公司电子公文管理规定(参考)

第一章总则第一条为规范公司文件电子档的管理，提高文件处理效率，确保文件安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子档文件的管理。

第三条公司文件电子档管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保信息安全；（二）统一管理，分工负责；（三）规范操作，提高效率；（四）保密原则，防止泄露。

第二章文件分类与命名第四条公司电子档文件分为以下类别：（一）公司制度文件；（二）业务文件；（三）合同文件；（四）财务文件；（五）人力资源文件；（六）其他文件。

第五条文件命名应遵循以下规则：（一）文件名应简洁明了，便于识别；（二）文件名应包含文件类别、年份、序号等信息；（三）文件名应使用英文或拼音，避免使用特殊符号。

第三章文件存储与备份第六条公司电子档文件存储应遵循以下要求：（一）文件存储介质应选用质量可靠、容量适宜的产品；（二）文件存储介质应定期检查，确保数据安全；（三）文件存储介质应避免放置在潮湿、高温、易受损的环境中。

第七条文件备份应遵循以下要求：（一）定期对电子档文件进行备份，确保数据不丢失；（二）备份文件应存储在安全可靠的位置；（三）备份文件应定期检查，确保数据完整。

第四章文件查阅与修改第八条文件查阅应遵循以下要求：（一）查阅人员应具备相应的权限；（二）查阅文件时，应遵守保密原则，防止信息泄露；（三）查阅完毕后，应立即关闭文件，确保信息安全。

第九条文件修改应遵循以下要求：（一）修改文件前，应取得文件所属部门或负责人的同意；（二）修改文件时，应确保修改内容的准确性；（三）修改完成后，应将修改后的文件保存至原文件位置。

第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下要求：（一）文件销毁前，应确认文件已无使用价值；（二）文件销毁应采取物理销毁或电子删除等方式；（三）文件销毁后，应做好记录，确保信息安全。

第六章责任与奖惩第十一条公司各部门负责人对本部门电子档文件的管理负直接责任。

第十二条对违反本制度，造成文件丢失、泄露等后果的，将按照公司相关规定进行处罚。

公司电子文件管理办法
第一条电子文件归档应遵照《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第二条要加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。

各级档案部门应参与并指导电子公文的形成、办理、收集、归档等各环节的工作。

第三条各级立档单位要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与落实公司档案事业发展规划结合起来，全面普及应用档案管理软件，加快推进公司档案信息化建设。

第四条具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第五条电子文件应在办理完毕后三个月内向档案部门归档。

1。

电子文档管理办法1 目的对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。

2 范围本办法适用于公司及分支机构所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。

3定义3.1文件、文档：信息及其承载媒体。

管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件，如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。

而媒体可以是纸张、光盘、照片、样。

件、电子媒体或其它的组合。

管理体系文件是管理体系运行的依据。

3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。

3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。

3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。

3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。

3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。

3.8无纸化办公系统：这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。

3.8载体：硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。

4职责3.1各部门主管：负责所在部门文档的监督和文档归档、移交和回收审核。

3.2各部门文档员：负责所在部门文档的收集、归档和管理。

3.3人事行政部：负责归档文件的收集、备份及管理。

3.4 ISO办：负责质量环境管理体系文件的归档；3.5技术部：负责产品相关法律法规及客户图纸、规范及相关技术文件的收集及管理。

3.6各部门：负责本部门作业指导书、管理类文件的编写。

4 程序4.1文档的建立各部门按《文件管理程序》要求建立相关文件。

4.2文档的管理4.2.1电脑用户定期将电子文档资料上传到服务器，部门文件放在部门文件夹“文档室”并按文档类型建立文件夹存放、共享文件放在交换文件夹或其他指定文件夹中。

上传间隔周期最长不应超过七天。

第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。

第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。

第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。

第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。

第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。

第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。

第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。

公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度第一章：总则第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。

