甲供物资管理工作程序(第二版,2009年4月)
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物资采购管理制度(B/0)
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WZ06 甲供物资管理工作程序
1. 总则
1.1 甲供物资是指由合约管理部为公司自营或合作项目采购的建筑材料、装饰性材料、
设备和机电设备。
建筑材料包括:水泥、商品砼、钢材、防水材料、粘结材料等
装饰性材料、设备包括:饰面材料、地板、洁具、淋浴隔、水暖装饰件、五金、炉
具、热水器、抽油烟机、排气扇、非标准灯具、康体娱乐设施等。
机电设备包括:电梯、发电机组、水泵、阀门、变频柜、空调主机、空调末端、冷
却塔、热水炉、煤气调压柜等。
物资采购种类由合约管理部根据公司相关文件和项目特点参照常规采购范围确定。
1.2 本工作程序将是含有甲供物资的分判工程合同的组成部分,同是亦是物资采购合同
的组成部分。承建商和供应商应按本工作程序的要求履行各自的职责。
2. 物资卸货及看管
2.1 除供应商负责安装的物资以外,如分判工程合同和采购合同未作规定,则卸货责任
方规定如下:
2.1.1 建筑材料、装饰性材料及设备,除洁具外,由承建商卸货;洁具由供应商卸货。
2.1.2 机电设备由供应商卸货。
2.1.3 以上卸货责任如相应合同中有明确约定,则按合同约定执行。
2.2 建筑材料、装饰性材料及设备的卸货责任包括用人力将物资搬离运输车辆、转运至
仓储场所、堆放整齐或安放牢固。机电设备供应商卸货责任包括用人力或机械辅助
手段将物资搬离运输车辆、转运至合约管理部指定的位臵(包括露天场地和仓储场
所)、堆放整齐或安放牢固,不负责二次转运。
2.3 供应商到货时间不得超过当天21:30(对于有特殊要求或需求紧急的材料除外,如
商砼等)。承建商应组织足够的人力参加卸货,尽量缩短卸货时间。供应商不得无
理地催促承建商加快卸货。
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2.4 承建商对其使用的物资负有存储、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件
对物资造成损害的义务。因未尽义务造成物资丢失、损坏的,承建商承担赔偿责任。
使用机电设备的承建商,应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。
3. 物资需求计划
3.1 需要使用甲供物资的承建商,须提前一个月向合约管理部申报物资需求计划,计划
到货时间精确程度不得超过十天。需求计划由承建商项目经理签发,项目发展部工
作人员审核。
3.2 合约管理部根据承建商物资需求计划,与供应商洽商或修订物资供应计划,并于一
周内书面通知承建商。
3.3 承建商须对其提出的物资需求数量的准确性负责。因数量不准造成物资过剩的,如
采购合同未作规定,则合约管理部不负责剩余物资退货;造成物资供应不足的,承
建商可继续向合约管理部申报需求计划,但因物资供应延迟导致分判工程工期延误
的责任由承建商承担。
3.4 因设计变更导致物资用量增减的,承建商应在收到变更指示后的一周内向合约管理
部发出物资需求增减指示,延误责任依据相应条款执行。
4. 采购样板
4.1 饰面材料、地板以及水暖装饰件、五金的主要品种物资应确认样板;淋浴隔所使用
的主要材料应确认样板;非标准灯具视验收需要可确认样板。
4.2 采购样板应确认两套,一套由合约管理部保管,另一套移交项目发展部,供项目发
展部和承建商使用。样板一般由供应商免费提供,需计取费用或当作供货数量一部
份的,供应商须在确认样板前提出。
5. 到货准备
5.1 采购合同签订后,合约管理部将在适当时间要求承建商提供甲供材料接收人员姓
名、职务、联系方式、签名式样及承建商项目部印章式样。合同中有关供货计划及
验收标准的内容由合约管理部整理送交使用该物资的承建商。
