档案数字化与数字档案馆(室)建设PPT幻灯片

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纸质档案数字化工作流程与规范要求-档案局PPT课件

2002年国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提，分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作流程与规范要求
-
1
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
-
3
纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档案均为纸质档案。
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施

《规范化数字档案室》PPT课件

45
• 数据备份时间 • 电子业务数据可根据各单位业务信息管理系统的数
据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。 • 电子公文根据每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度电子公文的登记备份。 • 档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。
负责档案数据的安全工作。 ①数据入库 ②数据修改 ③数据备份 ④数据删除
41
• 数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。
42
• 数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改
6
施硬件设
计算机
做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G 硬盘空间
7
扫描仪、数码相机
施硬件设
用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪等数字化设备。对于工程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描仪，以保护档案原件。
• 数据备份形式在已联网的情况下，电子文件和档案数字化成果备份数据的移交工作可在网络上进行。未联网
的情况下，采用脱机移交的方式，脱机载体按优顺序依次推荐为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。建议采用一次写光盘（推荐DVD数据光盘）作为脱机移交的主要载体。也可以根据各单位实际，采取在线备份、离线备份，完全备份、差异备份、增量备份等不同技术手段进行数据备份。

城建档案的数字化处理培训( 56页)PPT课件

提问与解答环节
Questions And Answers
谢谢聆听
·学习就是为了达到一定目的而努力去干, 是为一个目标去战胜各种困难的过程,这个过程会充满压力、痛苦和挫折
Learning Is To Achieve A Certain Goal And Work Hard, Is A Process To Overcome Various Difficulties For A Goal
一是不再受“孤本”的限制。
二是数字化后的档案可以通过网络进行异地传输，扩大了档案的利用空间。
三是“时间”不再是限制。
档案数字化的主要依据
档案数字化工作
档案数字化后
的技术规范
的管理规范
档案数字化的主要依据
在《电子档案管理规范》的第7章第1节第1条中规定：“建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆（室）移交已归档的建设系统业
2.图像文件的命名
五、目录建库
1. 按照《档案著录规则》(DA/T18) 的要求进行著录，建立档案目录数据库。
2.采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
六、数据挂接
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。
真实性、完整性光盘质量、封面
ห้องสมุดไป่ตู้
合格
接收、登记
业主/整理方整改重新报送
合格
科室重审
管理、利用
二、档案扫描要求
1、分辨率。采用彩色扫描模式，普通文件分辨率为200dpi；图纸、照片及特殊档案分辨率为 300dpi。
100dpi
200dpi

工程档案整理与数字化PPT课件

目录统一使用excel电子表。卷内目录填写：目录标题栏采用加粗的3号宋体，责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体，其他用4号仿宋体。（excel打印的分别用16、15、14号）序号：以1件自然件或一组文件为一顺序号。文件编号：完整的代字代号责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。日期：标准格式为20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间；时间不明确的一般考证到年，无法考证月日的，用0代替，补足8位数。页号：最后一条页号要标明起止页
施工单位归档条目
开工报告（含合同段和分项工程开工报告）施工组织设计、进度计划工程变更文件计量支付安全检查施工日记质量评定（按分项设置）原材料报验单
施工单位归档条目（续）
试验报告（按分项设置）中间交验审批（按分项设置）施工记录沉降观测竣工图照片、录音录像
监理单位归档条目
与扫描时设置相同
设置相关输出选项
压缩可同时批量进行。
批量重命名
选中需要改名的全部文件
例1：对原文件名的批量替换
例2：批量重设文件序号
纸质档案数字化加工中的有关要求
1.扫描与不扫描范围需要扫描的保管期限为：永久、长期（30年）的全部材料（包括图纸）。不需要扫描的保管期限为：短期（10年）。特种载体档案 ⑴照片档案：无数码的纸质照片扫描。 ⑵实物（锦旗、奖状、证书等）拍成照片后归入照片档案内
2
纸质档案数字化加工中的有关要求
移交前一定要检查备考表是否有缺，缺签字的要补齐。
使用标准档案盒
选用工程档案专用档案盒，根据案卷厚度购买合适尺寸的盒子。盒面无破损、折皱、污迹。
使用标准档案盒
用铅笔在盒子统一位置标注案卷号
档案盒正面不用任何文字标识。

关于数字档案馆(室)建设的若干思考学习课件

统安全和数字档案信息安全。
12
（七）建设步骤
项目规划与立项运行维护项目招投标
项目实施
13
（八）全国数字档案馆建设基本情况
国内档案信息化建设重大标志性工程：机读档
案目录的建立。一史馆、二史馆和中央档案馆从1992年开始筹建民清、民国和革命历史档案目录中心。国内建设最早的网站：北京市档案局（馆）网站。开通时间1997年。国内第一家综合数字档案馆：青岛市数字档案馆（2003年）；国内第一家企业数字档案馆：江苏省电力公司数字档案馆（2004年）。
11
应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息
资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。
运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同
渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。
配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系
6
（三）数字档案馆产生背景
外因：技术背景：计算机网络技术在档案管理中的广泛应用资源背景：电子文件与数字档案的大量产生
需求拉动：社会公众对档案资源远程利用需求不断增加
政府推动：国家信息化工作的重要组成部分
7
内因：档案查询速度、查准率、查全率低档案智能化管理水平低
与同类行业信息化水平差距拉大
数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会
共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。
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（六）建设内容
按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软
硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

