文件编写培训
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1 文件编写培训
一、与文件有关的术语：
3.35过程 3.55程序 3.73信息 3.74文件
3.75规范 3.76质量健康安全环境管理手册（QHSE手册）
3.77质量计划 3.78记录
二、标准对文件的要求：
1、标准4.1总要求；（建立：四个符合；实施：四个凡事；保持：四个结合；改进：四件工作；见GB/T19001）
2、Q/SY2.2 4.2文件要求；
3、Q/SY2.2 4.3法律、法规及其他要求；
三、文件编写的准备工作：（体系文件的必要条件）
1、完成公司QHSE方针、目标、指标和管理方案的编制；
2、完成公司QHSE管理体系组织结构图的确定；
3、完成职能部门的职责分配表；（见职能分配表）
4、组成文件编写小组，小组成员应满足以下条件：
1）、具备一定的专业知识；
2）、熟悉所在部门的运作方式；
3）、有相当的工作经历和工作经验；
4）、熟悉、理解和掌握相关QHSE标准条款；
5）、具有一定的写作能力；
6)、 应获得相应的标准、资料及文件等。
5、建立程序文件（包括体系程序和运行控制程序）及作业指导书清 2 单。并明确分工（指编制人员的分工）。（见清单）
6、资源的配备：（人：（文件编写小组；）、财：相关的经费；物：设备的保障—电脑、打印机、复印机、纸张等）
7、体系策划
策划前准备的工作：我们前面开展的初始评审、过程识别与控制、危害因素识别与风险评价、环境因素与环境影响评价工作，都是为QHSE管理体系的体系设计做准备的。
策划：首先确定体系文件的框架；
体系文件的结构
说明：
1、管理手册描述的是“面”，体系程序和运行控制程序描述的是“线”，作业指导书描述的是“点”；
2、体系程序是由省公司各职能部门按照职责分配的要求对本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条主线，并按分级管理的要求管理到分公司和控制到点，实现主线与支线、主线与点的结合； 管理手册
体系程序
运行控制程序管理作业文件
作业指导书作业指南 3 3、运行控制程序是各分公司职能部门按其职责分配的要求，结合本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条支线，并将管理和控制要求贯彻落实到点上，完成对上与主线联接，对下与点联接；
4、管理手册、程序文件、作业指导书在描述过程中都必须遵循“过程方法”和“PDCA”方法。
PDCA模式图的理解：模式图，内审员应该会理解：
先看大圆圈内，四个是标准的第5、6、7、8章，箭头表示它们的关系。
圆圈内是质量管理体系的四大过程，它们之间用箭头表示彼此相连、相互的作用关系；P（管理职责）表示管理者建立本组织的质量方针和目标，确定和提供实现目标的必要的资源；D（资源管理）通过资源管理，保证产品实现等各过程获得必要的资源；C（产品实现）产品应进行测量，确保合格品的提供；A（测量、分析和改进）对测量数据和信息应进行分析，寻找改进机会，并提供给管理者做出改进决策。通过持续改进，完成PDCA循环，使质量管理体系螺旋式提高和发展。
从横向看，顾客的需求和期望，是产品实现的输入，产品实现输出是最终产品，提供给顾客合格产品使顾客满意。组织应对顾客满意程度进行测量和分析，顾客将满意程度的信息反馈给组织的测量、分析和改进过程，作为体系改进的一个依据。
领导职责过程：领导在建立和改进质量方针、目标时，都应确定顾客的需求和期望，并把承诺和新的决策反馈给顾客。
所以，顾客要求与管理职责；顾客满意与测量、分析和改进之间都有双向的虚线箭头表示双方的信息流。
通过测量、分析和改进，不断地循环，使体系总体持续改进，进入更高的阶段，用大箭头表示。
8、成立贯标领导小组； 4 9、确定管理者代表、确定安全总监；
10、确定手册、程序文件的编写人员；
四、怎样编制文件
1、文件编写的原则：
不同的企业的过程不同、活动的复杂程度不同、风险的不同，应而不强调管理体系结构的统一，以及文件结构的统一。
编制的体系文件应具有符合性、可操作性、可检查性和唯一性。
企业应确定其所需文件的多少和详略程度及使用的载体和媒体，取决于以下因素：
（1）企业的规模和类型；
（2）过程的复杂程度和相互作用，产品的复杂性；
（3）经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度；
（4）顾客、员工、社会及其他相关方要求，适用的法律法规要求；
文件能够沟通意图、统一行动，有助于：
（1）满足顾客、员工、社会及其他相关方要求；
（2）满足QHSE管理体系的改进；
（3）提供适宜的培训；
（4）满足重复性和可追溯性；
（5）提供客观证据；
（6）评价管理体系的有效性和持续适宜性；
2、QHSE管理体系文件的类型和层次 5 体系文件分管理手册、程序文件及作业文件三个层次，记录是一种特殊类型的文件。
（1）管理手册是QHSE综合管理体系的第一层次的文件，它向企业内部和外部提供QHSE综合管理体系的管理体系框架；