第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。

第二章：电子文档的定义及分类第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。

第五条电子文档可分为以下几类：1. 办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。

2. 业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。

3. 行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。

4. 法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。

5. 邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。

第三章：电子文档的创建和存储第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。

第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。

第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：1. 文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；2. 文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；3. 版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；4. 权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；5. 存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。

第四章：电子文档的使用和传输第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：1. 保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；2. 正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；3. 格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；4. 文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；5. 备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。

公司电子文件管理制度第一章总则为了规范和加强公司的电子文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二章文件管理范围公司电子文件管理范围包括所有与公司业务相关的电子文件，包括但不限于部门文件、会议记录、合同文书、报告、计划等。

第三章文件管理责任1. 公司领导对公司的电子文件管理负有最终责任，要确保文件管理工作符合相关法律法规和公司规定。

2. 各部门负责人对本部门电子文件的管理负有直接责任，应建立健全文件管理制度，明确管理流程和责任。

3. 公司文件管理部门负责监督和指导公司电子文件管理工作，协助各部门解决文件管理中的问题。

第四章文件存储和归档1. 公司电子文件应按照文件管理制度规定的存储结构进行归档，明确文件名称、存储位置、访问权限等。

2. 电子文件应按照不同的分类进行归档，确保文件的整体性和可检索性。

3. 重要文件应备份至不同的存储设备和位置，以应对数据丢失或损坏的情况。

第五章文件保密和安全1. 公司电子文件中涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的文件，应加密和设定权限，限制访问范围。

2. 员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。

3. 公司电子文件管理部门负责定期对文件进行安全性检查和漏洞修复，确保文件安全可靠。

第六章文件流转和审批1. 公司电子文件的流转和审批应按照规定的流程和权限进行，确保文件的合规性和真实性。

2. 各部门应建立文件流转和审批制度，明确流转路径和审批权限，提高工作效率和准确性。

3. 重要文件的流转和审批应有相关负责人或主管审批签字，确保文件的合规和安全。

第七章文件维护和更新1. 公司电子文件应定期进行维护和更新，清理过期和无用的文件，规范文件的存储结构和命名规则。

2. 员工应定期对自己的文件进行整理和清理，保持工作区域的整洁和文件的整体性。

3. 员工在使用文件时应注意文件的准确性和及时性，如有错误应及时更正或更新。

第八章文件备份和恢复1. 公司电子文件应定期进行备份，备份数据应保存在安全可靠的存储设备和位置，以备不时之需。

公司电子文档管理制度一、目的为了规范公司内部的文档管理行为，提高工作效率、保障信息安全，特制定此电子文档管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括所有部门和岗位。

