公司电子公文管理规定(参考)

第一章总则第一条为规范公司文件电子档的管理，提高文件处理效率，确保文件安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子档文件的管理。

第三条公司文件电子档管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保信息安全；（二）统一管理，分工负责；（三）规范操作，提高效率；（四）保密原则，防止泄露。

第二章文件分类与命名第四条公司电子档文件分为以下类别：（一）公司制度文件；（二）业务文件；（三）合同文件；（四）财务文件；（五）人力资源文件；（六）其他文件。

第五条文件命名应遵循以下规则：（一）文件名应简洁明了，便于识别；（二）文件名应包含文件类别、年份、序号等信息；（三）文件名应使用英文或拼音，避免使用特殊符号。

第三章文件存储与备份第六条公司电子档文件存储应遵循以下要求：（一）文件存储介质应选用质量可靠、容量适宜的产品；（二）文件存储介质应定期检查，确保数据安全；（三）文件存储介质应避免放置在潮湿、高温、易受损的环境中。

第七条文件备份应遵循以下要求：（一）定期对电子档文件进行备份，确保数据不丢失；（二）备份文件应存储在安全可靠的位置；（三）备份文件应定期检查，确保数据完整。

第四章文件查阅与修改第八条文件查阅应遵循以下要求：（一）查阅人员应具备相应的权限；（二）查阅文件时，应遵守保密原则，防止信息泄露；（三）查阅完毕后，应立即关闭文件，确保信息安全。

第九条文件修改应遵循以下要求：（一）修改文件前，应取得文件所属部门或负责人的同意；（二）修改文件时，应确保修改内容的准确性；（三）修改完成后，应将修改后的文件保存至原文件位置。

第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下要求：（一）文件销毁前，应确认文件已无使用价值；（二）文件销毁应采取物理销毁或电子删除等方式；（三）文件销毁后，应做好记录，确保信息安全。

第六章责任与奖惩第十一条公司各部门负责人对本部门电子档文件的管理负直接责任。

第十二条对违反本制度，造成文件丢失、泄露等后果的，将按照公司相关规定进行处罚。

公司电子文件管理办法
第一条电子文件归档应遵照《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第二条要加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。

各级档案部门应参与并指导电子公文的形成、办理、收集、归档等各环节的工作。

第三条各级立档单位要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与落实公司档案事业发展规划结合起来，全面普及应用档案管理软件，加快推进公司档案信息化建设。

第四条具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第五条电子文件应在办理完毕后三个月内向档案部门归档。

1。

电子文档管理办法1 目的对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。

2 范围本办法适用于公司及分支机构所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。

3定义3.1文件、文档：信息及其承载媒体。

管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件，如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。

而媒体可以是纸张、光盘、照片、样。

件、电子媒体或其它的组合。

管理体系文件是管理体系运行的依据。

3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。

3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。

3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。

3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。

3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。

3.8无纸化办公系统：这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。

3.8载体：硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。

4职责3.1各部门主管：负责所在部门文档的监督和文档归档、移交和回收审核。

3.2各部门文档员：负责所在部门文档的收集、归档和管理。

3.3人事行政部：负责归档文件的收集、备份及管理。

3.4 ISO办：负责质量环境管理体系文件的归档；3.5技术部：负责产品相关法律法规及客户图纸、规范及相关技术文件的收集及管理。

3.6各部门：负责本部门作业指导书、管理类文件的编写。

4 程序4.1文档的建立各部门按《文件管理程序》要求建立相关文件。

4.2文档的管理4.2.1电脑用户定期将电子文档资料上传到服务器，部门文件放在部门文件夹“文档室”并按文档类型建立文件夹存放、共享文件放在交换文件夹或其他指定文件夹中。

上传间隔周期最长不应超过七天。

第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。

第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。

第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。

第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。

第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。

第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。

第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。

公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度第一章：总则第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。

第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。

第二章：电子文档的定义及分类第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。

第五条电子文档可分为以下几类：1. 办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。

2. 业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。

3. 行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。

4. 法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。

5. 邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。

第三章：电子文档的创建和存储第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。

第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。

第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：1. 文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；2. 文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；3. 版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；4. 权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；5. 存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。

第四章：电子文档的使用和传输第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：1. 保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；2. 正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；3. 格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；4. 文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；5. 备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。

公司电子文件管理制度第一章总则为了规范和加强公司的电子文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二章文件管理范围公司电子文件管理范围包括所有与公司业务相关的电子文件，包括但不限于部门文件、会议记录、合同文书、报告、计划等。

