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国家职业资格证----三级秘书资格证复习资料目录第一章三级秘书职业资格证简介及应用前景第二章三级秘书职业资格证考核方案第三章三级秘书职业资格证考试题及答案第一章三级秘书职业资格证简介及应用前景1.考试简介秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。
秘书考试一年两次，上半年5月份考试，下半年11月份考试，具体考试时间每年略有不同。
考试内容分秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。
其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。
秘书职业是企、事业单位管理中一个很重要的工作。
许多发达国家对秘书人员都有严格的要求，凡从业人员要持有秘书职业证书。
我国决定推行秘书职业资格证书制度，规定凡在企事业单位、涉外机构中从事秘书工作的人员，都要接受秘书职业资格鉴定，取得资格证书，然后持证上岗。
2. 应用前景随着社会的高速发展，各领域各层次的人员分工愈加细化，以往单纯的管理工作需要多人分工合作才能保证其高速和有效，决策活动已经在决策者层面上逐步与相关的信息加工处理等辅助性活动相分离，作为行政管理协助者性质的秘书职业已经在各个工作领域中占据重要的作用。
在“作为秘书您的主要工作是什么”的调查项目中有，文字档案管理以34.25％的比例成为秘书们的主要工作，其余的工作还有行政后勤管理26％；协助老板参与经营管理18.27％；组织协调公司会务12.49％；公关与政府关系5.02％和和老板出差跑来跑去3.97％。
调查数据显示，秘书工作中有将近20％的内容是协助参与公司的经营管理的。
和高高在上的老板比较，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈，和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。
第一章商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。
;在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：(1)与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。
(2)与美国人交往，两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。
(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。
(4)与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。
(5)与阿拉伯人交往，不送酒。
P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。
5.谈话礼仪中，(1)避谈政治、宗教等敏感话题(2)不要以自我为中心(3)避免询问他人穿着、饰物等价格。
(4)男士不问钱包，女士不问年龄。
6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。
P334中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。
完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。
P33 58.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。
P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。
答：(1)做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费(2)书上第339页上中要点的第一点。
(3)书上第339页上中要点的第二点。
(4)进行岗前培训的基本原则和要求：①.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。
②依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。
③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。
④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。
P339(5)在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。
方法有：(1)按身份与职务的高低排列。
(2)按来宾所在国名称的英文字母顺序排列(3)按时间先后顺序排列。
三级秘书复习提纲《职业道德常识》复习提纲一、道德常识（一）道德概念道德是处理人和人之间，个人与社会之间，个人与自然之间各种关系的一种特殊的行为规范。
（二）道德性质1、道德是做人的根本。
2、道德是灵魂的力量、精神的支柱、事业成功的基础。