三、定义1. 电子文档：指利用电子设备或软件生成、处理、传输、存储的各类文件、资料，包括但不限于文字、表格、图片、音视频等。

2. 文档管理：指对电子文档进行分类、整理、存储、检索、发布和销毁的一系列管理活动。

3. 文档管理系统：指为了对电子文档进行有效管理而采用的软件或平台。

四、管理原则1. 规范、便捷、安全、可追溯。

2. 信息共享、知识积累、保密安全。

五、文档管理流程1. 文档生成：所有电子文档必须以规定的格式、命名规范进行生成，确保文档内容清晰明了，便于后续管理和利用。

2. 文档归档：根据文档的内容和用途，将文档归档至相应的文件夹或数据库中，以便日后检索和使用。

3. 文档审批：对于需要经过审核或者审批的文档，必须按照规定的审批流程进行审批，确保文档的合法性和准确性。

4. 文档存储：所有电子文档必须存储在公司指定的文档管理系统中，不得存储在个人或非公司设备上。

5. 文档检索：员工在需要使用文档时，应通过文档管理系统进行检索，确保文档的准确性、及时性和完整性。

6. 文档发布：对于需要发布的文档，必须按照规定的权限和程序进行发布，确保信息的有效传达和控制。

7. 文档销毁：对于已经过期或者不再需要的文档，必须按照规定的程序进行销毁，确保信息的安全性和保密性。

六、文档管理系统公司将建设专门的文档管理系统，包括但不限于文档库、审批流程、权限控制、版本管理、在线预览等功能，以便员工对电子文档进行有效管理和利用。

七、员工责任1. 每位员工都有义务按照公司规定的文档管理制度进行操作，保证文档的完整性和安全性。

2. 不得私自删除、篡改或泄露公司的电子文档，发现问题应及时上报。

3. 对于有权限访问的文档，必须按照规定的权限进行使用和发布，不得超越权限进行操作。

第一章总则第一条为规范公司电子化文档的管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有电子化文档的创建、存储、使用、共享、归档和销毁等环节。

第三条公司电子化文档管理应遵循以下原则：1. 安全可靠：确保电子化文档的安全性，防止信息泄露、篡改和丢失。

2. 规范统一：统一电子化文档的命名、分类、格式和版本管理。

3. 效率优先：提高文档处理速度，缩短信息传递时间。

4. 便于检索：确保电子化文档易于检索，方便员工查阅和使用。

第二章文档分类与命名第四条公司电子化文档分为以下类别：1. 公司规章制度类；2. 项目资料类；3. 财务报表类；4. 市场营销类；5. 人力资源类；6. 其他类。

第五条电子化文档命名应遵循以下规范：1. 按类别命名：在文档名称前加上类别名称；2. 使用中文名称：文档名称应使用中文名称，避免使用缩写或代号；3. 包含关键词：文档名称应包含能反映文档内容的关键词；4. 使用“-”连接：不同词语之间使用短横线“-”连接。

第三章文档存储与备份第六条公司电子化文档存储应采用以下方式：1. 内部文件服务器：用于存储公司内部重要文档；2. 云存储服务：用于存储公司共享文档；3. 移动存储设备：用于存储个人工作文档。

第七条文档备份应遵循以下要求：1. 定期备份：根据文档重要性和使用频率，确定备份周期；2. 多重备份：在同一备份介质上，至少备份两份；3. 备份存储：备份介质应存储在安全的地方，防止丢失或损坏。

第四章文档使用与共享第八条公司员工应遵循以下规定使用电子化文档：1. 严格保密：未经授权，不得泄露公司内部信息；2. 合理使用：仅限于工作需要，不得滥用；3. 及时更新：对过时或错误的文档，应及时更新或删除。

第九条文档共享应遵循以下原则：1. 严格控制：仅对授权人员共享；2. 明确用途：共享文档应明确用途，避免滥用；3. 及时反馈：共享文档后，应及时跟踪使用情况，确保信息安全。

XX有限公司行政电子公文处理办法第一章总则第一条：为提高工作效率，规范电子公文管理，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条：例》、国家质量技术监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会《党政机关公文格式》及XX市委办公厅《XX市党政机关电子公文处理暂行办法》，特制定本办法。

第二条：本办法中的电子公文特指非涉密的公司各类行政公文，是在公司日常工作中通过电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录。

第二章组织管理与职责第三条：总经理办公室负责电子公文系统的日常运行管理；信息化办公室负责电子公文系统的技术支持和系统维护；档案馆按照档案管理的有关规定负责对归档的电子公文进行管理和查询利用；保密办负责电子公文保密监督管理。

第四条：电子公文系统的系统管理员由总经理办公室选配。

系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆做好电子公文归档工作。

第五条：公司各部门要明确本部门电子公文系统应用的分管领导、选配电子公文部门秘书。

电子公文部门秘书负责本部门电子公文的流转和系统培训。

第三章帐户管理与安全保密第六条：公司各部门领导、电子公文部门秘书以及其他与公文处理相关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户，用户名、密码与公司统一身份认证系统相同。

