[精品]2017年工程及材料供方管理作业指引

工程及材料供方管理作业指引(城市公司)1. 背景介绍城市公司需要大量的工程和材料来支撑城市建设。

为确保城市建设项目顺利进行，需要有一套科学、严谨的工程及材料供方管理作业指引。

本指引主要面向城市公司的管理人员和采购人员，旨在规范和细化工程及材料供方管理相关流程，提高城市建设项目的成功率。

2. 管理流程2.1 供应商评估在采购工程及材料前，需要对供应商进行评估。

评估依据包括：•供应商的信用记录•供应商的经营能力•供应商的产品质量评估结果应该对供应商的资质做出评级，并在采购时参考此评级。

2.2 供应商管理对于已经采购的工程及材料供应商，需要进行常规的供应商管理工作。

具体包括：•建立供应商档案，记录供应商相关资料和合同信息•定期进行供应商进行绩效评估，并对其进行分类管理•建立与供应商的沟通机制，确保沟通及时、准确、有效2.3 采购管理采购管理是指城市公司采购工程及材料时的流程和规范。

具体的采购管理工作包括：•制定采购计划，明确采购的内容、数量、质量标准和时间要求•制定采购合同，明确采购双方的权利和义务•采用竞争性招标方式或协商方式进行采购•对采购过程中出现的问题及时进行整改措施2.4 质量管理质量管理是指确保采购到的工程及材料质量符合城市公司的要求。

具体的质量管理工作包括：•在采购合同中明确质量要求和检查标准•对采购到的工程及材料进行检验，确保其质量的合格•实施质量监管，确保施工单位按照质量标准要求进行施工3. 结语本指引旨在明确城市公司工程及材料供方管理的流程和规范，为城市建设项目的顺利进行提供保障。

希望管理人员和采购人员认真学习和遵守此指引，在实践中不断完善和提高工程及材料供方管理工作。

材料设备管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录2.材料设备管理部门：2.1.项目管理部：主办建筑安装工程、室内装修工程材料设备需求计划、材料设备封样、催货并组织验收、主办景观工程材料设备进场验收；2.2.开发技术部：主办各类工程材料设备采购、景观工程材料设备封样、催货，协办景观工程材料设备进场验收；2.3.合约造价部：主办甲指乙供材核价。

3.材料设备分类3.1.属性分类：包括墙体材料、饰面材料、水暖材料、电气材料、门窗楼梯材料、消防设施、智能化设施、设备、景观设施、精装修材料十大类别（详见《建筑产品分类表》）。

3.2.供应方式分类：包括甲供、定厂定价、指定品牌、认质认价、甲方认质（详见采购管理制度4.2）；3.3.工程总/分包合同应明确各类材料设备的供应方式。

4.材料设备采购及核价管理4.1.甲供材料设备采购按【采购管理制度】执行；4.2.甲指乙供材料设备核价按【甲指乙供材核价管理流程】执行。

5.材料设备封样5.1.项目管理部/开发技术部应在工地现场设立样品室并设专人管理，分类编号，醒目位置粘贴封样标签（见《材料设备封样标签》）；5.2.甲供/定厂定价/指定品牌材料设备封样由采购主办部门与开发技术部在“封样部门”和“封样人”栏内签字确认；5.3.认质认价/甲方认质材料设备由项目管理部与开发技术部在“封样部门”和“封样人”栏内签字确认；5.4.封样入库材料设备由项目管理部/开发技术部建立《材料设备封样入库台帐》；6.材料设备供应6.1.甲供材料设备由项目管理部/开发技术部按现场需求通知供应商供应，履行合同，必要时提请采购主办部门予以协助督促；6.2.其它材料设备由总/分包供应商自行组织供应，必要时针对定厂定价和指定品牌材料设备由项目管理部和开发技术部予以协助督促；7.材料设备验收7.1.甲供材料设备由项目管理部组织进场验收：7.1.1.甲供材料设备进场前，项目管理部提前2天通知总/分包供应商做好接货准备,；7.1.2.材料设备进场后24小时内，项目管理部组织监理公司、总/分包供应商、材料设备供应商进行现场验收，材料及小型设备类属于首批次进场的以及大型设备（电梯、中央空调等）、景观类，应提前通知开发技术部参加；7.1.3.验收时，材料设备供应商提供供货清单，四方（供应商、总/分包单位、项目管理部、开发技术部（参与首批次进场的以及大型设备）、景观类）、监理单位）人员按照合同约定和相关标准对比封存样品，参照“材料设备验收方法”进行验收，形成验收意见，填写《（甲供）材料设备进场验收记录》；7.1.4.需要进行复试、检验和试验的材料设备，应在验收记录表中验收意见栏内予以明确相关工作内容，待复试、检验和试验完成后连同相关报告附于验收记录后作为完整验收资料；7.1.5.对于特殊定制材料设备及大型设备，项目管理部应根据合同约定和实际需求，组织采购开发技术部及监理单位进行生产制造货源处的验证，验证合格后，填写验证记录予以放行。

目的规范工程项目供方的治理, 客观评判供方的资质和履约能力, 为采购过程的有效性和效率提供基础保证。

适用范畴集团及区域公司工程项目供方的治理工作。

术语和定义工程项目供方: 指向本集团及区域公司提供用于工程项目的咨询服务、工程施工或设备材料等的组织。

工程项目试用供方: 指经资质预审合格, 具备向本集团或区域公司提供产品、服务或承担工程施工的资格, 尚未供应过或已供应过但尚未进行履约评估及首次合作不合格但不严峻, 有意再次试用的工程项目供方。

