档案数字化与数字档案馆(室)建设

企业数字档案室建设工作的原则与措施【摘要】企业数字档案室建设的总体目标是通过构建各类应用平台，开发档案资源数据库，为企业发展提供优质高效的档案利用服务。

文章简要梳理了企业数字档案室建设中普遍的问题，并申明了建设中应采取的措施，以更好促进企业数字档案室的良性发展。

【关键词】企业数字档案室；档案数字化；建设企业数字档案室是将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

企业数字档案工作的发展目标旨在提升档案管理水平和服务保障能力，加速推进档案信息化建设水平。

随着扫描技术、OCR技术、数字摄影技术 (录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展，企业档案数字化工作也取得了很大的进步，但是许多企业数字档案室建设在提高办公效率和提高经济效益方面仍有发展空间，本文简要梳理了企业数字档案室建设中原则、问题，并申明了建设中应采取的措施，以更好促进企业数字档案室的良性发展。

一、企业数字档案室建设的原则企业数字档案室建设的总体目标是通过构建各类应用平台，开发档案资源数据库，实现信息资源高度整合，网络利用便捷，为企业发展提供优质高效的档案利用服务。

企业数字档案室的建设必须从企业自身特点和发展目标出发，通过数字资源整合共享达到提高办公效率，提升经济效益的目标。

为实现这一目标，企业数字化档案室的建设可从以下几方面入手。

（-）统筹规划，分步实施。

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一阶段工作目标的实现。

建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。

（二）整体布局，实用为主。

关于数字档案室建设方面有很多值得借鉴的经验，但不能完全照搬，要充分结合本企业档案工作实际，以实用性作为数字档案室建设的基础，提高档案的利用率。

我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望摘要】本文简要分析数字档案馆（室）建设现状，在数字档案馆（室）的定位下对照建设的目标及内容分析数字档案馆（室）建设发展中存在的问题，探讨其未来发展方向与期望。

【关键词】数字档案馆；数字档案室；信息服务；随着信息技术与互联网的发展，档案管理迎来了新的机遇与挑战，社会对档案馆产生了新的职能要求，从最开始的两位一体的职能要求：一是永久保管档案的基地；二是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

发展为五位一体的职能要求：一是档案安全保管基地；二是爱国主义教育基地；三是档案利用中心；四是政府信息查阅中心；五是电子文件中心。

为对于现代档案管理工作最科学有效解决方案就是建设数字档案馆（室）。

一、数字档案馆与数字档案室的区别数字档案馆和数字档案室在工作中有着不同的侧重点，具体分析如下：从管理对象来看，数字档案馆多为数字副本，部分电子文件，而数字档案室以电子文件为主，兼顾数字副本；从对象内容来比较，数字档案馆多为目录信息，部分全文信息，而数字档案室主要为全文信息；从工作重点分析，数字档案馆重在管理，包括接收、管理、利用电子文件，而数字档案室重在规范，包括整理、管理、利用和移交电子文件；从档案保管期限比较，数字档案馆着眼于档案长期保存，而数字档案室着眼于档案现实利用，面临长期保存。

二、全国示范数字档案馆（室）建设整体情况国家档案局在2000年深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会，就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕，紧接着2014年出台《数字档案馆系统测试办法》规范引导全国数字档案馆建设工作，并在2015年正式开展数字档案馆系统测试工作。

数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》。

数字档案室建设以2016年国家档案局办公室印发的《数字档案室建设评价办法》为依据。

此后，数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地获得快速发展，数字档案馆建设开花结果，投入运行并取得绩效。

数字档案馆建设方案数字档案馆建设方案范本第1章数字档案馆介绍我们所要建立的数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

根据档案界有关专家学者对数字档案馆的研究以及我们的认识，企业数字档案馆应具备以下基本特征：1.1 馆藏资源数字化数据是数字档案馆的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案馆实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中。

1.2 档案信息结构标准化应该说信息结构标准化既是馆藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能否方便快捷利用的前提和基础。

尤其是建设数字档案馆将要引进比较复杂的元数据的概念和很多新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据压缩技术、数据迁移技术等等。

这就要求档案信息结构的标准化。

1.3 档案信息传递网络化网络化是信息社会的重要特征。

要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。

同样，由于数字档案馆是在网上运行的，因此，宽带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。

目前，支持数字档案馆的网络技术主要有：局域网技术，internet技术和intranet技术。

考虑到档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和intranet技术较为稳妥。

1.4 生成空间虚拟化由于数字档案馆是一个群体概念，是由一个部门、单位乃至一个地域的众多档案馆或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境和范围。

数字档案馆与档案馆数字化是不是一回事？沧海一粟共同成长 eqnwork maoyue 落拓寒儒草懋吴牛见月吖一 zzgy pcda yangdanj 成长中的小树沧海一粟：关于数字档案馆与档案馆数字化是不是一回事问题，目前档案界主要存在两种理解与认识：一种认为两者基本上可以等同，没有什么本质的区别；另一种则认为，两者是两个完全不同的概念，数字档案馆是一个虚拟的档案馆，而档案馆数字化则是实体档案馆的档案信息资源的虚拟馆藏。