3、人生在世，最重要的两件事，一是学做人，一是学做事。
？（三）道德的作用道德是调节社会关系的重要手段。
（四）道德规范与法律规范的区别与联系1、道德规范是做人的准则，法律规范是社会的准则2、道德规范比法律规范产生早，最终也将代替法律成为惟一的行为规范。
3、道德规范由社会舆论形成。
法律规范由国家制定。
4、两者作用范围不同，道德规范对道德行为产生作用，法律只对违法行为产生作用。
（五）德治与法治的关系1、德治和法治相辅相成，互相促进。
2、德治与法治有相互重叠的成分。
！3、德治与法治有相互转换与相互作用的关系。
二、公民基本道德规范的5项内容1、爱国守法2、明礼诚信3、团结友爱4、勤俭自强5、敬业奉献三、现代社会需要增强的5种意识1、自主意识2、竞争意识3、效率意识4、民主法律意识5、开拓创新意识四、公民道德5项基本要求爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义。
五、社会主义道德的核心、原则、重点、着力点社会主义道德的核心是为人民服务；社会主义道德的原则是集体主义；{社会主义道德的重点是诚实守信；社会主义道德的着力点是社会公德、职业道德、家庭美德。
六、职业道德与企业文化的关系1、职业道德在企业文化中占有重要作用（或职业道德是企业文化的重要内容之一）2、职业道德是增强企业凝聚力的手段。
3、职业道德可以增强企业竞争力。
七、企业文化的性质企业文化是企业的经营之道、企业精神、企业价值观、企业目标、企业作风、企业礼俗、员工科学文化素质、职业道德、企业环境、企业规章制度以及企业形象的总和。
八、职业道德与个人的关系1、职业道德是个人事业成功的重要条件。
:2、每一个成功者都有职业道德。
3、职业道德是人格的一面镜子。
三级秘书考试知识大汇总企业经营常识1、会计基本职能：核算(记帐，算帐和报帐)和监督2、会计要素：资产，负债，所有者权益，收入，费用，利润3、会计科目：资产类，负债类，所有者权益类，损益类4、会计核算方法7种：设置会计科目和账户，复式记帐，填制和审核凭证，登记账簿，成本计算，财产清查，编制会计报表。
5、会计凭证：原始凭证和记账凭证。
考试大提供6、会计账簿：包括总账，明细账，日记账和其他辅助性账簿。
7、出纳工作权限：现金管理，银行事务，货币结算8、税收的基本职能：筹集国家财政收入9、税收的基本原则：公平，效率，适度，法治原则。
10、税收的基本特征：强制性，无偿性，固定性11、税制的3个基本要素：纳税人，征税对象，税率12、我国的税收征收程序主要有：税务登记制度，发票管理制度，纳税申报制度，税务稽查制度13、税收分类标准：(见课本261页5-8图表)14、我国现行的货币政策工具：存款准备金率，利率，再贴现，中央银行再货款，公开市场操作和贷款规模等。
15、社会保险的主要项目有：养老社会保险，失业社会保险，医疗社会保险，工伤社会保险，生育社会保险等。
16、股票的构成：面值，市值，股权，股息，红利17、股票的基本特征：时间性，价格波动性，投资风险性，流动性，有限清偿责任，无期性，权责性18、我国两个社会个人股证券交易所：上海，深圳19、以法律形式确认的金融机构体系包括：中央银行，商业银行，专业银行，非银行金融机构，外资银行。
20、国际金融机构：(按地域)全球性(国际货币基金组织，世界银行)和区域性金融机构21、国际结算：贸易结算和非贸易结算22、国际结算方式：汇款结算方式，托收结算方式，信用证结算方式，保函结算方式。
23、利息的计算方法：单利计算法，复利计算法24、汇率的表示方法：直接标价法，间接标价法，美元标价法企业公共关系知识1、企业公共关系基本特征：以社会公众为工作对象，以塑造形象为工作目标，以传播沟通为工作方式，以互惠互利为工作原则，以真实诚恳为工作信条，以注重长远为工作方针。
国家职业资格证----三级秘书资格证复习资料目录第一章三级秘书职业资格证简介及应用前景第二章三级秘书职业资格证考核方案第三章三级秘书职业资格证考试题及答案第一章三级秘书职业资格证简介及应用前景1.考试简介秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。
秘书考试一年两次，上半年5月份考试，下半年11月份考试，具体考试时间每年略有不同。
考试内容分秘书（涉外）、秘书（普通）两个种类，每个种类分国家职业资格五级、四级、三级和二级共四个级别。
其中，秘书（涉外）专业外语考核设英语、日语、俄语3个语种，报考人员可根据自己的专业语种，任选一种语言应试。
秘书职业是企、事业单位管理中一个很重要的工作。
许多发达国家对秘书人员都有严格的要求，凡从业人员要持有秘书职业证书。
我国决定推行秘书职业资格证书制度，规定凡在企事业单位、涉外机构中从事秘书工作的人员，都要接受秘书职业资格鉴定，取得资格证书，然后持证上岗。
2. 应用前景随着社会的高速发展，各领域各层次的人员分工愈加细化，以往单纯的管理工作需要多人分工合作才能保证其高速和有效，决策活动已经在决策者层面上逐步与相关的信息加工处理等辅助性活动相分离，作为行政管理协助者性质的秘书职业已经在各个工作领域中占据重要的作用。
在“作为秘书您的主要工作是什么”的调查项目中有，文字档案管理以34.25％的比例成为秘书们的主要工作，其余的工作还有行政后勤管理26％；协助老板参与经营管理18.27％；组织协调公司会务12.49％；公关与政府关系5.02％和和老板出差跑来跑去3.97％。