第七条：系统中用户拥有的公文处理权限由总经理办公室根据该用户的岗位职责设定，并根据岗位和分工的调整而变更。

新增人员的开户和调离岗位人员的销户由公司各部门提出申请，经总经理办公室审核后由系统管理员办理。

第八条：各类用户应妥善保管帐户、密码等，严禁提供给无关人员。

用户密码应经常更换，登录系统后因故离开时需退出系统，以确保帐户安全。

用户密码遗失或遗忘应及时通知公司统一身份认证系统管理员，进行相应的操作。

第九条：公司各部门用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统的正常运转。

第四章电子公文的办理第十条：行政电子公文主要包括收文、发文、内部请示和会议纪要，流程由总经理办公室依照公司领导的分工和各部门的职能对系统进行设定。

公司电子文件管理制度一、总则为规范公司电子文件的管理，确保信息安全，提高工作效率，保护公司利益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于公司内部的电子文件的创建、存储、使用、传输、归档和销毁。

三、管理标准3.1 文件命名规范1.文件名称应简明扼要，能够准确描述文件内容。

2.文件名称不得包含非法字符和特殊符号，以免影响文件的正常使用和识别。

3.文件名称可以使用拼音、英文字母、数字和下划线作为组成部分。

4.文件名称应注意大小写敏感，在重要信息文件中建议使用加密命名。

3.2 文件权限管理1.公司内所有电子文件应分级管理，确保不同级别的员工只能访问自己需要的文件。

2.文件的访问权限应根据员工的职能和工作需求进行设定，定期进行权限审查。

3.离职员工的权限应及时注销，并进行审计记录，以确保他们无法访问公司的电子文件。

3.3 文件备份与恢复1.所有重要电子文件应定期进行备份，备份数据应保存在独立、安全的存储设备和位置。

2.备份周期和备份范围由相关部门根据文件的敏感程度和重要性进行规定，并严格执行。

3.在发生严重故障、系统瘫痪或数据丢失时，应及时进行文件的恢复和重建，确保业务的连续性。

3.4 文件传输与共享1.文件的传输和共享应使用安全的通信协议和加密工具，以确保文件的机密性和完整性。

2.员工在传输和共享文件时应注意确保接收方的合法身份和权限，防止信息泄露或非法访问。

3.禁止使用个人的移动存储设备和第三方共享平台来传输和共享公司的电子文件。

3.5 文件归档与销毁1.对于不再使用的电子文件，应及时进行归档，并按照相关规定保存一定的时间。

2.归档文件应标明归档时间、保管人和保管位置，并定期进行备份和检查，确保文件的安全性。

3.对于不再需要保留的电子文件，应根据公司的文件销毁流程进行安全销毁，禁止任何形式的私自销毁。

四、考核标准4.1 电子文件管理培训公司应定期组织员工参加电子文件管理培训，培训内容包括但不限于文件命名规范、权限管理、文件备份与恢复、文件传输与共享、文件归档与销毁等。

公文管理规定第一章总则第一条为规范公司公文管理，保障公文流转快捷高效，根据公文管理有关规定，结合公司实际，特制订本规定。

第二条公司的公文包括纸质公文和电子公文。

它是公司在管理和运营过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第三条电子公文是指通过自动化办公系统发布的具有规范格式的公文。

同一份公司公文的电子版本和纸质版本（加盖印章）效力相同。

第四条本规定适用于*****公司（以下简称公司）。

第二章公文种类与形式第五条公司常用的公文种类：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排。

（二）通知：适用于发布规章制度和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。

（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

（五）请示：适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

（六）批复：适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。

（八）函：适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第六条公司公文的形式包括公司发文和部门发文。

凡涉及公司层面的重要事项，以公司名义发文，包括：（一）进行重要工作部署；（二）发布规章制度和重要政策；（三）印发公司领导的重要讲话，传达重要会议精神；（四）涉及架构调整、人事任免等重要事项；（五）对下级单位和员工进行奖惩；（六）转发上级机关的重要文件并提出贯彻落实要求；（七）需要全公司执行或周知的事项；（八）其他相关重要事项。