第三章文件管理责任1. 公司领导对公司的电子文件管理负有最终责任，要确保文件管理工作符合相关法律法规和公司规定。

2. 各部门负责人对本部门电子文件的管理负有直接责任，应建立健全文件管理制度，明确管理流程和责任。

3. 公司文件管理部门负责监督和指导公司电子文件管理工作，协助各部门解决文件管理中的问题。

第四章文件存储和归档1. 公司电子文件应按照文件管理制度规定的存储结构进行归档，明确文件名称、存储位置、访问权限等。

2. 电子文件应按照不同的分类进行归档，确保文件的整体性和可检索性。

3. 重要文件应备份至不同的存储设备和位置，以应对数据丢失或损坏的情况。

第五章文件保密和安全1. 公司电子文件中涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的文件，应加密和设定权限，限制访问范围。

2. 员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。

3. 公司电子文件管理部门负责定期对文件进行安全性检查和漏洞修复，确保文件安全可靠。

第六章文件流转和审批1. 公司电子文件的流转和审批应按照规定的流程和权限进行，确保文件的合规性和真实性。

2. 各部门应建立文件流转和审批制度，明确流转路径和审批权限，提高工作效率和准确性。

3. 重要文件的流转和审批应有相关负责人或主管审批签字，确保文件的合规和安全。

第七章文件维护和更新1. 公司电子文件应定期进行维护和更新，清理过期和无用的文件，规范文件的存储结构和命名规则。

2. 员工应定期对自己的文件进行整理和清理，保持工作区域的整洁和文件的整体性。

3. 员工在使用文件时应注意文件的准确性和及时性，如有错误应及时更正或更新。

第八章文件备份和恢复1. 公司电子文件应定期进行备份，备份数据应保存在安全可靠的存储设备和位置，以备不时之需。

公司电子文档管理制度一、目的为了规范公司内部的文档管理行为，提高工作效率、保障信息安全，特制定此电子文档管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有部门和岗位。

三、定义1. 电子文档：指利用电子设备或软件生成、处理、传输、存储的各类文件、资料，包括但不限于文字、表格、图片、音视频等。

2. 文档管理：指对电子文档进行分类、整理、存储、检索、发布和销毁的一系列管理活动。

3. 文档管理系统：指为了对电子文档进行有效管理而采用的软件或平台。

四、管理原则1. 规范、便捷、安全、可追溯。

2. 信息共享、知识积累、保密安全。

五、文档管理流程1. 文档生成：所有电子文档必须以规定的格式、命名规范进行生成，确保文档内容清晰明了，便于后续管理和利用。

2. 文档归档：根据文档的内容和用途，将文档归档至相应的文件夹或数据库中，以便日后检索和使用。

3. 文档审批：对于需要经过审核或者审批的文档，必须按照规定的审批流程进行审批，确保文档的合法性和准确性。

4. 文档存储：所有电子文档必须存储在公司指定的文档管理系统中，不得存储在个人或非公司设备上。

5. 文档检索：员工在需要使用文档时，应通过文档管理系统进行检索，确保文档的准确性、及时性和完整性。

6. 文档发布：对于需要发布的文档，必须按照规定的权限和程序进行发布，确保信息的有效传达和控制。

7. 文档销毁：对于已经过期或者不再需要的文档，必须按照规定的程序进行销毁，确保信息的安全性和保密性。

六、文档管理系统公司将建设专门的文档管理系统，包括但不限于文档库、审批流程、权限控制、版本管理、在线预览等功能，以便员工对电子文档进行有效管理和利用。

七、员工责任1. 每位员工都有义务按照公司规定的文档管理制度进行操作，保证文档的完整性和安全性。

2. 不得私自删除、篡改或泄露公司的电子文档，发现问题应及时上报。

3. 对于有权限访问的文档，必须按照规定的权限进行使用和发布，不得超越权限进行操作。

第一章总则第一条为规范公司电子化文档的管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有电子化文档的创建、存储、使用、共享、归档和销毁等环节。

第三条公司电子化文档管理应遵循以下原则：1. 安全可靠：确保电子化文档的安全性，防止信息泄露、篡改和丢失。

2. 规范统一：统一电子化文档的命名、分类、格式和版本管理。

3. 效率优先：提高文档处理速度，缩短信息传递时间。

4. 便于检索：确保电子化文档易于检索，方便员工查阅和使用。

第二章文档分类与命名第四条公司电子化文档分为以下类别：1. 公司规章制度类；2. 项目资料类；3. 财务报表类；4. 市场营销类；5. 人力资源类；6. 其他类。

第五条电子化文档命名应遵循以下规范：1. 按类别命名：在文档名称前加上类别名称；2. 使用中文名称：文档名称应使用中文名称，避免使用缩写或代号；3. 包含关键词：文档名称应包含能反映文档内容的关键词；4. 使用“-”连接：不同词语之间使用短横线“-”连接。

第三章文档存储与备份第六条公司电子化文档存储应采用以下方式：1. 内部文件服务器：用于存储公司内部重要文档；2. 云存储服务：用于存储公司共享文档；3. 移动存储设备：用于存储个人工作文档。