调查数据显示，秘书工作中有将近20％的内容是协助参与公司的经营管理的。
和高高在上的老板比较，秘书有更多的机会接近各个部门的基层员工，了解来自第一线的信息反馈，和一般的部门主管比较，和管理层天时地利的接近优势，使得秘书又具备对公司整体战略部署更全面的了解和体会，从这点上看，老板在决策过程中，多听取秘书出谋划策是很有参考价值的。
三级秘书复习重点目录第一章第一节会前筹备第一章第二节会中服务第一章第三节会后落实第二章第一节接待第二章第二节办公环境管理第二章第三节办公室日常事务管理第二章第四节办公用品管理第二章第五节信息管理第三章第一节文书拟写第三章第二节收发处理第三章第三节文档管理第四章速记基础第五章企业管理基础第六章法律与法规第一章第一节会前筹备一、会议方案的拟订（一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。
（2）确定会议的名称。
（3）确定会议和议程。
（4）确定会议的时间性和地点。
（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。
（7）确定会议与会代表的组成。
（8）确定会议经费预算。
（9）确定会议住宿和餐饮安排。
（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行3.电话会议及视频会议（1）电话会议交流信息的特点1）电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。
②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。
2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。
（2）视频会议1）视频会议的特点:①声音和图像同时传送。
②不受空间的限制。
③节省时间、费用。
④交流效果较好。
⑤视频会议的交流不够深入广泛。
2）视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。
具体要求有：1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。
5、三级秘书考前复习重点:第_章一、会前准备1、A 、会议筹备方案的内容:1）、确定会议的主题和议题；2）、确定会议的名称；3）、确定会议的议程；4）、确定会议的时间和地点；5）、确定会议所需设备和工具, 要满足会议的需要；6）、确定会议的文件范围，并作好文件的印制或复制工作；7）、 确定会议与会代表的组成；8）确定会议经费预算；9）、确定会议住宿和餐饮安排；10）、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工；B 、作用定1）、 确保会议的周密组织；2）、确保会议的服务质量和沟通协调到位；3）、确保领导意图 得以贯彻执行。
C 、制定程序：组建会议筹备委员会一分成筹备小组一形成筹备方案 （与领导沟通，确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、 文件的范围、为会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排）-＞领导'市核方案。
2、会莎筹备敝妙的主要内容：1）、会议准备是否充分；2）、会议期间能否排除各种 干扰；3）、环境条件与用品准备；4）、文件资料的准备情况；5）、会场布置情况的 检查；6）、会议保卫工作的检查；7）、检查的其他内容；3、 A 、会议文件审核也方送:对校法（适用于定稿上改动较多的文件）；折校法（适 用于整洁、改动不多的文稿）；读校法（适用于定稿内容浅显易懂，生僻字，专用 术语名词较少的定稿，它是指校对时一人读定稿，一人审看校样）。
文件审核 的程序•• 1）、由起草文件的秘书就文件内容进行口审,是会议文件在初始期就能 严格把关；2）、由主管秘卩进行会议文件的初审;3）、会议文件的内容如果涉及 的部门较多，要迓行必要的会审;4）、在会议文件审核修改之后，要有主要领导 和主管领导进行终审；4、 与领导沟通会议有关事宜迪原则:时间性原则、及时性原则、全而性原则；方法沁 1）、定期向领导提交书面报告；2）山会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况: 3）领导亲自参加有关会议；4）其他途径；程序是:1）、明确会议的目标（会议 领导与各小组的任务、会议涉及的范围、质量标准、阶段性目标、注意留出处理意 外情况和弥补欠缺的时间）；2）明确沟通会议有关事宜的方法和途径；3）确定沟 通的时间、地点以及参加人员，制定会议记录人员；4）检查沟通过程中所需要的 各类文件、音响等资料；5）向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议 筹备或举行过程中遇到的问题和难题；6）听取领导指示，或与领导进行双向讨论, 并完成会议记录；7）将记录通过某种方式送给领导；拟定会议的应急方案 内容:人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等的 问题； 制定程序:预测情况一准备应对备选方案一讨论会议紧急情况一确定会议应急方案 会议应急方案的特点:有的放矢、预防为主、留有余地：«：思 想上充分重视。