凡涉及部门职权范围内的常规性事项，以部门名义发文。

第三章公文格式第七条公司正式发布的红头一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

公司电子文件管理制度第一章总则第一条为规范公司电子文件的管理，加强信息安全，提高工作效率，订立本制度。

第二条本制度适用于公司内全部部门及人员，在公司电子文件的创建、存储、传输、使用和销毁等各环节中应遵守本制度。

第二章文件创建与命名第三条公司电子文件的创建应遵从以下原则：1.准确、真实、完整地记录文件内容；2.合理选择文件格式，确保文件可读性和兼容性；3.文件命名要简洁明确，能够反映文件内容和归属部门。

第四条公司电子文件的命名规范如下：1.文件名由字母、数字和下划线构成，不得使用特殊字符；2.文件名长度不超出50个字符；3.文件名应表达文件的重要内容，并包含日期信息和版本号（如YYYYMMDD_V1）。

第五条对于涉及商业秘密、竞争策略等紧要内容的文件，应采取适当的命名规范，以加强保密性和防止信息泄露。

第三章文件存储与备份第六条公司电子文件应存储在指定的网络服务器或云存储平台中，禁止存储在个人计算机或移动存储设备上。

第七条公司电子文件的存储应遵从以下原则：1.公司内部文件应分类存储，依照部门或项目进行归档；2.文件存储路径应具备层级结构，便于查找和管理；3.对于紧要文件，应进行加密存储，并设置访问权限。

第八条公司电子文件的备份应定期进行，备份策略如下：1.每日备份紧要数据，存储在不同地方或设备上；2.定期测试备份数据的完整性和可用性，确保恢复本领；3.备份数据应保管肯定时间，以便后续恢复和审计。

第九条公司电子文件的归档应依照以下规定：1.不再使用的文件应及时归档，减少存储空间占用；2.归档文件应标明归档时间和归档责任人；3.归档文件的存储位置和访问权限应与原文件保持全都。

第四章文件传输与使用第十条公司电子文件的传输应符合以下要求：1.传输过程中应采用加密通道或加密文件，确保信息安全；2.传输文件应经过双方验证，防止非法窜改或替换。

第十一条公司电子文件的使用应遵守以下规定：1.使用文件时应注意文件的版本和有效期；2.不得私自更改文件内容、删除或隐匿紧要信息；3.使用文件应与所属部门、项目或任务相关，严禁私自使用他人文件。

关于电子文档的规章制度第一章总则第一条为了规范电子文档的管理和使用，提高工作效率和文件安全性，根据国家法律法规以及公司实际情况，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于公司内所有电子文档的管理和使用，包括但不限于电子邮件、文档、表格、图片、视频等各类电子文档。

