常见应用公文写作

第十七讲 专用书信

◆专用书信的含义和种类

专用书信是用于某种特定场合，针对某种特定事务或特殊需要具有专门用途的书信。

常见种类：介绍信、证明信、表扬信、批评信、慰问信、感谢信、推荐信、求职信、申请书、决心书、挑战书、应战书、倡议书、邀请书、检讨书、聘请书、保证书、号召书等。

◆常用专用书信介绍

一、介绍信

介绍信是介绍本单位的人员(持信人)到其他单位联系工作、了解情况、洽谈业务、处理事务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。

介绍信具有介绍和证明的双重作用。介绍信一般要介绍持信者的姓名、年龄、政治面貌、职务、接洽事项等；另一方面，它也有证明身份的作用，若彼此不熟悉，接待单位通常见到介绍信才考虑接待。

◆分类与写法

（一）书信式介绍信（普通介绍信）

这类介绍信是用一般公文信纸书写的或临时用普通信纸写的。多数情况是联系一般性的事务，不留存根。不如印刷介绍信正规，且容易被人伪造。

格式： 1、标题

（1）只标文种“介绍信”。（2）发信单位名称+文种，如“合肥市卫生局介绍信”。

2、称谓（称呼） 联系单位（主送单位）或个人的称呼，顶格写，后加冒号。

3、正文

用“兹”、“现”、“今”领起下文，写明被介绍人的姓名、职务或职称、人数和接洽事项。有时为了便于收信单位根据情况妥善接待，还要写明被介绍者的政治面貌、年龄、级别等。结尾提出希望，如：“请予接洽/协助”、“请合作”等。最后写上祝颂语，如“此致 敬礼”。有时注明有效期。

4、署名和日期(盖章)

【书信式介绍信例文1】

介绍信

××制药厂：

兹介绍我公司×××、×××二同志前往贵厂联系药品订购事宜，请予接洽。

此致

敬礼!

××医药公司(公章)

×年×月×日

【书信式介绍信例文2】

介绍信

××医院：

现介绍我校学生会主席王×、团总支书记林××二位同学前往你处，联系开展“世界高血压日义诊活动”的具体事宜，请予接洽。

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社区事情者常见公牍写作 一、请示 【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公牍。请示属于上行公牍，应用范畴较遍及。

【模板格式】

1、标题。一般写成“关于 ____________ 的请示” 2、主送构造。只能写一个，如“人力资处”；忌多头请示，如“人力资处、行政治理处”。

3、请示的原因。

4、请示的事项。

5、结语。一般写成“以上请示妥否，请批示” 【参考实例】

关于购买无线麦克及扩音设备的请示

信息化部：

控股公司总部 10 楼聚会会议室是总部最大的聚会会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关聚会会议。最近一段时间通过使用发明，10 楼聚会会议室因较为空旷，若不使用扩音设备，授课或发言人声音显得较小，聚会会议效果难以包管，不能适应事情需要。因此为提高聚会会议效果，拟请信息第 2 页 共 18 页 化于 3 月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，用度约 500 元。

以上发起妥否，请批示。

人事行政部 二○○六年三月二十七日

二、陈诉 【文种说明】陈诉是向上级报告事情，反应情况，提出意见和发起，或复兴上级构造询问的公牍。

【模板格式】

1、标题。一般写成“关于 ____________ 的陈诉” 2、陈诉东西。如“张总” 3、陈诉原由。

4、陈诉事项。

5、结语。可用“专此陈诉” 【参考实例】

董事长：

20__ 年 10 月 21 日，控股公司下发了《关于摆设摆设控股公司 20__ 年底九项重点事情任务的通知》，摆设摆设了至 20__ 年底的九项重点事情任务，事情任务涉及到的各子公司及控股公司各部分领导都赐与了高度重视，狠抓落实，有序推进，力争完成既定的事情任务目标。同时人事行政部为督促做好九项重点事情，开展了定期督办事情，各责任单位每半个月将事情任务推进情况及资落实情况以书面形式汇总到控股公司人事行政部，由控股公司人事行政部整理整理后向董事长陈诉。从 11 月 15 日至 20__ 年元月 10 日，人事行政部累计第 3 页 共 18 页 开展了四次陈诉，分阶段向董事长陈诉了各重点事情的进展情况。本次是最后汇总陈诉，结合各子公司的实际事情情况，九个重点事情完成情况评价如下：