三级秘书复习提纲《职业道德常识》复习提纲一、道德常识?（一）道德概念?道德是处理人和人之间，个人与社会之间，个人与自然之间各种关系的一种特殊的行为规范。
（二）道德性质1、道德是做人的根本。
2、道德是灵魂的力量、精神的支柱、事业成功的基础。
3、人生在世，最重要的两件事，一是学做人，一是学做事。
（三）道德的作用?道德是调节社会关系的重要手段。
（四）道德规范与法律规范的区别与联系?1、道德规范是做人的准则，法律规范是社会的准则?2、道德规范比法律规范产生早，最终也将代替法律成为惟一的行为规范。
3、道德规范由社会舆论形成。
法律规范由国家制定。
4、两者作用范围不同，道德规范对道德行为产生作用，法律只对违法行为产生作用。
（五）德治与法治的关系1、德治和法治相辅相成，互相促进。
2、德治与法治有相互重叠的成分。
3、德治与法治有相互转换与相互作用的关系。
二、公民基本道德规范的5项内容?1、爱国守法2、明礼诚信3、团结友爱4、勤俭自强5、敬业奉献三、现代社会需要增强的5种意识1、自主意识2、竞争意识3、效率意识4、民主法律意识5、开拓创新意识四、公民道德5项基本要求?爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义。
五、社会主义道德的核心、原则、重点、着力点社会主义道德的核心是为人民服务；?社会主义道德的原则是集体主义；社会主义道德的重点是诚实守信；社会主义道德的着力点是社会公德、职业道德、家庭美德。
六、职业道德与企业文化的关系?1、职业道德在企业文化中占有重要作用（或职业道德是企业文化的重要内容之一）2、职业道德是增强企业凝聚力的手段。
3、职业道德可以增强企业竞争力。
七、企业文化的性质企业文化是企业的经营之道、企业精神、企业价值观、企业目标、企业作风、企业礼俗、员工科学文化素质、职业道德、企业环境、企业规章制度以及企业形象的总和。
八、职业道德与个人的关系?1、职业道德是个人事业成功的重要条件。
2、每一个成功者都有职业道德。
关于三级秘书办事知识点一、办公用品与设备的采购程序（一）基础知识1.获得设备使用权的方式:获得设备使用权主要有两种方式：一种是购买；一种是租用。
2.政府采购:我国政府采购的主要方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。
（二）采购工作程序:1.提出购买申请;2.审批，落实经费;3.招标，选择供应商;4.签订供货合同;5.货物入库;6.支付货款二、采购预算方案的制定（一）基础知识采购预算方案制定的原则有：（1）真实性原则；（2）重点性原则；（3）目标相关性原则；（4）经济合理性原则。
（二）制定采购预算方案的工作程序1.确定预算的核算基数;2.进行市场调研;3.确定采购产品的种类及型号价格;4.编写预算方案;5.征求意见，完善方案（三）预算方法:在具体的预算编制过程中，有两种预算方法可供选择:1.传统预算法;2.零基预算法三、调配办公资源（一）基础知识1.办公资源范围:办公资源包括的范围比较广,包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。
2.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理地调配与利用工作资源，提高办公资源的使用效率。
（二）调配办公资源的工作程序:无论是使用人工还是计算机，办公资源管理的基本程序都是一致的，具体如下：(1)了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。
(2)对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理。
(3)对办公资源建档，记录应用情况。
(4)定期进行数据分析。
一、改进办公室日常事务工作（一）基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替换；④合并；⑤精简。
（二）工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义→评价→分析→改进→实施（三）工作流程分析改进的基本步骤: 工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：①我们现在何处（现状）？②应在何处（改进的目标）？③如何到达该处（改进的方法）？二、处理突发事件（一）基础知识1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有以下几种：①火灾；②伤害；③疾病；④炸弹威胁或恐慌。
秘书三级考试备考资料一：涉外接待的原则和要求是什么?涉外接待的原则：(1)不卑不亢:不卑不亢是涉外接待时我们应该坚持的原则。
(2)依法办事：国际间的交往合作都要依法而行，不仅遵守我国的法律，也要遵守对方国家的法律。
(3)内外有别：是指要有保密观念，既要保守国际机密，也要保守本单位的秘密。
(4)尊重个人：尊重个人的理念是以人为本，人是生而平等的，个人尊严不容侵犯。
