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文件管理方法文件管理方法文件管理是公司管理中至关紧要的一个环节。
合理的文件管理可以保证公司的工作布置更加合理，加强了公司对文件的掌控，防止文件被遗失，更好的保护了公司的权益。
适当的文件管理还可以避开工作的重复性，提高工作效率。
在经过多年的探究和实践，订立了一系列的文件管理方法，以供公司内部使用。
一、文件归类管理分类和编码是文件管理的基础和前提。
良好的文件归类和编码，便利文件的检索、传递、存档等。
文件管理应当依据文件性质、类型、来源、保管期等，订立统一的分类编码方案，并严格执行。
在编制文件编码方案时应考虑完善的上下级文件关系。
二、文件管理的流程1.文件的起草文件的起草是个体工作进程的开端，对于文件起草者而言，如高效的完成任务，合理的起草文件至关紧要。
文件起草者应考虑文件的内容、格式、用语；文件的取得和收集；文件的计划先后等问题。
尤其要注意文件呈送的单位、人员和要求的时间，以及文件的密级和保密期限。
2.文件的审批文件的审批是文件流程的核心和最关键的程序之一，可能涉及多个领导层级。
在审批时，要遵从文件管理方法，确保文件的规范化、合理化、科学化。
审批人员的审批要求、规程适时的反馈，应依据文件的紧迫程度，实行适当的催审方式，并针对性地做好文件问题的整改。
3.文件的批准文件的批准是最后的流程之一、对于批准人员，应考虑合理的时间、审核过程全面性、文件内容、文件的申报时间等。
在批准阶段适时发出工作通知、指示和要求，以保证文件的快速地办理和存放。
三、文档化过程管理文件管理只有走向数字化，才能真正实现科学化和高效化。
在操作流程中，尽量使用电脑、网络等先进技术手段，或使用特定的文档化处理流程：文件的存放、注释、归卷，以及文件的归档、转寄、借阅、销毁等。
四、文档的保密管理信息的安全性，是一项必需要做好的工作之一、文件的密级越高，泄密的危害就越大，对公司来说更为关键。
对于全部的文件，应依照苛刻的标准分类处理，严格遵守国家的保密法规。
**************公司****（总）字〔****年〕第***号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。
（二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。
1、公司代码：**********公司：SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：3、文件类别代码：文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。
（三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：SM-ZJB-BD***办公室为：SM-BGS-BD***财务部为：SM-CWB-BD***经营部为：SM-JYB-BD***工程部为：SM-GCB-BD***设计部为：SM-SJB-BD***安全科为：SM-AQK-BD***采控部为：SM-CKB-BD***项目监管部为：SM-JGB-BD***事业发展部为：SM-FZB-BD***2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：SM-SG-[2***年]-HT***设计类合同：SM-SJ-[2***年]-HT***采购类合同：SM-CG-[2***年]-HT***分包类合同：SM-FB-[2***年]-HT***聘用类合同：证件：SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***人事：SM-PY/RS-[2***年]-HT***服务咨询类合同：SM-FW-[2***年]-HT***行政类合同：SM-XZ-[2***年]-HT***3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。
红头文件管理规定一、总则1、公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
2、公司文件，实行统一管理。
文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
3、各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
4、文件机密等级分为：公示、非公示。
可公示文件除在各部门负责人处存档外也在员工公告栏中公示；非公示文件仅在各部门负责人处存档，文件内容由各部门负责人口头传达；5、文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
二、文件的起草、签批1、公司的文件由人事行政部起草，总经办审核，董事长签批；2、公司各部门的文件由各部门负责人起草，总经办审核，董事长签批。
三、发文的发放流程1、公司文件：人事行政部拟搞、人事行政副总审核、总经办审核、董事长签批、打印、发放、（公示/非公示）学习、归档。
2、各部门文件：各部门负责人拟稿、总经办审核。
文件审核后，电子版送人事行政部统一由其排版、编号、打印，打印后送回拟稿部门校对，校对无误董事长签批，打印、发放、（公示/非公示）学习、归档。
四、公司发文内容：1、公布公司规章制度。
2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
3、公司组织架构的变动。
4、人事任免事项；5、重大技术、经营管理、会议纪要、薪酬福利等工作的决定。
6、发布有关奖惩决定和通报。
7、其他有关公司的重大事项。
五、发文编号：1、统一由人事行政部负责编号。
2、以公司名义对外发文，一律为：润维机电【20XX第X号】；3、公司总经办文件，用润维机电【20XX总字第X号】；4、人事行政部发文，用润维机电【20XX人、行字第X号】5、财务部发文，用润维机电【20XX财字第X号】；6、销售部发文，用润维机电【20XX销字第X号】；7.、运营部发文，用润维机电【20XX营字第X号】；8、会所发文，用润维机电【20XX会字第X号】；六、注意事项1. 内容要符合公司制度。
第一条目的为加强文件的统一管理，保证公司各类文件管理有章可循，在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时规范有序，特制定本管理办法。
第二条种类一、就文件来源来说，文件可分为三大类：一大类是收进的文件；一大类是发出的文件；一大类是公司内部的文件。