5.2 首批物资到货前一周,承建商应准备好仓储场所。合约管理部和供应商将现场查看
仓储的位臵和条件。对仓储条件有特殊要求的,承建商应配合完成。
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5.3 合约管理部、供应商、承建商应共同确定运输车辆停靠地点。
6. 验收、接收
6.1 首批到货的物资验收由合约管理部组织进行,项目发展部、承建商接收人员参加。
合约管理部将重点介绍采购物资的技术要求、验收方法和标准,以便承建商今后可
以独立验收。以后分批到货的物资由承建商独立验收。
6.2 物资验收重点是检查包装是否完整、包装所示的物资外观特征与采购要求是否相
符、包装如有损坏是否影响物资的完整等,此外清点本批物资数量。物资的质量在
开始使用时验证。
6.3 承建商对物资质量的检查责任。承建商在开箱(封)启用物资时,若发现下述现象,
应暂停使用物资,并立即报告合约管理部:
6.3.1 物资质量存有疑问;
6.3.2 物资的规格、系列、颜色等与采购合同不符;
6.3.3 箱内物资实际数量少于包装所示数量;
6.3.4 缺少附件、配件。
合约管理部接到报告后,应立即给予解答或亲赴工地检查。反映现象属实的,由合
约管理部向供应商交涉。如整批物资均存在上述情况之一或数种的,则承建商暂停
使用该批物资,造成工期延误的,承建商不负责任。如部分物资存在上述现象之一
或数种的,承建商应先行使用合格物资,以尽量减少对工期的影响。
6.4 承建商在开箱(封)后,如未作基本检查即大量使用,之后发现物资存在6.3条现
象且经证实的,则承建商应承担该批物资因不能退货可能造成的损失。如物资存在
潜在的质量缺陷,难以通过基本检查发现的,承建商对使用该物资可能造成的损失
不负责任。
6.5 承建商于开箱(封)时箱内物资已经损坏的,应立即报告合约管理部,待合约管理
部会同供应商鉴定责任。
6.6 物资通过验收后,即视为合约管理部已将物资交付承建商使用。承建商接收人员应
向供应商签署物资验收、接收凭据。承建商应先行收集整理技术资料,在竣工后或
交付业主使用时编制竣工资料或将原始资料移交业主。供应商须凭经签署的验收、
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接收凭据向合约管理部申请货款。承建商应自存一份验收、接收凭据,以备与合约
管理部结算物资数量。
6.7 供应商负责安装的物资,其验收与接收由合约管理部负责。
7. 物资使用
7.1 合约管理部根据分判工程合同向承建商提供的物资仅供承建商使用,未经合约管理
部同意,承建商提供给其他承建商、业主其它部门或与业主有关的其它单位使用的
物资将不被认可,合约管理部将按该承建商实际接收的物资数量计算货物价值,并
通过合约管理部抵扣工程款。
7.2 承建商应小心使用物资。使用、安装需要技术指导的,由合约管理部安排供应商现
场指导。因承建商使用或操作不当造成物资损坏的,合约管理部不负责退换。
7.3 经合约管理部认可的退货,承建商应与供应商办理签收、接收凭据。承建商应在退
货后一周内将供应商签收、接收物资的凭据报知合约管理部,以便合约管理部与供
应商结算货款,与承建商结算物资数量。承建商如未能在规定的期限内将退货凭据
报知合约管理部,而在该期限届满后,合约管理部已与供应商办理结算手续且付讫
货款,造成退货款项难以收回的,承建商应承担责任。
7.4 承建商应对需退物资的包装完整性负责。因无包装、或包装损坏严重导致供应商拒
收的,合约管理部不负责任。
8. 物资数量结算
8.1 每一采购合同物资最后一批到货后,承建商须在一周内将签署的所有验收、接收凭
据报送合约管理部,由合约管理部分别与供应商和承建商核对物资供应、领用数量。
8.2 经核对并经确认的数量,由合约管理部与供应商办理决算,在办理分判工程决算时
按分判工程合同规定计算承建商扣款金额。
9. 承建商对供应商履约评价
9.1 承建商有义务按合约管理部的要求对供应商合同履行情况作出评价,为合约管理部
决定供应商资格提供意见。