(5)女士优先：照顾女性，帮助女性，是男性的职责，是基本的教养。
(6)入乡随俗：各国、各地区、各民族都有自己不同于他人的特别的礼仪，到了哪个地方就要遵守当地的习俗礼仪。
二、涉外礼宾次序的排列方法有哪些?礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：(1)依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。
适用于大型的国际会议或体育比赛。
(2)依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。
适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。
(3)依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。
(4)依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。
适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。
(5)不排列。
当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。
三、会见会谈的工作程序是什么?会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。
会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。
(1)约定(2)通知对方有关事项(3)准备工作：了解背景资料、会见会谈的地点选择、布置与检查、人员安排(4)迎接客人(5)会见、会谈(6)送别客人四、馈赠礼品的要求有哪些?1、各国的禁忌：各国、各民族都有自己独特的礼节和习俗。
在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。
所以应该对各国的忌讳有基本的了解。
(1)信仰伊斯兰教的国家：人们普遍喜欢绿色，认为它代表吉祥和幸运。
文书基础应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书主要分为三类：行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
通用公文的制发程序：草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发事务文书、商务文书的制度发程序：草拟、审核、定稿、公布、操作一、通用公文的格式：指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
通用公文用纸和印装规格（要求字目闪动）:采用国际标准A4型纸、公文页面与版心尺寸、文字符号从左至右横写、横排，一般每面排22行，每行排28个字、公文左侧骑订或平订，不掉页；后背平整、不空。
眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）、红色反线秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。
公文标题三要素：发文机关名称、公文主要内容、文种主题词：又称“关键词”、是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
标注在公文末页下部，抄送范围上方。
其标引的顺序先标类别词，再标类属词。
主题词的数量一般三到五个，不超过５个。
原则是“谁办文，谁标引”版记中各要素下均加一条黑色反线,目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看,注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。
通用公文的特定格式：信函式格式、命令式格式、会议纪要格式事务文书、商务文书的格式:除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分；事务文书与公务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。
应用文书的要素：材料——血肉、主题——灵魂、结构——骨骼、语言——细一、材料：是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章的一系列事实或依据。
环节：● 材料的占有途径——一是亲身经历所获；二是调查阅读所获● 材料的鉴别：对材料进行分析、比较的研究过程。
●材料的选择原则：1、围绕主题2、选择典型材料3、选择真实准确的材料4、选择生动新颖的材料●材料的使用注意事项：一是恰当安排先后顺序、其原则只有一个：便于读者接受；二是确定详略程度、原则有二：一是根据主题需要；二是根据文体的特点二、主题:通过文章内容所要表达出来的基本观点或中心思想。