二、常见文件种类有：法律、法规、条例、准则、决议、决定、规定、纪要、记录、简报、章程、大事记、请示、批复、批转、批示、指示、命令、指令、通知、通报、报告、通告、公告、布告、公函、信函等。
第三条原则文件在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时，坚持“谁经手、谁负责”与“谁保管、谁负责”的管理原则，严格按程序执行，若有违反，公司将给予行政处分或经济处罚。
第四条收文一、收文处理一般包括登记、拟办、批办、分发、催办、办结、立卷归档等程序。
二、上级发来的文件和注有密级的资料以及平级发来的文件，均由行政人事部文员统一签收、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类。
三、凡需办理的公文，应先送行政人事部经理签批意见，再分送给相关部门办理或相关领导阅批后办理；行政人事部经理在签批公文时，认为无需送相关领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接签批相关部门阅办。
四、行政人事部文员对领导批示的公文和本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压和漏办。
五、公司领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交行政人事部文员立卷归档。
第五条发文一、发文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发放、立卷归档等程序。
一、各类下发文件由行政人事部文员根据文件类别统一登记、编号。
二、行政人事部编制文件需要下达的部门、份数和执行时间，发给各部门和子公司负责人签收。
三、行政人事部文员要做好文件的发放登记工作，明确发文时间、签收人。
第六条传阅一、建立传阅文件管理责任制。
需传阅文件交行政人事部，由行政人事部文员负责文件的传阅工作。
二、掌握文件流向。
文件管理办法第一节总则第一条为了加强机施文件处理工作科学化、制度化、规范化，切实提高文件处理效率和文件质量，结合公司实际，特制定本制度。
第二条公司文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。
综合部指定专职人员负责收文和发文管理工作。
收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。
行综合部必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。
第二节发文办理第三条总体要求公文发文遵循“谁主办、谁拟稿、谁负责”的基本原则，由拟稿部门严格按照党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）拟制。
拟稿人是第一责任人，对公文的内容和形式全权负责，对公文质量承担主要责任；拟稿部门的负责人对公文质量负直接领导责任，应当严把公文的政治关、政策关；公司综合部核稿人员对公文质量负审核责任，对公文内容和格式进行检查并提出修改意见。
校对人由拟稿部门指定，在公文正式印发前对文字、标点等错漏进行最后校核。
第四条适用范围（一）以机施名义制发的各类正式公文；（二）不编发文字号，但需以公司名义制发的各类书面材料。
第五条发文程序（一）拟稿部门拟制公文经部门负责人、分管领导审改把关后，才能启动发文审签程序。
送签时必须规范使用发文稿纸，详细填写各项内容，主送、抄送单位明确。
（二）审签流程：部门拟稿并填写发文稿纸（详见附表1）→部门负责人审核签字→呈分管领导会签→综合部人员核稿→综合部负责人复核签字→综合部分管领导复核签字→呈总经理签发→综合部制文→拟稿部门校核文稿→行政办公室用印→部门分发并归档留存。
第六条公文起草（一）文稿内容要符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，准确完整体现发文意图；要从实际出发，深入调研，充分论证，实事求是分析问题，广泛征求意见建议，提出切实可行的政策措施和办法。
（二）按照“短、实、新”的文风要求，严格控制公文篇幅。
第一条公文审核（一）拟制公文在交由公司总经理签发前，必须提交综合部核稿。
上市公司制度文件编写管理办法一、背景介绍为规范上市公司内部制度文件的编写工作，提高其质量和效率，本办法编制制度文件编写的管理办法。
二、编写范围和要求1.编写范围本管理办法适用于上市公司内部制度文件的编写工作。
2.编写要求a.制度文件的编写应符合相关法律法规、规章制度的要求，遵循公司的业务流程和管理理念，确保制度内容的准确、完善和可行性。
b.制度文件的编写应综合考虑相关利益方的意见，促进公司内外部各方的共识和沟通。
c.制度文件的编写应注重规范性和可操作性，避免笼统和模糊的表述，确保制度的执行能力和实效性。
d.制度文件的编写应注重语言简练、通俗易懂，避免使用专业术语和复杂词汇，以便广大员工理解和遵守。
e.制度文件的编写应遵守公司内部的审核流程和管理要求，确保制度文件的合法性和合规性。
三、编写流程1.制度文件编写的程序a.需求明确：根据公司的需求和相关法规要求，明确制度文件的编写目的和内容要求。
b.起草初稿：由相关部门或项目小组起草制度文件的初稿，并综合各方意见进行修改和完善。
d.公示征求意见：审核通过的制度文件应进行公示，并向相关部门或利益相关方征求意见，相应意见应予以充分采纳。
e.最终版发布：根据意见反馈，对制度文件进行最终修改和完善，并由相关管理人员进行最终的审定和发布。
2.编写流程的要求a.编写人员应具备相关业务和法律法规等方面的知识，具备较强的文书写作和逻辑思维能力。
b.制度文件的编写过程应有较为详细的记录，包括初稿、修改意见、审核意见、公示反馈等。
c.制度文件的编写流程应遵循公司内部的管理要求，确保流程的透明和公正。
四、管理措施1.建立管理制度a.公司应建立制度文件编写的管理制度，明确相关人员的职责和权限，确保制度文件编写的有序进行。
b.制度文件编写的管理制度应包括编写范围和要求、流程和时限等方面的内容。
2.培训和提升a.公司应组织相关人员进行制度文件编写的培训，提高其法律法规、写作和审核等方面的素质和能力。
国企公文管理制度及办法为了规范国企公文管理工作，提高公文办理效率，促进国企工作的顺利进行，制定国企公文管理制度及办法。
一、总则1.本制度是为了规范和规范国企公文管理工作，加强国企内部文件管理，促进国企公文工作的规范化和科学化。
