注重管理细节 降低管理成本

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注重细节管理 降低管理成本

丰汇检修公司∕李福临

精细化管理是当代企业管理发展的趋势,是一个企业适应当今激烈、分工专业化的竞争环境,谋求发展的必然选择。精细化要在一个企业成为促进企业发展的强劲动力,成为一种文化,就需要在企业的每一个部门、每一个环节上执行好精细化管理。

检修公司综合部作为公司的一个承上启下、协调左右、联系内外的综合服务部门,具体来说,工作涉及公司信息传达收集、办公用品、公务用车、接待、会议、人事、薪酬、差旅费报销等管理工作,可以说是千头万绪,纷繁复杂,通俗形象的可以说是“打杂的”。由于工作的特殊性,综合部始终注意管理的精细化,注重降低办公、行政等成本,提高工作效率和服务水平,努力从各个细节上维护好公司的利益和对外形象。

先就公司办公用品的使用管理来说,综合部根据公司各部门实际办公需要,合理购买,做好详细的登记、管理、监督,杜绝浪费和闲置现象的出现,最大限度利用办公用品。比如说对公司每天各部门的打印复印,就有明确的要求和规定,没有特殊要求的就必须双面打印、复印,能不打印的就不打印;对于使用过的废弃的单面打印、复印纸张,在不影响工作要求的情况下都会进行二次利用,现在这已经成为每个员工的一种习惯并得以严格执行,大大降低了公司办公费用。在文件的传达方面,综合部根据实际情况和相关保密等规定,合理采用多种形式,如QQ传送、电子邮箱、顺路代送等及时合理传达文件,既节约了纸张、邮寄等成本,又大大提高了工作效率。这样仅纸张一项一月就至少可以节约3000多张,约合人民币180元。 公司公务用车管理方面,综合部需要满足领导用车和各部门的公务用车需要,在相对紧张的用车环境下,综合部采取了集中管理、优化组合的思路。为此,综合部制定了高效的管理办法。首先,及时了解领导用车需要,提前做好安排;其次,对于需要用车的部门,先了解是否一定需要专门派车,如果不需要,则选择公交。同时,集中需要用车的部门、人数、时间及所到地点,协调统一调配。这样,避免了一事一趟车的用车弊端,既节约了用车成本,也保证了各部门的正常用车需要;最后,在用车空闲时间里合理安排好车辆的加油、保养、清洗等工作,保证车辆一直处于最佳状态。

其实,综合部在其他方面也是努力向着精细化方向发展,努力培养每一个员工的精细化意识,努力形成一种精细化文化。比如总部工作人员开会实现了全部自带饮水杯,不再使用一次性水杯,既环保又节约成本;下班时形成了一种互相提醒关空调、关灯、关电脑等良好的节约文化。

一直以来,综合部精细化管理始终注重服务、管理、协调的每一个细节,把许多细小的杂事、琐事集中起来,统一安排、调配,努力实现有限资源最佳配置,提高工作效率,保障信息畅通;在最大限度满足相关工作需要的同时,争取在每一个细节上降低公司行政成本,真正促进公司精细化管理的实施,最终达到降本增效,促进企业发展的目标。