《电子公文归档管理暂行办法》

电子文件管理与归档暂行办法为适应现代化办公的要求，加强公司系统内网络环境下电子文件、声像文件（资料）的科学管理，更好地服务经济发展，服务企业，防范各类风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》的有关规定，结合公司工作实际，制定如下暂行办法。

1.有关规定具有保存价值的电子文件是公司档案资料的一部分，必须纳入归档范围，经过收集、鉴定和整理后移交归档至档案管理部门保存并提供利用，以维护公司档案的齐全、完整和系统。

电子文件归档和电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全过程管理和统一管理的原则。

（1）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（2）归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（3）背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（4）元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（5）逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。

（6）物理归档，指把计算机网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体（磁带、磁盘、光盘等）上，向档案室移交并由档案室集中管理的过程。

2.管理职责（1）档案管理部门制定电子文件归档规章制度和标准规范，对本单位各部室在业务工作中形成的电子文件接收归档，对电子档案进行保管、统计、提供利用等管理工作，定期对电子档案进行真实可读性检查，对存在持续可读风险的电子档案进行长期保存管理。

公司档案管理部门对所属各单位电子文件归档和电子档案管理工作进行指导、监督和检查。

各单位档案部门定期向公司档案管理部门备份重要文件电子档案目录。

电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。

一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。

二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。

三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。

电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。

四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。

五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。

1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。

2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。

3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。

电子文件归档与管理规范《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》（6号令）讲解国家档案局科研所邱晓威1、背景办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。

对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。

我国的国内、国外的多项研究有了多项成果。

可以说，对于电子文件我们已经不再陌生，电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分2、事例缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复原东德电子文件不能读取1985年美国的李教授宣布：1949年“哈弗马克3”计算机中的电子文件不能恢复1985年神户地震丢失部分电子文件1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据1996年我国某部门O A系统中的电子邮件丢失1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子文件失去凭证作用我国某银行每天将50万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有100余件法庭要求原件1997年美国G R S20规定可不保留电子文件，引发司法纠纷3、电子文件涉及的领域从到甚至从到电子政务的从单位运转到个人生活从行政管理到经济建设4、电子文件形式变化文字(光栅、矢量、三维、图形更迭动画、视频多种媒体（网页、人员表格示例）人员登记表姓名:邱菲性别:女出生年月:1977.8相貌（照片）健康状况：（影像）文化程度：大学本科专长：软件制作、电脑美工简历：。

5、定义国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年7月28日发布2003年9月1日施行)第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

天津市电子公文归档管理办法第一条为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。

第二条本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。

企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。

第三条本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。

其它电子文件可参照本办法执行。

第四条电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。

第五条市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。

第六条电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。

第七条电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。

电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。

第八条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。

单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。

第九条基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。

第十条非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。

电子公文归档管理暂行办法文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2003.07.28•【文号】国家档案局令第6号•【施行日期】2003.09.01•【效力等级】部门规章•【时效性】已被修改•【主题分类】档案管理正文国家档案局令（第6号）《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长毛福民2003年7月28日电子公文归档管理暂行办法第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

电子公文归档管理暂行办法随着信息技术的飞速发展，电子公文在日常办公中的应用日益广泛。

为了确保电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性，规范电子公文的归档管理工作，提高办公效率和管理水平，特制定本暂行办法。

一、总则（一）本办法适用于各级党政机关、人民团体、企事业单位等在电子公文形成、办理、传输、存储和利用等过程中的归档管理。

（二）电子公文归档应当遵循来源可靠、程序规范、要素合规的原则，保证电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）电子公文归档管理应当纳入单位信息化建设规划和档案工作规划，明确职责分工，建立健全管理制度和工作流程。

二、电子公文归档的基本要求（一）电子公文形成时应当采用符合国家标准或行业标准的格式，并按照规定的流程和要求进行签署、审批等操作，确保其来源可靠。

（二）电子公文应当在办理完毕后及时归档，归档时间一般不得超过次年 6 月底。

（三）电子公文的归档范围应当包括公文的正文、附件、定稿以及与公文处理相关的签批、审核等流程性信息。

（四）电子公文归档应当保证其内容完整，包括公文的格式、元数据、电子印章等要素。

三、电子公文的归档流程（一）收集由电子公文形成部门负责收集本部门办理完毕的电子公文，并进行初步整理和分类。

（二）整理按照归档要求对收集的电子公文进行整理，包括鉴定其价值、确定保管期限、检查其完整性和准确性等。

（三）移交经整理后的电子公文应当按照规定的时间和程序向档案部门移交。

移交时应当填写移交清单，注明公文的名称、文号、形成时间、保管期限等信息。

（四）接收档案部门负责接收移交的电子公文，并对其进行审核和验收。

如发现不符合归档要求的，应当及时退回并要求重新整理。

四、电子公文的存储（一）电子公文应当存储在符合安全要求的存储介质中，如磁带、磁盘、光盘等，并建立备份机制，定期进行备份。

（二）存储电子公文的介质应当标明编号、保管期限、形成时间等信息，并按照规定的分类方案进行存放。

（三）应当采取必要的技术措施，保证电子公文在存储过程中的安全性和可用性，防止数据丢失、篡改和泄露。

浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我省党政机关（以下简称“机关”）电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，根据《党政机关电子公文处理工作办法》《电子公文管理暂行办法》《机关档案管理规定》《电子公文归档与电子档案管理规范》和《电子档案移交与接收办法》等规定，结合我省工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于机关非涉密电子公文的归档与电子档案的保管、利用和移交等工作，其他单位可参照本办法执行。

第三条本办法所称电子公文是指以电子数字形式拟制、办理、管理的党政机关公文。

本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

第四条电子公文归档与电子档案管理过程中应遵循其形成和利用规律，坚持“统一管理、全程管理、准确规范、便于利用、安全可靠”的原则。

第五条机关应建立电子公文归档与电子档案管理制度，明确职责分工，切实做好电子公文归档与电子档案保管、利用和— 2 —移交等工作。

机关公文办理部门负责电子公文收文、发文办理完毕后的整理归档（以下简称“预归档”）；机关档案部门负责电子档案保管、利用和移交工作，对本单位电子公文系统预归档模块和电子档案管理系统的建设提出要求；机关信息化部门负责为电子公文归档与电子档案管理提供技术支持和保障，根据档案管理需求开发建设电子公文系统预归档和交换模块，做好与电子档案管理系统的技术对接。

第六条各级档案行政管理部门负责本行政区域内机关电子公文归档与电子档案管理工作的监督指导；各级国家综合档案馆负责对本级机关移交的重要电子档案进行接收和备份，并对同级机关电子档案移交进馆工作提供技术指导。

有条件的地方可由国家综合档案馆建设统一的电子公文归档、交换与电子档案管理平台，实现馆室一体化管理。

第二章电子公文归档第七条电子公文归档是电子公文办理的重要组成环节。

机关应根据《党政机关电子公文处理工作办法》及有关档案法律法规、机关档案管理规定，认真履行电子公文归档职责，任何部门和个人不得将应归档电子公文据为己有或拒绝归档。