诸位网友，你认为数字档案馆与档案馆数字化是不是一回事？共同成长：我认为数字档案馆似乎更加强调的是存储和利用档案信息资源的信息空间，虚拟性较强，包括多种档案信息数据库，强调档案信息网络化和高度的档案信息资源共享化，从广义上讲应该包括档案馆数字化的内容。

档案馆数字化主要是指将现有馆藏档案信息数字化，接收应归档的电子文件及其元数据，将数字化的档案信息资源在网上的发布和传递，利用网络实现档案信息资源共享。

当然了，无论是数字档案馆还是档案馆数字化，都是为社会提供数字化的档案信息资源，并实现档案信息的社会共享，使公众的多元化档案信息需求得到满足。

eqnwork：我认为数字档案馆与档案馆数字化在本质上没有什么区别。

先抛开理论不说，就目前的实践而言，档案馆未来建设的目标是提供数字化利用，即变成“数字”档案馆，具体工作包括先期对原有馆藏的扫描、拍照、人工著录等数字化加工，然后与接收的电子文件（档案）整合，最后形成所谓的数字档案馆；而档案馆数字化也包括以上两个过程，所以两者没有什么本质区别！沧海一粟：eqnwork先生的看法似乎有一定道理，但仔细斟酌起来似乎很值得商榷。

我认为数字档案馆与档案馆数字化两者之间固然存在着不可分割的必然联系，但从根本上讲两者之间仍然存在着本质的区别，两者不是一回事：数字档案馆从本质上讲是一个虚拟的档案馆，实际上就是超大规模的、分布的、可以跨库检索的海量数字化档案信息数据库，是基于互联网技术实现的档案信息储存、传递、检索、浏览的虚拟档案馆，其特点是数藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存储自由化、资源共享化和结构连接化；而档案馆数字化则是实体档案馆的档案信息资源的虚拟馆藏，是基于传统档案馆的数字化运用，是从传统档案馆向现代档案馆转化的必经过程，是利用数字化技术进行管理运营的传统档案馆，其目的是为了进一步提高传统档案馆的服务水平，虽然其是建设数字档案馆的基础，但同数字档案馆在本质上不是一回事。

数字档案室建设指南数字档案室建设指南本指南由XXX提出并归口，起草单位为XXX（室）业务指导司。

主要起草人包括XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX和XXX。

本指南旨在提供数字档案室建设的概念、基本特征、建设原则与内容、基础设施建设和应用系统建设等方面的指导。

1.概念与基本特征1.1 概念数字档案室是指基于数字化技术，以数字化形式组织、存储、管理、利用各类档案资源的一种档案管理机构。

数字档案室不仅具备传统档案室的基本功能，还具有数字化特点，如数字化存储、数字化检索、数字化传输和数字化展示等。

1.2 基本特征数字档案室具有以下基本特征：数字化：数字档案室采用数字化技术对档案资源进行数字化处理，实现数字化存储、数字化检索、数字化传输和数字化展示等功能。

共享性：数字档案室实现了档案资源的共享，不同机构和个人可以共同使用数字档案室中的档案资源。

安全性：数字档案室采用安全保障系统，确保档案资源的安全性和完整性。

开放性：数字档案室具有开放性，可以与其他系统进行数据交换和共享，实现信息互通。

2.建设原则与内容2.1 建设原则数字档案室的建设应遵循以下原则：以用户需求为导向：数字档案室的建设应以用户需求为导向，满足用户对档案资源获取、利用和共享的需求。