第三条公司内所有员工都应遵守本规章制度的规定，严格执行相关管理制度，确保文档的完整性、保密性和合规性。

第四条公司对电子文档的管理采取分类、分级、权限控制的原则，确保各类文件得到妥善管理和使用。

第五条电子文档的保存期限应根据文件的性质、重要性和法律法规的要求确定，到期后应及时处理，不得搁置。

第六条公司对电子文档的管理原则包括规范性、实效性、便捷性、保密性和全面性，全面确保企业信息的安全和保密。

第七条公司对电子文档的管理层面包括政策、规章制度、组织结构、技术手段、监督管理等多方面，确保文档管理的全面性。

第八条本规章制度由公司行政部门负责具体实施，相关部门和人员应配合完成各项管理工作。

第二章电子文档管理第九条电子文档管理应遵循“建、管、用、存”四个原则，即建立规章制度、规范管理流程、科学利用文件、安全有效存储。

第十条公司应建立统一的电子文档管理系统，实现对各类文档的全面管理和控制。

第十一条电子文档应按照文件的性质、重要性和保密级别分类管理，合理设定访问权限，严格控制文件的使用范围。

第十二条对于重要文件和机密文件，应采取加密措施和备份措施，确保文件的安全性和完整性。

第十三条电子文档的流转应具备审批、备案、传递等流程，禁止私自转发、泄露文件内容。

第十四条对于电子文档的更新和修改，应记录审批人员和修改时间，确保文档的完整性和可追溯性。

第十五条电子文档的存储和归档应按照规定的期限和方式进行，到期后应依法合规地处理文件。

第十六条电子文档的销毁应经过审批程序，并按照相关规定的方式进行，确保文件的安全销毁。

第十七条对于特定类别的电子文档，应设立专门的保管人员和管理单位，统一管理和保护文件。

第一章总则第一条为加强公司电子文件安全管理，保障公司信息安全，根据《中华人民共和国信息安全法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有电子文件，包括但不限于文档、表格、图片、视频、音频、程序代码等。

第三条公司电子文件安全管理遵循以下原则：（一）安全第一，预防为主；（二）分级保护，重点保障；（三）责任明确，奖惩分明；（四）技术与管理相结合。

第二章组织机构与职责第四条公司成立电子文件安全管理领导小组，负责公司电子文件安全管理的组织、协调和监督工作。

第五条电子文件安全管理领导小组下设办公室，负责具体实施以下工作：（一）制定电子文件安全管理制度；（二）组织电子文件安全培训；（三）监督电子文件安全措施的落实；（四）处理电子文件安全事故；（五）定期评估电子文件安全状况。

第六条各部门负责人为本部门电子文件安全的第一责任人，负责以下工作：（一）建立健全本部门电子文件安全管理制度；（二）组织实施本部门电子文件安全措施；（三）对本部门员工进行电子文件安全培训；（四）定期检查本部门电子文件安全状况。

第三章电子文件安全措施第七条电子文件分类分级管理：（一）根据电子文件的重要性和敏感程度，将其分为绝密、机密、秘密和内部文件四个等级；（二）对绝密、机密和秘密文件，实行严格的权限控制，确保文件安全。

第八条电子文件存储与传输：（一）使用安全可靠的存储设备，确保电子文件存储安全；（二）传输电子文件时，采用加密技术，防止文件被非法截获、篡改和泄露；（三）禁止通过非安全通道传输电子文件。

第九条电子文件访问控制：（一）对电子文件设置访问权限，确保只有授权人员才能访问；（二）定期对访问权限进行审核和调整，防止权限滥用；（三）对访问日志进行记录，便于追踪和审计。

第十条电子文件备份与恢复：（一）定期对电子文件进行备份，确保数据不丢失；（二）建立电子文件恢复机制，确保在发生数据丢失时能够及时恢复；（三）备份介质应存放在安全地点，防止丢失或损坏。

公司电子公文管理办法（新保办[2006]33号）第一章总则第一条为加强知识管理系统上线后电子公文的管理，进一步规范电子公文的操作流程，切实提高电子公文的流转效率，特制定本办法。

第二条电子公文管理的内容主要包括管理体制、文件管理员、电子公文办理、电子签章管理、委托授权、效率监督、评价机制等方面。

第三条电子公文管理的基本原则是合理科学、讲求效率。

第四条本管理办法是主要依据《新华人寿保险股份有限公司公文管理办法》（新保办〔2002〕80号）、《公司签报管理暂行办法》（新保办〔2005〕58号）文件精神，特别针对知识管理系统上线后的电子公文管理需要制定的。

第五条本办法适用于公司内部所有在知识管理系统上进行流转审批的各类电子公文。

第二章管理体制第六条总公司办公室是全系统电子公文的归口管理部门，负责牵头做好全系统电子公文管理平台的规划与建设，制定相关管理制度，开展培训、检查、指导、评价和督促。