— 1 — 13种法定公文和20种事务文书写作

框架指导

作为机关写手，这些公文写作框架必须掌握了！13种法定公文、20种常见事物文书的写作“套路”全在这里了。

一、法定公文写法（13种）

1．命令（令）

命令和令是用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的文种。此类文件所用范围有限，权威性高，而内容简单，往往只是“某某法规现已经在某级政府常务会议上通过，现予以颁布”，写作难度很低，因此，在写作考试题中极少出现。

【基本框架】原由——内容——要求；原因目的——规定或措施——希望或要求。

2．决定

决定是用于对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的文种。如《中共中央、国务院关于全面加强人口和计划生育工作统筹解决人口问题的决定》，对人口和计划生育工作、解决人口问题做出安排。

【基本框架】是什么——为什么——怎么办；背景和目的——重要性和必要性——工作举措；目的——理由——安排。

— 2 — 3．公告

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的文种。由于指明是向全社会或全世界公告事项，此文种一般只包括标题、正文和发文机关、成文时间四部分，有时加“特此公告”字样，不须写出收文机关或公告对象的称谓，结构相对简单。

【基本框架】是什么——为什么——怎么办；背景——目的或意义——内容——号召；

4．通告

通告是用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项的文种。通告的发布有时小于公告，如仅限对国内某一类群体通告事项，一般也无须写出通告对象的称谓，有时需加导语和结语，如“为做好安全监管工作，维护公共安全”，“特此通告，望周知”等。

【基本框架】为什么——怎么办；目的——要求；事由——措施。

5．通知

通知是把需要知悉和遵照执行的事项、情况、要求告知、晓示特定对象的公文文种，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

第十一讲 函 ◆释疑：函有公函和便函之分。

便函属于日常应用文，多用于处理不太重要的事务性的具体事项，

不以文件形式制发，不编发文字号，多用公用信笺书写，不少单位有专

门的便函用纸或便函本。书写格式与普通书信相近，写法较自由，可不

写标题，语言较公函活泼，文尾有祝颂语，如“此致，敬礼”，而公函

无。便函一般不归档。

公函属于法定公文，格式正规，以文件形式制发，多采用信函式格

式，内容重要的采用文件式格式。

我们下面介绍的是公函。

一、适用范围

《办法》：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，

请求批准和答复审批事项。”

《条例》：“用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关

系的有关主管部门请求批准等。”

不相隶属的政府主管部门如计划、规划、财政、税务、劳动、人

事、机构编制、工商、水电、物价、外事、基建、科技、进出口贸易

等。

行政公文中的函属于平行文。

二、特点

1、广泛性

函是不相隶属机关之间进行公务联系最常用的文种，函的使用不受

级别高低、单位大小的限制。函既可用于商洽工作、交流情况，又可用

于询问、告知、催办某一事项，向有关主管部门请求批准，还可答复来

函商洽、询问、请批的事项。

2、灵活性

写法灵活：类型不同写法有别；既可篇段合一，也可分条列项，篇

幅可长可短；结语灵活多样。格式灵活：多采用信函式格式，内容重要的特别是向有关主管部门请求批准的函多采用文件式格式。

3、沟通性

函的往来一般不具有指示性和指挥性，主要用来商洽和联系公务，

询问和答复问题。商洽工作时，接函的一方可以按来函的意见办，也可

以不按来函的意见办，要经过双方协商沟通，达成共识，才可以办理。

对于询问的答复，只供处理问题时参考，起着沟通情况的作用。

4、针对性

去函通常目的明确，针对对方的职权、业务范围提出商洽、询问、

请批的事项；复函则针对来函事项进行答复。

三、分类

按行文的主动与被动分为：去函和复函。

（一）去函

去函又称发函，反过来则称来函，属于主动行文。去函按内容性质