2.本制度适用于国企工作中涉及公文的制发、送达、收文、登记、审核、归档等各项工作。
3.国企公文管理要坚持便民利民、切实服务经济社会发展的宗旨，提高公文质量和效率，为国企决策、管理提供有力的支持。
二、公文管理的基本原则1.依法办文。
国企公文管理要遵循国家法律法规，严格依法制文。
2.定位明确。
区分国企内外文件的性质，界定其使用范围和方向。
3.科学合理。
国企公文管理要合理设立和规范运用各种公文文种和格式，使公文起到有效的沟通作用。
4.程序规范。
国企公文办理程序要合理、简便，规定权责明确，责任归属清晰，程序流程清晰，确保公文处理高效、方便。
5.质量可控。
严格把关公文质量，确保其内容真实、准确、规范。
6.保密管理。
保护国企重要机密文件，建立健全的机密管理制度。
三、公文的分类1.根据效力的不同，把公文分为命令性文件、通知性文件、意见性文件等。
2.根据使用的范围划分为内部文件、外部文件。
3.根据其载体划分为纸质文件、电子文件。
4.根据文件内容划分为发文、收文、处理文。
四、公文的制发1.公文的制发必须符合国家法律法规和国企相关规定，必须经过评审并签字盖章。
2.公文的内容应真实、准确，文字措辞清晰明了，格式规范合理，符合国企相关规定。
3.制发公文必须按规定程序进行，确保公文的合法性、规范性、及时性和严肃性。
五、公文的传达和接收1.公文的传达采用快递、邮寄、传真、电子邮件等方式，保证公文及时、准确地传递到指定部门和人员处。
2.接收公文的单位和人员应及时接收、处理，并在规定的时间内回复处理结果。
3.对于重要文件，应采取回执签收等方式确认收文。
六、公文的归档和保管1.公文归档应合理分类、编号顺序，建立规范的档案管理制度。
公司规章制度管理办法文件格式规定1.文件标题文件标题应简明扼要地反映文件内容，突出重点内容。
一般以"公司名称-规章制度管理办法文件"为格式。
例如：“ABC公司规章制度管理办法文件”。
2.文件编号文件编号是为了方便管理和检索文件，应遵循一定的编号规则。
文件编号由公司名称、文件分类代码和文件序号组成。
例如“ABC-ZD-001”，其中"ABC"为公司名称缩写，“ZD”为规章制度的英文缩写，“001”为该文件的序号。
3.文件密级根据文件的保密程度，可以对文件进行密级标识。
文件密级一般包括绝密、机密和秘密。
密级标识位于文件编号之后，并采用括号表示。
例如“(机密)”或“(秘密)”。
4.文件起草单位和日期文件起草单位应包括部门名称和部门负责人的签名。
文件日期是文件起草当天的日期，遵循年、月、日的顺序。
文件起草单位和日期一般位于文件编号下方，居中显示。
5.文件内容结构文件内容应包括标题、前言、正文和附件等部分。
标题应简明扼要地反映内容，前言可以对文件的目的、背景和重要性进行说明，而正文就是规章制度的具体内容，应清晰明确地表述，使用分条或分段来组织。
附件可以用来补充文件内容，如表格、图表等。
6.规章制度的行文格式规章制度的行文应简明扼要、用词准确、结构清晰、语法通顺。
可以使用段落来划分不同的内容，段落之间使用空行进行分隔。
可以使用标题和小标题来突出重点内容。
7.文件签发完成规章制度管理办法文件后，应由文件起草单位的负责人签发。
签发人应在文件底部的右下角签署姓名和职务，以确保文件的合法性和权威性。
8.文件保存和管理以上是公司规章制度管理办法文件的格式规定，通过统一的格式规范，能够提高文件的可读性和易管理性，方便员工查阅，促进公司内部事务的顺利进行。
公司红头文件管理办法.doc公司红头文件管理办法4第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件，实行统一管理。
文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
2.文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。
第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。
2.反映情况要客观，实事求是。
3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第九条收文由行政人事部统一负责。
行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由行政人事部收回归档。
第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号1.以公司名义对外发文，一律×××字( ××年) ××号；2.公司总经办文，用总经办字( ××年) ××号；3.财务部发文，用财字( ××年) ××号；4.工程部发文，用工字( ××年) ××号；5.技术部发文，用技字( ××年) ××号；6.营运部发文，用营字( ××年) ××号；7.人事行政部发文，用人行字( ××年) ××号；第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
1 管理原则 1.1 办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。
1.2 公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2 基本要求 2.1 各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文.
2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。
3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。
办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。 办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2 发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。
5.2.1拟稿 ① 各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
② 草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③ 文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
