三级秘书证考试-知识点归纳大全会议筹备方案的拟订内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。
作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
电话会议（适用于规模不大办公地点相对集中的企业）交流信息的特点 1方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业电话会议信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录视频会议特点1实现了声音图像同时传送打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息※组织视频会议的方法1视频会议的会场2 做好会场布置工作配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间 5 节约费用远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点。
2远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。
3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组3形成筹备方案 4领导审核方案检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。
方法 1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室. 检查结果的形式:书面.口头.协调会检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门2制作检查单，以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正※新闻发布会的注意事项1确定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人，精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施※庆典活动组织工作重点 1.前期调查研究 2.精心策划准备 3.选择最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排活动程序6 安排其他活动7善后工作处理对检查所发现问题的纠正 1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度 2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审 2主观秘书进行初审 3如内容涉及部门较多，要进行会审 4审核修改后主要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。
2方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议，其他途径3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导。
注意事项 1对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点会议应急方案的内容1.会议中可能出现的问题：人员问题场地设备资料健康与安全与会者情绪与会者返程行为2.明确问题出现时负责解决的会议工作人员 3.处理会议突发事件的方法：同上会议应急方案的工作程序：1预测情况 2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况 4确定会议应急方案注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。
工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题（会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门实行取得经验,逐步推广新模式5不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失办公室布局：开放,封闭式作用:形成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小,人员流通的频率,声音对办公效率的影响,需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时,办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风改进办公室日常事务工作程序:定义→评价→分析→改进→实施:1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的原因4改进根据以上分析提出可行的改进方案5实施改进方案6建议使用改进日常办公事务工作流程注意项：1工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越理想处理突发事件的原则.1快速反应，控制事态发展2以人为本，保护公众利益3公开透明，真诚面对公众4重塑形象，置之死地而后生突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件内容《事故情况记录表》:事故日期;事故地点;事故涉及的人员;事故的证人;事故过程的概述;填写事故记录薄的人员签名.《工作情况报告表》:完成表格人员的姓名、身份;事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务;发生事故的日期、地点;事故的细节及对事故的看法;进行的急救行动和医疗处理的情况,包括由谁进行;必要时还要记录事故证人的姓名和职务;填写表格的人员签名和日期突发事件的预防应对措施1以书面形式确定的紧急情况处理程序,其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序2用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员,如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训3张贴显示有关的紧急程序,在可利用的地方显示相应得布告,让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名4实行紧急情况模拟演练,如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适,并指导员工的应对行动5明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责,一旦有情况,由他们担当处理6保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况,如有报警装置、灭火器、急救包等7保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护突发事件的应对措施：1准备清楚的书面紧急情况处理程序2用这些紧急情况处理程序培训所有人员3在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序4实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急情况下的职责6保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员7保证配备相关的设备和资源以随时处理情况8保证定期检查和更新设备处理突发事件的工作流程：及早发现马上报告并保护好现场；查找问题的原因；成立临时指挥中心；控制源头釜底抽薪；召开新闻发布会。
※安全检查内容1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报 2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。
4.对预测的突发事件制定应急方案 5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。
督查工作的内容:1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况3本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况5人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况6下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况7秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项.特点:复杂性，原则性，时限性和权威性原则:实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办结合。
方法:书面,电话,专项,会议,调研.程序:交办,立项,登记,办结回告,审核,立卷,归档.注意事项:查办、催办技巧:1与信息工作相结合2与调查研究相结合3坚持归口办理,分级负责4坚持结报反馈制度.督查工作注意事项:实事求是、授权督查、办实事、谦虚谨慎※办公室工作计划: 作用1指明办公室工作所起的作用及所处的地位 2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划制定工作计划的方法1根据组织确定的工作目标和期限要求,一项项列出本团队要完成的所有任务.可以使用专门制作好的人物表格,将要做的工作内容列出,也可以将工作任务逐项写下2区别重要的任务和紧急的任务,通常按ABCD法则,先做重而急的任务,再做重而不急的任务,后做急而不重的工作,安排好工作的优先次序3按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序,对需要花时间的工作留出充足的时间量4列出完成每一项任务所需的资源和相关信息,包括人力、物力、财力等5明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人7从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成,确定后,逐项将其填入计划表中8明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告,何时报告,确保计划的顺利实施9明确工作进展的情况的质量如何监督和管理计划内容与要求1每一项任务的具体目标2每一项任务的数量要求和质量要求3每一项任务所需的资源4每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人5在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量制定计划与实施计划注意问题：实事求是,善于授权明确分工定期检查所需资源是否满足,及时与同事沟通进展问题,在实施计划中应监控发现问题及时应变制定工作计划的程序:估量机会,确定目标,确定计划工作的前提条件,拟定可行方案评价备选方案,选择方案,拟定分计划,编制预算注意事项:所有的子计划、部门计划、派生计划必须与组织的总目标一致,有助于组织总目标实现;短期计划要与长期计划相结合,短期要有助于长期确定承办期限的工作程序: 1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时限规定2时间期限适宜标准3确定统一任务不同的承办周期4确定统一紧急情况下不同承办周期办公室工作评估：意义：提高了管理工作的效率;明确了组织机构的建制;促进了员工承担责任;有助于进行控制和监督工作要求：组织或团队的目标具有多样性但不可过多；各部门之间相互支持.办公室工作评估工作程序: 1对办公室工作进行目标管理:建立一套完整的目标体系;确定目标;组织实施;检查评估2对办公室工作进行量化管理3对办公室工作进行评估:数量目标和质量目标评估获得办公用品及设备使用权的方式及其优缺点:1购买:优点:设备归购买者所有.使用方便.缺点:一次付款费用较高.过了保修期后需额外支出维修及护理费用.设备还可能很快过时2租用:优:最初投入费用低,并可以由不断获得的利润进行补偿.一般租用协议都包括维护和修理的费用.便于更新换代.缺:租期较长时支出费用较多甚至超过购买的费用.提前终止合同违约金将会很高政府采购的主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等办公室用品与设备采购的工作程序：1提出购买申请2审批、落实经费3招标、选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款采购预算方案制定的原则：真实性原则、重点性原则、目标相关原则、经济合理性原则。