依据1、以写作目的为立意依据2、以材料本身的意义为立意依据对主题的要求:正确(符合党、国家的法律、法令、方针、政策)、深刻、新颖、集中——一文一事三、结构：标题、开头、层次、段落、过度、照应、结尾标题两中模式：公文式模式(“发文机关+事由+文种”)、一般文章标题(常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书)（单标题、双标题——正标题+副标题）开头四种方式：概述式（报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常常采用概述式）、目的式（通告、通知、计划、招标书等采用此方式)、开门见山式、引述来文式(多用于函、批复等回复性公文)层次:总分式、并列式、递进式、因果式(先因后果 OR 先果后因）、时序式、三段式段落的常用方式：提行式、条款式、篇段合一式过渡常用的方式：过渡词（如，因此、综上所述、尽管、但是……）、过渡段（如，现将具体要求通知如下；）照应常用方式：首尾照应、文题照应、行文前后照应结尾常用方式：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾对结构的总体要求：严谨、自然、完整、统一四、语言运用语言的标准：准确、简洁、平实应用文书专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、称谓用语、经办用语、表态用语、结尾用语应用文书的表达方式一、叙述：把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。
六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果人称：第一人称（报告、请示、函、计划、总结、邀请信、感谢信、述职报告）、第三人称（通报、会议纪要、会议记录、合同）叙述的方式：顺叙（调查报告、总结、报告）、倒叙（简报、通报等）二、议论：作者通过事实材料和逻辑推理，来阐明自己的观点，表达自己赞成什么或是反对什么的表达方式。
三要素：论点、论据、论证类型：立论、反驳。
论证的方法：例证法（要注意典型性）、分析法、引证法、对比法、因果法三、说明：对事物的形状、性质、特征、成因、功能，或对人物的经历、特征、状况等进行客观解释、介绍的表达方式。
说明方法：定义与表述、分类和比较、数字和图表沟通基础沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号，把信息，思想和情感进行传递的过程。
秘书从事的沟通工作的职业特点：非权力支配性、非职责限定性、认同疏导性沟通的类型:按沟通的对象不同划分为：人与人之间的沟通、人的自我沟通、人与机器的沟通、组织之间的沟通按沟通的手段不同可划分为：书面语言的沟通：利用文稿实现信息的传递与反馈优点：便于储存和查询；不足：反馈的时间相对延长口头语言的沟通：面对面，一对一的沟通；会议、小组讨论和电话等形式优点：沟通的效率大为提高；不足：对秘书的语言能力，交流技求较高态势语言的沟通：借助于表情、肢体的动作来强化信息交流沟通的手段；按沟通领域的不同划分：网络沟通：借助于计算机实现在组织内外的沟通。
传统沟通对情感和直接的表达要求更多，而网络沟通则更注重效率和人机控制的有效性网络沟通的主体：管理者、员工、网络沟通环境网络沟通的载体：互联网、企业内网、企业外部网络网络沟通的形式包括：电子邮件、网络电话、网络传真和网络新闻发布网络沟通遵循的原则：有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制网络沟通的优势：极大降低沟通成本，提高沟通效率；实现了沟通的即时性和平等要求；在防火墙技术支持下提高了信息的安全感网络沟通的不足：技术有限个体的信息会出现超负荷状态；口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战；横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱团队是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组团队的特征：团队内所有成员对团队目标都很明确，并能全身心的投入；团队有强烈的归属感和责任感，成员之间肝胆相照；题产生时，所有成员都能积极参与，并贡献全部才智；策时所有成员都能参与，不同意见受到欢迎秘书在团队沟通时影响团队沟通的主要因素有：团队成员的角色分担；队内成文或不成文的规范和惯例；队领导者的个人风格；队作出决策的模式团队沟通的策略有：根据工作需要调整队员的构成，增加积极角色，减少或剔除消极角色；调团队内的规范和惯例对团队来说很重要，以减少不确定性；队的要及时诊断，把消极作用降到最低的程度跨文化沟通：拥有不同文化背景的人们之间的沟通跨文化沟通的主要障碍来自：言语沟通障碍；语言沟通障碍；仰与行为障碍解决跨文化沟通障碍的解决办法：（1）不同空间位置在不同文化中的作用（2）重视保留、保持沟通中的个人空间（3）了解不同的时间交往中的作用（4）了解对实现、建立友谊的不同习惯（5）学习了解不同文化中对于承诺、协议的含义和差异（6）把不同的伦理道理与其历史文化联系加以理解（7）了解适应不同的饮食文化和文化要求（8）努力了解不同文化背景中的礼仪和馈赠方式有效沟通的要素：提问的态度与时机、问的内容与形式、问的语速、问的形式有效沟通的前提：尊重、理解把握沟通的关键：（1）有效倾听·正确倾