5.2.2 审核 ① 主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
② 办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
③总经理审核 总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。
5.2.3会签 需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
5.2.4签发 文稿经审核（须经会签）后,送总经理或董事长审定批准签发。 5.2.5复核 公司级文件正式印刷（打印）前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
部门内文件由各部门制定人员复核。 5.2.6印刷（打印）、用印、分发 ① 签发后的文件由由办公室按照相关制度对文件正式编号、印刷（打印）。印刷（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
② 印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;
③ 公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
④ 上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。
⑤ 以公司名义发出的文件，底稿与正本由办公室收存备查。 ⑥ 文件打印后,由办公室负责分发并检查落实情况。 5.3 收文程序与要求 收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5.3.1 文件签收 凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由办公室登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。
5.3.2 文件登记编号 （1）收到上级或平级文件后应及时附上 “外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
（3）收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
5.3.3 审核 （1）各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。
（2）涉及上报董事长、总经理事项，办公室部应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。
5.3.4 拟办 （1）凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（2） 一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。 （3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 5.3.5 批办 （1）为加速文件运转，各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。
5.3.6 承办 （1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。
（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。
（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
5.3.7 催办 （1）经过办公室送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，办公室负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。
6 文件归档 6.1 文件办完后，承办部门及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的文件。
6.2 归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。
6.3 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
6.4 拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 6.5 文件的归档范围 6.5.1凡下列文件统一由行政办公室负责归档： ① 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等；
②中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录； ③公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； ④参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；
⑤反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；
⑥公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 6.5.2 业务部门日常工作中形成的项目活动资料，日常由各业务部门负责立卷归档，每年定期移交办公室归档。
6.5.3 联合办理的文件，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的文件副本，每年移交办公室归档。
7 文件传递规定 7.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件呈送部门。阅批文件一般不得超过2天，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。如有领导“批示”、“拟办意见”，呈送部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.2 由董事长或总经理批阅的文件，一般应在1个工作日内批阅；因特殊情况需高层会议讨论的，应先告之行政人事部传达，待议后再予以回复。
7.3 由各部门办理的文件，最迟不超过2天办理，紧急文件应于当日办理。