第七条各级机构行的政管理部门是本单位电子公文的管理部门，负责本级单位电子公文的实际运转，指导、培训、评价其下级单位的电子公文管理，收集并逐级向上反馈本单位电子公文的实际需页脚内容1求。

第八条公司信息技术部门负责电子公文管理平台的运营保障。

总公司信息管理中心负责电子公文平台的研究与开发，各级信息技术部门负责做好日常技术支持、后台维护和安全保密。

第九条全系统各单位应提高对电子公文管理工作的认识，创造有利于电子公文管理工作开展的环境，定期检查本单位及所辖单位电子公文管理的情况，并给予恰当地指导。

第三章文件管理员第十条为了确保公司电子公文的协调高效运转，总公司各部门、各分公司、分公司各部门、各中心支公司应明确一名兼职或专职人员作为本单位的文件管理员，负责具体承担本单位的电子公文管理工作。

第十一条各级文件管理员应具备的基本条件是：（一）入司半年以上的公司正式员工；（二）热爱公文管理工作，有较强的责任心和职业操守；（三）熟练掌握公司公文管理的各项规章制度、公文管理流程和基本处理要求；（四）熟悉本单位行政运转情况；（五）具有较强的安全和保密意识；（六）具有较强的综合协调能力和良好的沟通能力；（七）经上级单位考核合格并取得相应上岗资格。

公司电子文件管理制度第一条定义和目的为规范公司电子文件管理工作，提高文件管理效率和安全性，保障公司信息资料的完整性和保密性，特制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司各部门电子文件的管理工作，包括但不限于电子邮件、文档、图片、音频、视频等各类电子文件。

