Lesson 1 The Layout of Business Letters
一、书信的组成部分
1.必备部分
（1）信头
书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等，有的还包括注册商标和公司标志（logo），工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处，复信时也便于参考。有些国家的信头中还包括其他一些细节，如在英国，信头中就印着公司总经理的姓名。信头的位置：一般缩行式的信头位于中上方，平头式和混合式的信头位于左上方。
Example:
【答疑编号0110001，针对该题提问】
ABC Trading Co.
188 Newton Palace
London
NG29 OPA
Tel：01345 567921 Fax: 01345 438923
（2）日期
日期在商务书信中非常重要，不可或缺。日期不用简略格式，特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下：
a.年份应完全写出，不能用05代替2005年
b.月份要写英文名称，不能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以10/2/2004，既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。
c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。
d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。
月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。例如：June 5, 2005日期的位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。
（3）封内地址（The Inside Address）
收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途：
Unit Two Establishing business relations
• 与…建立业务往来 enter into trade relations / business with …
• 享有盛誉 Enjoy high reputation / great popularity
• 受欢迎 Be well received
• 以…出名 Be noted for / be known for / be famous for
• 作为参考 For reference / information/consideration
• Write a letter to Denman & Sons at 45 Cannon Street, London, E.C.4, telling them
that you wish to enter into business relations with them, with the following
particulars:
• Introduced by Mr. A.G. Topworth of Swanson & Bros., of Hamburg
• The main line of your business is exporting chinaware
• Illustrated catalogue and price-list will be provided against their specific enquiries.
3 February 2007
Messrs. Denman & Sons
外贸电函复习知识点
1、Telex number
2、cancel an indent
3、settlement of account
4、payment on D/A terms
5、S/S
6、favourable price CIF HongKong
7、overseas market
8、sales contract
9、transport packing
10、We owe your name and address to Guangdong Federation of Chamber of
Commerce.
11、We would like to know the minimum order quantities per color and per design.
12、As your suggested, we have improved our inner packing to meet the customers’
demand in your market.
13、By the way ,do you accept neutral packing?
14、Please amend the covering letter of credit to allow partial shipment,under advice
to us .
15、through the courtesyof Mr Hughs,we have your name as a firm who is interested
in our tapes.
16、specializing in the export of Chinese foodstuffs, we wish to express our desire
to trade with you in this line.
17、We place this order on the clear understanding thatonly if you can guarantee
目录
Chapter 1 建立贸易关系
1. 请求建立贸易关系 Request for Establishing Business Relations
2. 回复请求建立业务关系 Reply to the Request for Establishing Business
Relations
3. 索取产品资料 Request for Product Literature
4. 回复索取产品资料 Reply to the Request for Product Literature
5. 邀请会面 Invitation to the Business Appointment
6. 接受会面邀请 Accepting the Invitation to the Business Appointment
7. 谢绝会面邀请 Declining the Invitation to the Business Appointment
8. 要求更改会面时间及地点Request for Changing the Time & Place of the
Meeting
Chapter 2 推销
9. 向特定客户推销 Sales Letter to Specific Customers
10. 向不特定客户推销 Sales Circular to Non-Specific Customers
11. 寄信给老客户 Sales Letter to Old Customers
12. 寄信给新客户 Sales Letter to New Customers
13. 推销新产品 Sales Letter for Promotion of New Products
14. 推销劳务 Sales Letter for Promotion of Labor Services
Chapter 3 询盘和订货
15. 一般询盘 General Inquiry