统一规划、分步实施：数字档案室的建设应统一规划，分步实施，逐步完善。

系统集成、资源共享：数字档案室的建设应实现系统集成，资源共享，提高档案资源的利用效率。

安全可靠、保密合规：数字档案室的建设应确保系统的安全可靠，符合保密合规要求。

2.2 建设内容数字档案室的建设内容包括以下方面：档案资源数字化：对档案资源进行数字化处理，包括数字化采集、数字化编目、数字化修复、数字化存储等。

档案资源管理系统建设：建立档案资源管理系统，包括档案资源元数据管理、档案资源检索、档案资源浏览、档案资源下载等功能。

档案资源共享平台建设：建立档案资源共享平台，实现档案资源的共享和交流。

数字档案室档案数字化建设实施方案目录一、内容简述 (3)1.1 背景与意义 (4)1.2 目标与任务 (5)1.3 方案适用范围 (7)二、现状分析 (7)2.1 档案管理现状 (9)2.2 数字化基础条件 (10)2.3 存在的问题与挑战 (11)三、数字化建设原则与目标 (12)四、数字化建设内容与任务 (13)4.1 档案信息采集与整理 (14)4.1.1 信息采集规范 (15)4.1.2 信息整理方法 (16)4.2 档案数字化加工 (18)4.2.1 图像处理技术 (18)4.2.2 文字识别技术 (19)4.2.3 数据库建设与管理 (20)4.3 档案数字化成果验收与保存 (21)4.3.1 成果验收标准 (23)4.3.2 保存策略与技术手段 (24)五、实施步骤与计划 (25)5.1 筹备阶段 (26)5.1.1 组建项目团队 (27)5.1.2 制定详细计划 (28)5.2 实施阶段 (29)5.2.1 档案信息采集与整理 (31)5.2.2 档案数字化加工 (31)5.2.3 档案数字化成果验收与保存 (32)5.3 调整与优化阶段 (33)5.3.1 问题排查与解决 (34)5.3.2 进度调整与优化 (35)六、保障措施 (37)6.1 组织保障 (38)6.1.1 成立领导小组 (39)6.1.2 明确职责分工 (40)6.2 技术保障 (41)6.2.1 引进先进技术设备 (42)6.2.2 加强技术培训与交流 (44)6.3 管理保障 (45)6.3.1 建立健全管理制度 (46)6.3.2 加强过程监控与审计 (47)七、总结与展望 (48)7.1 实施方案总结 (49)7.2 预期成果与效益评估 (49)7.3 后续工作展望与建议 (50)一、内容简述本实施方案旨在详细规划数字档案室档案数字化建设的整体流程、具体任务、实施步骤及相关保障措施，以确保数字化建设项目能够高效、有序地推进，并最终实现档案资源的高效管理和利用。

数字档案室建设方案数字档案室建设方案数字档案室建设方案【1】根据绍兴市档案局《绍兴市直部门、单位20**年数字档案室建设工作计划》，我办拟于20**年12月前完成数字档案室建设及申报和认定工作。

为此项工作得到全面落实，特制定方案如下：一、指导思想以党的十七届四中全会、省委十二届六次全会、市委六届八次会议、全省和全市档案工作会议精神为指导，以坚持科学发展，积极适应“四个变化”，实现“四个转移”为重点，以加强档案基础业务建设和档案队伍建设，以人防发展和绍兴经济社会发展服务为目标，促进绍兴人防事业的发展。

二、目的要求按照绍兴市档案局关于开展数字档案室建设工作的通知要求，我办的数字档案室建设要本着“少花钱，多办事，办好事”的原则，既要确保数字档案室建成后的质量达到优秀等级，又要确保我办数字档案室建设在2010年12月建成，为我办档案室省三级达标打好基础。

三、方法步骤具体分三个阶段实施：(一)准备阶段(20**年3月—20**年4月上旬)：1、成立数字档案室建设领导小组。

组长：李幼兴副组长：李根法傅仕法成员：何铁峰、金近、任明、王韵芳、刘笑、张莘昕领导小组下设四个工作小组，即综合协调组、设备保障组、网络建设组、档案扫描组。

傅仕法同志为综合协调组组长，任明同志为设备保障组组长，何铁峰同志为网络建设组组长，金近同志为档案扫描组组长。

2、明确分工：(1)综合协调组的主要任务：①负责实施计划的制定②建立数字档案室相关规章制度③负责各组之间的协调;负责与市档案局的联系④负责数字档案室的申报和认定事宜(2)设备保障组的主要任务：根据数字档案室建设的需要配置设备设施。

(3)网络建设组的主要任务：①协助综合档案室完成网络原文版档案管理软件的安装开通;②协助综合档案室完成档案室计算机与本办办公自动化系统的连接;③启用OA系统发文管理模块中本办电子文件的流转;④按照政府信息公开条例要求，在本办互联网上公布相关文件。

(4)档案扫描组的主要任务：协助综合档案室完成目录数据库和全文数据库建设。

"数字档案室"建立案适用于机关单位、团体及其他社会组织目录一、背景1二、建立原那么1三、建立目标及容2〔一〕建立目标2〔二〕建立容2四、建立案3〔一〕数字档案室系统建立案3〔二〕档案数据资源建立案13〔三〕应用及存储体系建立案15一、背景机关档案工作是档案事业的组成局部，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。

随着档案信息化建立的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建立以及用户多样化需求的峻挑战，是档案信息化建立中亟需强化的重要节点。

2021 年档案局针对机关档案室发布了"数字档案室建立指南"要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享效劳。

档案局局长明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆〔室〕的建立标准继续推进级数字档案馆〔室〕示点建立。

数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版〞，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建立的关键一环。

2021年，我公司屡次协同各机关档案室建立数字档案室示单位且赢得了上级主管单位的一致好评。

建立符合和社会信息化开展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和平安，提升机关行政效率和公共效劳能力；有利于促进核心信息资源建立，实现信息资源总量增加、质量提高和构造优化，为数字档案馆的最终实现奠定根底，以推动全国档案信息化工作全面、安康、均衡开展。

二、建立原那么数字档案室建立应当遵循“资源为先，标准规，整体推进，确保平安〞的原那么，统筹规划，积极实施，务效。

1.1资源为先。

资源建立是数字档案室建立的根本。

数字档案室应坚持“资源为〞，着眼于数字档案资源建立，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建立质量为根本出发点。

数字档案室的建立应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和便利用。