会议会务需求确认单
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一、会议基本信息:
会议时间： 月 日 时 分至 时 分 会议地点：
会议主题： 会议天数：
会议基调： 参会人数：
首席领导： 嘉宾首席身份： 嘉宾国籍：
会议级别：□外部大型会议 □外部高级会议 □外部中小型会议
□内部大型会议 □内部高级会议 □内部中小型会议
会议主持人：
保密： □是 □否 会议期间是否需要服务人员在场内支持： □是 □否
会务支持人员数量： □ 人 是否需要相关兄弟部门介入：□是 □否 介入部门：
主办部门 会务负责人 联系电话
二、会务需求信息:
场地布置
台型布置：□剧场型 □U字型 □双U字型 □分组鱼骨型 □课桌型 □圆形 □回形 □绒布台面
（白色、绿色、红色、蓝色） □椅子颜色（白色、绿色、红色、蓝色）
□桌花（ 个） □讲台花 □桌签（需提供详细名单；如分场次勿忘增减桌签）
会场宣传：□背板制作 □悬挂条幅 □欢迎牌 □指路牌 签到台地点：
水台位置： 吸烟台数量及位置： 其他：
灯光、光线情况：□ 好 □ 较暗 □ 窗户（窗帘、纱帘） □是否受朝向影响（西晒）
□会场周边安静 □会场周边保密 □是否有其他公司同期开会 □温度（和人数相关）
贵宾休息室：□有 □ 无 □需要 □不需要 □放置茶歇（是 否）
会议设备
□顶端固定Baco □移动Baco □移动投影幕 □固定式悬挂投影幕 □录音设备 □DVD
□录像设备（录像带） □音响设备（音响师） □激光笔 □网口网线电话口 □电话设备
□相机（合影、电池、座位安排） □插线板（几个电源插口） □打印机（驱动、、数据线、纸） □备用笔
记本、投影 □视频播放设备连接（AV、进场音乐） □手持麦克 支 □耳麦 支 □随身领夹麦
克 支（手机要远离麦克） □电源是否有电 □设备测试情况
会务用品
□会议资料袋（通知、发言稿、公司简介、会务手册、礼品等） □签到表（请假事由、backup）、桌签、胸
卡、人员联系方式、领导职务清单 □笔纸（带LOGO的信纸） □白板（红蓝黑三色白板笔、板擦、磁钉、
夹子、大白纸） □会务手册(参加人员、分工、议程、会务安排等） □备用桌子、椅子 □衣架 □联想
之歌（联想旗帜） □上场音乐 □颁奖用品（奖杯/奖状、鲜花、礼仪/服装、托盘、颁奖音乐）□药箱 □
对讲机 □食品（水、夜宵、方便面、零食、一次性用具） □摄像设备用品（录像带、专用电池、电源线等）
□翻页笔
□其他用品：告示贴、剪刀、钉书器（钉）、润喉糖、曲别针、绳子、胶带（宽、窄）、蜡烛、扩音器、秤、
手电、扩音喇叭、游戏道具(奖品)、签字笔、圆珠笔、铅笔、像皮、转笔刀、胶水、涂改液、
裁纸刀、直尺、大头针、支票夹、各式文件夹、复写纸、双面胶、大小信封等
住宿
环境要素：
□交通（往返时间、交通路线图） □宾馆接待量（可考虑几家宾馆同时使用）
□中式风格 □西式风格 □娱乐设施 □停车场 □卫生/安全 □周边商场 □周边餐厅 □复印社
□商务中心 □照片彩扩店 □医院 □旅游景区 □外部环境幽雅
□适宜散步 □适宜轻松交流 □服务态度与水平 □每个房间提前通风 □房间设施检查
□防蚊虫用品 □房间朝向（阳、阴、海景、山景）
硬件要素：
□ 星级（ 三星、四星、五星、超五星） □单间 □标间 □三人间 □套间
□ 叫早服务 □房卡 □退房要求（最迟保留到几点） □酒店传真
车辆
□车辆安排（往返接机、接机牌、如遇大型会议最好安排一位公司中层在机场接机，感受好。）
□车辆挡风玻璃上的车证 □车况（座位数、车型、是否有VCD、行李架等）
□预留车位 □预留会务用车 □是否有领导拼车
□接送车辆提前15分钟到达接送地点等候
□路线图（场地整体，包括内外、出入口、停车场等）；场地周边四个方向如何到达。
□场地平面图（每一层的都要有，最好标出卫生间和安全出口）
餐饮
正餐：
□用餐人员宗教礼仪 □餐厅风味（家常、川、鲁、粤、淮、湘、其他 ）
□用餐形式（自助、桌餐、餐券） □确定菜单 □上菜时间（凉菜、热菜） □包间（数量、大小、布置、
音响设备、其他 ） □备用包间 □备用早餐券（有人早上来不及吃早饭，在早上签到时可准
备一部分备用） □是否有酒水开瓶费 □是免服务费 □备烟
茶歇配套设施：（注意:上、下午茶歇的提供时间要控制好）
□玻璃杯 □热毛巾 □茶 □西点 □黑咖啡（配：袋糖、鲜奶） □350ml矿泉水
□雪碧 □健怡/可口可乐 □冰块 □热水 □瓷茶杯 □咖啡杯 □糖盏 □咖啡勺 □一次性杯
垫 □盘子 □叉子 □纸抽 □指示牌 □欢迎签（水果）
□果盘 费用标准： 元/份 数量： 份
□西点 费用标准： 元/份 数量： 份
□现场自助餐 费用标准： 元/份 数量： 份
娱乐
娱乐设施：（务必提前预定）
□ 保龄 □游泳 □台球 □乒乓球 □K歌舞厅 □网球 □沙弧球 □羽毛球
□ 温泉 □按摩 □桑拿 □射击 □划船 □攀岩（登山） □棋牌 □电动游戏
□ 拓展 □钓鱼 □骑马 □观看表演 □其他：
支持人员
酒店服务员人数： 到达会场时间： 服装：
姓名： 性别： 备注：
公司内部人员：（如遇大型、重要的会议时使用此项）
□会务人员 □警卫（负责安全、路线引导和物品看管） □纪要人 □写会议议程 □翻PPT人员 □资
料收集时间要求 □前期、后续宣传 □司机食宿安排 □外协公司人员食宿安排 □考勤安排 □全
体人员需熟悉场地
其他注意
事项
□ 会议室、住宿、娱乐位置要尽量集中，不要距离太分散。注意避开酒店装修施工。
□ 签订协议，提前3周预留房间，保持和服务员、餐厅、前台、销售人员的良好联络关系。
□ 洗手间距离会场远近与数量和大小等要留意，以免人员多排队等候。
□ 会场出入口、进退场是否方便，注意提前查看安全通道位置，做好安全预案。
□ 窗户（朝向，通风好，光线适宜）；注意第一个人不要离投影幕太近。有窗户的会议室，不要让主要领导
面向窗户，避免晃眼。
□ 布置会场的时间（几天每天布场工作时间用电量场地是否会停电工人用餐）
□ 着装要求；嘉宾邀请，遇到Q&A时，谁上场非常重要，名单要定好，避免尴尬
□ 会议休息期间的安全问题，是否提前沟通，锁门还是让大家带走。
□ 会前、会后调查问卷、意见反馈、赠送小礼品、材料回收
□ 结帐方式、外地使用汇票、服务费 发票（手撕、机打、收据）；是否先行垫付后续分摊。
□ 本着全面、不遗漏、精细、节约的原则办会。
确认结果 □全部满足 □部分调整。
需要调整和确认内容说明：
需要确认的信息：
需要调整的信息：