听来访者的要求；清除杂念，理解对方的语义；·体现出适当的体态鼓励对方叙述，调整好情绪对信息对行思考、回馈·注意经常检查倾听习惯·学会适时沉默，表现出足够的耐心·克服由于各种因素造成的先入为主的偏见·不要让自己的语言和非语言表达的错误信息干扰对方，及地对来访者做出回应反·对没听清楚的问题选择适当的时机进行提问·记住关键性问题，事后进行登记处理·结束后要及时总结、思考，及时汇报处理结果（2）构建良好的倾听环境·以环形座位，并行座位，面对面座位形成平等感，有信任的交流环境·不受外界干扰的安全空间·可以清晰观察对方情绪和态势的光线条件·足够双方沟通表达的时间·避免先入为主的猜测和未思考的结论干扰自己（3）克服倾听的障碍·语义不清，言不达意·预期反应，主观片面·注意力分散，心猿意马·勿忙下结论，没有耐心·对某些信息习惯性的反感，迅速产生反应·试图回避推托，怕负责任·信息接收重形式轻内容·工作随意，没有主动思（4）实现有效倾听的准备·沟通时有意识的自我约束，力求全神贯注的去听清对方所说的一切·做好心理准备·及时调整情绪·事先准备好记录用的笔和纸（5）有效提问和拒绝·态度·讲求提问的时机·紧扣主题·提问时的话语速度·提问要分清类别和适用的提问形式开放式问题：信息获取全面，双向沟通的余地大，实现轻松交流；不足是沟通时间长，内容和主题不易控制；封闭式问题：提高沟通效率，有效控制交谈的内容和氛围；不足是信息有限，氛围存在强制性；（6）自信的提出要求·在清楚的目标下提出要求并留有交流的余地·提问在简洁，中心内容要突出·必要时使用果断坚决的手势语（7）学会礼貌的拒绝·拒绝就要明确的表示“不”，口气坚决，避免纠缠·使用委婉的语言和巧妙的方式·前提是去除自责和担心·避免使用借口，留出时间延期答复；拒绝后给出替代方案；说明原因，争取对方理解（8）了解提问的禁忌·忌问对抗性问题·忌不看时机的提问·忌问显示自己精明的问题·忌中断虽人的话题发问·忌问对方公司的商业机密·忌问老人和女士的年龄，男士的收入等隐私性的问题有效沟通的原则：（1）7C原则：信赖性、沟通计划与沟通环境的一致性、内容、明确性、连贯性、渠道、准确判断对方的接受能力（2）用心听，不要在乎对方的表达方式（3）积极去想，分析出弦外之音有效沟通的目标：说明事情、表达情感、建立联系、和谐工作环境有效沟通的过程：做好沟通前的准备（明确自己的目标，对方的背景）→确认对方的需求→正确阐述自己的观点→关注对方的反应→实施有的提问→积极、认真的倾听→及时确认→应对（反馈）→适时进行总结需要沟通的工作关系：客户、同事、上级区别对待客户包括：区分首次来访还是多次到访客户；区分同行客户还是跨行客户；区分长期客户还是临时客户；区分老客户还是新客户；区分内部客户和外部客户，及时、准备发现客户的需求了解客户需求的方法访谈、调查问卷、进行客户资料查询、直接沟通中的倾听反馈与客户沟通的技巧要求：礼貌的致意；得体的介绍；握手的沟通；诚恳热情的沟通语言；正确使用开放友好的身体语言；沟通的方法1、及时明确沟通对象：熟练制作和使用必要的沟通记录工具、适当询问会使己有的信息更有针对性2、了解沟通对象的行为习惯和工作风格：了解上司的行为习惯和工作风格、了解他人的行为习惯和工作风格3、正确选择沟通渠道：面谈沟通的特点（获得的信息及反馈多而快，沟通前充分准备与规划）书面沟通的特点（对文字水平要求较高，不受时间与空间的限制，有据可查，增加了理性的内容；传达负面和消极的信息比较灵活）会议沟通的特点（具有流程性，内容设计具有衔接性，沟通对象有群体性；信息影响具有传播的延展性）演讲沟通的特点（具有鼓舞性和煽动性；感染性能在短时间内凝聚听众的思绪，产生从众效应；少了亲切感和针对性）电子媒沟通的特（更为简单，直接，平等；便捷，快速，成本相对低廉、内容丰富）必要的沟通技巧：面谈沟通的技巧、书面沟通的技巧、会议沟通的技巧、演讲沟通的技巧、电子媒介沟通的技巧、其它沟通技巧（1）说服的技巧·进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的·提出并帮助对方选择解决的办法·为需要说服者构建一个实施方案·帮助对方反复衡量每个环节的付出和利益（2）建议的技巧·不要抢话头，耐心倾听，见隙发话·不随便在自己的建议中否定他人的意见，尊重为先·把握好表达分寸，定准内容基调，言语谦逊·注意语以宽容的心态听取别人对自己建议的评论避免沟通的障碍：地位与职务的障碍、语义的障碍、感觉失真、文化背景的差异、环境混乱、信息渠道选择不当、信息发出后长时间内没有反馈横向沟通的目标和形式：目标：给员工更多与工作相关的信息和知识；使员工部门为了共同的目标而合作，保证组织实现整体目标；形式：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告，例行的培训横向沟通中的障碍·本位主义：从自己部门的利益要求出发·员工短视现象的存在·对组织结构认识中存在贵残、等级偏见·员工性格差异，知识水平的差异·对某些政策的认识存在猜忌等横向沟通策略·建议使用有针对性的沟通方式·建议树立内部客户的观念，向待外部客户一样讲解公司政策和预计结果·建议各方耐心倾听·建议各方换位思考纵向沟通的类型和形式：纵向沟通会为上、下两个不同的方向，从上至下的下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。
