设备资料,如发票,再根据合同审核支付;工程结束后,按实结算。

若新增加材料设备,必须另行发函供货并经预算部签认后给予结算;
(六)无文本合同付款
根据不同文件,附上足以证明的相关政策文件、资料等给予付款。

五资料归档管理
(一)所有资料由档案室、财务管理部、各留存一份;
(二)每月20日,由区域工程部文员整理上月所有付款审批抄送集团成本控制管理部。

六考核标准
详见附件《付款审批考核标准》。

七、本制度及考核标准解释权归***国际控股有限公司\工程设计与成本中心\成本控制管理中心。

八、本制度从下发之日起执行。