工程项目合格供方：指与集团及区域公司合作过, 经评估为合格的工程项目供方。

工程项目不合格供方：资质预审、实地考察后认为不符合要求的工程项目供方以及在投标过程中存在严峻咨询题, 评估结论为不符合要求的工程项目供方, 经批准, 即为工程项目不合格供方；在成为工程项目试用供方或工程项目合格供方后, 存在商誉咨询题、或提供不合格之产品或服务等, 经履约评估为不合格的工程项目供方, 经批准, 即为工程项目不合格供方。

职责成本治理中心负责编制集团《合格供方名录》、《试用供方名录》以及《不合格供方名录》。

负责组织供方资质预审及考察。

负责组织对供方的采购过程评估。

负责组织供方履约评估。

负责按照供方资质预审、供方采购过程评估和供方履约评估核实供方资质预审和评估结论。

负责工程项目供方的档案、资料及信息治理工作。

负责定期公布工程项目供方信息。

区域公司参与或组织工程项目供方资质预审及考察。

参与对工程项目供方合同履行情形及现场配合情形评估。

举荐工程项目供方候选单位并核实其提供信息的真实性。

有关业务部门参与或组织工程项目供方资质预审及考察。

负责提出对工程项目供方评估的专业意见。

举荐工程项目供方候选单位并核实其提供信息的真实性。

物业公司负责评判工程项目供方所提供产品、完工工程的使用质量及保修服务的质量。

集团领导/招标采购领导小组负责审批工程项目供方资质预审结论。

负责审批工程项目供方采购过程评估结论。

供方管理作业指导书1.目的整合供方资源，规范供方的管理，有效选择和管理各类供方，确保供方的物资/服务品质符合要求。

2.适用范围适用于xx贵州物业管理有限公司住宅项目供方的选择、评估与管理。

3.责任归属3.1公司管理层：按权限审核/审批供方的评审。

3.2公司服务需求部门3.2.1公司各职能部门：提供备选名单；参与评审；负责供方服务品质的监督管理和考核评估。

3.2.2 项目服务中心：提供备选名单；参与评审；负责供方服务品质的现场监督和考核评估。

3.3 公司供方管理部门3.3.1财务管理部：参与对供方的价格评审，对公司、住宅项目供方采购价格进行监控。

3.3.2品质管理部：组织公司服务类及物资类供方的评审，编制公司〖合格供方名录〗；组织合格供方年度复审。

3.3.3经营管理部：负责组织招投标管理工作3.3.4公司专业管理部门：参与对供方的专业能力评审，对公司、住宅项目供方的专业能力进行评估。

4.定义4.1供方：指向本公司提供物资/服务的组织或个人。

4.2专项业务分包：指在经营范围内，将物业共用部位及共用设备设施的维修养护、清洁绿化、秩序维护等服务内容，通过协议委托给专业机构（含公司内部机构）的方式。

4.3合格供方名录：由公司建立的各类物资、服务、零星采购以及零星工程等供方信息汇总表。

5.方法与过程控制5.1 供方选择原则5.1.1供方的选择应遵循“质量为本、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方。

5.1.2合格供方名录中物资类应有两家（或以上）合格供方以备选择。

5.1.3 社会公认的具有良好信誉的销售实体，不需进行评估，需经品质管理部、财务管理部审批后可列入公司供方名录。

如：A．本辖区内知名大型连锁商场（超市），如：华润、苏宁电器、家乐福、麦德龙等；B、医药连锁店；C、国际知名品牌等。

5.1.4上海xx物业酒店管理集团有限公司或xx置业集团公司评估合格的供方，可直接作为供方列入本公司供方名录。

5.2 供方管理原则5.2.1 供方管理与采购实施分离原则：公司负责供方管理工作与负责采购工作不应归属同一部门。

受控章1.目的规范工程供方的管理，客观评价供方的履约能力，为采购过程的有效性和效率提供基础保证。

2.适用范围公司工程供方的管理工作。

3.定义和流程图3.1.供方指提供产品的组织或个人。

3.2.工程供方指向本公司提供直接用于项目建设或维护的材料、设备的组织或个人。

3.3.可试用工程供方指经资质预审合格，具备向本公司提供产品的资格，尚未提供过产品或首次合作不合格但不严重，有意再次试用的工程供方。

3.4.合格工程供方指与公司合作过，经公司各部门评价为合格的工程供方。

3.5.不合格工程供方经资质审查或公司各部门评价为不合格的工程供方。

3.6.资质审查4.1.1指对于新的工程供方，通过调查核实其商誉、审核证照、实地考察代表工程，得出该工程供方可以试用或不合格的结论，作为介入具体采购业务之必要条件。

3.7 工程供方资格管理流程图4.职责4.2成本管理部4.2.1负责编制本公司《合格工程供方名录》、《可试用工程供方名录》以及《不合格工程供方名录》。

4.2.2负责工程供方信息的管理。

4.2.3负责组织工程供方资质预审。

4.2.4负责组织工程供方的采购过程评估。

4.2.5负责组织工程供方履约评估。

4.3设计管理部4.3.1负责评价工程供方对合同中涉及外观效果部分的履行情况。

4.3.2参与实地考察（涉及建筑效果及产品外观效果评估时），负责其产品颜色、样式、外观、质感等符合性及选用性。

4.4项目公司4.3.1 负责评价工程供方对合同技术要点及现场配合的履行情况。

4.3.2 负责评价工程供方对合同经济要点的履行情况。

4.3.3 参与并负责考察供方成本管理能力、提供产品及服务的保障能力。

4.3.4 负责评价工程供方的保修服务及配合的质量。

4.4 总部分管领导4.4.1 负责审批工程供方的评价结果。

5工作程序5.1工程供方信息管理5.1.1公司工程供方信息管理包括对《合格工程供方名录》、《可试用工程供方名录》、《不合格工程供方名录》、《工程供方信息登记表》以及《工程供方考察报告》的编制、更新、发布和存档。