（2）程序文件是QHSE综合管理体系的第二层次文件，它是针对标准条款编制的管理文件，明确实施标准条款的步骤和方法；
（3）作业文件是QHSE综合管理体系的第三层次文件，是阐明要求和推荐方法的文件。作业文件主要是为操作人员提供工作的依据，包括质量计划、健康安全环境作业计划书、环境和职业健康安全管理方案、各种规范、作业指导书、图样等；
（4）记录作为一种特殊类型的文件，是体系运行的证实材料，为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3、QHSE综合管理体系文件的内容：
（1）管理手册是对企业管理体系概括性的描述，它对管理体系过程之间的相互作用予以表述。
内容包括：质量健康安全环境的方针和目标；企业结构、职能分配表和职责说明；主要领导和部门职责的描述，关键工作的岗位职责、权限和相互关系；标准条款的实施策划的描述；相关文件的查询途径，使用的记录；手册的评审、修改和控制；附件（组织结构图、程序文件清单、职能分配表）。
（2）程序文件是针对管理过程制定的文件。
内容包括：责任部门和相关部门的职责；管理程序及步骤；涉及 6 的接口及相关文件；明确将使用的记录。
（3）工作指南（操作规程）是针对作业过程指定的文件。
内容包括：管理制度；操作过程、规范、标准；环境管理方案、应急计划；检查表、工艺卡片。
（4）记录是管理过程和作业过程证实性的文件。记录一般包括项目、名称、时间、编号、签名等。
4、QHSE综合管理体系文件编制程序
（1）确定体系文件结构、层次及清单；文件数量以符合标准要求且满足实际活动需要为原则，同时考虑其实施的灵活性和可操作性。
（2）确定每份文件需规范的内容和区间，明确每份文件在体系中的位置及其于其他文件的接口关系、相关关系。
（3）确定每份文件编制的责任部门、责任人及配合单位。按5W1H，即WHY为什么做、WHAT做什么、WHO谁来做、WHET什么时候做、WHERE在什么地方做、HOW怎么做。
（4）根据文件层次结构合理确定每份文件的完成时间。
（5）体系文件办公室审核文件的符合性。（标准的要求、是否满足编制要求、是否与预先的计划或安排想吻合）
（6）由各相关执行单位和人员审核其可操作性。（是否符合实际、是否合理、是否具有切实的可操作性）
（7）交企业主管领导审批。每份文件通过符合性和可操作性审核后包授权人批准。批准后由主管部门发布。 7 五、编制文件的要求（注意事项）
（1）体现完整性和系统性
从企业的整体出发，所有文件都应在统一的指导思想、统一规划、统一步骤下进行，反映了组织管理体系的特征，满足体系所有要求，体系要覆盖Q/SY2.2标准的所有过程。
（2）体系文件的逻辑性
文件之间要做到层次清楚，接口明确，从一级文件可查询到相关的二级程序文件，从二级文件可查询到相关的三级文件，保证文件结构合理、协调有序、相互关联。文件在必要时允许有交叉，但逻辑性要强。
（3）文件权威性和法规性
文件总体上妖孽遵守Q/SY2.2—2001标准的要求，以及国家法律法规及其他要求，能体现方针合乎目标指标的要求，经最高管理者批准，是企业内部运行和实施的法规性文件，是指导组织一切活动的行为活动的规范和实施审核的依据之一。
（4）文件的充分性和有效性
文件体现组织质量环境和职业健康安全管理的特点、规模，特别是重要环境因素和重大危因素的运行控制，应对潜在的环境因素和风险如何控制作明确规定，防止环境污染和事故的发生。体系文件还可作为客观证据，向第三方认证单位证实本组织管理体系的运行情况，能满足法律法规及其他要求以及相关方的合理控制。环境和职业健康安全管理体系的运作有效，重要环境因素和危害因素得到有效控 8 制，始终满足国家和地方的法律法规及其他要求，保证体系的充分性和持续适用性。
（5）体系文件编写的原则
写你所做；做你所写；记你所做；即标准要求是要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。
（6）体系文件的兼容
质量、环境和职业健康安全管理体系在教育培训、文件控制、信息交流、内部审核、不符合纠正和预防措施、管理评审等条款要求方面比较接近，在文件策划和文件编写时，应尽可能将两个不同体系之间共同的内容结合兼容，不同的内容分别进行策划实施和规定。
六、文件编写的格式
管理手册：
封面：包括文件编号、序号（分发号、控制号）、版本号、受控状态、发布日期、实施日期等内容
批准页：编制、审核、批准
目录
0.0前言
0.1组织概况
0.2发布令（必须经最高管理者签字，注明生效日期和签署日期）
0.3任命书
0.4 公司QHSE承诺、方针、目标
0.5手册的管理 9 1 范围
1.1总则
1.2应用
1.2.1
1.2.2
2规范性引用文件
3术语和定义
4 QHSE管理体系
4.1总要求
4.2文件要求
4.2.1总则
4.2.1.1管理体系包括
a)
b)
c)
以下正文部分从5-8章与公司管理手册保持一致，但描述时应当有所区别，不能与公司管理手册雷同（即不照抄也不重复），重点是要说明在相关条款上与公司如何接口，对油库和加油站如何实现管理和控制，并为运行控制程序和作业指导书提供引索。
附录1：《法律、法规及其他要求清单》
附录2：QHSE管理体系组织机构图