第七条文档备份应遵循以下要求：1. 定期备份：根据文档重要性和使用频率，确定备份周期；2. 多重备份：在同一备份介质上，至少备份两份；3. 备份存储：备份介质应存储在安全的地方，防止丢失或损坏。

第四章文档使用与共享第八条公司员工应遵循以下规定使用电子化文档：1. 严格保密：未经授权，不得泄露公司内部信息；2. 合理使用：仅限于工作需要，不得滥用；3. 及时更新：对过时或错误的文档，应及时更新或删除。

第九条文档共享应遵循以下原则：1. 严格控制：仅对授权人员共享；2. 明确用途：共享文档应明确用途，避免滥用；3. 及时反馈：共享文档后，应及时跟踪使用情况，确保信息安全。

XX有限公司行政电子公文处理办法第一章总则第一条：为提高工作效率，规范电子公文管理，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条：例》、国家质量技术监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会《党政机关公文格式》及XX市委办公厅《XX市党政机关电子公文处理暂行办法》，特制定本办法。

第二条：本办法中的电子公文特指非涉密的公司各类行政公文，是在公司日常工作中通过电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录。

第二章组织管理与职责第三条：总经理办公室负责电子公文系统的日常运行管理；信息化办公室负责电子公文系统的技术支持和系统维护；档案馆按照档案管理的有关规定负责对归档的电子公文进行管理和查询利用；保密办负责电子公文保密监督管理。

第四条：电子公文系统的系统管理员由总经理办公室选配。

系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆做好电子公文归档工作。

第五条：公司各部门要明确本部门电子公文系统应用的分管领导、选配电子公文部门秘书。

电子公文部门秘书负责本部门电子公文的流转和系统培训。

第三章帐户管理与安全保密第六条：公司各部门领导、电子公文部门秘书以及其他与公文处理相关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户，用户名、密码与公司统一身份认证系统相同。

第七条：系统中用户拥有的公文处理权限由总经理办公室根据该用户的岗位职责设定，并根据岗位和分工的调整而变更。

新增人员的开户和调离岗位人员的销户由公司各部门提出申请，经总经理办公室审核后由系统管理员办理。

第八条：各类用户应妥善保管帐户、密码等，严禁提供给无关人员。

用户密码应经常更换，登录系统后因故离开时需退出系统，以确保帐户安全。

用户密码遗失或遗忘应及时通知公司统一身份认证系统管理员，进行相应的操作。

第九条：公司各部门用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统的正常运转。

第四章电子公文的办理第十条：行政电子公文主要包括收文、发文、内部请示和会议纪要，流程由总经理办公室依照公司领导的分工和各部门的职能对系统进行设定。

公司电子文件管理制度一、总则为规范公司电子文件的管理，确保信息安全，提高工作效率，保护公司利益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于公司内部的电子文件的创建、存储、使用、传输、归档和销毁。

三、管理标准3.1 文件命名规范1.文件名称应简明扼要，能够准确描述文件内容。

2.文件名称不得包含非法字符和特殊符号，以免影响文件的正常使用和识别。

3.文件名称可以使用拼音、英文字母、数字和下划线作为组成部分。

4.文件名称应注意大小写敏感，在重要信息文件中建议使用加密命名。

3.2 文件权限管理1.公司内所有电子文件应分级管理，确保不同级别的员工只能访问自己需要的文件。

2.文件的访问权限应根据员工的职能和工作需求进行设定，定期进行权限审查。

3.离职员工的权限应及时注销，并进行审计记录，以确保他们无法访问公司的电子文件。

3.3 文件备份与恢复1.所有重要电子文件应定期进行备份，备份数据应保存在独立、安全的存储设备和位置。

2.备份周期和备份范围由相关部门根据文件的敏感程度和重要性进行规定，并严格执行。

3.在发生严重故障、系统瘫痪或数据丢失时，应及时进行文件的恢复和重建，确保业务的连续性。

3.4 文件传输与共享1.文件的传输和共享应使用安全的通信协议和加密工具，以确保文件的机密性和完整性。

2.员工在传输和共享文件时应注意确保接收方的合法身份和权限，防止信息泄露或非法访问。

3.禁止使用个人的移动存储设备和第三方共享平台来传输和共享公司的电子文件。

3.5 文件归档与销毁1.对于不再使用的电子文件，应及时进行归档，并按照相关规定保存一定的时间。

2.归档文件应标明归档时间、保管人和保管位置，并定期进行备份和检查，确保文件的安全性。

3.对于不再需要保留的电子文件，应根据公司的文件销毁流程进行安全销毁，禁止任何形式的私自销毁。

四、考核标准4.1 电子文件管理培训公司应定期组织员工参加电子文件管理培训，培训内容包括但不限于文件命名规范、权限管理、文件备份与恢复、文件传输与共享、文件归档与销毁等。