第三条文件的建立、存储和删除1. 文件建立1.1. 各部门在编制电子文件时，应按照公司规定的格式和标准进行编写，并确保文件内容真实、准确、完整。

1.2. 文件制定单位应当根据文件的紧急程度进行编号，并及时上报公司文件管理部门备案。

2. 文件存储2.1. 公司应建立统一的电子文件存储系统，对文件进行分类、归档和检索。

2.2. 电子文件存储应设定权限管理，保护文件的安全性和保密性。

2.3. 重要文件应备份存档，防止文件丢失或损坏。

3. 文件删除3.1. 文件处理单位应当定期清理过期或无用的电子文件，并按照规定的程序予以删除。

3.2. 删除文件前应经过备案审核，并留存删除记录，以备查验。

第四条文件的传输和共享1. 电子文件传输1.1. 在文件传输过程中，应采取加密、压缩等措施，确保文件的安全传输。

1.2. 禁止使用不安全的传输方式，如邮件、云存储等，以防文件的泄漏。

2. 文件共享2.1. 公司内部文件共享应有专人负责，制定具体的共享规则和流程。

2.2. 禁止将机密文件外传或与未经授权的人员共享。

第五条文件的安全保护1. 网络安全1.1. 公司应加强网络安全建设，确保网络设备和系统的正常运行，防止文件被恶意入侵。

1.2. 员工在使用公司网络时，应遵守网络安全规定，禁止随意下载或访问危险网站。

2. 数据加密2.1. 对重要文件应进行加密处理，以防止文件泄露或被篡改。

2.2. 禁止将未加密的文件存储在移动设备或不安全的存储介质中。

第六条文件管理的责任和制度1. 文件管理责任1.1. 各部门负责人应加强对文件管理工作的监督和检查，确保文件管理规范执行。

1.2. 文件管理部门应定期对各部门电子文件管理情况进行检查，发现问题及时整改。

电子公文管理制度一、概述为了规范电子公文的管理流程，加添公文的安全性和可追溯性，提高工作效率，本制度订立。

二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和员工，包含但不限于公文的创建、传递、存档和管理。

三、管理标准3.1 公文的创建和传递1.全部公文的创建必需遵从统一的模板和格式，在保证内容准确完整的前提下，简明扼要，避开冗长和废话。

2.公文的传递可以使用电子邮件、办公软件或其他公司指定的通讯工具进行，但必需确保传递的安全和准确性。

3.公文的传递需要明确指定接收方和抄送方，确保公文的传递和阅读范围明确。

4.对于紧要公文，可以通过签章或其他安全手段确保其真实性和完整性。

3.2 公文的存档和管理1.公文需要及时存档和分类管理，确保公文的易查性和保密性。

2.公文存档需要依照肯定的分类标准进行，例如依照部门、项目、时间等进行归档。

3.公文存档需要使用安全的电子档案管理系统，确保公文的安全和可追溯性。

4.公文的查阅和访问需要设置访问权限，只有具有相应权限的人员才略查阅和下载。

5.对于涉及机密信息的公文，需要采取额外的安全措施，例如加密存储、访问掌控等。

3.3 公文的销毁和归档1.公文在存档肯定时间后需要进行销毁或归档处理。

2.对于有法律规定保管期限的公文，必需依照规定的时间进行归档和保存。

3.公文的销毁和归档需要记录清楚，包含销毁或归档的时间和方式等。

4.对于归档的公文，需要做好索引和标注，以方便后续查阅和利用。

四、考核标准4.1 公文的创建和传递1.订立明确的公文创建和传递流程，确保公文的准确性和及时性。

2.对公文的创建和传递过程进行监督和审核，确保公文的质量和合规性。

3.对公文的传递和收悉情况进行记录和跟踪，确保公文的阅读和响应及时有效。

4.2 公文的存档和管理1.确保公文存档和管理流程的标准化和规范化，提高公文管理的效率和质量。

2.定期对公文存档和管理情况进行检查和评估，及时发现和解决问题。

3.统计和分析公文存档和管理情况，订立改进措施提升管理水平。

电子公文管理规定1 目的为了规范公文处理，加强电子公文管理工作，提高电子公文办理质量和效率，制定本规定。

2 范围本规定适用于公司机关及所属各单位电子公文公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等方面的工作。

3 术语和定义3.1 公司公文本规定所称公司公文，是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家方针、政策，贯彻上级决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。

3.2 电子公文本规定所称电子公文，是指由电子公文系统生成和处理、以数字代码形式记录信息，并通过电子证书、电子公章等技术确认其真实性和准确性的文件。

4 职责4.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室）4.1.1 是公司公文处理的管理部门，是电子公文系统的行政管理部门；4.1.2 负责对各部门公文处理工作提供业务指导，对公文处理管理人员进行业务培训；4.1.3 负责协调和统一电子公文系统所涉及的业务流程与业务需求；4.1.4 负责审核、批准、申报各单位电子公章及电子签名；4.1.5 负责为各单位安全、高效地应用股份OA提供业务指导。

4.2 生产运行处4.2.1 是电子公文系统的技术支持部门；4.2.2 负责收发文流程的建立；4.2.3 负责公司机关各部门公文管理人员的授权以及电子公章、电子签名的制作；4.2.4 负责公司所属各单位系统管理员的授权；4.2.5 负责对机关各部门的公文管理人员和公司所属各单位的系统维护人员进行培训。

4.3 所属各单位办公室负责本单位的公文处理工作。

5 管理内容5.1 总要求5.1.1 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和企业关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密及企业商业秘密的安全。

5.1.2 公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和。

电子文档管理规定第一章总则第一条为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第三条本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

第四条本办法适用于本公司范围内的所有部门。

第二章电子文件管理体系第一条经理部建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第二条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

第三条一般电子文件的分类：1.文字型电子文件；2 .图像电子文件；3 .音频电子文件；4 .影像及多媒体音像数据；第三章电子文件的收集与保存第一条电子文件在形成、接收时就要制作备份。

在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。

如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

第二条对已经定稿完毕的电子文件及时交由经理部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

第三条电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

第四条电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F —正式电子文件；第五条文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。

归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。

外部文件划分成可以是机构+日期”模式。