档案管理制度及职责

档案管理制度

- 1 - 档案管理制度

一.总则：

1、随着公司承建的工程项目日益增加，为了加强和做好这些工程项目档案资料工作，使之与建设工程同步开始、同步进行、同步验收特制定本制度。

2、本制度主要依据：

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案工作条例》

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

《建设项目（工程）档案验收办法》

《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准

3、公司工程建设档案主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式与载体的文件材料。

4、公司各部门、全体员工应按照本制度的要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、工程技术档案资料的管理：

1、在公司经理的直接领导下，公司行政办负责公司工程技术档案资料的管理，设专人及地点收集、整理、汇总档案并负责移交和保管。同时负责监督、检查和指导公司各部门、各工程项目部工程技术档案资料的形成、积累、整理和归档及移交工作。 档案管理制度

- 2 - 2、公司技术负责人、工程管理部、项目技术负责人对于工程技术档案资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等，在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产单位。

3、工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工图是工程的实际反映，根据国家有关规定工程竣工后限定的时间内不能及时提供生产单位，不算完成施工任务，各项目部在工程竣工后必须完成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。

4、公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的形成、归档负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填写签证也不算完成自己承担的工作任务。

第一章 总则

第一条 为规范农业银行档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我行实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于农业银行各级机构、各部门及其工作人员的档案管理工作。

第三条 档案管理工作应遵循以下原则：

1. 集中统一管理原则；

2. 分类管理原则；

3. 完整性、准确性原则；

4. 保密性原则；

5. 可持续性原则。

第二章 档案管理机构及职责

第四条 农业银行档案管理工作实行集中统一管理，由档案管理部门负责组织实施。

第五条 档案管理部门的主要职责：

1. 制定档案管理制度和操作规程；

2. 负责全行档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作；

3. 指导、监督各部门档案管理工作；

4. 负责档案信息资源的开发利用；

5. 组织档案工作人员的培训。

第六条 各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，具体职责包括：

1. 负责本部门档案的收集、整理、归档工作；

2. 负责本部门档案的保管、保密和利用工作；

3. 按时向档案管理部门移交档案。

第三章 档案收集与整理 第七条 档案收集范围包括：

1. 农业银行各项业务活动产生的文件、资料、图表等；

2. 农业银行内部管理制度、规定、办法等；

3. 农业银行对外交流、合作、会议等产生的文件、资料；

4. 农业银行历史档案、珍贵档案和特殊档案。

第八条 档案整理应遵循以下原则：

1. 按照时间顺序、类别、重要程度等排列；

2. 采用统一格式、统一标准进行编号；

3. 对破损、褪色、虫蛀等档案进行修复和保护；

4. 对档案进行分类、编目、登记，建立档案目录。

第四章 档案保管与利用

第九条 档案保管应遵循以下要求：

1. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件；

2. 档案应分类存放，便于查找和利用；

3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第十条 档案利用应遵循以下规定：

第 1 页 共 7 页 档案室管理制度及职责范文

一、档案室管理制度

1.档案存储与管理原则:

(1) 安全性原则: 档案室应具备安全设施, 保证档案的安全性。

(2) 有序性原则: 档案按照一定的顺序存放和管理, 方便查找和利用。

(3) 完整性原则: 档案应按照完整性进行存放, 确保档案的完整性和可信度。

(4) 机密性原则：对于涉及机密信息的档案, 应进行严格的机密保护。

2.档案存储与管理程序:

(1) 档案的验收: 对于新收到的档案, 需要进行详细的验收, 确保档案的准确、完整和安全。

(2) 档案的分类与归档: 根据档案的内容进行分类, 并按照一定的规则进行归档。

(3) 档案的索引与检索: 建立档案的索引系统, 方便用户进行检索和查找。 第 2 页 共 7 页 (4) 档案的借阅与归还: 对于需要借阅的档案, 进行出库和借阅登记,

并及时归还档案。

(5) 档案的销毁与保管：根据档案的保存期限和文件销毁政策, 对档案进行合理的保管和销毁。

3.档案室安全管理措施:

(1) 权限管理: 对于档案室的工作人员进行权限管理, 确保只有授权的人员能够进入档案室和操作档案。

(2) 安全设施: 建立适当的安全设施, 包括门禁系统、监控系统等, 确保档案的安全。

(3) 档案备份与灾备：定期对档案进行备份, 并建立灾备预案, 以防止档案的丢失和损坏。

(4) 定期检查与审计：定期对档案室进行检查和审计, 确保档案的安全和准确性。

二、档案室管理职责范文

1.档案室负责人的职责:

(1) 制定档案管理制度。

(2) 组织档案室的日常工作, 并对档案室的工作人员进行管理和指导。

(3) 负责档案的安全管理和保管工作。

(4) 负责与其他部门的沟通和协调, 确保档案的及时提供和流转。

(5) 定期对档案进行检查和审计, 确保档案的完整性和准确性。 第 3 页 共 7 页 2.档案室工作人员的职责:

一、总则

为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。

二、档案管理的原则

1. 集中统一管理原则：机关档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

2. 实用性原则：档案管理工作应以机关工作实际需要为导向，提高档案利用效率。

3. 保密性原则：严格保守国家秘密和机关秘密，确保档案安全。

4. 依法管理原则：档案管理工作必须遵守国家有关法律法规，依法行政。

三、档案管理的范围

1. 机关行政、业务、人事、财务、基建、设备、物资等方面的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 机关内部各部门、各单位形成的各类档案。

3. 机关内部各部门、各单位与其他单位、个人之间的往来文件、资料等。

四、档案管理的职责

（一）档案管理部门职责

1. 负责制定、修订机关档案管理制度，并组织实施。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

3. 负责档案的检索、利用、统计、分析等工作。

4. 负责档案的数字化、信息化建设，提高档案管理现代化水平。

5. 负责档案安全保卫工作，确保档案安全。

6. 负责指导、监督、检查各部门、各单位的档案管理工作。

（二）各部门、各单位职责

1. 按照档案管理制度，对本部门、本单位的档案进行收集、整理、归档。 2. 严格执行档案保密制度，确保档案安全。

3. 积极配合档案管理部门开展档案工作，按时完成档案整理、归档等工作。

4. 加强档案信息化建设，提高档案利用效率。

5. 对档案管理部门的指导、监督、检查工作予以支持、配合。

五、档案管理的具体要求

（一）档案收集

1. 档案收集工作应遵循全面、准确、及时、完整的原则。

2. 各部门、各单位应按照档案管理制度，及时将各类档案收集齐全。

3. 对涉及国家秘密、机关秘密的档案，应严格按照国家有关保密法律法规进行收集。