档案信息化建设 PPT

数字化加工和存储设备，如扫描仪等
网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、网桥、路由器、网关、调制解调器等。
服务器。如Web服务器、电子邮件服务器、数据库服务器、应用服务器等。
网络布线。包括6个子系统。
❖库是以一定组织形式存储在一起的相关数据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型，可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据库、关系型数据库和对象型数据库等。
❖ 2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
❖ 2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》 ❖ 2005年4月，国家档案局同时发布了《公务电子邮件归档与管理
规则》(DA/T 32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 312005)等三个标准 ❖ 2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006） ❖ 2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）
档案信息化建设
❖ 档案信息化建设概述
档案信息化建设的概念和内涵、原则和内容、任务
❖ 档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设、档案信息化软件建设、档案信息化标准规范建设
❖ 数字档案资源建设
档案数据库建设、传统载体档案的数字化
❖ 数字档案馆建设
数字档案馆概述、目标和要求、规划和实施、其他相关问题
❖ 规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发布。
❖ 进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
❖ 档案信息化硬件建设 ❖ 档案信息化软件建设 ❖ 档案信息化标准规范建设

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档案数字化与数字档案馆（室）建设
广州市档案局刘浩明 2018年4月
2
1
讲课内容
工作目标和任务建设指南、测试（评价）办法规定、规范、标准纸质档案数字化电子文件归档电子档案管理新形势、新挑战
2020/3/7
广州市档案局
2
工作目标和任务（一）
全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划全省落实《国家电子文件管理“十三
商事登记冲突）县级以上档案行政管理部门备案登记（省局）五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局）股东及工作人员必须为中国境内公民工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
2020/3/7
广州市档案局
14
纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等视频监控，保存不少于6个月封断所有加工设备的无线网络功能
2020/3/7
广州市档案局
7
数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
8
数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家）
五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务
2020/3/7
广州市档案局
3
工作目标和任务（二）
广东省档案事业发展“十三五”规划
到2018年，市、区综合档案馆初步建成 “数字档案馆”，传统载体数字化比例不少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传统载体档案100%数字化
80分通过（省），90分“示范”（国家）
门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、无安全事故或隐患
指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资源52分，保障体系14分，服务绩效10分
2020/3/7
广州市档案局
4
工作目标和任务（三）
省落实《国家电子文件管理“十三五” 规划》的实施意见
到2020年，全国地级市全部建成数字档案馆，50%县建成或启动数字档案馆
电子文件的归档范围、电子文件元数据归档范围
开展政府网页、电子邮件、音视频归档
开展“单套制”、“单轨制”管理试点
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7 号）
电子档案移交与接收技术规范（DBJ440100/T 272-2016）
2020/3/7
广州市档案局
11
规定、规范、标准（三）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7号）
形成5年内移交元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加
门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档、按规定向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患
指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、服务器存储、设备）15分，应用系统建设（归档、分类、检索等）30分，数字档案资源35分，保障体系15分，工作亮点（加分）10分
2020/3/7
广州市档案局
9
规定、规范、标准（一）
分批调档，做好档案实体交接的清点、核对，防止档案丢失
加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复
正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜
2020/3/7
广州市档案局
挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作用的手机、相机、移动存储介质进入现场
严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工场所的物品带离
2020/3/7
广州市档案局
15
纸质档案数字化（三）
设备、网络与数据的安全管理
加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口使用正版软件，不安装与加工无关软件数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017）纸质档案数字化数据质量规范
（DBJ440100／T 77—2010）
2020/3/7
广州市档案局
13
纸质档案数字化（一）
加工方式：自主加工、外包加工数字化服务机构的安全管理
国内合法登记注册的企业或事业单位业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新
密、解压缩、特殊格式连平台一起移交，本单位保存5年离线移交（一般光盘、存储结构）或在线移交四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性）交接手续
2020/3/7
广州市档案局
12
规定、规范、标准（四）
档案数字化外包安全管理规范（档办发 [2014]7号）
广东省档案数字化安全管理指南（粤档发 [2013]32号）
2020/3/7
广州市档案局
5
数字档案馆（一）
数字档案馆建设指南（档办 [2010]116号)
基础设施（网络、软硬件配置）、管理系统功能要求（收集、管理、保存、利用）、数字档案资源建设、保障体系建设
2020/3/7
广州市档案局
6
数字档案馆（二）
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
数字档案馆建设指南（档办[2010]116号)
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
数字档案室建设指南（档发[2014]4号）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
2020/3/7
广州市档案局
10
规定、规范、标准（二）
网卡、无线键盘、无线鼠标加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后
必须交由档案部门统一保管或销毁加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，
并由档案部门人员现场监督
2020/3/7
ห้องสมุดไป่ตู้
广州市档案局
16
纸质档案数字化（四）
档案实体的安全管理
涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质